Regolamento (UE) 2022/850

Regolamento (UE) 2022/850 sul sistema e-CODEX

Il regolamento istituisce un quadro giuridico dell’Unione per il sistema e-CODEX, infrastruttura decentrata e interoperabile destinata allo scambio elettronico transfrontaliero di dati nel settore della cooperazione giudiziaria civile e penale. L’obiettivo dichiarato è rafforzare l’accesso alla giustizia, la rapidità e la sicurezza delle comunicazioni tra autorità competenti, nel rispetto dei diritti fondamentali e della protezione dei dati personali.

Finalità e contesto

I considerando evidenziano che la digitalizzazione dei procedimenti giudiziari è funzionale a superare difficoltà pratiche di accesso alla giustizia, ridurre formalismi e ritardi e migliorare la cooperazione tra Stati membri. e-CODEX è presentato come la soluzione interoperabile di elezione per una rete sicura e decentrata di comunicazione tra sistemi IT nazionali, capace di supportare lo scambio di dati, documenti e prove in forma digitale.

Ambito di applicazione

L’articolo 2 delimita il perimetro del regolamento allo scambio elettronico transfrontaliero di dati tramite e-CODEX nel settore della cooperazione giudiziaria in materia civile e penale. Il regolamento opera in collegamento con gli atti giuridici dell’Unione pertinenti e non impone l’uso obbligatorio del sistema; resta inoltre possibile, per gli Stati membri, sviluppare e mantenere casi pilota.

Definizioni e struttura del sistema

L’articolo 3 chiarisce i concetti chiave. Il sistema e-CODEX è definito come sistema decentrato e interoperabile per comunicazioni transfrontaliere rapide, sicure e affidabili. I punti di accesso e-CODEX sono pacchetti software installati su infrastrutture hardware; quelli autorizzati sono notificati a eu-LISA e applicano almeno uno standard procedurale digitale. Lo standard procedurale digitale rappresenta la specifica tecnica che disciplina modelli di processo operativo e modelli di dati sulla base del vocabolario di base dell’UE della giustizia elettronica.

L’articolo 5 precisa che il sistema si compone di:

• punti di accesso e-CODEX,
• standard procedurali digitali,
• software, documentazione e risorse di supporto indicati nell’allegato.

Ogni punto di accesso include:

• un gateway, basato su protocolli comuni per lo scambio sicuro con altri gateway;
• un connettore, basato su protocolli aperti, che collega i sistemi connessi e consente strutturazione dei messaggi, verifica di integrità e autenticità, e generazione di prove e marche temporali.

Diritti fondamentali, non discriminazione e protezione dei dati

L’articolo 4 impone il rispetto pieno dei diritti e delle libertà fondamentali, con particolare attenzione al diritto a un accesso effettivo alla giustizia, al giusto processo, alla non discriminazione, alla protezione dei dati personali e alla riservatezza. Il regolamento precisa inoltre che non costituisce una base giuridica autonoma per il trattamento dei dati personali: i trattamenti devono rispettare il GDPR, la direttiva (UE) 2016/680 e, per le istituzioni dell’Unione, il regolamento (UE) 2018/1725.

Responsabilità della Commissione

L’articolo 6 attribuisce alla Commissione il compito di fissare, entro il 31 dicembre 2022, mediante atti di esecuzione:

• le specifiche tecniche minime e gli standard tecnici minimi, inclusi sicurezza e verifiche di integrità/autenticità;
• i requisiti del livello dei servizi e le specifiche tecniche per le attività di eu-LISA, incluso il numero dei corrispondenti e-CODEX;
• le modalità del passaggio e della presa di consegne del sistema.

La Commissione può anche adottare standard procedurali digitali, salvo che siano già disciplinati da altri atti dell’Unione. Mantiene inoltre gli elenchi dei punti di accesso dell’Unione e dei relativi standard applicati e designa i corrispondenti e-CODEX in proporzione ai punti di accesso autorizzati.

