Circolare numero 11 del 24-01-2011

Procedure di autorizzazione e trattamento economico delle missioni

La circolare aggiorna la disciplina interna INPS in materia di missioni, autorizzazioni, rimborsi e trattamento economico, con l’obiettivo di rafforzare il controllo della spesa, adeguare i livelli autorizzativi al nuovo assetto organizzativo e uniformare le procedure operative. Il testo si applica a tutto il personale, salvo differenze espressamente richiamate.

Contenimento della spesa e budget annuali

La circolare si colloca nel quadro delle misure di contenimento della spesa pubblica e richiama, in particolare, le disposizioni della Legge 4 agosto 2006, n. 248 e del D.L. 31 maggio 2010, n. 78, convertito con Legge 30 luglio 2010, n. 122. La gestione delle missioni deve essere improntata al principio di economicità, con attenzione alla scelta del mezzo meno costoso e alla limitazione della durata al tempo strettamente necessario.

Alle Strutture della Direzione generale e alle Direzioni regionali è assegnato un budget annuale per missioni, determinato in base ai fabbisogni connessi agli obiettivi assegnati. In assenza di risorse disponibili la missione non può essere autorizzata; la violazione del divieto espone i dirigenti alle relative responsabilità, anche patrimoniali. Eventuali integrazioni del budget sono ammesse solo in casi eccezionali, su richiesta tempestiva e motivata delle Strutture interessate, e solo per esigenze nuove o impreviste.

Ai fini della corretta imputazione contabile, richieste e provvedimenti devono sempre indicare la Struttura nell’interesse della quale la missione è effettuata, con il relativo centro di costo e budget.

Competenze autorizzative e procedura informatica

La disposizione di invio in missione e l’eventuale anticipo sul trattamento di missione sono di esclusiva competenza del dirigente responsabile della Struttura di appartenenza del dipendente. Nell’ambito della procedura informatica sono previste funzioni differenziate per i vari livelli organizzativi, secondo l’allegato 2 richiamato dalla circolare.

Il Direttore generale e il Direttore centrale risorse umane autorizzano, oltre alle missioni di diretto interesse, anche alcune tipologie particolari, tra cui le missioni continuative, quelle superiori a 120 giorni, quelle interregionali e quelle all’estero. L’inserimento in procedura di una missione che richiede tali autorizzazioni ha valore di proposta; l’invio in missione si perfeziona comunque con il provvedimento firmato dal responsabile della sede di appartenenza del dipendente.

Il provvedimento deve riportare tutti gli elementi necessari, tra cui:

• finalità della trasferta;
• giorno di partenza e di rientro;
• località di destinazione e relativo percorso;
• mezzi di trasporto autorizzati.

Non sono ammesse richieste genericamente motivate.

Uso del taxi e delle autovetture di servizio

L’uso del taxi richiede sempre una specifica autorizzazione ed è consentito solo in casi tassativi, tra i quali:

• arrivo o partenza tra le ore 20 e le ore 7;
• trasporto di materiale o strumenti pesanti o ingombranti;
• destinazioni non servite da mezzi pubblici o collegate in modo non agevole;
• altre ragioni oggettive, come orari di convocazione, ritardi imprevisti, impossibilità di rispettare l’orario di partenza o protrarsi dell’incarico.

Se il taxi, pur ricorrendo una di queste ipotesi, determina costi eccessivi, devono essere adottate soluzioni alternative più economiche. In linea generale il taxi non è autorizzato quando è consentito l’uso del mezzo proprio, salvo casi eccezionali in cui quest’ultimo non sia possibile o conveniente, ad esempio nelle grandi città o in presenza di ZTL. Il provvedimento deve sempre specificare quale situazione ha determinato l’autorizzazione.

