Circolare numero 113 del 25-6-2003

Indennità di trasferta in applicazione del CCNL 14.2.2001

La circolare definisce in modo organico il trattamento di trasferta del personale INPS, aggiornando la disciplina interna alla luce dell’accordo sindacale del 20 maggio 2003 e dell’art. 21 del CCNL 14 febbraio 2001. Sono regolati ambito di applicazione, criteri autorizzativi, indennità, rimborsi, missioni continuative, sospensioni, straordinario, assicurazioni e procedura di liquidazione.

Ambito di applicazione e decorrenza

La normativa si applica a tutto il personale destinatario del CCNL 16 febbraio 1999, cioè alle Aree professionali A, B e C, ai ruoli ad esaurimento ex art. 15 della legge n. 88/1989, ai professionisti e ai medici. La disciplina integra quella del CCNL 14 febbraio 2001 e, per le fattispecie contemplate dal comma 7 dell’art. 21 e per gli aspetti di dettaglio del comma 11, è efficace dalla firma dell’accordo; dalla medesima data restano disapplicate le disposizioni incompatibili.

Autorizzazione delle missioni e principi generali

Il personale può essere inviato in località diversa dalla dimora abituale o dalla sede ordinaria di servizio per esigenze di servizio. La competenza autorizzatoria è ripartita tra Direttori regionali, Direttori provinciali e subprovinciali, Direttore Centrale Sviluppo e Gestione Risorse Umane, dirigenti delle strutture centrali e Direttore Generale per le ipotesi residuali; è richiamata inoltre la delega conferita dal Direttore Generale ad alcuni Direttori centrali.

Il provvedimento di missione deve indicare:

• finalità della trasferta;
• giorno di partenza e di rientro;
• località di destinazione;
• mezzo di trasporto utilizzato;
• importo dell’eventuale anticipazione.

L’anticipo ordinario è pari al 75% del trattamento complessivamente presumibile; il dirigente responsabile può valutare, per esigenze oggettive, importi superiori.

Uso del mezzo proprio e della vettura di servizio

L’uso del mezzo proprio è escluso in via generale e ammesso solo in casi specifici, quali attività di vigilanza, indisponibilità di mezzi pubblici adeguati o comprovate ed eccezionali urgenze. La valutazione e l’autorizzazione competono al direttore della struttura di appartenenza. Per l’attività ispettiva l’autorizzazione è rilasciata per un anno e l’ispettore deve comunicare ogni variazione utile.

Per l’utilizzo delle vetture di servizio fuori dalla residenza di lavoro, per dirigenti, funzionari e componenti di organi collegiali, la circolare richiede di rispettare i principi di economicità e di considerare, tra l’altro, l’impossibilità di organizzare per tempo la missione, la concentrazione di più impegni, le difficoltà obiettive di utilizzo dei mezzi pubblici e il risparmio effettivo di spesa.

Indennità di trasferta: presupposti e misura

L’indennità spetta per trasferte in Comune diverso da quello della sede di servizio, della dimora abituale o della residenza, quando la distanza non sia inferiore a 10 chilometri. Spetta anche:

• per trasferte nello stesso Comune a distanza non inferiore a 20 chilometri dalla sede di servizio;
• per il personale ispettivo che accede ad aziende, cantieri o altri luoghi connessi agli accertamenti, nelle località tabellate o propaggini del Comune della sede di servizio, oppure nello stesso Comune se la distanza è almeno di 10 chilometri.

In queste ultime ipotesi è ammesso il rimborso dei pasti, ma non quello dell’alloggio.

L’indennità ha natura non retributiva ed è corrisposta giornalmente per ogni periodo di 24 ore, secondo gli importi della tabella allegata alla circolare, che costituiscono trattamento più favorevole rispetto al CCNL e restano applicabili a tutto il personale ai sensi della Dichiarazione congiunta n. 3 del CCNL 14 febbraio 2001.

Per trasferte inferiori o superiori a 24 ore l’indennità è riproporzionata su base oraria; le frazioni inferiori a trenta minuti non si computano, quelle superiori si arrotondano all’ora intera. Per trasferte inferiori a 8 ore, se non è ammesso il rimborso vitto, l’indennità è dovuta in misura intera; per trasferte non inferiori a 8 ore è dovuta nella misura del 30%.

