Circolare numero 198 del 11-8-1993

Operazione "estratto conto 1993"

La circolare descrive l'avvio di una iniziativa di vasta portata finalizzata all'invio generalizzato degli estratti conto contributivi agli assicurati. L'operazione è qualificata come prioritaria nell'ambito degli indirizzi strategici dell'Istituto, sia per migliorare la qualità del servizio sia per favorire la sistemazione degli archivi e la successiva gestione aggiornata delle posizioni assicurative.

Finalità dell'intervento

L'obiettivo principale è offrire a ciascun assicurato una rappresentazione completa, unitaria e di facile lettura della propria posizione contributiva. L'invio degli estratti non ha soltanto una funzione informativa, ma costituisce anche l'occasione per consentire agli interessati di segnalare omissioni, anomalie o incongruenze e per avviare un rapporto più stabile e aggiornato con l'Istituto.

L'operazione è inoltre strettamente collegata alla normalizzazione degli archivi assicurativi, ritenuta necessaria per garantire prestazioni corrette e tempestive. In questa prospettiva, la spedizione degli estratti è considerata il momento di avvio di un flusso periodico di aggiornamento delle posizioni contributive.

Caratteristiche dell'estratto conto

L'estratto conto sarà predisposto mediante la procedura UNEX, che raccoglie in un unico prospetto tutte le informazioni contributive riferite allo stesso soggetto, ordinate secondo la successione cronologica dei periodi assicurativi. Il modello è concepito per essere di immediata interpretazione da parte del lavoratore.

Attraverso il collegamento con la base anagrafica GPA 92 - ARPA, l'estratto riporterà anche:

• domande di riscatto o ricongiunzione ancora in corso di definizione;
• l'avvenuto trasferimento ad altri fondi dei contributi relativi a richieste già evase.

Ogni assicurato riceverà un plico contenente:

• l'estratto conto;
• il modulo a lettura ottica ECO2-93 per segnalare variazioni anagrafiche o carenze contributive;
• una busta per l'eventuale restituzione del modulo.

Tempistica e articolazione delle spedizioni

L'iniziativa riguarda un volume eccezionale di circa 30 milioni di estratti conto. Per questo motivo la circolare prevede una distribuzione per mesi, da avviare nell'ottobre 1993 e da completare entro la fine del 1994.

Nel dettaglio:

• nel quarto trimestre del 1993 l'invio sarà limitato a circa 3 milioni di plichi complessivi;
• da gennaio 1994 la produzione salirà a circa 4 milioni di estratti al mese;
• la progressione riguarderà tutto il territorio nazionale;
• l'ordine di spedizione seguirà classi di età, a partire da quelle più vicine al pensionamento.

La scansione temporale è stata definita anche in funzione del termine di prescrizione: i periodi successivi al 1980, per effetto della sospensione dei termini prescrizionali, cadranno in prescrizione a partire da ottobre 1994. Per questo gli estratti dovranno pervenire ai lavoratori entro giugno 1994, così da consentire l'eventuale denuncia da parte dell'interessato e l'intervento tempestivo dell'Istituto verso il datore di lavoro.

Sistemazione e unificazione degli archivi

La piena funzionalità dell'operazione dipende dalla correttezza e dalla univocità dei dati anagrafici presenti nei diversi archivi contributivi. A tal fine viene prevista una procedura di collegamento tra posizioni verosimilmente riferite allo stesso soggetto, basata sul codice fiscale validato e, nei casi non automaticamente unificabili, sul riferimento alla medesima matricola aziendale.

Nella prima metà di settembre saranno messe a disposizione delle sedi liste di proposte di unificazione facilitata, per consentire una rapida ricomposizione delle posizioni contributive riferite allo stesso assicurato. Le sedi dovranno quindi costituire apposite strutture per gli adempimenti connessi alle unificazioni, sia nella fase preparatoria sia nella gestione dei moduli ECO2-93 restituiti.