Le Strutture dotate di autovetture di servizio possono autorizzarne l’uso per il trasporto di dirigenti, funzionari e componenti di organi collegiali in presenza di esigenze quali:

• destinazioni non servite adeguatamente da mezzi pubblici;
• trasporto di materiale o strumenti ingombranti;
• impossibilità di organizzare la missione nei tempi tecnici necessari;
• più impegni istituzionali ravvicinati;
• obiettive difficoltà di viabilità o utilizzo dei mezzi pubblici;
• effettivo risparmio di spesa.

Anche in questo caso resta fermo il criterio di maggiore economicità.

Uso del mezzo proprio e compiti ispettivi

Il D.L. n. 78/2010, art. 6, comma 12, ha disapplicato per il personale contrattualizzato le norme che consentivano l’autorizzazione all’uso del mezzo proprio e il riconoscimento dell’indennità chilometrica, nonché le disposizioni contrattuali incompatibili. L’esclusione non opera per le missioni connesse a compiti ispettivi.

La circolare ministeriale richiamata chiarisce che anche per il personale adibito a funzioni ispettive, di verifica e controllo, il ricorso al mezzo proprio deve essere giustificato da concrete situazioni di disagio ed essere comunque economicamente più vantaggioso. L’autorizzazione non è automatica e deve essere verificata in concreto dal dirigente.

L’INPS considera assimilabili ai compiti ispettivi, ai fini della disciplina in esame, anche attività quali:

• audit interni;
• accessi ai cantieri per perizie o collaudi;
• visite domiciliari del personale medico per invalidità civile;
• attività peritali per conto dell’Istituto;
• accessi dei dirigenti e dei professionisti presso sedi di ulteriore incarico;
• accessi presso uffici giudiziari in territorio diverso da quello del Comune di servizio;
• accessi dei medici competenti presso Strutture diverse;
• accessi dei responsabili della sicurezza nei luoghi di lavoro.

Per tali missioni è stata istituita la voce di spesa 09 “Altre missioni per compiti ispettivi” nel capitolo 4U1102005.

Per le missioni diverse dai compiti ispettivi, l’eventuale autorizzazione all’uso del mezzo proprio rileva solo ai fini assicurativi, mentre resta escluso il rimborso delle spese di viaggio, comprese quelle autostradali, di parcheggio e di custodia. In questi casi l’Istituto riconosce, previa richiesta formale, un rimborso massimo pari al costo del mezzo pubblico più economico utile.

L’autorizzazione all’uso del mezzo proprio:

• non è consentita per le missioni all’estero;
• richiede la documentazione della copertura RCA obbligatoria e della revisione del veicolo;
• deve essere espressamente motivata nel provvedimento;
• può riguardare un solo veicolo per dipendente.

Per i soli ispettori di vigilanza, l’autorizzazione può essere rilasciata per un anno; il dipendente deve comunicare ogni variazione degli elementi utili all’autorizzazione.

Anticipazione sul trattamento di missione

Il personale inviato in missione ha diritto a un’anticipazione non inferiore al 75% della spesa complessiva presunta della trasferta, limitatamente alle spese che saranno sostenute direttamente dal dipendente. Il dirigente valuta la congruità della stima e può autorizzare anche anticipi di importo superiore, se giustificati da esigenze oggettive.

Per le Strutture della Direzione generale l’autorizzazione agli anticipi compete alla Direzione centrale risorse umane. L’anticipo non può essere erogato:

• se la richiesta non indica in dettaglio il costo complessivo presunto, articolato per voci di spesa;
• se la richiesta arriva quando la missione è già conclusa.

Se la missione è urgente e immediata, al rientro il dipendente non deve chiedere l’anticipo, ma presentare tempestivamente la documentazione di liquidazione. L’anticipo viene recuperato automaticamente con la seconda retribuzione utile successiva all’erogazione.