L’indennità spetta anche in caso di:

• partecipazione a convegni, corsi di formazione interni o esterni espressamente autorizzati e a concorsi interni, salvo esclusione dalle prove o mancata presentazione senza giustificato motivo;
• convocazione dinanzi all’ufficio competente per i procedimenti disciplinari o al collegio arbitrale di disciplina, se la difesa si conclude con proscioglimento;
• testimonianza davanti all’autorità giudiziaria per fatti inerenti alle funzioni d’ufficio, previa detrazione di eventuali somme già corrisposte dall’autorità giudiziaria a titolo di indennità o rimborso spese.

Se la trasferta avviene nella località di residenza o di abituale dimora, al dipendente spetta soltanto l’indennità in misura proporzionale alla durata del viaggio, con rimborso delle spese connesse al viaggio, ma senza rimborso di pasti e alloggio. Ai fini del computo, il tempo di viaggio è incluso nella durata della missione. La decorrenza si fa coincidere con la partenza o il rientro dalla sede di servizio o dall’abitazione, secondo il criterio più economico; se la partenza avviene durante l’orario di lavoro, la trasferta decorre dall’uscita dalla sede.

La fascia temporale della missione non può risultare anticipata o posticipata oltre determinati limiti rispetto ai mezzi di trasporto:

• massimo un’ora per treno o autobus;
• massimo due ore per aereo o nave.

Rimborso delle spese di viaggio

Il personale in missione ha diritto al rimborso delle spese di viaggio effettivamente sostenute e documentate. La scelta del mezzo deve essere autorizzata dal direttore della struttura di appartenenza sulla base di una valutazione di economicità e rapidità.

Sono previsti i seguenti criteri di rimborso:

• treno: biglietto di 1ª classe, compresi supplementi e prenotazioni, e posto letto in compartimento doppio; se non disponibile, posto letto in compartimento singolo con documentazione o preventiva autorizzazione;
• nave, aliscafo e nave veloce: biglietto di 1ª classe, con eventuale posto letto in compartimento doppio o, se indisponibile, singolo secondo le stesse regole;
• aereo: biglietto di classe economica, oppure di classe superiore per viaggi intercontinentali di almeno cinque ore senza scalo.

Oltre al rimborso del titolo di viaggio, spetta un’indennità supplementare pari al 5% del costo del biglietto aereo e al 10% del costo di treno, autobus o nave.

Sono inoltre rimborsabili le spese per mezzi pubblici strettamente necessari nella località di missione e, in via eccezionale e autorizzata, le spese di taxi. Il taxi è ammesso nei casi di arrivo o partenza tra le 20 e le 7, trasporto di materiali pesanti o ingombranti, oppure raggiungimento di destinazioni non servite adeguatamente o collegate in modo non agevole per ragioni oggettive.

Se autorizzato il mezzo proprio, compete un’indennità chilometrica forfettaria pari a un quinto del costo della benzina verde per chilometro. La distanza va calcolata secondo la località di partenza e i dati ACI; per gli ispettori si considerano gli effettivi chilometri percorsi tra sede di servizio, o residenza se più vicina, e luogo dell’ispezione.

Sono altresì rimborsabili, con documentazione:

• pedaggio autostradale;
• parcheggio entro il limite giornaliero di 7,75 euro;
• custodia del mezzo in garage convenzionato con l’albergo entro il limite giornaliero di 15,49 euro.

Il parcheggio in area aeroportuale è rimborsabile solo con specifica autorizzazione, nei casi in cui è ammesso il taxi e secondo il principio di economicità. Il rimborso delle spese di trasporto è subordinato all’esibizione dei titoli di viaggio, salvo quanto previsto nel capitolo sulla liquidazione.

Agli ispettori di vigilanza che usano il mezzo proprio spetta inoltre un’indennità risarcitoria chilometrica pari al 40% del rimborso chilometrico, per il trasporto di materiale, strumenti di lavoro e dotazioni di sicurezza; il totale non può superare gli importi ACI.