Responsabilità di eu-LISA

L’articolo 7 assegna a eu-LISA la responsabilità della componente sostanziale del sistema, escluso il gateway. In concreto, l’Agenzia cura:

• sviluppo, manutenzione, correzione bug e aggiornamenti del software;
• predisposizione e aggiornamento della documentazione;
• gestione del file di configurazione con l’elenco dei punti di accesso autorizzati e degli standard applicati;
• nuove funzionalità e nuove versioni del software;
• supporto ai test e alla connettività;
• assistenza tecnica ai corrispondenti e-CODEX;
• sviluppo, diffusione e aggiornamento degli standard procedurali digitali;
• pubblicazione degli elenchi notificati sul proprio sito web;
• supporto alla Commissione nella preparazione degli atti di esecuzione;
• esame di nuovi standard procedurali digitali;
• sviluppo e aggiornamento del vocabolario di base della giustizia elettronica;
• sviluppo e distribuzione degli standard operativi di sicurezza;
• formazione tecnica e materiale formativo online.

Tra i compiti aggiuntivi figurano la gestione dell’infrastruttura hardware e software, della piattaforma centrale di prova, delle attività di informazione al pubblico e della comunicazione non tecnica.

Ruolo degli Stati membri e delle entità autorizzate

L’articolo 8 stabilisce che gli Stati membri autorizzano i punti di accesso e-CODEX per i sistemi connessi presenti sul loro territorio, ne tengono l’elenco e vigilano sul permanere delle condizioni di autorizzazione. Devono inoltre notificare senza ritardo a eu-LISA gli elenchi e le modifiche. Ogni Stato membro designa corrispondenti e-CODEX in proporzione al numero dei punti di accesso e agli standard applicati.

L’articolo 9 attribuisce alle entità che gestiscono i punti di accesso autorizzati la responsabilità della configurazione e della gestione sicure, inclusi gli adattamenti del connettore alla compatibilità con i sistemi connessi. Tali entità devono trasmettere i dati statistici richiesti e rispondono, secondo la legge applicabile, degli eventuali danni derivanti dal funzionamento del punto di accesso e dei sistemi connessi.

Sicurezza, incidenti e verifiche

L’articolo 11 introduce un sistema articolato di sicurezza. Dopo la presa di consegne, eu-LISA deve mantenere un elevato livello di sicurezza tramite un piano di sicurezza e-CODEX, con ispezioni e audit periodici, comprese valutazioni della sicurezza del software. L’Agenzia applica i principi di security by design e data protection by design/by default.

Le entità che gestiscono i punti di accesso sono responsabili della sicurezza dei propri punti di accesso e dei dati trasmessi. Devono notificare immediatamente ogni incidente di sicurezza a eu-LISA e, a seconda dei casi, allo Stato membro competente o alla Commissione. eu-LISA analizza gli incidenti o le vulnerabilità e informa i soggetti interessati e il gruppo consultivo. Le entità devono anche rilasciare dichiarazioni annuali di conformità alle norme di sicurezza.

Governance: gruppo consultivo e consiglio di gestione del programma

L’articolo 12 istituisce, dal 1° gennaio 2023, il gruppo consultivo e-CODEX, che assiste eu-LISA nella preparazione del programma di lavoro annuale e della relazione annuale di attività. Il gruppo verifica l’attuazione del sistema negli Stati membri, esamina nuovi standard procedurali digitali, promuove la condivisione delle conoscenze, monitora il rispetto dei requisiti di servizio e formula un parere sulla relazione tecnica. Durante il passaggio di consegne si riunisce almeno ogni due mesi.

L’articolo 13 prevede la creazione di un consiglio di gestione permanente del programma di e-CODEX, entro il 1° gennaio 2023. Il consiglio fornisce consulenza strategica al consiglio di amministrazione di eu-LISA, garantisce l’adeguata gestione del sistema e monitora l’indipendenza della magistratura. È composto da dieci membri, ha mandati di quattro anni rinnovabili e opera con regole interne che disciplinano anche la partecipazione di portatori di interessi ed esperti.

