Messaggio numero 4077 del 02-11-2018

Verifica generalizzata dell’esistenza in vita 2018

Il documento illustra l’organizzazione della campagna 2018 di accertamento generalizzato dell’esistenza in vita dei pensionati residenti all’estero. La procedura è gestita da Citibank come servizio aggiuntivo rispetto al pagamento delle pensioni e si sviluppa in due fasi distinte per aree geografiche, con alcune categorie di pensionati escluse dall’invio della richiesta di attestazione.

Premessa e criteri generali

Dal 2017 la verifica dell’esistenza in vita è stata riorganizzata in modo da consentire all’INPS di selezionare in maniera più mirata i soggetti da controllare, riducendo gli oneri per i pensionati e mantenendo il rigore dell’accertamento. Per il 2018 vengono confermati i criteri già introdotti l’anno precedente:

• suddivisione della verifica per aree geografiche di residenza;
• esclusione di specifiche categorie di pensionati dall’accertamento;
• gestione della campagna da parte di Citibank sulla base dei dati di residenza presenti nei propri archivi.

L’Istituto ha inoltre richiesto a Citibank di escludere alcuni gruppi di pensionati, in particolare quelli residenti in Paesi nei quali operano istituzioni previdenziali con cui l’INPS ha accordi di collaborazione per lo scambio di informazioni sul decesso dei pensionati comuni.

Tempi della verifica e ripartizione per aree geografiche

La verifica generalizzata è articolata in due fasi cronologicamente distinte.

Prima fase

Riguarda i pensionati residenti in:

• Africa;
• Australia/Oceania;
• Europa, con esclusione dei Paesi Scandinavi, dei Paesi dell’Est Europa e degli Stati limitrofi.

Per questa fase:

• l’avvio è stato fissato a ottobre 2018;
• la conclusione è prevista per marzo 2019;
• le comunicazioni sono state inviate nel mese di ottobre 2018;
• le attestazioni di esistenza in vita devono pervenire entro il 12 febbraio 2019;
• in mancanza dell’attestazione, la rata di marzo 2019 viene pagata in contanti presso le agenzie Western Union del Paese di residenza;
• se non vi è riscossione personale o non perviene l’attestazione entro il 19 marzo 2019, il pagamento è sospeso dalla rata di aprile 2019.

Seconda fase

Riguarda i pensionati residenti in:

• Sud America;
• Centro America;
• Nord America;
• Asia;
• Estremo Oriente;
• Paesi Scandinavi;
• Stati dell’Est Europa e Paesi limitrofi.

Per questa fase:

• lo svolgimento è previsto da febbraio a luglio 2019;
• le comunicazioni sono inviate a febbraio 2019;
• le attestazioni devono pervenire entro i primi giorni di giugno 2019;
• in mancanza dell’attestazione, la rata di luglio 2019 viene pagata in contanti presso Western Union;
• se non vi è riscossione personale o non perviene l’attestazione entro il 19 luglio 2019, il pagamento è sospeso dalla rata di agosto 2019.

Il documento precisa che, in caso di variazione del domicilio nel corso delle due fasi, Citibank evita la duplicazione delle richieste escludendo dalla fase successiva i soggetti già verificati nella fase precedente.

Categorie escluse dalla richiesta di attestazione

Per semplificare l’attività amministrativa, non viene inviata la richiesta di prova di esistenza in vita ai seguenti gruppi:

• titolari di pensioni oggetto di scambi mensili di informazioni con le istituzioni previdenziali tedesche e svizzere, cioè con Deutsche Rentenversicherung (DRV) e Ufficio Centrale di Compensazione (UCC); l’esclusione riguarda solo i pensionati titolari anche di prestazioni a carico di tali enti;
• beneficiari che hanno riscosso la pensione agli sportelli Western Union nei tre mesi immediatamente precedenti la preparazione delle spedizioni da parte di Citibank;
• beneficiari che hanno già trasmesso a Citibank una valida attestazione recente di esistenza in vita, o per i quali le Strutture territoriali INPS hanno comunicato tramite la procedura "Comunicazioni Certificate Citibank" di avere ricevuto una prova valida in prossimità dell’avvio della verifica;
• beneficiari con pagamenti già sospesi da Citibank per precedenti campagne di accertamento non completate o per riaccrediti consecutivi di rate di pensione.

