Circolare numero 143 del 21-11-2019

Programmazione e budget INPS 2020

La circolare definisce l’avvio del processo di programmazione e budget per l’anno 2020 dell’INPS, in coerenza con la Relazione Programmatica del CIV per il triennio 2020-2022 e con le linee guida gestionali approvate con determinazione n. 116 del 18 ottobre 2019. Il documento disciplina sia gli obiettivi strategici e gestionali dell’Istituto, sia le modalità operative di misurazione della performance, di programmazione delle risorse e di costruzione dei budget delle strutture centrali e territoriali.

Quadro generale e finalità

La circolare chiarisce che gli obiettivi 2020 sono collegati al nuovo ciclo di pianificazione e alla redazione del Piano della Performance 2020-2022. Viene anche precisato che il documento è stato redatto sulla base dell’ordinamento vigente, ma che gli obiettivi potrebbero subire modifiche in relazione all’entrata a regime del nuovo ordinamento delle funzioni centrali e territoriali di cui alla determinazione n. 119 del 25 ottobre 2019.

Principali innovazioni per il 2020

Il Sistema di Misurazione e Valutazione della Performance mantiene continuità rispetto al 2019, ma introduce alcuni aggiornamenti rilevanti.

Per il personale delle aree funzionali A, B e C vengono attualizzati i cluster delle strutture di produzione, così da rendere gli obiettivi di efficacia più aderenti alla complessità ambientale e sociale. In particolare:

• la complessità organizzativa è aggiornata ai volumi di produzione al 31 luglio 2019;
• la complessità del contesto ambientale viene articolata in valori A, B e C, con l’introduzione di un ulteriore valore;
• tra gli indicatori ambientali viene aggiunto il numero di domande di Reddito di cittadinanza ogni 1000 abitanti;
• le 11 filiali delle DCM di Roma e Napoli vengono suddivise utilizzando appositi indicatori;
• vengono riviste le quote di personale in produzione neutralizzate ai fini del calcolo della produttività, tenendo conto dell’attività di consulenza e informazione all’utenza.

Per la dirigenza, la circolare prevede:

• specifici obiettivi per i dirigenti delle Direzioni regionali/DCM e delle Direzioni centrali di prodotto in materia di ricorsi amministrativi;
• un obiettivo di incasso sulle fatture emesse ai datori di lavoro per visite mediche di controllo;
• il reintroduzione di obiettivi collegati ai Programmi Operativi per i dirigenti delle Direzioni centrali, purché i risultati siano oggettivamente rendicontabili;
• la valorizzazione di obiettivi istituzionali collegati alle funzioni di competenza;
• l’individuazione degli obiettivi specifici di Ente in coerenza con le linee guida gestionali.

Sono inoltre confermati gli obiettivi di impiego delle risorse, i criteri dell’indice di giacenza e l’attenzione agli indicatori di efficacia economico-finanziaria della produzione (IEEP), con particolare rilievo per le attività del settore Entrate. Per coordinamenti professionali e medici si conferma un percorso di attualizzazione degli obiettivi e di rafforzamento dell’autonomia di misurazione.

Linee guida gestionali 2020

La circolare riprende e organizza le linee guida gestionali approvate per il 2020.

Adeguamento della regolamentazione interna

Questa linea, trasversale alle attività dell’Istituto, riguarda l’adeguamento della normativa interna al mutato quadro normativo e organizzativo, con l’obiettivo di risolvere criticità e accompagnare l’evoluzione dell’assetto istituzionale. Sono ricomprese 4 linee programmatiche ICM, 2 Tutele e 1 Solidarietà.

Condivisione delle informazioni

La seconda linea mira a rafforzare la circolarità e la condivisione delle informazioni verso l’interno e l’esterno dell’Ente, per consentire un esercizio più informato delle funzioni istituzionali e agevolare l’accesso ai dati statistici per studio e ricerca. Vi rientrano 5 linee ICM e 1 linea Tutele.

