Circolare numero 135 del 6-5-1994

Istruzioni per la gestione ESCO delle rettifiche anagrafiche e contributive e degli estratti conto

La circolare aggiorna e integra le istruzioni già fornite con la circolare n. 280 del 7 dicembre 1993, alla luce degli sviluppi della procedura ESCO. L’obiettivo è portare a regime il sistema di gestione degli estratti conto e delle richieste degli assicurati, rendendo l’archivio ESCO il centro unico di raccolta, trattamento e monitoraggio delle informazioni anagrafiche e contributive.

Quadro generale e finalità della procedura

Con il completamento degli strumenti procedurali, ESCO diventa la struttura cui devono fare capo tutti i flussi informativi utilizzati nei processi operativi e nelle rilevazioni statistiche in materia ECO. La circolare insiste sulla necessità di mantenere l’archivio costantemente aggiornato mediante la tempestiva acquisizione dei dati provenienti dalle istanze degli assicurati. Le Sedi sono quindi invitate a completare al più presto l’acquisizione dei mod. ECO2-93 e a diffondere capillarmente le presenti disposizioni, soprattutto presso gli addetti alla procedura.

Eventuali incertezze interpretative o problemi applicativi devono essere segnalati immediatamente ai responsabili ECO regionali, anche per le vie brevi, ai referenti centrali delle Direzioni centrali Sistema qualità e Tecnologia informatica. Sono inoltre previsti incontri regionali di livello operativo per approfondire gli aspetti più complessi e, se necessario, apportare perfezionamenti al sistema.

Archivio anagrafico generale degli estratti conto

La circolare chiarisce la natura dell’archivio anagrafico ESCO. Le posizioni sono state originariamente estratte dai diversi archivi dei conti individuali al momento della spedizione degli estratti conto e trasferite progressivamente in ESCO, che si arricchisce con i soggetti appartenenti alle varie fasce di età.

L’archivio contiene anche soggetti ai quali l’estratto non viene inviato per problemi di indirizzo o per particolari caratteristiche del conto, ad esempio:

• soggetti con indirizzo incompleto o insufficiente a individuare il luogo di residenza;
• titolari di conti individuali privi di registrazioni contributive;
• posizioni con periodi assicurativi annullati o senza copertura I.V.S.

Non compaiono, invece:

• pensionati di vecchiaia;
• titolari di pensione di invalidità, inabilità ed anzianità;
• al momento, lavoratori dipendenti e autonomi ultracinquantanovenni se uomini e ultracinquantaquattrenni se donne non pensionati;
• iscritti ai Fondi speciali.

Tali categorie dovranno essere incluse nella fase finale dell’operazione. Restano inoltre esclusi i soggetti completamente privi di indirizzo, per i quali si provvederà appena possibile. La procedura non si applica, allo stato, ai soggetti non presenti in nessuno degli archivi correnti, ma in futuro sarà possibile inserire anche nuove posizioni anagrafiche per estendere alcune funzioni della procedura oltre l’operazione estratto conto.

La posizione anagrafica è consultabile tramite la transazione dedicata e riporta lo stato dell’estratto:

• "estratto inviato";
• "estratto non inviato-indirizzo errato";
• "estratto negativo";
• "posizione non presente in archivio".

Ogni posizione assume un numero "Progressivo ESCO", visualizzato nei pannelli anagrafici. Le soluzioni organizzative e procedurali adottate resteranno utilizzabili anche dopo la conclusione dell’operazione, con gli adattamenti del caso, nella gestione corrente dei conti assicurativi.

Memorizzazione delle richieste di variazione anagrafica e contributiva

Le segnalazioni di anomalie anagrafiche e/o contributive degli assicurati devono essere trattate integralmente in ESCO. La memorizzazione delle richieste può avvenire in tre modi:

• lettura ottica delle cartoline ECO2-93, con abbinamento automatico alla posizione anagrafica individuata dal codice identificativo stampato sulla cartolina;
• lettura dei supporti magnetici presentati dagli Enti di patronato in sostituzione delle cartoline;
• inserimento diretto a cura dell’operatore, tramite i pannelli "Variazione anagrafica" e "Variazione contributiva".

Le informazioni vengono elaborate dalla procedura e restituite su liste per le successive fasi lavorative. Per le discordanze anagrafiche eliminabili senza particolari accertamenti è prevista una via più semplice: la variazione può essere registrata in forma definitiva direttamente nell’archivio ESCO.

Pannello "Variazione anagrafica"

Il pannello riproduce i campi della cartolina mod. ECO2-93, nei quali vengono registrati i dati da rettificare e l’esito delle caselle "SI" e "C". Se l’assicurato ha riportato anche i dati esatti, questi non compaiono nel pannello.

