Circolare numero 83 del 10-2-1994

Orario di servizio e di lavoro nella pubblica amministrazione

La circolare n. 3/94 del Ministro per la Funzione Pubblica interviene sull’organizzazione dell’orario di servizio e dell’orario di lavoro nelle amministrazioni pubbliche, richiamando la disciplina introdotta dall’art. 60 del d.lgs. n. 29/1993, come modificato dal d.lgs. n. 546/1993. L’obiettivo dichiarato è garantire maggiore efficienza, produttività e fruibilità dei servizi da parte dell’utenza, mediante una puntuale definizione dei criteri organizzativi e un rigoroso controllo dell’osservanza degli orari.

Quadro normativo e funzione dell’orario

Il documento precisa che l’orario di servizio deve essere funzionale all’orario di lavoro e che, di norma, il servizio si articola su sei giorni, di cui cinque anche nelle ore pomeridiane, per rispondere alle esigenze dell’utenza. Viene richiamata anche la precedente direttiva-circolare n. 8/93, indicata come utile per i profili non superati dalla normativa successiva.

Determinazione dell’orario di servizio e apertura al pubblico

Le amministrazioni devono individuare i criteri organizzativi per definire orario di servizio, apertura al pubblico e articolazione dell’orario settimanale di lavoro. L’orario di servizio può essere impostato su cinque giorni, dal lunedì al venerdì, oppure su sei giorni, dal lunedì al sabato; in ogni caso deve essere garantito il funzionamento degli uffici, per i primi cinque giorni della settimana, sia al mattino sia al pomeriggio.

Per gli uffici con rapporto continuativo con il pubblico, deve essere assicurata l’apertura per dieci ore giornaliere dal lunedì al venerdì, con fasce di accesso ai servizi distribuite nelle ore antimeridiane e pomeridiane. Sono inoltre possibili ampliamenti dell’orario di servizio quando necessari a garantire la funzionalità dell’ufficio.

Orario di lavoro ordinario e strumenti organizzativi

L’orario di lavoro settimanale deve essere definito nel rispetto della disciplina contrattuale e calibrato sulle esigenze derivanti dall’orario di servizio. La durata giornaliera dell’orario ordinario va distribuita, di regola, tra mattina e pomeriggio fino al completamento dell’orario settimanale dovuto.

La circolare indica espressamente gli strumenti che i dirigenti possono utilizzare per articolare il lavoro: orario ordinario, flessibilità, turni, recupero dei permessi brevi per esigenze personali, recupero dei ritardi giustificati, tempo parziale e, se necessario, lavoro straordinario.

Lavoro straordinario

Il lavoro straordinario non può essere considerato una modalità ordinaria di programmazione del lavoro. Esso è consentito solo quando vi siano effettive esigenze di servizio e nel rispetto delle norme dei singoli comparti del pubblico impiego. La circolare esclude ogni forma di forfettizzazione della retribuzione delle ore straordinarie.

Le ore di straordinario devono essere:

• preventivamente autorizzate dal dirigente,
• effettivamente rese,
• documentate,
• accertate sotto la responsabilità del dirigente.

È ammessa la compensazione con ore libere o riposi giornalieri compensativi, su domanda del dipendente e previa autorizzazione del dirigente, che deve comunque valutare prioritariamente l’organizzazione e le esigenze del servizio.

Recupero di permessi brevi e ritardi

I permessi brevi fruiti per esigenze personali e i ritardi giustificati devono essere recuperati su disposizione del dirigente responsabile. Quest’ultimo deve tenere conto in via prioritaria delle esigenze del servizio e definire le modalità di recupero.

In via ordinaria, i recuperi devono consistere in periodi di almeno tre ore, da prestarsi nelle ore pomeridiane, con indicazione precisa delle prestazioni da rendere. Se, per esigenze di servizio, il recupero non è possibile, l’amministrazione deve procedere alla trattenuta sulla retribuzione. Per i ritardi non giustificati è prevista soltanto la trattenuta retributiva.

Controllo delle presenze e allontanamenti dalla sede

La circolare ribadisce che l’osservanza dell’orario di lavoro è un obbligo del dipendente pubblico, incluso il dirigente, in quanto elemento essenziale della prestazione retribuita. Il controllo deve avvenire mediante strumenti automatici e oggettivi.

L’allontanamento dalla sede di servizio richiede sempre la preventiva autorizzazione del dirigente responsabile e deve essere rilevato in uscita e in rientro tramite badge, salvo i casi dovuti a motivi di lavoro. Fuori da tali ipotesi, non è consentito alcun allontanamento a qualunque titolo. Il mancato recupero del permesso comporta automaticamente la riduzione proporzionale della retribuzione, indipendentemente dall’eventuale valutazione disciplinare.

Abolizione dei fogli di presenza e rilevazione automatizzata

Con l’introduzione dei sistemi automatizzati di rilevazione delle presenze, i cosiddetti fogli di presenza sono aboliti. Tali fogli possono essere utilizzati solo in via eccezionale quando il sistema automatizzato non funzioni per riparazioni o altre ragioni tecniche.

La rilevazione automatizzata deve essere utilizzata per determinare direttamente sia la retribuzione principale sia quella accessoria. Ne consegue che ogni assenza non giustificata, totale o parziale, determina la proporzionale e automatica riduzione della retribuzione.

Responsabilità dei dirigenti

La circolare attribuisce ai dirigenti la responsabilità del controllo dell’osservanza dell’orario di lavoro da parte del personale. Le eventuali violazioni, se connotate da dolo o colpa grave e se produttive di mancata prestazione con danno erariale, possono integrare responsabilità disciplinare, contabile e penale.

Il documento insiste sul fatto che la vigilanza sul rispetto degli orari è parte integrante della funzione dirigenziale e si collega alla tutela dell’interesse pubblico e alla credibilità dell’amministrazione.

Profili organizzativi ulteriori e diffusione della circolare

Per gli uffici privi di servizi di ristoro interni, si raccomanda di adottare iniziative idonee a superare tale carenza, anche tramite l’installazione di distributori automatici self-service.

Infine, la circolare invita le amministrazioni a procedere tempestivamente alla determinazione dell’orario di servizio e di lavoro e dispone che Ministeri, associazioni, unioni, presidenti delle giunte regionali e delle province autonome, commissari di Governo e prefetti la portino a conoscenza degli enti e degli organismi vigilati o associati. La circolare dell’ente destinatario precisa inoltre che il testo deve essere firmato per presa visione da tutto il personale.