Circolare numero 34 del 7-2-1991

Decentramento degli adempimenti nell'area della Liquidazione e Gestione Pensioni

La circolare disciplina in modo organico il processo di decentramento degli adempimenti relativi alla liquidazione e alla gestione delle pensioni, con l'obiettivo di uniformare i comportamenti delle Sedi e dei Centri Operativi. Il documento distingue con precisione le attività affidate alle strutture decentrate da quelle che restano alla Sede madre, e dedica una parte specifica alla prima liquidazione delle pensioni e una terza parte al potenziamento del decentramento del prodotto "ricostituzioni".

Ambito del decentramento e riparto delle competenze

La prima parte elenca gli adempimenti che i Centri Operativi possono svolgere direttamente. Tra le attività connesse alle prime liquidazioni rientrano la ricezione, l'istruttoria e la liquidazione delle domande di pensione, da eseguire esclusivamente con le funzioni disponibili sulla stazione di lavoro PC-PS2/IBM del progetto pensioni.

Per la gestione delle pensioni, i Centri Operativi possono curare:

• ricostituzioni contributive, documentali e reddituali non rientranti nell'emissione generalizzata;
• variazioni d'ufficio del pagatore nell'ambito della propria competenza;
• trasferimenti del pagamento della pensione verso uffici pagatori della propria area territoriale o verso altre circoscrizioni, secondo i casi;
• ricezione di pensioni trasferite da altre sedi o centri;
• recupero somme indebite fino alla notifica del debito, con esclusione di quelle derivanti dall'elaborazione delle dichiarazioni reddituali;
• deleghe alla riscossione e deleghe sindacali;
• eliminazione delle pensioni;
• duplicati degli ordinativi di pagamento e del mod. 201;
• rettifiche del mod. 201;
• gestione delle rate maturate e non riscosse;
• pagamento di doppie annualità sulle reversibilità in caso di nuove nozze;
• conferma degli assegni di invalidità;
• detrazioni d'imposta.

Restano invece alla Sede madre alcune funzioni centrali, tra cui:

• Ufficio pagatore 999 e analoghi;
• pensioni soggette all'art. 8 della legge 638/1983;
• rinnovo degli ordinativi di pagamento;
• acquisizione e gestione delle dichiarazioni reddituali;
• lettura ottica delle cedole di pagamento;
• domande in Convenzione Internazionale, per Fondi Speciali o per contribuzione marittima;
• recupero delle somme indebite dalla fase successiva alla notifica.

Prima liquidazione delle pensioni

Il Centro Operativo provvede a ricevere, caricare in EAD 75, istruire e liquidare le domande di prima liquidazione, utilizzando esclusivamente le funzioni predisposte sulla stazione di lavoro PS2 dal Progetto pensioni. Successivamente cura la stampa, il controllo, la spedizione degli elaborati e la gestione amministrativa e contabile degli arretrati e delle rate correnti.

Per il controllo del processo produttivo la circolare rinvia alle circolari n. 247 del 23 novembre 1989 e n. 113 del 16 maggio 1990, mentre per la stampa degli elaborati richiama le istruzioni operative del Servizio EAD.

Spedizione degli elaborati e documentazione da inviare

Nella fase di spedizione il Centro Operativo deve:

• inviare i mod. P1 Ott. agli uffici pagatori con gli elenchi mod. P7/M firmati;
• trasmettere copia dei P7/M delle pensioni localizzate presso uffici postali alla Direzione Provinciale P.T. competente, insieme ai modd. PREV1;
• inviare alle organizzazioni sindacali dei pensionati i tabulati delle trattenute sindacali operate sulle prime liquidazioni (TR Sind.);
• spedire al pensionato, unitamente al libretto di pensione, i modelli TE08, TE09 e TE10, oltre all'estratto contributivo e al mod. RETR PENS;
• inviare ai Comuni i modd. IVS08 per l'aggiornamento dell'anagrafe dei pensionati.