Pannello "Variazione contributiva"

Il pannello consente di memorizzare analiticamente i dati assicurativi, retributivi e di periodo dichiarati nel mod. ECO2-93/Ctr. e nei documenti allegati, oltre a comunicazioni e annotazioni sullo stato della pratica. Il trasferimento in ESCO permette alla Sede che ha in carico la pratica e a qualunque altra Sede di conoscere l’evoluzione della richiesta. In prospettiva, il pannello consentirà anche la trasmissione telematica dei dati necessari per definire questioni di competenza di altra Sede senza movimentare la documentazione cartacea.

Richieste presentate con o senza cartolina ECO2-93

La circolare distingue fra richieste presentate con la cartolina ECO2-93 e richieste formulate senza cartolina.

Nel primo caso:

• la lettura ottica o la registrazione da terminale non produce di per sé alcuna variazione degli archivi;
• la correzione resta subordinata alla decisione della Sede dopo gli accertamenti necessari;
• la richiesta di variazione contributiva è effettiva solo se viene materialmente consegnato il mod. ECO2-93/Ctr., e in tal caso la Sede deve barrare la casella "C" affinché ESCO prenda in carico la pratica;
• se la cartolina riporta le caselle "SI" barrate ma non è accompagnata dal modulo contributivo, deve essere acquisita senza barrare "C"; i dati restano comunque utili per finalità statistiche e di controllo;
• sulla cartolina non devono essere apposti timbri di arrivo, poiché la data viene attribuita automaticamente dalla procedura;
• quando il mod. ECO2-93/Ctr. è presentato, la Sede deve datare il modulo, verificare la corrispondenza delle generalità, annotare il codice identificativo della cartolina e il Progressivo ESCO, controllare se la pratica riguarda anche l’anno 1981, individuare i periodi di competenza di altre Sedi, barrare le caselle necessarie e acquisire i dati nel pannello contributivo.

Nel secondo caso, quando manchi la cartolina:

• il soggetto o l’impiegato che riceve la richiesta deve compilare un fac-simile predisposto in Sede, che riproduce il testo del mod. ECO2-93 e il riquadro "DATI IN POSSESSO DELL’INPS";
• poiché manca il codice identificativo della cartolina, tali dati devono essere stabiliti con precisione per individuare la posizione d’archivio;
• il modulo sostitutivo va registrato nel pannello "Variazione anagrafica" e conservato indicando il Progressivo ESCO;
• le richieste contributive vanno registrate secondo le stesse modalità, e se vi è anche rettifica anagrafica va compilato il modulo sostitutivo della cartolina.

Variazioni anagrafiche di lieve entità

Le rettifiche anagrafiche di lieve entità, cioè quelle immediatamente accoglibili perché non compromettono l’identificazione certa del soggetto, possono essere acquisite direttamente nel pannello "Variazione anagrafica" con il codice "D" nel campo "ESITO VARIAZIONE". Questo tipo di intervento è riservato ad operatori dotati di specifica password assegnata dal responsabile dell’area.

La circolare chiarisce anche che non è più prevista la precedente modalità per cui le correzioni apportate direttamente sugli archivi correnti venivano poi registrate in ESCO barrando la casella "A" sulla cartolina. D’ora in avanti tutte le richieste devono confluire nella procedura ESCO; il codice "A" resterà visibile solo per le richieste già definite secondo il criterio precedente, che la procedura riproporrà per la conferma.

Significato dei messaggi nel pannello anagrafico

La circolare elenca il significato dei messaggi visualizzati nel pannello "Variazione anagrafica":

• "richiesta di rettifica": dati inseriti a seguito di una richiesta;
• "cartolina da lettore ottico": dati provenienti da cartolina acquisita otticamente;
• "cartolina d’ufficio": dati acquisiti con sistema diverso dalla lettura ottica;
• "rettifica contributiva S/N - anno 81 S/N": presenza o assenza di preavviso di rettifica contributiva e dell’anno 1981;
• "mod. ECO2/Ctr. S/N": presenza o assenza del modulo contributivo;
• "proposta di variazione": stato iniziale della richiesta anagrafica, ancora non decisa;
• "variazione accolta": acquisizione di cartolina con casella "A" barrata, con esito ancora provvisorio;
• "variazione definitiva": codice "D" inserito nel campo "ESITO";
• "variazione respinta": codice "R" inserito nel campo "ESITO".