Un adempimento essenziale è il completamento, da parte delle SAP, entro il 30 settembre 1993, delle attività di sistemazione e implementazione degli archivi, già oggetto di specifico progetto speciale e ribadito come priorità con messaggio n. 00194 del 12 giugno 1993. In tale ambito va posta particolare attenzione:

• al completamento della sistemazione dei moduli ECO2 già restituiti da lavoratori dipendenti e autonomi;
• alla normalizzazione dei contributi relativi a periodi anteriori al 1974.

Adeguamento delle strutture gestionali e trattamento dei moduli ECO2-93

La fase di emissione e spedizione sarà gestita in modo accentrato, mentre le strutture periferiche saranno chiamate a svolgere un ruolo decisivo nelle attività successive, in particolare nel contatto con gli assicurati per chiarimenti, segnalazioni e rettifiche.

La circolare sottolinea che l'invio generalizzato degli estratti ha anche lo scopo di creare le condizioni per la sistemazione completa degli archivi dei conti assicurativi, così da costituire un presupposto di base per la corretta erogazione delle prestazioni.

I moduli ECO2-93, predisposti per la lettura ottica, consentiranno una rapida acquisizione delle variazioni comunicate dai lavoratori. I dati raccolti confluiranno in un archivio automatizzato che permetterà:

• la rilevazione complessiva degli interventi da eseguire;
• il controllo direzionale;
• lo svolgimento delle successive attività istruttorie secondo modalità che saranno comunicate con apposito messaggio.

SAP e Centri operativi dovranno organizzare strutture adeguate di informazione e ricezione della documentazione, in modo da gestire con rapidità ed efficienza il flusso delle segnalazioni.

Numero verde e assistenza agli utenti

Nel quadro delle iniziative per migliorare l'informazione e la comunicazione, viene valorizzato l'uso delle linee di numero verde già in dotazione alle SAP e ai Centri operativi. Il servizio, la cui prosecuzione con la SIP è stata autorizzata con deliberazione n. 1005 del 18.6.93, dovrà agevolare il contatto dei lavoratori con l'Istituto e ridurre gli accessi agli sportelli.

Per rendere immediata l'assistenza, i moduli di estratto conto recheranno prestampato il numero verde dell'unità funzionale a cui l'estratto si riferisce. Le sedi regionali devono inoltre verificare con urgenza l'effettiva funzionalità delle linee telefoniche dedicate e segnalare entro il 7 settembre 1993, via fax al n. 59053381, eventuali anomalie che possano compromettere il servizio, anche se dovute alla SIP.

Campagna di informazione e coinvolgimento dei patronati

Per assicurare il successo dell'operazione è prevista una campagna di sensibilizzazione finalizzata a rendere i lavoratori pienamente consapevoli della portata e delle finalità dell'iniziativa. Le modalità previste comprendono:

• illustrazione nazionale e locale degli scopi e dei contenuti, anche tramite videoconferenze regionali, alle parti sociali e ai patronati;
• conferenze stampa a livello centrale e locale;
• diffusione di comunicati stampa su scala nazionale e locale;
• presentazione dell'iniziativa attraverso rubriche radio-televisive a disposizione dell'Istituto;
• predisposizione di programmi radiofonici dedicati, con interviste ai vertici dell'Istituto, da trasmettere sulle radio locali accessibili gratuitamente.

La circolare attribuisce particolare rilievo al coinvolgimento degli Enti di patronato, che potranno svolgere un ruolo utile di informazione, consulenza e ricezione delle richieste di variazione sui moduli ECO2-93, fungendo da collegamento tra i lavoratori e le strutture dell'Istituto. Dopo il periodo feriale sarà organizzato un incontro con i rappresentanti centrali dei patronati, seguito da analoghe iniziative a livello locale.

Valutazione complessiva dell'intervento

L'"operazione estratto conto 1993" è presentata come un impegno eccezionale per dimensioni, complessità e rilevanza organizzativa. La circolare insiste sulla necessità di massima collaborazione da parte di tutti i responsabili e addetti coinvolti, perché l'iniziativa costituisca una dimostrazione concreta di efficienza, funzionalità e trasparenza dell'Istituto nei confronti degli assicurati.