Circolare numero 76 del 31-05-2018

Aggiornamento degli assetti organizzativi delle Strutture territoriali INPS

La circolare disciplina il riordino del modello organizzativo delle Strutture territoriali dell’Istituto, in coerenza con le determinazioni presidenziali n. 176/2017 e n. 193/2017. L’intervento mira a rendere più efficace il presidio delle attività istituzionali, a rafforzare la qualità dei servizi e la compliance, e a favorire una più marcata specializzazione e integrazione dei processi tra livelli regionali e territoriali.

Finalità e contesto del riassetto

Il provvedimento nasce dall’esigenza di adeguare l’assetto delle Direzioni regionali, delle Direzioni di coordinamento metropolitano, delle Filiali metropolitane, delle Direzioni provinciali e delle Filiali provinciali ai cambiamenti intervenuti nel contesto operativo dell’INPS. Tra i fattori richiamati vi sono l’acquisizione di funzioni ed attività degli enti incorporati, le nuove competenze in materia di protezione sociale, l’evoluzione della domanda degli utenti verso bisogni informativi e di consulenza, i cambiamenti nel personale e nell’assetto tecnologico, nonché l’integrazione progressiva tra gestione privata e gestione pubblica.

La circolare evidenzia inoltre la rilevanza strategica del progetto "Estratto conto dipendenti pubblici" e degli obiettivi del Piano della Performance 2018/2020 relativi alla riduzione delle posizioni assicurative incomplete e dei tempi di definizione dei prodotti pensionistici pubblici. Il nuovo assetto mira anche a concentrare lavorazioni omogenee, specialistiche o a flusso scadenzato, per recuperare efficienza senza compromettere la qualità del servizio.

Decorrenza e fase di attuazione

I nuovi assetti si applicano dal 1° luglio 2018, con una decorrenza differenziata per territori:

• dal 1° luglio 2018 per Lazio, Marche, Molise, Umbria e Valle d’Aosta;
• dal 1° agosto 2018 per le altre Regioni e per le DCM di Napoli, Milano e Roma.

La riforma viene introdotta con un percorso graduale di formazione e attuazione, attraverso la sperimentazione di nuove configurazioni organizzative nelle strutture territoriali.

Funzioni delle Direzioni regionali e delle Direzioni di coordinamento metropolitano

Le Direzioni regionali e le Direzioni di coordinamento metropolitano assumono il governo di macro-funzioni manageriali articolate in attività di dettaglio. In particolare presidiano:

• entrate contributive, vigilanza documentale e ispettiva;
• pensioni;
• ammortizzatori sociali;
• sostegno alla non autosufficienza, invalidità civile e altre prestazioni;
• presidio delle conformità e dei livelli di servizio;
• direzione, segreteria di direzione e informazioni istituzionali.

A tali funzioni si aggiungono, sulla base della determinazione presidenziale n. 176/2017, ulteriori funzioni manageriali di supporto:

• gestione risorse e patrimonio strumentale;
• gestione patrimonio da reddito;
• strutture sociali.

La circolare specifica che, in ragione della complessità organizzativa, tali funzioni possono essere presidiate singolarmente o in modo aggregato da aree manageriali affidate a dirigenti. Per le Direzioni regionali di complessità C e D, il Direttore regionale assume comunque anche la responsabilità diretta delle macro attività relative a presidio delle conformità e dei livelli di servizio, gestione risorse e patrimonio strumentale, gestione patrimonio da reddito e strutture sociali.

Le Direzioni regionali e le DCM curano inoltre il contenzioso amministrativo e garantiscono l’istruttoria del contenzioso giudiziario, collaborando con la funzione legale. I rapporti con i media a livello regionale/metropolitano sono affidati al Direttore regionale o di coordinamento metropolitano, con il supporto del Team Informazioni Istituzionali.