Acquisizione e conservazione delle cartoline ECO2-93

Per garantire il corretto collegamento tra le posizioni archiviate in ESCO e i dati trasmessi, la circolare impone particolare attenzione alla qualità delle cartoline. Se l’esame della cartolina rivela anomalie di scritturazione o incongruenze tali da impedire l’esatta interpretazione della rettifica, l’assicurato deve essere invitato a fornire il dato esatto sulla cartolina o per iscritto.

Non devono essere modificati d’ufficio i codici fiscali non adeguati dall’assicurato a eventuali variazioni anagrafiche. Non devono nemmeno essere considerati dati aggiuntivi non richiesti inseriti autonomamente dall’assicurato, ad esempio anni diversi dal 1981.

Le cartoline acquisite e trasmesse all’archivio generale devono essere abbinate alla lista emessa dalla procedura e conservate in tale ordine. Poiché viene emessa una lista unica per tutte le cartoline di una trasmissione, è opportuno lavorare per contingenti limitati e trasmetterli separatamente, così da facilitare il reperimento delle cartoline in caso di errori di lettura. I moduli sostitutivi vanno conservati secondo la numerazione "Progressivo ESCO"; allo stesso modo vanno considerate le cartoline registrate a terminale anziché con lettura ottica.

Definizione delle richieste di rettifica

Nella definizione delle pratiche occorre tenere presenti due regole di fondo:

• le pratiche contributive relative all’anno 1981 hanno priorità, per evitare la prescrizione;
• richieste anagrafiche e contributive dello stesso soggetto devono essere esaminate congiuntamente, perché la correzione dell’anomalia anagrafica spesso risolve anche la carenza contributiva.

Liste di lavorazione e raggruppamento delle pratiche

Per avviare l’istruttoria la Sede stampa una lista dei soggetti che hanno presentato richieste in un determinato giorno o periodo. Le pratiche sono raggruppate per tipologia:

• mod. ECO2-93/Ctr con anno 1981, con o senza rettifica anagrafica;
• mod. ECO2-93/Ctr per anni diversi dal 1981, con o senza rettifica anagrafica;
• sola rettifica anagrafica, solo preavviso di variazione contributiva oppure entrambe le richieste.

Sono previste liste distinte per Ente di Patronato e liste relative a richieste anagrafiche archiviate con codice "A". La lista riporta i dati anagrafici in possesso dell’INPS, il Progressivo ESCO, l’indicazione della validazione del codice fiscale, gli eventuali dati da correggere e il segnale che la cartolina conteneva solo un preavviso di variazione contributiva. Inoltre, per ogni anagrafica sono aggregati altri nominativi presenti in ESCO con lo stesso codice fiscale, così da verificare se si tratti della stessa persona e definire insieme l’intera situazione anagrafica e contributiva.

Criteri per l’esame delle richieste anagrafiche

La circolare distingue tre categorie di discordanze.

a) Errori formali o materiali evidenti

Sono considerate tali le mancanze di spazi o apici nei cognomi e nomi doppi, la perdita di un elemento in cognomi o nomi composti, l’uso di diminutivi o forme tradizionali deformate, la sostituzione o duplicazione di lettere senza variazione significativa, l’aggiunta di una o due decine nel giorno di nascita e la sostituzione del Comune di nascita con quello di residenza. In questi casi può essere sufficiente che il codice fiscale dell’anagrafica errata risulti non validato e che i dati corretti trovino esatto riscontro nell’anagrafe fiscale.

b) Anagrafiche omonime

Se cognome e nome sono identici e la discordanza riguarda uno solo degli altri elementi anagrafici, l’accoglimento avviene normalmente sulla base di elementi desumibili dalla lista, dalla transazione ESCO e dal mod. ECO2-93/Ctr., come:

• assenza di correzioni sull’indirizzo;
• coincidenza dell’azienda presso cui risultano aver lavorato i soggetti;
• coerenza della posizione contributiva nella sequenza cronologica e nel tipo di attività svolta.

Anche in questo caso devono essere effettuati il riscontro negativo e positivo del codice fiscale.

c) Discordanze non definibili agli atti

Quando vi siano differenze sostanziali in uno o più elementi dell’anagrafica, oppure anagrafiche diverse con codici fiscali diversi entrambi validati, occorre svolgere i consueti accertamenti presso le anagrafi comunali. Per le SAP collegate telematicamente con i Comuni, la ricerca deve essere sempre effettuata tramite tale canale, limitando il cartaceo ai soli casi in cui il ricorso allo strumento telematico non sia eliminabile per la complessità della verifica.

La circolare sottolinea che il collegamento diretto con le anagrafi comunali è essenziale per la qualità del servizio al cittadino e che il suo utilizzo sarà oggetto di verifica costante tramite rilevazione automatica delle transazioni.