Diritto al trattamento di missione e calcolo della durata

Il trattamento di missione spetta per trasferte in un Comune diverso da quello in cui si trovano sede di servizio, dimora abituale e residenza, purché la distanza sia non inferiore a 10 chilometri. Spetta anche:

• per trasferte nello stesso Comune a distanza non inferiore a 20 chilometri dalla sede di servizio;
• per il personale di vigilanza che accede a aziende, cantieri o altri luoghi connessi ad accertamenti, ubicati nelle località tabellate o propaggini del Comune della sede, oppure nello stesso Comune, se distanti non meno di 10 chilometri.

Se la trasferta avviene nella località di residenza o dimora abituale, è rimborsabile solo il viaggio dalla sede di servizio, con esclusione di pasti e alloggio.

La durata della missione è calcolata in base all’orario di partenza e rientro dalla sede di servizio o dalla propria abitazione, secondo la soluzione più economica. Quando la partenza avviene durante l’orario di lavoro, la decorrenza coincide con l’uscita timbrata dalla sede; analogamente, il rientro è attestato dal sistema di rilevazione presenze. Se mancano timbrature, valgono limiti massimi rispetto agli orari dei mezzi utilizzati.

Durata massima e missioni continuative

In linea generale non possono essere autorizzate, nello stesso anno solare, missioni per oltre 120 giornate complessive, comprensive dei tempi di viaggio, anche se svolte in ambiti territoriali diversi. Dal limite sono esclusi il personale con funzioni ispettive, il personale medico e infermieristico, i professionisti e il personale dei profili tecnici (geometri e periti industriali).

Il Direttore generale può autorizzare il superamento del limite fino a un massimo inderogabile di 240 giornate per anno solare; da tale ulteriore divieto sono esclusi i soli ispettori di vigilanza.

Le missioni continuative sono eccezionali e richiedono comprovate motivazioni e autorizzazione del Direttore generale. Si considera continuativa la missione svolta nella medesima località quando, in 30 giorni consecutivi, si superino complessivamente 240 ore di missione. Le strutture interessate devono presentare richiesta alla Direzione centrale risorse umane con piano delle attività e dei costi; ai fini del computo dei 120 giorni complessivi si sommano tutti i periodi nella medesima località non interrotti da più di 120 giorni di effettiva presenza in servizio.

Sospensione e interruzione della missione

La missione è sospesa in caso di malattia continuativa superiore a 5 giorni insorta durante la trasferta. È sospesa anche in caso di sciopero per l’intero orario giornaliero di servizio; in tale ipotesi non spetta il rimborso delle spese, salvo che il rientro risulti meno conveniente per l’Amministrazione. Per astensioni inferiori, l’indennità eventualmente spettante è ridotta di un ventiquattresimo per ogni ora di sciopero.

La missione può essere sospesa o interrotta anche per ferie o altre assenze prolungate previste dalla normativa, in presenza di gravi motivi personali o familiari e con preventiva autorizzazione. Se la missione viene sospesa o interrotta per motivi di servizio, la richiesta di liquidazione deve essere corredata da idonea documentazione che attesti l’esigenza di servizio.

Straordinario in missione e tempi di viaggio

Il personale in missione può svolgere lavoro straordinario se l’incarico comporta un’eccedenza rispetto all’orario ordinario giornaliero. Ai fini della remunerazione del lavoro straordinario conta solo il tempo effettivamente lavorato in sede, risultante dal sistema di rilevazione presenze, e non i tempi di viaggio, salvo per gli autisti, per i quali sono considerati anche il viaggio e la sorveglianza del mezzo.

Se il viaggio di andata o ritorno avviene in giorno festivo o non lavorativo per specifiche esigenze di servizio, il solo tempo di viaggio, aumentato di tempi tecnici standardizzati, può essere compensato con permessi orari da utilizzare possibilmente entro 15 giorni e comunque non oltre il bimestre successivo. La partenza anticipata al giorno precedente l’inizio dell’attività lavorativa in trasferta deve essere autorizzata in via preventiva nel provvedimento di missione.