Aree di coordinamento professionale

Presso le Direzioni regionali e le DCM operano i coordinamenti professionali Legale, Medico Legale e Tecnico Edilizio, organizzati secondo i rispettivi atti di articolazione e nel rispetto del Regolamento di Organizzazione. La circolare ribadisce che la funzione di coordinamento professionale spetta ai soli Coordinatori di ramo, titolari degli uffici professionali e responsabili di risorse e obiettivi.

I professionisti operano negli uffici territoriali e si rapportano amministrativo-funzionalmente ai rispettivi Coordinatori. Per garantirne l’autonomia operativa, i Direttori regionali e i Direttori di coordinamento metropolitano devono assegnare le necessarie risorse amministrative agli uffici professionali, informandone la Direzione centrale Organizzazione e sistemi informativi.

Funzioni delle Direzioni provinciali, Filiali metropolitane e Filiali provinciali

Le Direzioni provinciali, le Filiali metropolitane e le Filiali provinciali, ove costituite, presidiano tre principali funzioni manageriali:

• flussi contributivi e vigilanza documentale e ispettiva;
• prestazioni e servizi individuali;
• presidio delle conformità di sede e customer care.

A ciò si aggiunge la funzione di direzione di struttura. Il Direttore provinciale, di Filiale metropolitana o di Filiale provinciale conserva la responsabilità gestionale del contenzioso amministrativo e del contenzioso giudiziario limitatamente all’invalidità civile ex art. 10, comma 6, del decreto-legge n. 203/2005, convertito dalla legge n. 248/2005. È inoltre tenuto a fornire supporto tecnico-istruttorio agli uffici legali territoriali e a garantire, ove richiesto e concordato, personale amministrativo alle funzioni Legale e Medico Legale.

Al Direttore di Struttura è posta in staff l’Unità Organizzativa "Supporto area legale e gestione contenzioso giudiziario".

Funzione manageriale "Flussi Contributivi e Vigilanza Documentale e Ispettiva"

Questa funzione presidia la gestione complessiva dei flussi che alimentano gli archivi e la qualità dei dati, al fine di incrementare il valore del patrimonio informativo in termini di completezza, tempestività e fruibilità. Essa coordina i processi di produzione e i servizi all’utenza di riferimento per la Direzione/Filiale e per tutte le Agenzie insistenti sul territorio, con particolare riguardo alle materie presidiate.

La funzione governa la gestione integrata dei controlli sui comportamenti contributivi dei soggetti obbligati, con l’obiettivo di mantenere aggiornati i conti assicurativi individuali e aziendali e di intercettare fenomeni evasivi ed elusivi. Al suo interno opera l’Agenzia Flussi contributivi, che svolge attività di produzione e consulenza attraverso:

• monitoraggio permanente dei flussi di informazioni anagrafiche, assicurative e contributive;
• gestione delle anomalie, degli errori e delle lacune rilevati dai flussi;
• gestione del corretto popolamento massivo delle posizioni assicurative derivanti da contribuzione obbligatoria, figurativa o da dichiarazione del contribuente.

Funzione manageriale "Prestazioni e Servizi Individuali"

La funzione è responsabile del coordinamento dei processi di produzione delle prestazioni e dei servizi all’utenza del territorio di competenza. Anche in questo caso, l’obiettivo è garantire livelli di servizio adeguati, prossimità e qualità nella fruizione dei servizi.

L’Agenzia "Prestazioni e Servizi individuali" opera al suo interno e presidia tre ambiti principali:

• "Assicurato/Pensionato": gestione delle posizioni assicurative pubbliche e private, prestazioni da assicurato, pensionistiche e in caso di morte, convenzioni internazionali ed europee, prodotti ad elevata specializzazione, fondi speciali, prestazioni di fine lavoro e montanti di previdenza complementare della gestione pubblica;
• "Ammortizzatori sociali": cessazione e sospensione del rapporto di lavoro, riduzione dell’orario di lavoro, prestazioni integrative e sostitutive della retribuzione e del TFR, PSR familiare e misure di contrasto alla povertà;
• "Sostegno alla non autosufficienza, invalidità civile e altre prestazioni": pensioni e assegni sociali, benefici ex lege 104/1992, prestazioni socio-assistenziali, invalidità civile, cecità civile, sordità civile, handicap e disabilità, nonché prestazioni creditizie e di welfare nella PPAA.

