Circolare numero 258 del 20-12-1996

Istruzioni per la sistemazione dei dati errati negli archivi DM10

La circolare definisce la procedura applicativa per correggere errori presenti negli archivi dei modelli DM10, con riferimento anche alle anomalie emerse dal controllo dei monti retributivi DM10-O1/M e alle posizioni aziendali "non confrontabili" e "squadrate". La disciplina individua soggetti autorizzati, livelli di sicurezza, casi consentiti, casi impeditivi e modalità operative di acquisizione, stampa e consultazione delle variazioni.

Finalità e ambito di applicazione

La procedura consente la sistemazione di dati errati memorizzati negli archivi contributivi centrali e locali riferiti a denunce contributive aziendali, con esclusione delle denunce di vigilanza. Le variazioni ammesse riguardano, in via ordinaria, l’errata matricola o l’errato periodo di competenza della denuncia; nella prima fase di rilascio è ammessa anche la correzione delle retribuzioni per denunce mensili DM10 per le quali sia stata definita una nota di rettifica, attiva o passiva.

Le variazioni sono consentite soltanto per denunce contabilizzate a partire dall’anno 1987.

Presupposti e verifiche preliminari

Il presupposto della procedura è la presenza negli archivi contributivi centrali della denuncia da correggere. Tale presenza può essere verificata mediante le procedure di inquiry sul sistema AS400 di sede oppure con le transazioni in linea "HYDRA" o "AZIENDE".

Gli elementi identificativi della denuncia da variare sono:

• matricola aziendale,
• periodo di competenza,
• documento di registrazione contabile della denuncia (SC7/24-DM11-DM10),
• data di versamento o presentazione,
• saldo,
• segno del saldo.

Per le variazioni in aumento delle retribuzioni già registrate, le Sedi devono controllare preventivamente che la contribuzione sia stata effettivamente versata sulla base delle nuove retribuzioni e che la rettifica emessa non sia stata rimborsata o compensata.

Sicurezza organizzativa e controlli

La procedura è strutturata su più livelli di sicurezza.

Sul piano organizzativo/procedurale, il governo del sistema è affidato al Dirigente dell’area contributi o a un funzionario da lui designato. Questo soggetto ha la responsabilità di abilitare l’operatore incaricato e, soprattutto, di controllare le operazioni svolte tramite la lista di stampa giornaliera prodotta dalla procedura.

A tale riguardo:

• l’emissione della lista giornaliera è obbligatoria;
• se, al termine delle operazioni della giornata, la lista non viene emessa, la procedura non consente nuove acquisizioni;
• il controllo di ciascuna lista deve risultare da annotazione sulla lista stessa, firmata dal dirigente o dal funzionario designato.

La sicurezza è rafforzata anche dalla memorizzazione, in archivi periferici e centrali, delle operazioni eseguite e dei dati identificativi dell’operatore abilitato. L’accesso avviene mediante matricola e password personale dell’operatore.

A livello logico, la procedura esegue controlli automatici che impediscono le variazioni non ammesse.

Cause di impossibilità o sospensione della variazione

La modifica non può essere completata nei seguenti casi:

• variazione contestuale della matricola e del periodo di competenza della denuncia;
• presenza in archivio centrale di un DM10 o di un DM10/V relativo all’azienda e al periodo che si intende attribuire con la variazione;
• presenza in archivio centrale di un DM10 di vigilanza relativo all’azienda e al periodo da variare;
• denuncia contributiva già sottoposta a variazione con la medesima procedura.

Queste situazioni devono essere segnalate alla D.C.T.I. - Area 9 tramite fax al numero 06/59053058.

La procedura prevede inoltre alcune situazioni di sospensione temporanea, che impediscono il completamento immediato della pratica:

• presenza di rettifica non definita;
• presenza di rimborsi non definiti nell’archivio GPA10/66;
• presenza di partite non definite nel partitario recupero crediti da DM;
• presenza negli archivi di gestione dei DM10 (ADM10PRI) o dei DM10/V (ADMVGPRI) di denunce con matricola e periodo di competenza interessati alla variazione.

Abilitazione dell’operatore e gestione delle credenziali

L’abilitazione dell’operatore è riservata esclusivamente all’utente del Controllo Direzionale DMA165. La circolare sottolinea la necessità di assoluta segretezza della password di tale utente.

Il percorso da seguire è:

• 07. Correntezza aziendale,
• 4. Sistemazione archivi contributivi,
• 3. Gestione operatori,
• 1. Abilitazione operatore.