Personale con compiti di collaborazione

Il personale non dirigenziale inviato al seguito del dirigente o componente di delegazione ufficiale può beneficiare dei rimborsi e dei trattamenti spettanti alla dirigenza o alla delegazione, se svolge compiti di collaborazione accessori, complementari o connessi all’attività del personale di qualifica superiore. Tale circostanza deve essere evidenziata nel provvedimento. Le agevolazioni riguardano i limiti massimi giornalieri di spesa per i pasti.

Documentazione, liquidazione e spese rimborsabili

Entro 45 giorni dal termine della trasferta il dipendente deve presentare la richiesta di liquidazione con la documentazione originale e copia del provvedimento di autorizzazione. Per il personale della Direzione generale, l’ufficio competente è l’Area gestione economica della Direzione centrale risorse umane.

La circolare ribadisce l’obbligo di attestare la presenza e la durata della prestazione lavorativa mediante badge personale quando la missione si svolge presso altre strutture dell’Istituto, anche per dirigenti e professionisti non soggetti a orario predeterminato.

In caso di smarrimento o furto dei documenti di spesa, il rimborso è possibile solo se viene prodotta copia conforme oppure, in caso di furto, denuncia alle autorità competenti quando non sia oggettivamente ottenibile la copia conforme. Al di fuori di tali ipotesi non è consentito alcun rimborso.

Spese di viaggio

Sono rimborsabili le spese di viaggio effettivamente sostenute e documentate, secondo quanto autorizzato nel provvedimento. È sempre necessaria l’esibizione dei titoli di viaggio, compresa la carta di imbarco per i voli, salvo i casi di smarrimento o furto.

Per i viaggi:

• in treno, spetta il biglietto di prima classe, comprensivo di supplementi e prenotazioni, e il posto letto in compartimento doppio; in mancanza, quello in compartimento singolo con idonea documentazione o preventiva autorizzazione;
• in nave, spetta il biglietto di prima classe, con eventuali supplementi e prenotazioni, e il posto letto in compartimento doppio; in mancanza, quello in compartimento singolo con documentazione o autorizzazione preventiva;
• in aereo, spetta il rimborso del biglietto in classe economica, con obbligo di acquisto di biglietti "chiusi"; i biglietti "open" non sono rimborsabili salvo equivalenza di costo documentata o casi eccezionali motivati e autorizzati.

Le tariffe convenzionate con i vettori costituiscono il tetto massimo rimborsabile.

Sono rimborsabili anche i mezzi pubblici locali e, se autorizzato, il taxi. La ricevuta del taxi deve essere regolare, datata e contenere il percorso effettuato. Quando più dipendenti si recano nella stessa sede e presumibilmente nelle stesse giornate e orari, si raccomanda di condividere il mezzo. Il taxi non è in ogni caso rimborsabile per il tragitto tra albergo e luogo della missione quando sia disponibile il trasporto pubblico locale.

Mezzo proprio: criteri di calcolo e rimborsi per compiti ispettivi

Per il mezzo proprio, ai fini dell’indennità chilometrica, le distanze devono essere calcolate con il servizio ACI on line, usando la modalità "distanza più breve"; in mancanza, si possono utilizzare altri siti indicati dalla circolare, secondo un ordine di preferenza, sempre privilegiando il percorso più breve. Per l’ambito locale, si usano specifici servizi on line, con esclusione dell’Aci per il calcolo tra indirizzi esatti.

Per gli ispettori, il computo fa riferimento ai chilometri effettivamente percorsi tra sede di servizio, o residenza se più vicina, e luogo dell’ispezione. Agli ispettori di vigilanza spetta un’indennità risarcitoria chilometrica pari al 40% del rimborso chilometrico per il trasporto di materiale, strumenti di lavoro e dotazioni di sicurezza.

Al personale in missione per compiti ispettivi spetta inoltre il rimborso documentato di:

• pedaggio autostradale;
• spese di parcheggio entro € 7,75 al giorno;
• spese di custodia del mezzo in garage convenzionato con l’albergo entro € 15,49 al giorno.