Gli ambiti "Ammortizzatori sociali" e "Sostegno alla non autosufficienza, invalidità civile e altre prestazioni" aggregano prodotti e attività già gestiti da Prestazioni a sostegno del reddito, Servizi collegati a requisiti socio sanitari e Invalidità civile.

Funzione manageriale "Presidio delle conformità di sede e customer care"

Questa funzione governa macro attività connesse alla qualità organizzativa e ai rapporti con l’utenza, tra cui:

• URP di struttura e di Agenzia complessa;
• relazioni istituzionali;
• segreteria di direzione;
• controllo di gestione;
• gestione attività contabili;
• controllo prestazioni;
• gestione organizzativa dei ricorsi amministrativi.

La circolare consente che tali attività siano aggregate in UO o poste sotto la Direzione di Struttura. Se l’URP viene aggregato con altre macro attività, il responsabile mantiene comunque la qualifica di Responsabile URP di Sede ai sensi della legge n. 150/2000 e della disciplina sugli incarichi di posizione organizzativa. È inoltre espressamente vietato accorpare in un’unica UO le macro attività "Gestione attività contabili" e "Controllo di gestione".

Aree professionali nelle strutture provinciali e metropolitane

Presso le Direzioni provinciali e le Filiali metropolitane si svolgono le funzioni professionali Legale e Medico Legale secondo gli articoli 18, 19 e 27 del Regolamento di Organizzazione. L’ufficio legale si avvale del supporto del personale amministrativo incardinato nelle UO "Supporto area legale e gestione del contenzioso giudiziario", secondo le modalità già richiamate dalla circolare n. 132/2011 e dal messaggio n. 14882/2012.

Modifiche organizzative principali

La circolare introduce tre linee di intervento rilevanti.

1. Istituzione della LPS "Gestione conto assicurativo individuale"

Nelle Direzioni provinciali e nelle Filiali metropolitane i prodotti relativi alla gestione della posizione assicurativa individuale, già gestiti dalla UO "Anagrafica e Flussi" e dal gruppo di lavoro "ex circolare 36", sono trasferiti alla nuova LPS "Gestione conto assicurativo individuale" nell’ambito dell’Agenzia Prestazioni e servizi individuali. Nella nuova linea confluiscono anche i prodotti oggi gestiti dalla LPS "Assicurato pensionato" relativi alla posizione assicurativa.

La nuova LPS gestisce anche, a stralcio, le correzioni delle posizioni individuali per i periodi anteriori ai flussi EMENS-UNIEMENS/PosPA, F24 e MAV, sulla base di istruttorie specifiche e documentazione storica. In particolare, la sistemazione del conto assicurativo individuale compete per i periodi di servizio fino a:

• novembre 2013 per gli iscritti alla CTPS;
• agosto 2012 per gli iscritti alle altre gestioni di previdenza dei dipendenti pubblici.

Confluiscono nella nuova linea anche l’"Estratto conto certificativo" della gestione privata e la certificazione della posizione assicurativa dei dipendenti pubblici, mentre la certificazione del diritto a pensione resta alla linea che presidia la liquidazione dei trattamenti pensionistici.

Restano invece alla UO "Anagrafica e Flussi" il monitoraggio e la gestione corrente di:

• denunce telematiche errate o mancanti delle aziende private (Emens/UniEmens dall’anno solare 2005);
• denunce telematiche errate o mancanti dei datori di lavoro pubblici (UniEmens_ListaPosPA da dicembre 2013 per CTPS e da settembre 2012 per le altre gestioni dei dipendenti pubblici);
• flussi di pagamento F24 non abbinati;
• adempimenti conseguenti a verbale ispettivo, compresi eventuali O1MVIG ancora da acquisire.