Dialogo con i cittadini

Questa linea valorizza il ruolo dell’Istituto quale garante della coesione sociale e punta sulla tempestività e qualità delle prestazioni. Il modello di servizio è orientato all’utenza e prevede la gestione per segmenti con bisogni omogenei, insieme alla reingegnerizzazione dei processi e dei sistemi informativi. Vi rientrano 5 linee ICM e 2 Tutele.

Miglioramento dell’efficacia dei sistemi di accertamento, riscossione e lotta all’evasione contributiva

L’obiettivo è garantire pari condizioni concorrenziali sul mercato attraverso un flusso omogeneo del gettito. Le attività si concentrano sul potenziamento delle funzioni di gestione delle denunce contributive e dei controlli, sul miglioramento delle previsioni di gettito e sulla riduzione degli accantonamenti per inesigibilità. È previsto un sistema di monitoraggio delle riscossioni da accertamento di vigilanza, in sinergia con INL.

Sostegno alle fasce più deboli

La linea riunisce 6 delle 9 linee strategiche triennali del CIV, tutte con codice Solidarietà. L’attenzione è rivolta all’efficientamento dell’erogazione delle misure di sostegno, alla soluzione delle criticità anche tramite eventuali modifiche normative e al forte impegno su invalidità civile, anche per l’aumento dei carichi dovuto al passaggio di funzioni sanitarie all’INPS in diverse Regioni. Sono inclusi anche i temi CIGO e FIS.

Conto assicurativo dipendenti pubblici

La linea accorpa due linee strategiche (T.2 e T.9) e affronta il rilievo strategico del conto assicurativo pubblico, con l’obiettivo di rilasciare l’estratto conto certificativo mediante un nuovo applicativo.

Cura del cliente interno

La linea riguarda il miglioramento organizzativo interno, con un investimento su formazione e logistica, al fine di sostenere il cambiamento e la qualità dei servizi.

Estensione dei servizi di Welfare per i dipendenti pubblici

La linea mira a superare le disparità di trattamento tra dipendenti pubblici e a migliorare la condivisione delle informazioni, anche attraverso l’integrazione delle banche dati della rete welfare e l’ampliamento dell’accesso al Fondo gestione unitaria delle prestazioni creditizie e sociali.

Partecipazione alla rete di sicurezza sociale internazionale

È prevista un’attività di studio di fattibilità finalizzata a valutare l’adesione dell’Istituto all’ISSA.

Work-life-balance e benessere organizzativo

La linea punta a migliorare produttività, efficienza e qualità dei servizi tramite un ambiente di lavoro improntato a pari opportunità, benessere organizzativo e contrasto a ogni forma di discriminazione. L’attività prevista per il 2020 consiste nell’aggiornamento del Piano delle azioni positive ai sensi della direttiva n. 2/2019.

Modalità di attuazione delle linee guida

Alle linee guida sono associate attività progettuali e istituzionali con output oggettivi e misurabili, oggetto di rendicontazione periodica. Nelle tabelle dell’Allegato 1 sono elencati i progetti e le attività collegati alle singole linee e gli ulteriori progetti ancora in corso, anche derivanti dalle linee strategiche CIV 2018 e 2019. Per i progetti collegati all’attuazione delle linee strategiche CIV, la consuntivazione trimestrale darà particolare evidenza al collegamento tra attività realizzate e linee da attuare.

Programmazione e budget delle strutture centrali

Il Piano 2020 per le strutture centrali comprende, oltre agli obiettivi specifici di Ente, obiettivi di efficienza nell’impiego delle risorse umane ed economiche, ulteriori obiettivi su risorse patrimoniali e logistiche, un indicatore sintetico di produttività e qualità delle aree di produzione a livello nazionale, l’indice di giacenza nazionale e obiettivi collegati all’IEEP.

