Circolare numero 241 del 27-11-1997

Aggiornamento dei familiari fiscalmente a carico per la copertura sanitaria

La circolare disciplina le modalità di aggiornamento dell’archivio dei familiari fiscalmente a carico del personale dipendente, istituito ai fini della copertura assicurativa sanitaria prevista dal C.C.N.L. richiamato. L’obiettivo è garantire che l’archivio rifletta mensilmente le variazioni intervenute e che la copertura assicurativa sia correttamente allineata ai dati effettivi comunicati dai dipendenti.

Ambito di applicazione e decorrenza

La disciplina si applica all’archivio dei familiari fiscalmente a carico del personale dipendente e opera in relazione alla copertura assicurativa di cui all’art. 46 del C.C.N.L. La circolare precisa che l’entrata in vigore della copertura assicurativa richiamata decorre dalle ore 24 del 31.10.1997. L’aggiornamento dell’archivio deve avvenire con cadenza mensile, con riferimento alle situazioni intervenute nel corso del mese, nei periodi comunicati dalla Direzione Centrale Tecnologia Informatica.

Tipologie di variazioni da comunicare

Ogni dipendente deve segnalare, mediante il modulo allegato, le variazioni del proprio nucleo familiare fiscalmente a carico, con particolare riferimento a:

• ingresso di nuovi soggetti fiscalmente a carico, ad esempio per nascita;
• uscita di soggetti già dichiarati fiscalmente a carico, quando cessa tale condizione;
• correzione di dati già presenti nell’archivio.

Per le nuove entrate deve essere indicata la data dalla quale il soggetto risulta fiscalmente a carico e dalla quale decorre la copertura assicurativa; nel caso di nascita, la data della variazione in entrata coincide con quella dell’evento. Per le uscite deve essere indicata la data di cessazione della condizione di familiare fiscalmente a carico e, da tale data, cessa anche la copertura assicurativa.

Decorrenza dell’inserimento e termini di comunicazione

Le variazioni vengono inserite in archivio con effetto dalla data di sottoscrizione del modulo. La circolare raccomanda che le comunicazioni siano trasmesse alle segreterie del personale nel più breve tempo possibile dal verificarsi degli eventi e comunque non oltre 30 giorni.

Viene inoltre richiamata la responsabilità personale del dipendente in ordine alla tempestività e all’esattezza dei dati comunicati, con espresso richiamo all’art. 10 dell’allegato B, secondo cui le inclusioni non possono essere retrodatate di oltre 60 giorni.

Ruolo delle segreterie del personale

Le segreterie del personale di ciascuna sede devono effettuare gli adempimenti di competenza sulla base delle disposizioni già emanate e di quelle che saranno successivamente comunicate. La circolare attribuisce quindi alle strutture di sede la gestione operativa dell’aggiornamento dell’archivio e delle conseguenti variazioni assicurative.

Diffusione interna e presa visione

I dirigenti destinatari devono assicurare la massima diffusione della circolare e far firmare immediatamente per presa visione una copia a tutto il personale in servizio, a qualsiasi titolo, presso la rispettiva unità funzionale, anche se in forza ad altra unità. Per i dipendenti assenti dal servizio per lungo periodo, a qualsiasi titolo, quali malattia, aspettativa per motivi di famiglia o comando presso altre amministrazioni, la circolare deve essere inviata con raccomandata con avviso di ricevimento.

Contenuto del modulo allegato

Il modulo allegato serve a raccogliere le dichiarazioni del dipendente sulle variazioni intervenute e contiene campi relativi a:

• dati anagrafici del familiare;
• relazione di parentela;
• data di nascita;
• data di entrata;
• data di uscita;
• eventuali correzioni delle informazioni già registrate;
• autorizzazione all’utilizzo dei dati ai sensi della L. 675/96 e del D.Lvo n. 123/97, esclusivamente ai fini della copertura assicurativa.

La nota chiarisce anche che, ai fini della detrazione d’imposta, sono considerati familiari fiscalmente a carico il coniuge, i figli, i genitori, i generi e le nuore, i suoceri, i fratelli e le sorelle, ai sensi dell’art. 12 del T.U. imposte sui redditi. L’autorizzazione all’uso dei dati è firmata dal dipendente per i minori oppure, per i maggiorenni, dal singolo familiare fiscalmente a carico.