Gestione amministrativa e contabile degli arretrati

Sul piano contabile e amministrativo, il Centro Operativo deve:

• conservare in apposita raccolta la copia dei mod. P7/M relativi ai mod. P1 Ott. spediti;
• segnalare all'Ufficio Ragioneria della Sede l'ammontare dei pagamenti disposti con le nuove liquidazioni, con particolare attenzione agli arretrati;
• contabilizzare le somme reincassate in fase di prima liquidazione, mediante una specifica numerazione dei mod. SC20 da inviare alla Ragioneria;
• gestire le somme accantonate al codice Ufficio pagatore TRL, verificando se debbano essere corrisposte in tutto o in parte oppure reincassate integralmente.

La circolare precisa che, se la somma accantonata è dovuta integralmente, il Centro invia il mod. P1 r Ott. all'Ufficio pagatore; se è dovuta solo in parte, predispone il mod. IP6 bis per il pagamento, il mod. SC20 per il reincasso della parte non spettante e il mod. P3 Ott. per il riepilogo delle cedole da sottoporre successivamente a lettura ottica; se non è dovuta, predispone il mod. SC20 e il mod. P3 Ott. Nei casi di pagamento parziale o mancato pagamento, il tutto viene inviato alla Sede per gli adempimenti di competenza, come contabilizzazione, lettura ottica e procedura emesso/pagato.

I mod. Imp Rett., contenenti dati integrativi o modificativi delle certificazioni fiscali, devono essere tenuti separatamente per consentire la successiva rettifica dei mod. 201.

Prime liquidazioni collocate presso particolari uffici pagatori

Per le pensioni di invalidità soggette all'art. 8 della legge 638/1983, la circolare osserva che, in fase di prima liquidazione, non dovrebbero più esserci casi diversi da quelli provenienti da ricorsi o da domande accolte in sede giudiziaria. Poiché la norma non si applica alle pensioni di inabilità e agli assegni di invalidità liquidati ai sensi della legge 222/1984, se il caso si verifica il fascicolo di pensione, il mod. P1 Ott. e la documentazione devono essere inviati alla Sede per la successiva gestione.

Per le pensioni collocate presso uffici pagatori di sede, come il 999, la gestione contabile è affidata alla Sede competente, mentre il Centro Operativo invia i mod. P1 Ott. e può memorizzare le motivazioni della localizzazione con la procedura periferica, così da rendere trasparente la gestione per tutto il sistema informativo di Sede, compresi gli sportelli del Centro. Resta anche al Centro la memorizzazione dei codici "tipo debito".

Ricostituzioni, supplementi e trasferimenti di pagamento

Per le ricostituzioni contributive, documentali e reddituali, nonché per i supplementi di pensione, il Centro Operativo riceve, carica in EAD 75, istruisce e trasmette le domande con il Pgm 480. La fase di calcolo è attivata dalla Sede madre, che provvede anche alla stampa di tutti gli elaborati. La Sede madre deve inviare con urgenza al Centro gli elaborati delle pratiche proposte, per il controllo del processo produttivo e la gestione delle somme accantonate. La sostituzione degli ordinativi di pagamento resta alla Sede madre per la generalità delle pensioni ricostituite, fino a quando non sarà possibile decentrare anche le stampe.

Per la variazione dell'ufficio pagatore nell'ambito della competenza del Centro, l'operatore deve aggiornare il P7/M ricevuto dalla Sede, inviare il mandato di pagamento se il mod. P1 Ott. è in suo possesso e registrare la variazione con la procedura VT (Pgm 720).

Se il trasferimento del pagamento avviene verso uffici pagatori di Centri operanti nell'ambito della Sede madre o della stessa Sede, il Centro aggiorna il P7/M, invia alla Sede o al Centro competente il mod. P30 M insieme al mod. P1 Ott. e, se presente, il fascicolo di pensione; in seguito effettua la variazione con la procedura VT. Se invece il trasferimento riguarda uffici pagatori di altri ambiti territoriali, il Centro aggiorna il P7/M e invia alla Sede madre il mod. P30 M con il mod. P1 Ott. e l'eventuale fascicolo, lasciando alla Sede gli ulteriori adempimenti. In caso di ricezione di pensioni trasferite da altre circoscrizioni, tutti gli adempimenti restano alla Sede madre, che cura anche la segnalazione con Pgm 720 e l'invio dell'eventuale mod. P1 Ott.; il fascicolo viene inoltrato alla Sede madre per l'archiviazione.