Per la programmazione dei Programmi Operativi, le strutture centrali utilizzano SAP BPC. Il processo prevede:

• individuazione delle strutture da coinvolgere nei progetti;
• proposta di articolazione degli interventi;
• assegnazione agli interventi dell’area dirigenziale responsabile, delle date di inizio e fine e dell’output;
• quantificazione delle risorse umane ed economiche necessarie.

Le Attività Istituzionali sono individuate per ciascun CdR della Direzione generale; qualora tale corrispondenza non sia più attuale, è prevista una comunicazione alla Direzione centrale Pianificazione e controllo di gestione. Per il 2020 la revisione diventa comunque obbligatoria dopo l’attuazione del nuovo assetto organizzativo.

Quanto ai fabbisogni di risorse, la circolare richiede che ogni struttura indichi:

• le risorse umane in FTE;
• le risorse economiche in termini di straordinario, turni, missioni e timesheet.

I fabbisogni relativi agli interventi dei Programmi Operativi sono considerati un “di cui” del fabbisogno complessivo delle Attività Istituzionali e sono sottoposti a valutazione di congruità economica e compatibilità finanziaria.

Sono confermati gli obiettivi di efficienza nelle risorse umane, con parametro della presenza pari ad almeno l’84% a livello di CdR, e gli obiettivi di efficienza economica sulle voci discrezionali, in particolare straordinario, turni, missioni e timesheet. Gli importi programmati a inizio anno per straordinari, turni e missioni costituiscono il riferimento per gli obiettivi 2020; eventuali integrazioni in corso d’anno non modificano gli obiettivi assegnati.

IEEP, gestione spesa e razionalizzazione logistica per le strutture centrali

L’Indicatore di Efficacia economico-finanziaria della produzione (IEEP) è descritto come strumento che mette in relazione attività di produzione e valori economico-finanziari, con particolare rilievo per le attività del settore Entrate. Per il 2020 il sistema considera varie componenti, tra cui accertamento contributivo, ECA, benefici in sede di pensione, riscatti e ricongiunzioni, liquidazione delle prestazioni, recupero indebiti, minori prestazioni da vigilanza e azione surrogatoria.

L’obiettivo prevede un incremento del 2% per l’Area Entrate rispetto ai valori obiettivo 2019. A tutte le strutture centrali e alle aree manageriali è assegnato il totale nazionale dei valori, salvo quelle con obiettivi specifici di competenza. Lo scostamento è valutato sul saldo complessivo delle voci.

Per la gestione della spesa, alle Direzioni centrali responsabili di budget è imposto il vincolo di non assegnare risorse oltre il +5% del fabbisogno congruito per la regione a livello di capitolo di spesa. Alla Direzione centrale Patrimonio e archivi è attribuito inoltre l’obiettivo di completare i piani di razionalizzazione logistica, i cui effetti sono valutati anche in termini di minori costi.

Programmazione e budget delle strutture territoriali

La programmazione territoriale 2020 è focalizzata su:

• smaltimento delle giacenze e raggiungimento della correntezza;
• controllo del processo produttivo;
• miglioramento della qualità del servizio;
• IEEP;
• razionalizzazione logistica;
• indicatori di gestione e fabbisogni standard.

La definizione del fabbisogno di risorse umane parte dal dimensionamento del carico di lavoro, fondato su domanda pervenuta e giacenze, e prosegue con la determinazione del fabbisogno in relazione ai parametri di impiego delle risorse. Da tale confronto derivano le leve gestionali, tra cui:

• mobilità interna e formazione;
• sussidiarietà interna, interprovinciale e interregionale;
• progetti regionali di miglioramento;
• poli specialistici regionali;
• straordinario.

Il Piano di produzione deve garantire la conformità dei processi, la correntezza delle lavorazioni e la riduzione delle giacenze, tenendo conto anche dell’ingresso di nuove risorse.

