Circolare numero 172 del 22-7-1993

Procedura GPA1066 per inoltro al recupero crediti e compensazione delle partite debitorie

La circolare illustra la procedura informatica GPA1066 utilizzata per individuare, selezionare e trattare le partite debitorie presenti nell’archivio AGPA10/66, con particolare riferimento alla compensazione delle inadempienze e al successivo inoltro al recupero crediti. Vengono descritti i controlli effettuati dal programma, le anomalie che possono emergere, i tasti funzionali da utilizzare e gli effetti dell’operazione sia sul piano gestionale sia su quello contabile.

Selezione delle partite debitorie nell’archivio AGPA10/66

Nel primo pannello la procedura riporta tutte le partite presenti nell’archivio dei debiti. La navigazione tra i moduli avviene con il tasto F8, mentre la selezione dei moduli da trattare si effettua inserendo la lettera "S" nel campo "scelta" accanto ai moduli interessati. L’elaborazione dei moduli selezionati si avvia con il tasto F5. I tasti indicati nel pannello comprendono anche F3 per la fine/uscita, F7 per ripetere e F5 per elaborare.

Controlli preliminari e anomalie sulla matricola

Prima di procedere, il programma controlla se per la matricola in lavorazione sia stata già effettuata un’operazione di compensazione. Se l’archivio recupero crediti non risulta aggiornato, viene emessa una segnalazione di anomalia che invita ad attivare la fase di aggiornamento archivi recupero crediti (4654). In presenza di tale anomalia l’operazione non può proseguire fino all’aggiornamento dell’archivio.

Se il controllo non evidenzia anomalie, i moduli selezionati vengono memorizzati e il sistema presenta il pannello successivo per consentire l’individuazione delle inadempienze presenti nell’archivio recupero crediti da porre in compensazione.

Ricerca e compensazione delle inadempienze

Nella fase di compensazione il programma elenca in ordine cronologico tutte le inadempienze relative alla matricola prescelta aventi CSL "8315". L’operatore deve selezionare, sempre con la lettera "S" nel campo "scelta", le posizioni che intende porre in compensazione e poi premere F5 per procedere.

La procedura prevede anche un controllo specifico sull’inadempienza "0500". Se questa è presente nell’archivio recupero crediti, il sistema avverte della presenza di versamenti sospesi e propone due alternative:

• F1 per proseguire, se i versamenti sospesi non attengono all’inadempienza da trattare in compensazione;
• F10 per sospendere l’operazione, se invece i versamenti sospesi riguardano la stessa inadempienza.

Gestione delle anomalie per dati mancanti

Il programma segnala inoltre le inadempienze che risultano incomplete di qualche dato, ad esempio la mancanza della data di presentazione di un versamento. In tali casi compare un messaggio che invita a correggere l’anomalia nell’archivio recupero crediti. Per proseguire, l’addetto deve uscire dal programma e aggiornare la posizione interessata inserendo i dati mancanti.

Fase di inoltro al recupero crediti e possibilità di annullamento

Terminata la selezione, il tasto F5 avvia l’elaborazione dei moduli segnalati e compare il pannello di fase inoltro al recupero crediti. Fino a questo momento l’operatore può annullare quanto acquisito mediante F3. Con la conferma tramite F5, invece, l’operazione diventa definitiva e non è più possibile modificare o annullare i dati già inseriti.

In sede di conferma, il CSL "8315" viene automaticamente trasformato in "7702", indicato come "Inadempienza in attesa caricamento reinc./comp.". Dopo la conferma il sistema mostra il messaggio di elaborazione terminata e stampa pronta.

Aggiornamento archivio e effetti contabili

Attivando la fase di aggiornamento archivio, flusso "06", del recupero crediti, il programma ripristina alla inadempienza oggetto di compensazione il CSL originario. Inoltre carica nella scheda contabile analitica dell’inadempienza le sanzioni, quanto prelevato dal conto GPA1066 e quanto calcolato per interessi sui saldi passivi, con distinti record SC7/24.

Tali movimenti vengono registrati ai fini della contabilizzazione nel mod. SC45/Reg. di fine mese. La circolare segnala anche un caso tecnico particolare: per i periodi plurimensili di DM1OV passivi, nel record gestionale viene evidenziata la data del 20 del mese successivo al periodo "AL" del modello; la definibilità di tali inadempienze è al momento sospesa in attesa di successive istruzioni.

Esiti possibili nell’archivio debiti e conservazione delle stampe

A seguito dell’inoltro, nell’archivio AGPA10/66 si possono verificare due ipotesi:

• compensazione totale del modulo passivo, con partita definita;
• compensazione parziale, con evidenza dell’importo residuo ancora a credito e dell’importo già utilizzato.

La circolare precisa che, nel caso di più operazioni sulla stessa partita, l’importo residuo rappresenta la somma delle varie utilizzazioni, poiché nell’archivio dei debiti non vengono memorizzate le singole operazioni. Per questo motivo si raccomanda alle SAP di conservare le stampe di ogni singola operazione, così da poter ricostruire nel tempo le fasi che hanno originato gli importi risultanti.

Le stampe delle operazioni sono ottenibili tramite l’opzione "Gestione stampe e stampanti" del file PRCRI33. In particolare:

• la stampa "Lista attivi" evidenzia le inadempienze selezionate e gli importi trasferiti dall’archivio dei debiti AGPA10/66;
• la stampa "Lista passivi" evidenzia i moduli passivi selezionati e i relativi importi trasferiti al recupero crediti.

La conservazione di tali liste è raccomandata proprio per garantire la tracciabilità delle operazioni effettuate nel tempo sulla stessa azienda.