Circolare numero 167 del 18-7-1990

Chiarimenti sull'incarico di responsabile dei rapporti con l'utenza e delle relazioni esterne

La circolare interviene per chiarire l'applicazione delle istruzioni già impartite con la circolare n. 233 del 13 novembre 1989, alla luce delle difficoltà segnalate dalle Sedi. L'obiettivo è precisare natura, requisiti e modalità di nomina della nuova figura, considerata strategica per il miglioramento dei rapporti dell'Istituto con l'esterno.

Finalità della funzione

La nuova posizione di lavoro è concepita per realizzare un salto di qualità nei rapporti con il mondo esterno, attraverso un uso adeguato delle risorse e, soprattutto, mediante l'adozione di una logica operativa nuova. La funzione è quindi centrale nell'organizzazione della Sede e non può essere trattata come incarico marginale.

Requisiti del soggetto da incaricare

La scelta deve cadere, senza irrigidimenti formali, su un'unità che:

• sia in condizione oggettiva e soggettiva di svolgere il compito con impegno lavorativo esclusivo;
• possieda una valida preparazione di base nelle materie istituzionali;
• dimostri iniziativa, capacità di individuare e risolvere problemi organizzativi;
• abbia attitudine ai rapporti sia con gli interlocutori esterni sia con i responsabili degli altri settori operativi della Sede, con i quali deve operare in stretta collaborazione.

Chiarimenti sulle qualifiche dirigenziali

La circolare ribadisce che, nei casi in cui i rapporti con gli organi di informazione siano ancora affidati a personale con qualifica dirigenziale, l'incarico deve essere trasferito al funzionario responsabile dei rapporti con l'utenza e delle relazioni esterne. Gli attuali addetti stampa con qualifica dirigenziale possono continuare a svolgere attività pubblicistica solo a titolo personale e non come portavoce della Sede.

Indicazioni sull'8° livello e deroga per il 7° livello

La precedente circolare n. 233/1989 indicava come orientamento generale la scelta di funzionari di almeno 8° livello. La presente circolare ammette, tuttavia, la nomina di funzionari di 7° livello, purché sia verificata una delle seguenti condizioni:

• agli interessati sia stato riconosciuto l'esercizio delle mansioni di 8° livello nelle schede ex art. 4 del D.P.R. n. 285/1988;
• oppure essi siano in possesso dei requisiti giuridico-temporali per partecipare al concorso riservato per funzionari di amministrazione previsto dall'art. 11 del D.P.R. n. 43/1990 e successive integrazioni e modificazioni.

I Dirigenti sono invitati a confermare per iscritto le nomine già proposte quando ricorra una di tali condizioni; in caso contrario, devono individuare un nuovo responsabile secondo i criteri della circolare n. 233/1989, come integrati dalla presente.

Specificità delle Sedi Regionali

Nel quadro del miglioramento generale dei servizi e delle relazioni esterne, ai Dirigenti delle Sedi Regionali è data facoltà di nominare il responsabile dei rapporti con l'utenza e delle relazioni esterne quando vi sia un'esigenza concreta di curare gli aspetti logistici e organizzativi dell'accoglienza del pubblico. La situazione richiamata è soprattutto quella del flusso giornaliero di assicurati e familiari che si rivolgono alla struttura per la definizione delle domande di pensione in regime internazionale.

Al funzionario designato possono essere affidati anche compiti di tenuta dei rapporti con la stampa, limitatamente a questioni direttamente e specificamente riguardanti l'attività della Sede Regionale e fermo restando che la competenza generale in materia resta in capo ai responsabili operanti presso le Sedi Provinciali.

Tempo pieno ed esclusività dell'incarico

La circolare sottolinea che la nuova cultura dell'immagine dell'Istituto, fondata sul miglioramento dei rapporti con l'utenza e su moderni standard di comunicazione sociale, richiede che il responsabile delle relazioni esterne operi a tempo pieno. Le Sedi devono quindi riconsiderare le proposte che affidano l'incarico a unità già titolari di altri adempimenti e confermare con urgenza che la funzione viene svolta in via esclusiva.

Unicità della figura e adempimenti finali

Viene infine ribadito che l'addetto stampa e il responsabile dei rapporti con l'utenza devono coincidere nella medesima figura, perché la funzione è unica. Le Sedi che non abbiano ancora provveduto sono invitate a formulare con urgenza nuove proposte di nomina e a comunicare tempestivamente, secondo le modalità già previste dalla circolare n. 233/1989, il nominativo del funzionario designato.