Indipendenza della magistratura

L’articolo 14 ribadisce che tutte le entità coinvolte devono rispettare il principio di indipendenza della magistratura, tenendo conto della separazione dei poteri. eu-LISA deve inoltre destinare integralmente le risorse assegnate al sistema e-CODEX al suo funzionamento, assicurando la presenza di rappresentanti della giustizia nella governance.

Notifiche, monitoraggio e rendicontazione

L’articolo 15 impone, entro il 31 gennaio di ogni anno successivo alla presa di consegne, l’invio a eu-LISA di dati statistici sul numero di messaggi tecnici scambiati per punto di accesso e standard procedurale digitale e sul numero e tipo di incidenti di sicurezza. La Commissione e gli Stati membri devono confermare l’aggiornamento degli elenchi di punti di accesso e standard applicati.

L’articolo 16 prevede che eu-LISA trasmetta alla Commissione, due anni dopo la presa di consegne e poi ogni due anni, una relazione sul funzionamento tecnico, sull’uso e sulla sicurezza del sistema. La relazione deve contenere indicatori su standard usati, punti di accesso autorizzati, messaggi tecnici e incidenti di sicurezza. La Commissione effettua una valutazione globale tre anni dopo la presa di consegne e poi ogni quattro anni, valutando anche il ruolo del consiglio di gestione del programma.

Cooperazione con organizzazioni internazionali

L’articolo 17 consente a eu-LISA di concludere accordi di collaborazione con organizzazioni internazionali e soggetti analoghi, per consentire loro di ricevere assistenza tecnica nell’uso di e-CODEX. Gli accordi possono prevedere la designazione di un corrispondente per ciascun soggetto, purché ciò non incida sui costi a carico del bilancio dell’Unione.

Passaggio di consegne e trasferimento delle risorse

L’articolo 10 disciplina il trasferimento del sistema a eu-LISA. Entro il 31 dicembre 2022 deve essere presentato un documento comune di passaggio di consegne con modalità, criteri di successo, documentazione e disposizioni sui diritti di proprietà intellettuale e d’uso. Il trasferimento deve avvenire entro sei mesi dalla consegna del documento; fino a quel momento l’attuale entità gestore non può introdurre modifiche se non per manutenzione correttiva. L’allegato elenca le risorse da trasferire, tra cui la piattaforma centrale di prova, lo strumento di gestione della configurazione, Metadata Workbench, il vocabolario di base dell’UE della giustizia elettronica e la documentazione architetturale.

Modifiche al regolamento eu-LISA

L’articolo 18 modifica il regolamento (UE) 2018/1726 per integrare e-CODEX nel mandato di eu-LISA. In particolare:

• introduce la responsabilità dell’Agenzia per lo sviluppo e la gestione operativa di e-CODEX;
• inserisce un articolo specifico sui compiti relativi a e-CODEX, comprensivi della formazione;
• include e-CODEX tra i sistemi monitorati nell’ambito delle attività di ricerca;
• stabilisce che i compiti relativi a e-CODEX siano svolti a Tallinn;
• aggiunge e-CODEX tra le relazioni tecniche annuali e tra gli elenchi pubblicati dall’Agenzia;
• inserisce il gruppo consultivo e-CODEX tra gli organi consultivi dell’Agenzia.

Costi, comitato ed entrata in vigore

L’articolo 19 rinvia alla procedura di comitato prevista dal regolamento (UE) n. 182/2011. L’articolo 20 pone a carico del bilancio generale dell’Unione i costi dei compiti di eu-LISA, mentre i costi relativi ai compiti degli Stati membri e delle entità gestori restano a loro carico. L’articolo 21 prevede l’entrata in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e la diretta applicabilità in tutti gli Stati membri vincolati dal regolamento.