Rimborso delle spese di alloggio

Per missioni di durata superiore a 12 ore è riconosciuto il rimborso del pernottamento effettivamente sostenuto e documentato in alberghi fino a quattro stelle, in stanza singola o doppia a uso singolo se la singola non è disponibile. La prima colazione è rimborsabile solo se inclusa nel prezzo della camera.

Per missioni continuative nella stessa località di durata non inferiore a 30 giorni, è ammesso il pernottamento in residenza turistico-alberghiera di categoria corrispondente, purché la soluzione sia economicamente più conveniente rispetto al costo medio della categoria consentita nella località.

Se l’alloggio è utilizzato per finalità estranee alla missione, come ferie o malattia superiore a sei giorni, i costi sono addebitati al dipendente. La documentazione deve essere fiscalmente regolare e consentire di identificare soggetto erogatore, beneficiario, durata e importo. La mancata presentazione o incompletezza di fatture o ricevute impedisce il rimborso, ferma restando la corresponsione della diaria ridotta, salvo le eccezioni richiamate dalla circolare.

Rimborso delle spese di vitto

Per missioni superiori a 12 ore il rimborso del vitto è riconosciuto entro il limite giornaliero di 22,26 euro per un pasto e di 44,26 euro per due pasti. Se la missione dura tra 8 e 12 ore, spetta il rimborso di un solo pasto entro 22,26 euro. Per missioni inferiori a 8 ore è erogato il buono pasto secondo le modalità vigenti.

Il personale può utilizzare eventuali servizi di mensa o ristorazione presenti nella località di missione, fermo il limite complessivo giornaliero. Se si consuma un solo pasto tramite tali servizi, la somma residua per il secondo pasto, se spettante, si determina tenendo conto del valore del buono pasto e di eventuali ulteriori somme pagate e documentate dal dipendente.

Il rimborso richiede documentazione fiscale idonea, ossia:

• fatture;
• ricevute fiscali;
• scontrini fiscali dettagliati o comunque rilasciati da pubblici esercizi di somministrazione.

Sono considerate valide le indicazioni fiscali come “pasto unico”, “menù turistico”, “menù a prezzo fisso” o espressioni equivalenti. Se la documentazione è inidonea, il rimborso non è ammesso.

Per alcune attività tecniche e ispettive, quando particolari condizioni oggettive non consentono di fruire dei pasti o del pernottamento, è prevista una somma forfettaria lorda di 25,82 euro; se la missione dura tra 8 e 12 ore oppure se è impossibile consumare uno dei pasti in missioni più lunghe, la somma è ridotta a 22,26 euro. Le attività indicate comprendono geometri, impiegati incaricati di collaudi, ingegneri per accessi in cantiere, autisti in missione e ispettori di vigilanza, anche in caso di impossibilità di interrompere l’azione ispettiva. La liquidazione richiede motivazione del dipendente e autorizzazione al rientro dalla missione; la somma sostituisce il precedente rimborso forfettario previsto dal D.P.R. n. 43/1990.

Missioni continuative

Le missioni saltuarie nella stessa località diventano un’unica missione continuativa quando, in 30 giorni consecutivi, si superano complessivamente 240 ore. È considerata continuativa anche la missione interrotta da periodi non superiori a 120 giorni di effettiva presenza in servizio presso la struttura di appartenenza. Se durante una missione cambia la località, la missione si rinnova solo se le località distano almeno 30 chilometri.

Le missioni continuative hanno carattere eccezionale e devono essere autorizzate dal Direttore Generale. Le strutture interessate devono inviare alla Direzione Centrale Sviluppo e Gestione Risorse Umane una richiesta corredata da piano delle attività e dei costi, da sottoporre al Direttore Generale. La durata massima nella stessa località è di 120 giorni, prorogabili una sola volta per altri 120 giorni con nuova autorizzazione.

L’indennità di trasferta cessa comunque dopo i primi 240 giorni di trasferta continuativa nella medesima località. Nel computo dei 240 giorni rientrano anche i giorni non lavorativi compresi nel periodo, salvo il caso in cui siano immediatamente preceduti o seguiti da almeno un giorno di effettivo servizio presso la struttura di appartenenza.