In questa fase si digita la matricola individuale dell’operatore incaricato dell’acquisizione.

Dal medesimo menu "Gestione operatori" è possibile anche disabilitare l’operatore e visualizzare storicamente la successione degli operatori autorizzati a effettuare le variazioni.

L’operatore incaricato dell’acquisizione utilizza invece uno dei due utenti del Controllo Direzionale DMA166 o DMA167 per inserire una propria parola chiave alfabetica, attraverso il percorso:

• 07. Correntezza aziendale,
• 4. Sistemazione archivi contributivi,
• 3. Gestione operatori,
• 4. Acquisizione parola chiave.

La parola chiave può essere variata in qualsiasi momento dallo stesso operatore.

Acquisizione delle variazioni

Una volta abilitato e registrata la parola chiave, l’operatore accede alla funzione di variazione tramite il seguente percorso:

• 07. Correntezza aziendale,
• 4. Sistemazione archivi contributivi,
• 2. Variazione archivi contributivi,
• 1. Attribuzione DM10 ad altra matricola,
• 2. Attribuzione DM10 ad altro periodo,
• 3. Acquisizione variazioni retribuzioni.

Dopo aver digitato la propria matricola individuale e la parola chiave, l’operatore visualizza il pannello di acquisizione e inserisce la matricola aziendale e il periodo di competenza, espresso in anno/mese, della denuncia da variare.

Per l’opzione 01 si digita la matricola corretta a cui attribuire la denuncia; per l’opzione 02 si digita il nuovo periodo di competenza.

Successivamente, tramite il tasto funzionale F11, si procede ai passaggi successivi e all’acquisizione degli ulteriori dati identificativi della denuncia.

I dati da acquisire sono:

• per le variazioni relative alle opzioni 01 e 02: SC7/24-DM11-DM10, data di presentazione o versamento, saldo, segno del saldo;
• per le variazioni relative all’opzione 03: SC7/24-DM11-DM10, codice rigo, retribuzione da variare, retribuzione sostitutiva da acquisire.

Dopo l’invio, l’operatore può:

• confermare l’inoltro con F11, attivando i controlli sugli archivi locali e centrali;
• annullare i dati acquisiti con F5;
• sospendere la variazione con F4, lasciando i dati memorizzati per una ripresa o un annullamento successivi.

Se i controlli sugli archivi centrali hanno esito positivo, una ulteriore pressione di F11 effettua la variazione vera e propria.

Effetti della variazione sugli archivi

L’operazione produce modifiche sugli archivi contributivi centrali mediante l’eliminazione logica del DM originario e la creazione fisica del nuovo DM.

Sugli archivi locali vengono invece aggiornati:

• l’archivio delle Coperture Contributive,
• l’archivio relativo agli ultimi 12 mesi,
• l’archivio storico delle movimentazioni effettuate.

Per tutti i pannelli di acquisizione è disponibile un pannello di aiuto.

Errore snuf 8319

Nel caso si verifichi l’errore con codice snuf 8319 per transazione stoppata, la circolare suggerisce di sospendere la pratica con F4. Occorre quindi interpellare in primo luogo la Sala IMS, tramite gli operatori di controllo di Sede, per il ripristino della transazione; se l’indisponibilità persiste, l’inconveniente deve essere segnalato alla Sede Regionale Basilicata al numero 0971/339640.

Funzioni di stampa e inquiry

La funzione di stampa è riservata al solo utente DMA165. Dopo il percorso:

• 07. Correntezza aziendale,
• 4. Sistemazione archivi contributivi,
• 2. Variazione archivi contributivi,

si accede all’opzione 04. Stampe, che consente di stampare tutte le pratiche acquisite, sia sospese sia definite.

I criteri di selezione sono:

• data di elaborazione, per tutte le opzioni;
• operatore, per tutte le opzioni;
• tipo di variazione, per le opzioni relative a matricola o periodo.

La stampa deve essere attivata al termine dell’acquisizione giornaliera sia delle denunce definite sia di quelle sospese; in mancanza, non è possibile procedere a nuove acquisizioni.

Con l’apposita opzione di inquiry, sempre per il solo utente DMA165, è possibile visualizzare l’archivio delle variazioni effettuate, definite e sospese. Per gli utenti DMA166 e DMA167 l’accesso alla funzione è subordinato alla digitazione della matricola e della password dell’operatore abilitato, così da consentire la verifica delle variazioni da essi stessi apportate.