Il documento aggiunge che, a seguito dell’operatività dell’accordo con ZUS per lo scambio telematico delle informazioni di decesso dei pensionati comuni residenti in Polonia, dalla successiva fase di verifica saranno esclusi anche i beneficiari residenti in Polonia che siano titolari di prestazioni pensionistiche a carico dello stesso ZUS.

Diversamente dall’anno precedente, vengono invece sottoposti a verifica anche i beneficiari di pensioni di importo mensile inferiore a 10 euro erogate annualmente, poiché per tali soggetti l’accertamento avviene ogni due anni.

Invio delle richieste nella prima fase

Citibank ha avviato l’invio della lettera esplicativa e del modulo standard di attestazione ai pensionati residenti nei Paesi compresi nella prima fase. Le lettere inviate sono circa 117.000.

La documentazione è redatta:

• in lingua italiana;
• e, a seconda del Paese di destinazione, in inglese, francese, tedesco, spagnolo o portoghese.

Per Canada e Svizzera la lettera e il modulo sono inviati in tre lingue.

Le lettere indicano che:

• il modulo di attestazione deve essere restituito entro il 12 febbraio 2019;
• in caso di mancato completamento dell’accertamento, la rata di marzo 2019 sarà localizzata presso gli sportelli Western Union per il pagamento in contanti, che vale come prova di esistenza in vita;
• la lettera contiene le istruzioni di compilazione;
• è richiesta una fotocopia di un valido documento d’identità con foto;
• sono riportati i contatti del servizio di assistenza Citibank.

Il modulo è personalizzato per ciascun pensionato e deve essere quello inviato da Citibank; non possono essere utilizzati moduli in bianco. Se il modulo non è ricevuto o viene smarrito, il pensionato deve contattare il servizio di assistenza della Banca per ottenere un nuovo modulo personalizzato.

Le informazioni sulla campagna sono rese disponibili anche sul sito della Banca, all’indirizzo www.inps.citi.com.

Modalità di produzione della prova di esistenza in vita

Citibank rende disponibili più modalità per attestare l’esistenza in vita.

Modalità cartacea ordinaria

Il pensionato deve inviare il modulo:

• compilato correttamente;
• datato;
• firmato;
• corredato della documentazione di supporto;
• alla casella postale PO Box 4873, Worthing BN99 3BG, United Kingdom;
• entro il termine indicato nella lettera esplicativa.

Il modulo deve essere controfirmato da un "testimone accettabile", cioè:

• un rappresentante di un’Ambasciata o Consolato italiano; oppure
• un’autorità locale abilitata ad avallare la sottoscrizione.

La tipologia di testimone accettabile per le diverse aree geografiche è indicata nell’opuscolo Domande Frequenti pubblicato sul sito Citibank.

Se il pensionato non ha ricevuto il modulo, può richiederne l’invio anche via e-mail in formato PDF. Il modulo può essere richiesto anche ai Patronati abilitati, che possono produrre e stampare autonomamente il pacchetto per la prova di esistenza in vita.

Casi particolari nella modalità cartacea

Se i pubblici funzionari di alcuni Paesi rifiutano di sottoscrivere il modulo Citibank, la Banca accetta certificazioni di esistenza in vita rilasciate da enti pubblici locali, purché siano documenti validi a tale fine. Non sono invece sufficienti certificati rilasciati per altre finalità, come i certificati di residenza.

In questi casi:

• la certificazione locale deve essere inviata a Citibank insieme al modulo standard compilato dal pensionato;
• è preferibile, ove possibile, utilizzare il modulo standard, perché la verifica può essere gestita più rapidamente;
• certificazioni diverse richiedono controlli formali e sostanziali aggiuntivi, con possibili ritardi;
• se il certificato non è idoneo, la prova di esistenza in vita deve essere ripetuta con modalità diverse.

