Parere del Garante n. 825 del 27/12/2024

Parere su istanza di accesso civico a verbali e allegati di un concorso notarile

Il Garante si pronuncia sulla richiesta del Responsabile della prevenzione della corruzione e per la trasparenza del Ministero della giustizia, ai sensi dell’art. 5, comma 7, del d.lgs. n. 33/2013, in merito al riesame di un diniego di accesso civico generalizzato relativo ai documenti del concorso notarile. Il parere distingue in modo netto tra i verbali delle sedute della Commissione e gli allegati "A" contenenti i giudizi sugli elaborati.

Quadro normativo di riferimento

L’Autorità richiama il RGPD, in particolare i principi di limitazione della finalità e minimizzazione dei dati di cui all’art. 5, par. 1, lett. b) e c), il Codice privacy, l’art. 5 del d.lgs. n. 33/2013 e il limite al diniego previsto dall’art. 5-bis, comma 2, lett. a), quando l’ostensione comporti un pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali. È altresì valorizzato il particolare regime di pubblicità dei documenti ottenuti tramite accesso civico, che li rende "pubblici" e riutilizzabili da chiunque, con conseguente esigenza di un controllo rigoroso sugli effetti dell’ostensione.

Richiesta di accesso e motivi del diniego

L’istanza riguarda la copia dei "verbali di correzione del concorso notarile", riferiti alle prove scritte di 1.543 candidati. Il Ministero ha negato l’accesso invocando il rischio di una interferenza ingiustificata e sproporzionata nei diritti e nelle libertà dei candidati controinteressati, evidenziando che verbali ed elaborati di correzione possono rivelare elementi attinenti alla preparazione professionale, alla cultura, alle capacità espressive e, più in generale, ad aspetti personali valutabili nella selezione. Il richiedente, per contro, ha sostenuto che i verbali di correzione non consentirebbero di identificare i candidati né di desumerne il grado di preparazione, poiché non sarebbero collegati agli elaborati.

Richiami alla giurisprudenza europea e ai precedenti del Garante

Il Garante richiama la giurisprudenza della Corte di giustizia UE sulla nozione di dato personale in relazione alle risposte scritte di un candidato in un esame professionale (sentenza 20 dicembre 2017, causa C-434/16). Secondo tale impostazione, le risposte scritte e, più in generale, gli esiti della prova sono dati personali perché riflettono il livello di conoscenza e competenza del candidato, i suoi processi di riflessione, il giudizio e lo spirito critico, e possono incidere sulle sue possibilità di accesso alla professione o all’impiego. Vengono inoltre richiamati i precedenti del Garante in materia di accesso civico a documenti concorsuali.

Valutazione sui verbali delle sedute della Commissione

Per i verbali delle sedute della Commissione, l’Autorità ritiene possibile una soluzione intermedia: il Ministero è invitato a rivalutare il diniego integrale e a verificare l’ammissibilità di un accesso civico parziale ex art. 5-bis, comma 4, d.lgs. n. 33/2013. I verbali, previa esclusione degli allegati A, potrebbero essere rilasciati dopo l’oscuramento degli elementi idonei a consentire l’identificazione indiretta dei candidati o di dati eccedenti, tra cui:

• numero delle buste;
• votazioni riportate;
• firme autografe dei commissari;
• data e ora delle sedute;
• numero della stanza;
• contrassegno "X" indicante la presenza del singolo commissario.

Il Garante osserva che, dato l’elevato numero di candidati, l’amministrazione potrebbe incontrare difficoltà operative nell’effettuare tali oscuramenti; in tal caso richiama la disciplina sulle "richieste massive" e il "dialogo cooperativo" con il richiedente, come previsto dalle Linee guida ANAC e dalla Circolare del Ministro per la semplificazione e la pubblica amministrazione n. 2/2017.

Valutazione sugli allegati A contenenti i giudizi

Per gli allegati A ai verbali, contenenti i giudizi dettagliati sugli elaborati non idonei, il Garante ritiene corretto il diniego dell’accesso civico generalizzato. Tali documenti non possono considerarsi anonimi solo perché privati del nome del candidato, poiché il numero della busta consente comunque la correlazione con l’identità dell’interessato da parte dell’amministrazione che ha organizzato il concorso. L’Autorità richiama anche i criteri elaborati a livello europeo in tema di anonimizzazione, secondo i quali un dato è veramente anonimo solo se non consente identificazione diretta o indiretta, né collegamento o deduzione di ulteriori informazioni.

L’ostensione integrale degli allegati A, alla luce del loro contenuto e del regime di pubblicità proprio dell’accesso civico, è dunque suscettibile di determinare un pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali, con possibili ricadute negative sul piano sociale, relazionale e professionale dei candidati. Il parere ribadisce che il contenuto delle prove e delle valutazioni concorsuali è idoneo a riflettere caratteristiche individuali sensibili sotto il profilo privacy, quali preparazione professionale e capacità espressive.

Possibile accesso parziale agli allegati A

Pur confermando il diniego sull’accesso integrale agli allegati A, il Garante invita il Ministero a valutare anche per tali documenti un accesso parziale, con ulteriore oscuramento del numero della busta, della data delle sedute e delle firme autografe. Secondo l’Autorità, in presenza delle misure di pseudonimizzazione già adottate, l’ostensione parziale potrebbe non far emergere, con sufficiente evidenza, motivi idonei a fondare un pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali. Anche in questo caso, se l’operazione fosse eccessivamente onerosa in ragione del numero di interessati, si richiama la possibilità di attivare un confronto con il richiedente per ridefinire l’oggetto della domanda entro limiti compatibili con buon andamento e proporzionalità.

Residuale accesso documentale ex legge n. 241/1990

Il Garante precisa infine che resta ferma la possibilità di ottenere i documenti negati in sede di accesso civico mediante una diversa istanza formulata ai sensi degli artt. 22 ss. della l. n. 241/1990, purché il richiedente alleghi un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento richiesto.

Conclusione

Il parere è dunque sostanzialmente favorevole con condizioni: favorevole all’accesso parziale ai verbali, contrario all’accesso integrale agli allegati A, ma aperto alla verifica di un’eventuale ostensione parziale se compatibile con la tutela dei dati personali.