Obiettivi di giacenza, qualità ed efficienza

Gli obiettivi di smaltimento delle giacenze sono determinati secondo la clusterizzazione delle strutture. Sono indicati valori ottimali di indice di giacenza pari a:

• 30 giorni per l’Area prestazioni e Servizi;
• 70 giorni per le Altre Aree;
• 65 giorni per l’Area Flussi;
• 75 giorni per l’Area Gestione Conto Assicurativo Individuale.

Per l’indice di deflusso, l’obiettivo resta uguale o superiore a 1 per tutte le aree.

La qualità del servizio incide sia sull’incentivo ordinario sia su quello speciale. Gli obiettivi sono definiti confrontando i risultati 2019 con la media di cluster, salvo casi di livello ottimale, miglioramento massimo o necessità di adeguamento degli obiettivi di budget. Le regole valgono, ove compatibili, anche per i professionisti legali e medici, con riferimento ai cluster regionali.

Efficienza nell’impiego delle risorse umane

Per l’impiego delle risorse umane la circolare conferma diversi indicatori.

Per le aree di produzione, la percentuale di impiego è regionalizzata e differenziata tra Direzioni regionali/DCM, con obiettivi specifici per:

• DCM Roma e Napoli: 82%;
• Campania, Calabria, Puglia e Sicilia: 83%;
• Basilicata: 84%;
• Lazio e Nazionale: 86%;
• tutte le altre strutture: 87%.

Per le Direzioni regionali e di coordinamento metropolitano, rispetto al totale delle risorse umane presenti, gli obiettivi sono articolati per cluster regionali:

• cluster 1: 9%;
• cluster 2: 7%;
• cluster 3: 5,5%;
• Lazio e Trentino Alto Adige: 10%;
• DCM Roma: 4,5%.

È confermato il parametro della presenza pari ad almeno l’84% a livello di CdR.

Produttività e attività di informazione e consulenza

La produttività è misurata a livello regionale/DCM, con parametro di congruità fissato a 124 punti omogeneizzati di produzione pro capite media mensile. Sono previsti obiettivi intermedi trimestrali solo ai fini degli acconti di performance, mentre la valutazione finale resta ancorata al consuntivo annuale.

Per l’informazione e consulenza delle strutture provinciali, la circolare prevede specifici parametri di assorbimento di risorse per le attività residuali rispetto ai prodotti consulenziali, differenziati per cluster. In via provvisoria, nelle more dell’attualizzazione dei cluster, restano confermate le percentuali del 2019 per le attività di sportello.

Piani delle attività delle Direzioni regionali/DCM

Oltre ai piani di produzione, le Direzioni regionali/DCM devono predisporre piani delle attività coerenti con le funzioni assegnate dall’Ordinamento dei servizi. Tali piani devono indicare responsabilità, indicatori, valori obiettivo e risorse impiegate, con impatto su qualità del servizio, risparmi di costo e ottimizzazione delle risorse. Gli obiettivi possono essere espressi anche come scostamento rispetto all’esercizio precedente.

Progetti nazionali e regionali di miglioramento

Per il 2020 prosegue la realizzazione dei progetti di miglioramento nazionali già previsti dalla circolare n. 81/2017:

• lavorazioni per l’implementazione volontaria della posizione assicurativa individuale dei dipendenti pubblici (P2);
• lavorazione degli scarti relativi a riscatti e ricongiunzioni della Gestione Dipendenti Pubblici (P3).

Le strutture territoriali possono inoltre attivare ulteriori progetti di miglioramento per rimuovere fattori critici e riportare le lavorazioni a livelli di correntezza e di giacenza coerenti con il Piano della Performance.

Gestione della spesa, monitoraggio incassi e ricorsi DICA

Alle Direzioni regionali/DCM sono attribuiti obiettivi di corretto forecast e di gestione del conto transitorio 1005. In particolare:

• per i forecast I, II e III lo scostamento massimo tra budget e utilizzato è del +5%;
• per il IV forecast lo scostamento massimo è del +/-5%;
• il conto transitorio 1005 deve essere correttamente attribuito nel corso dell’anno e, al IV forecast, il saldo deve essere pari a zero.