Se lungo il percorso più breve sono presenti autostrade a pedaggio, la mancata produzione delle ricevute del pedaggio impedisce anche il rimborso dell’indennità chilometrica. In presenza di Telepass è ammessa la produzione dell’estratto conto, purché sia chiaramente indicata la targa del veicolo autorizzato.

Non è più consentito il rimborso del parcheggio nelle aree aeroportuali, anche per missioni ispettive.

Mezzi pubblici, taxi e mezzo proprio nell’ambito della località di servizio

Per le attività svolte nel Comune della sede di lavoro spetta il solo rimborso dei mezzi pubblici o, se ne ricorrono le condizioni tassative, del taxi. Per i soli ispettori di vigilanza continuano ad applicarsi le disposizioni della circolare n. 113 del 23 giugno 2003.

Per gli accessi presso aziende, cantieri o altri luoghi connessi agli accertamenti, ubicati nelle località tabellate o propaggini del Comune della sede o nello stesso Comune, se distanti almeno 10 chilometri, è riconosciuta un’indennità risarcitoria chilometrica pari al 40% del rimborso chilometrico. Le distanze in ambito locale sono calcolate con i servizi web indicati dalla circolare, privilegiando il percorso più breve. È importante indicare indirizzo e numero civico dell’accesso.

Spese di alloggio

Il personale in trasferta può alloggiare in alberghi fino a 4 stelle. Se la missione dura oltre 12 ore, è rimborsabile il pernottamento in alberghi fino a 4 stelle in camera singola o doppia uso singolo, se la singola non è disponibile e con idonea dichiarazione del dipendente.

La prima colazione è rimborsabile solo se compresa nel prezzo della camera. Nelle missioni continuative nella stessa località di durata non inferiore a 30 giorni è possibile il rimborso della residenza turistico-alberghiera di categoria corrispondente, se più conveniente. Sono ammesse anche strutture bed & breakfast, purché rilascino documentazione fiscale idonea.

La documentazione deve consentire di identificare soggetto erogatore, beneficiario, tipologia di camera, durata e importo. Il dipendente deve risultare unico occupante della camera, altrimenti la spesa non è rimborsabile. In caso di prenotazione tramite agenzia o operatore turistico, occorre una ricevuta fiscale saldata con il nominativo del dipendente e i giorni di alloggio.

Il mancato rilascio o l’incompletezza della documentazione impediscono il rimborso. Il massimale giornaliero è pari a € 200,00 per alberghi 4 stelle e € 150,00 per alberghi 3 stelle. Le tariffe convenzionate costituiscono il tetto massimo rimborsabile.

Spese di vitto

Per missioni di durata superiore a 12 ore spetta il rimborso documentato del vitto entro € 22,26 per un pasto e € 44,26 per due pasti; per la dirigenza i limiti sono € 30,55 e € 61,10. Se la missione dura tra 8 e 12 ore spetta il rimborso di un solo pasto; sotto le 8 ore non è previsto il rimborso del pasto, ma eventualmente il buono pasto se ne ricorrono i presupposti.

È possibile utilizzare mensa o ristorazione eventualmente disponibili nella località di missione. Se tali servizi comportano una spesa documentata, restano fermi i limiti giornalieri; se sono gratuiti, il rimborso del secondo pasto eventualmente spettante resta nei limiti ordinari.

La documentazione deve essere idonea e sufficientemente dettagliata: ricevute fiscali oppure scontrini fiscali con indicazione della natura dell’esercizio e del dettaglio delle consumazioni, o diciture equivalenti come "pasto unico", "menù turistico" o "menù a prezzo fisso". Non sono rimborsabili documenti incongrui rispetto alla normale consumazione di un pasto, né pasti consumati al termine del viaggio di rientro o documenti riferiti a più di un coperto.