Per i prodotti del conto assicurativo della gestione EX ENPALS è prevista una futura riallocazione con successivo provvedimento.

2. Costituzione di Poli

Le Direzioni regionali e le DCM possono costituire Poli regionali/metropolitani per Credito e Welfare, anche distinti, nei limiti delle posizioni organizzative attribuite e previo confronto con la Direzione centrale Organizzazione e sistemi informativi. È inoltre possibile proporre ulteriori poli, anche nazionali o interregionali, per attività che beneficiano di accentramento logistico, concentrazione di competenze e serialità operativa, con riferimento a casistiche rare o domande a bassa frequenza, nonché a prodotti con flussi e tempi di lavorazione particolari, come Fondi speciali, pensioni in convenzione e TFR/TFS.

3. Razionalizzazione della funzione "Presidio delle conformità di sede e customer care"

Le macro attività di questa funzione sono razionalizzate mediante l’aggregazione delle UO che le presidiano. In particolare, la circolare richiama la possibilità che alcune UO siano poste sotto la Direzione di Struttura. Se l’URP è aggregato con altre macro attività, il suo responsabile deve comunque essere individuato come Responsabile URP di Sede secondo la normativa vigente.

Organigrammi territoriali e tempi di presentazione

I Direttori regionali e di coordinamento metropolitano devono formulare le proposte di organigramma per le strutture territoriali di competenza, tenendo conto del numero di aree manageriali e del limite massimo di posizioni organizzative già attribuite. Le proposte vanno trasmesse alla Direzione centrale Organizzazione e sistemi informativi e alla Direzione centrale Risorse umane entro:

• 8 giugno 2018 per Lazio, Marche, Molise, Umbria e Valle d’Aosta;
• 22 giugno 2018 per Abruzzo, Basilicata, Calabria, Campania, DCM Napoli, Emilia Romagna, Friuli Venezia Giulia, Liguria, Lombardia, DCM Milano, Piemonte, Puglia, DCM Roma, Sardegna, Sicilia, Toscana, Trentino Alto Adige e Veneto.

Dopo la verifica, gli organigrammi vengono approvati dalla Direzione centrale Organizzazione e sistemi informativi e formalizzati entro:

• 15 giugno 2018 per Lazio, Marche, Molise, Umbria e Valle d’Aosta;
• 2 luglio 2018 per le ulteriori Regioni e DCM.

La Direzione centrale Organizzazione e sistemi informativi procede poi all’implementazione nel modulo OM di SAP, in coerenza con le decorrenze di avvio del nuovo modello.

Conferimento degli incarichi e posizioni organizzative

Per le aree manageriali, la Direzione centrale Risorse umane fornisce indicazioni caso per caso sulla base delle proposte di organigramma. Se le funzioni restano entro le aree preesistenti, i Direttori territoriali procedono con proprio provvedimento all’assegnazione. Se invece il nuovo assetto richiede una ridefinizione delle aree manageriali, viene attivata la procedura di interpello nazionale ai sensi della Determinazione presidenziale n. 133/2016.

Le posizioni organizzative territoriali in proroga sono ulteriormente estese fino a:

• 30 giugno 2018 per Lazio, Marche, Molise, Umbria e Valle d’Aosta;
• 31 luglio 2018 per Abruzzo, Basilicata, Calabria, Campania, DCM Napoli, Emilia Romagna, Friuli Venezia Giulia, Liguria, Lombardia, DCM Milano, Piemonte, Puglia, DCM Roma, Sardegna, Sicilia, Toscana, Trentino Alto Adige e Veneto.

Con l’approvazione dei nuovi organigrammi e a decorrere dalla Tabella 1, tutte le posizioni organizzative territoriali risultano azzerate, salvo quelle di Responsabile di team di sviluppo professionale. I titolari decaduti possono partecipare alla procedura di interpello secondo le modalità previste dalla Determinazione direttoriale n. 55/2017.