Per i rimborsi delle visite mediche di controllo (VMC), la circolare introduce un nuovo indicatore regionale sul saldo delle fatture emesse, con obiettivo 2020 pari a un miglioramento di almeno il 4% rispetto al saldo dell’anno precedente.

Per i ricorsi DICA, l’indicatore di “giacenza ponderata dei ricorsi” viene esteso alla misurazione della performance dirigenziale a livello regionale/DCM e delle Direzioni centrali di prodotto. Sono fissati obiettivi specifici per ciascuna regione e per le Direzioni centrali Ammortizzatori sociali, Entrate e Recupero Crediti, e Pensioni.

Razionalizzazione logistica e conto economico di CdR

Il piano di razionalizzazione degli immobili strumentali è collegato al parametro di 25 mq netti per unità lavorativa, già definito dalle precedenti determinazioni. Per il 2020 gli obiettivi sono misurati a livello regionale e, nel caso indicato, è previsto il rilascio di uno stabile in locazione in Lombardia, per la Direzione provinciale di Mantova e l’Agenzia di Ostiglia, con scadenza 31/12/2020.

Nel Conto Economico di CdR confluiscono entrate, uscite, costi e ricavi, e vengono utilizzati indicatori economici integrati. Tra questi:

• indicatore di redditività, dato dal rapporto tra IEEP e costi di gestione totali;
• indicatori sulla struttura dei costi, che distinguono tra costi diretti, indiretti, discrezionali, parametrici e vincolati;
• indicatori economici della gestione, tra cui IEEP per punto omogeneizzato, costi diretti/costi totali, costo diretto della produzione/costi totali, costo del personale diretto di produzione/costo del personale totale, costi totali per punto omogeneizzato.

Lo straordinario programmato a inizio anno entra tra i costi di funzionamento; se l’utilizzato supera il programmato, l’eccedenza viene neutralizzata ai soli fini degli indicatori, così da consentire l’uso della leva straordinario per abbattere le giacenze senza riflessi negativi sulla performance entro i limiti di spesa.

Costi standard e fabbisogno di straordinario

Il sistema dei costi standard per il 2020 si articola su tre livelli, dal livello di sede fino all’indice sintetico di costo standard, calcolato rapportando l’indicatore della singola struttura all’indicatore medio del cluster di riferimento. È introdotto, solo a fini statistici, un nuovo indicatore di utilizzo degli spazi a livello regionale/DCM, utile a verificare il rispetto del parametro di 25 mq netti per addetto.

Per lo straordinario, l’indicatore di fabbisogno standard è rapportato alla produzione netta omogeneizzata prevista. In sostanza, maggiore è la produzione, maggiore potrà essere l’utilizzo dello straordinario; in caso di produzione inferiore al programmato, lo straordinario dovrà ridursi proporzionalmente.

Calendario e strumenti della programmazione

Il processo di programmazione e budget 2020 si apre con la pubblicazione della circolare. Sono attivati:

• Piano Budget per le strutture territoriali;
• SAP BPC per le strutture centrali;
• SAS Workforce per le strutture territoriali;
• SAP BW per l’autofunzionamento.

Per le strutture centrali, la formulazione dei fabbisogni sulle Attività Istituzionali va dal 21 novembre al 2 dicembre 2019; la definizione degli Interventi e dei relativi fabbisogni va dal 4 dicembre al 20 dicembre 2019.

Per le strutture territoriali, la programmazione segue queste finestre temporali:

• 21 novembre - 5 dicembre 2019: piano di produzione, impiego risorse umane, sussidiarietà, fabbisogni economici e piani delle attività regionali;
• 12 dicembre - 20 dicembre 2019: sussidiarietà interregionale;
• 7 gennaio - 27 gennaio 2020: verifiche di congruità economica e compatibilità finanziaria.

Dopo l’approvazione del bilancio di previsione 2020, il Direttore generale assegnerà il budget ai centri di responsabilità.