In alcune ipotesi specifiche la circolare prevede un compenso forfetario lordo di € 25,82, ridotto a € 22,26 in caso di missioni tra 8 e 12 ore o di impossibilità di consumare uno dei pasti. La misura riguarda, tra gli altri, geometri impegnati in accessi o perizie, addetti ai collaudi di opere e forniture, professionisti tecnici e funzionari dei profili tecnici, autisti di automezzi dell’Amministrazione e ispettori di vigilanza, anche quando non sia possibile interrompere l’azione ispettiva. Il compenso deve essere richiesto con motivazione e autorizzato al rientro; non è ammesso nei capoluoghi di provincia né quando, in caso di mezzo proprio, lungo i percorsi autostradali siano disponibili strutture di ristorazione, salvo l’eccezione per gli ispettori nei casi di impossibilità di sospensione dell’ispezione.

Diritti di agenzia e spese non rimborsabili

Non sono rimborsabili le commissioni, le spese amministrative e i diritti di agenzia relativi a prenotazioni alberghiere e biglietteria.

Missioni all’estero

Dal 31 maggio 2010 le diarie per le missioni all’estero non sono più dovute. In attesa del decreto interministeriale previsto dall’art. 6, comma 12, del D.L. n. 78/2010, sono sospese le liquidazioni delle missioni all’estero effettuate dopo tale data e sono sospesi anche i recuperi degli anticipi eventualmente erogati.

Resta raccomandato di conservare tutta la documentazione di viaggio, vitto e alloggio, inclusa la ricevuta fiscale dell’albergo. Restano ferme le altre disposizioni compatibili con la soppressione della diaria. Non è ammesso il rimborso per hotel di categoria lusso; se la ricevuta alberghiera non consente di identificare con chiarezza la categoria, deve essere prodotta una dichiarazione probatoria della Rappresentanza diplomatico-consolare del Paese estero interessato.

Per i pasti si raccomanda di applicare prudenzialmente le regole previste per le missioni nazionali. L’uso del mezzo proprio non è consentito nelle missioni all’estero.

Assicurazioni

Per il personale autorizzato all’uso del mezzo proprio opera una polizza assicurativa che copre i rischi non compresi nella RCA obbligatoria, cioè il danneggiamento del veicolo e le lesioni o il decesso del dipendente. Le somme pagate dall’assicurazione sono detratte dagli eventuali importi spettanti a titolo di equo indennizzo.

Per mezzo proprio si intende l’autovettura ad uso privato; sono esclusi veicoli per trasporto cose, trasporto promiscuo, uso speciale, motoveicoli e autocarri. La copertura opera solo se il mezzo è intestato al dipendente, al coniuge in comunione dei beni o è in comproprietà; nei casi di comunione o comproprietà serve il nulla osta del coniuge o dei comproprietari. Il dipendente deve inoltre dichiarare di esonerare l’Istituto da responsabilità per danni a persone o cose derivanti dall’uso del veicolo in missione.

Ciascun dipendente può essere autorizzato all’uso di un solo veicolo; per cambiare veicolo è necessaria una nuova autorizzazione con revoca della precedente.

Per i voli nazionali e internazionali i dipendenti possono stipulare una polizza assicurativa per morte o invalidità permanente, con premio rimborsabile, purché il massimale non superi dieci volte la retribuzione annua lorda desunta dal CUD dell’anno precedente e sia prodotta idonea documentazione.

Disposizioni finali

Per quanto non previsto dalla circolare, si rinvia alla normativa di legge e contrattuale e alle precedenti disposizioni interne compatibili. Sono disapplicate tutte le norme incompatibili con la disciplina vigente e con la circolare stessa.

I dirigenti autorizzatori devono verificare preventivamente che la missione si svolga secondo criteri di economicità, buon senso e congruità della spesa rispetto all’esigenza di servizio. La circolare entra in vigore dalla data di pubblicazione e il suo contenuto è recepito dalla procedura informatica GeMiNI, rilasciata il 1° gennaio 2011.