Se l’autorità locale sottoscrive e timbra il modulo ma non riporta i dati identificativi del funzionario e dell’ente, il pensionato può completare l’attestazione indicando l’istituzione e il nome e cognome del funzionario che ha verificato l’identità, purché l’ente o il pubblico ufficiale siano identificabili.

Per le pensionate, in assenza dell’indicazione del cognome da coniugate, resta possibile aggiungere o sostituire sui moduli tale cognome, compilando la dichiarazione e sottoscrivendola con il cognome esatto; anche in questo caso è necessaria l’attestazione del testimone accettabile.

Procedure alternative per pensionati impossibilitati agli spostamenti

Se il pensionato:

• è in stato di infermità fisica o mentale;
• risiede in istituti di riposo o sanitari, pubblici o privati;
• è affetto da patologie che impediscono gli spostamenti;
• è incapace;
• è recluso in istituti di detenzione,

deve contattare il servizio di assistenza Citibank per ricevere il modulo alternativo di certificazione di esistenza in vita, disponibile anche in formato PDF via e-mail o tramite Patronati abilitati.

Il modulo alternativo deve essere compilato e sottoscritto da uno dei seguenti soggetti, con la documentazione aggiuntiva indicata:

• funzionario dell’ente pubblico o privato presso cui risiede il pensionato, con dichiarazione recente su carta intestata dell’ente che confermi che il pensionato risiede nella struttura ed è in vita;
• medico responsabile delle cure, con dichiarazione recente su carta intestata che confermi che il pensionato è in vita e impossibilitato a seguire la procedura standard;
• procuratore o tutore legale, con copia autenticata dell’atto di conferimento della tutela o della procura, di data recente e debitamente timbrata, oppure sentenza di nomina del tribunale.

Citibank verifica la presenza:

• della firma del soggetto attestante;
• del timbro del soggetto attestante o dell’ente coinvolto;
• del timbro dell’istituzione o dell’ente che ha conferito la procura o tutela, quando l’attestazione è resa da procuratore o tutore.

Attestazione telematica tramite portale Citibank

Per i pensionati residenti in Australia, Canada, Regno Unito e Stati Uniti, già dalla verifica riferita al 2015, l’INPS ha trasmesso a Citibank l’elenco degli operatori di Patronato con qualifiche rientranti tra quelle dei testimoni accettabili secondo la normativa locale. Tali soggetti, previa verifica della qualifica da parte di Citibank, sono autorizzati a usare il portale per attestare telematicamente l’esistenza in vita.

La stessa funzionalità è stata estesa anche ai funzionari delle Rappresentanze diplomatiche indicati dal Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale.

Citibank ha inoltre previsto per gli altri operatori di Patronato all’estero la possibilità di caricare sul sistema informatico:

• copie elettroniche dei moduli o certificati di esistenza in vita;
• documenti di supporto debitamente completati e sottoscritti.

Sul portale gli operatori qualificati possono:

• confermare online l’esistenza in vita del pensionato;
• comunicare online il decesso del pensionato;
• generare il modulo standard o alternativo di prova di esistenza in vita.

Le prove valide di esistenza in vita che pervengono alle Strutture INPS dovrebbero, ove possibile, essere attestate tramite queste funzionalità. Resta comunque disponibile l’applicazione "Comunicazioni Certificate Citibank", secondo le modalità già descritte nel messaggio n. 3926/2012.

A seguito della riprogettazione del portale, possono essere inseriti o modificati direttamente anche:

• residenza fisica del pensionato, con indirizzo, città, Stato e CAP/ZIP code, e, se noto, il recapito e-mail;
• coordinate bancarie BIC e IBAN per pagamenti in Paesi SEPA, oppure dati SWIFT e numero di conto per pagamenti in accredito diretto fuori dall’area SEPA.