Sospensione e interruzione della missione

La missione è sospesa se durante il periodo insorge malattia continuativa superiore a sei giorni; in tal caso l’Amministrazione adotta le misure ritenute idonee. Anche lo sciopero per l’intero orario giornaliero di servizio sospende la missione: non spettano indennità giornaliera e rimborso spese, salvo il rimborso di vitto e alloggio quando economicamente o funzionalmente più vantaggioso rispetto al rientro.

Per scioperi di durata inferiore l’indennità è ridotta di un ventiquattresimo per ogni ora di astensione. La missione può essere interrotta se il dipendente è autorizzato a fruire di ferie o di altre assenze previste dalla normativa contrattuale o di legge per gravi motivi personali o familiari.

Straordinario e tempo di viaggio

Il personale in trasferta può svolgere lavoro straordinario solo se l’incarico comporta un’eccedenza rispetto al normale orario giornaliero. Ai fini del compenso è considerato soltanto il tempo effettivamente lavorato, escluso il viaggio di andata e ritorno; per gli autisti, invece, il tempo di viaggio e quello dedicato alla sorveglianza e custodia del mezzo sono considerati attività lavorativa.

Se il viaggio di andata o ritorno avviene in giorno festivo o non lavorativo, possono essere riconosciuti permessi orari equivalenti, da fruire secondo le esigenze di servizio possibilmente entro 15 giorni e comunque entro il bimestre successivo. L’anticipo del viaggio al giorno precedente l’inizio dell’attività in trasferta deve essere preventivamente autorizzato nel provvedimento di missione.

Personale con compiti di collaborazione

Il personale delle diverse aree professionali inviato in trasferta al seguito o per collaborare con personale dirigenziale o con una delegazione ufficiale dell’Istituto può fruire dei rimborsi e dei trattamenti spettanti alla dirigenza o ai componenti della delegazione.

Assicurazioni

Per il personale autorizzato all’uso del mezzo proprio in missione o per adempimenti di servizio fuori ufficio opera una polizza assicurativa specifica, limitata al tempo strettamente necessario per l’esecuzione delle prestazioni. La copertura riguarda i rischi non inclusi nella RCA obbligatoria: danneggiamento del veicolo, lesioni o decesso del dipendente; la circolare rinvia a future comunicazioni per l’eventuale estensione ad altri rischi.

Gli importi liquidati dalla compagnia assicurativa sono detratti da eventuali somme dovute a titolo di equo indennizzo per lo stesso evento. La copertura opera solo se il mezzo è intestato al dipendente o al coniuge in comunione di beni; è ammessa solo l’autovettura privata, con esclusione di motoveicoli e veicoli da trasporto cose o uso speciale. L’autorizzazione richiede anche una dichiarazione di esonero dell’Istituto da responsabilità per danni a persone o cose.

Per i viaggi aerei è prevista una copertura assicurativa per la durata del volo, con massimale per morte o invalidità permanente pari a dieci volte la retribuzione annua lorda, desunta dall’imponibile fiscale del modello CUD dell’anno precedente.

Richiesta di liquidazione e documentazione

La richiesta di liquidazione delle spese e dell’indennità di missione va presentata entro 30 giorni dal termine della trasferta, allegando la documentazione originale. Decorso il termine, l’anticipo eventualmente erogato è recuperato. La custodia della documentazione è considerata un dovere di diligenza del lavoratore.

In caso di smarrimento o furto, il rimborso è ammesso:

• con documentazione in copia conforme, se smarrita o rubata;
• con denuncia alle autorità competenti in caso di furto, se non è possibile ottenere la copia conforme.

Le spese non documentate rimangono soggette alle ritenute di legge.

Attività nell’ambito della normale località di servizio

Per il personale chiamato a svolgere attività di servizio nel Comune della sede di lavoro spetta solo il rimborso delle spese per mezzi pubblici, taxi o mezzo proprio, secondo le modalità previste dalla disciplina di trasferta.

Clausola finale

Per quanto non espressamente disciplinato, la circolare rinvia alla normativa di legge e contrattuale e a eventuali successive precisazioni, disponendo la disapplicazione delle norme incompatibili.