Memorizzazione dell’esito delle rettifiche anagrafiche

L’istruttoria e la decisione sulle richieste sono affidate a operatori abilitati, mentre la conferma e la memorizzazione finale in ESCO spettano ad altri operatori dotati di parola chiave specializzata. I Direttori delle Sedi regionali devono comunicare alla Direzione centrale per la Tecnologia informatica, Uff. 5.3, il nominativo, il codice Sede e la matricola del funzionario responsabile autorizzato ad abilitare gli operatori.

L’operatore che ha istruito la pratica annota l’esito, accolto o respinto, sulla lista e firma il relativo rigo. L’operatore designato prende in carico le liste, controlla il merito delle proposte, richiama il pannello anagrafico e inserisce i codici "D" o "R" nel campo "ESITO VARIAZIONE". Le rettifiche così definite diventano definitive e correggono automaticamente gli archivi correnti.

A rettifica completata, il dirigente responsabile dell’ufficio G.P.A. richiede la stampa della "LISTA DEFINITE ACCOLTE" e della "LISTA DEFINITE RESPINTE" ed effettua un controllo a campione degli interventi eseguiti.

Esame delle richieste di rettifica contributiva

Per le richieste contributive la circolare rinvia alle istruzioni della circolare n. 257 dell’11 novembre 1991, ribadendo che le variazioni negli archivi contributivi devono essere effettuate, di norma, sulla base della documentazione originale in possesso della SAP. Se si utilizza documentazione diversa, essa deve comunque consentire di acquisire certezza sull’adempimento contributivo e deve essere supportata da attività istruttoria riepilogata e siglata dall’operatore, oltre che validata dal responsabile dell’area.

Viene ricordato che la disciplina semplificativa prevista dall’art. 8 della legge n. 48/1988 per il periodo 1974-1977 è venuta meno il 30 giugno 1990. Pertanto la documentazione di parte, come copie dei modd. O.1/M, ricevute di bollettini postali, modd. O.1/M sostitutivi e libretti personali, non è più sufficiente di per sé per accogliere le richieste. Per l’integrazione di quei periodi occorre attenersi alle disposizioni della circolare n. 257/1991.

Non possono essere accreditati periodi prescritti, salvo che vi sia prova certa dell’avvenuto adempimento contributivo a favore del lavoratore. La prima verifica deve quindi riguardare la regolarità contributiva dell’azienda, anche alla luce degli orientamenti già forniti nella citata circolare n. 257.

Per le richieste residue della precedente operazione ECO, basate sui modd. ECO2/M, restano validi i criteri della circolare n. 183 del 22 agosto 1988, purché le domande siano state presentate entro il 30 giugno 1990.

Profili procedurali e priorità operative

L’esame delle richieste ECO2-93/Ctr parte dalle liste di lavorazione e deve essere svolto insieme alle eventuali richieste anagrafiche. La circolare segnala l’importanza di verificare preventivamente che tutte le pratiche siano state effettivamente registrate in ESCO, per evitare omissioni o doppie segnalazioni. Se non è possibile definire tempestivamente la richiesta, la Sede deve inviare una lettera di diffida all’azienda sulla base degli elementi forniti dal lavoratore.

Per le segnalazioni relative all’anno 1981, la diffida deve essere inviata con ogni urgenza per la prossima scadenza dei termini prescrizionali.

Nel pannello "VARIAZIONI CONTRIBUTIVE" è previsto un campo per registrare l’esito della richiesta con codici che saranno comunicati al momento del rilascio dell’applicazione. Fino a quando non sarà possibile procedere automaticamente, l’aggiornamento degli archivi correnti resta a carico della Sede.

Estratti conto restituiti per irreperibilità del destinatario

Se un estratto conto non è recapitato, la relativa cartolina ECO2-93 deve essere subito acquisita a lettura ottica dopo aver barrato la casella B. Gli estratti restituiti possono essere conservati in attesa di eventuale restituzione al destinatario, purché la gestione sia ordinata e limitata al periodo di completamento dell’operazione.

Se l’indirizzo viene successivamente recuperato, l’operatore registra la variazione nel pannello "Variazione anagrafica" come se si trattasse di una rettifica anagrafica; la variazione può essere resa definitiva con il codice "D" nel campo "ESITO".

Per le eventuali osservazioni anagrafiche o contributive può essere consegnato l’estratto non recapitato, se facilmente reperibile; altrimenti va rilasciato un estratto conto UNEX. In ogni caso, sia l’estratto originale sia quello UNEX devono essere consegnati personalmente all’assicurato oppure a un delegato munito di specifica delega.