Tali variazioni producono effetti solo nei database della Banca; per evitare disguidi nei pagamenti, devono essere aggiornati anche gli archivi istituzionali "ARCANET" e "Archivio pensioni" con le procedure ordinarie.

Il portale consente anche la consultazione dei dati di pagamento delle singole rate di pensione erogate all’estero, con visualizzazione di:

• data di pagamento;
• importo della rata;
• numero della transazione;
• valuta di pagamento;
• metodo di pagamento;
• stato del pagamento.

Per problemi di accesso al "Portale Agenti", gli operatori di patronato e i funzionari delle Rappresentanze diplomatiche e consolari possono contattare il servizio di assistenza Citibank all’indirizzo portale@citi.com.

Riscossione personale presso Western Union

Per i pensionati che hanno ricevuto il modulo cartaceo, la riscossione personale di almeno una rata presso Western Union entro il termine di restituzione dell’attestazione vale come prova di esistenza in vita e li esonera dall’invio del modulo cartaceo.

Nella campagna 2018:

• per la prima fase, la rata di marzo 2019 dei soggetti che non avranno prodotto la prova viene localizzata presso Western Union;
• per la seconda fase, accade lo stesso per la rata di luglio 2019.

Per evitare la sospensione dei pagamenti e ottenere il ripristino automatico delle modalità ordinarie a partire, rispettivamente, da aprile e agosto 2019, la riscossione personale deve avvenire entro il giorno 19 dei mesi di marzo e luglio 2019.

Il mandato resta valido per tre mesi, quindi la riscossione può avvenire anche successivamente; tuttavia, se la riscossione avviene dopo il giorno 19, il ripristino decorre dalla prima rata utile.

La riscossione in contanti presso Western Union non costituisce prova valida nei casi in cui il pagamento corrente sia disposto a favore di legali rappresentanti o procuratori del pensionato.

Inoltre, tale modalità non è consentita:

• se il pensionato risiede in Italia;
• nei Paesi in cui non sono presenti agenzie Western Union;
• se l’importo mensile della pensione supera 6.300,00 euro o 7.300,00 dollari statunitensi.

In questi casi, se non viene prodotta la prova di esistenza in vita entro i termini previsti, i pagamenti vengono sospesi rispettivamente a marzo 2019 e a luglio 2019.

Riemissione delle rate non pagate

La riemissione delle rate non corrisposte durante il periodo di sospensione deve essere richiesta alla Struttura territoriale INPS che gestisce la pensione.

Alla richiesta va allegato:

• copia di un documento d’identità;
• ogni indicazione utile alla corretta canalizzazione del pagamento.

Prima di procedere, le Strutture territoriali devono:

• verificare che le rate siano state rendicontate come non pagate;
• valutare, soprattutto nei casi di reiterata mancata riscossione con localizzazione presso l’Ufficio pagatore di sede, se richiedere un’ulteriore prova di esistenza in vita.

Servizio di assistenza Citibank

Citibank mette a disposizione un servizio clienti a supporto di pensionati, operatori di Consolato, delegati e procuratori che necessitino di assistenza sulla procedura di attestazione dell’esistenza in vita.

Il servizio è contattabile dai pensionati tramite:

• il sito www.inps.citi.com;
• l’indirizzo e-mail inps.pensionati@citi.com;
• i numeri telefonici indicati nella lettera esplicativa.

Per Patronati e Strutture territoriali INPS restano validi i consueti canali di comunicazione.

Il servizio opera:

• dal lunedì al venerdì;
• dalle ore 8:00 alle ore 20:00, ora italiana;
• in italiano, inglese, spagnolo, francese, tedesco e portoghese.

È inoltre attivo, tutti i giorni 24 ore su 24, il servizio automatico interattivo Citibank, che consente di verificare la fase di validazione di una o più attestazioni di esistenza in vita. Per utilizzarlo è necessario disporre del numero di 12 cifre riportato in alto a destra nelle comunicazioni Citibank, identificativo di ciascun pensionato.