Recupero indebito, deleghe, eliminazioni e duplicazioni

In materia di recupero di somme indebite, il Centro acquisisce dati e notizie tramite la procedura automatizzata di recupero crediti su prestazioni (main Pgm 6950) e trasmette al Settore recupero crediti della Sede ogni elemento utile. Dopo la notifica dell'indebito, l'ulteriore documentazione giacente o acquisita va inviata alla Sede madre.

Per le deleghe alla riscossione, l'operatore deve:

• verificare se il delegato è già titolare di deleghe intestate a più di due persone;
• inserire i dati del delegato con Pgm 4922;
• apporre l'autorizzazione a riscuotere sul retro del mod. PDM da inviare all'Ufficio pagatore, anche tramite l'interessato;
• informare il pensionato in caso di impossibilità di concedere l'autorizzazione, specificandone i motivi.

Per l'eliminazione delle pensioni, il Centro può ricevere segnalazioni o documenti che comportano revoca o eliminazione. Se la pensione è in carico al Centro per competenza di Ufficio pagatore, l'operatore deve richiamare il P1 Ott. o sospendere il pagamento, compilare il mod. Telim 05, acquisire l'eliminazione con il Pgm 720 (3510), annullare le cedole non riscosse, richiedere se necessario il fascicolo di pensione, segnalare eventuali indebite riscossioni con il Pgm 6950 e inviare i fascicoli eliminati all'archivio della Sede o inserirli nel fascicolo della reversibilità. Se la pensione non è in carico al Centro, la notizia o la documentazione vanno trasmesse con sollecitudine, anche via fax, alla Sede o al Centro competente, utilizzando uno dei codici di eliminazione previsti e senza ricorrere al codice di Ufficio pagatore ELI.

Per la duplicazione del mod. P1 Ott., il Centro riceve la richiesta e la trasmette con urgenza alla Sede madre, che provvede alla duplicazione, all'invio all'Ufficio pagatore e all'aggiornamento del P7/M; la Sede comunica poi l'avvenuta duplicazione al Centro, che aggiorna a sua volta la propria copia del P7/M. La duplicazione del mod. 201 resta disciplinata dalle modalità vigenti fino a quando non sarà possibile stampare direttamente presso il Centro.

Rate maturate, doppie annualità, deleghe sindacali e conferma degli assegni di invalidità

Per il pagamento delle rate maturate e non riscosse, l'operatore del Centro istruisce le domande o quelle aperte d'ufficio a seguito della liquidazione della reversibilità, richiede se necessario il fascicolo di pensione, pone in pagamento le somme con mod. IP6 Bis e trasmette a Sede madre i relativi mod. SC20 per l'inoltro alle banche; inoltre compila i modelli necessari per la modulistica fiscale di fine anno e li invia al competente Settore della Sede madre per le imputazioni contabili e per la predisposizione dei dati del mod. P18.

Analogo flusso è previsto per il pagamento delle doppie annualità: l'operatore istruisce le domande, richiede l'eventuale fascicolo, elimina o ricostituisce la pensione di reversibilità secondo il caso, dispone il pagamento con mod. IP6 Bis e trasmette alla Sede madre i mod. SC20 e la documentazione fiscale di fine anno.

Per le deleghe sindacali, il Centro riceve le deleghe corredate da elenco in duplice copia, acquisisce la delega con Pgm 720 (3520), annota sulla seconda copia le eventuali cause di mancata acquisizione e restituisce all'organizzazione sindacale la copia con le annotazioni.

Sulle conferme degli assegni di invalidità, la circolare descrive una fase transitoria: la procedura automatizzata estrae gli assegni in scadenza per l'invio della comunicazione al pensionato, ma la lista non può ancora essere differenziata per competenza tra Sede madre e Centri Operativi. In tale situazione la Sede madre stampa la lista, individua gli assegni di competenza dei Centri e invia a ciascuno la propria copia, oltre al fascicolo sanitario se localizzato presso la Sede. Il Centro, a sua volta, riceve l'elenco e gli eventuali fascicoli sanitari, aggiorna le posizioni in EAD 75 con il proprio codice, riceve e trasmette le domande al sanitario del Centro, aggiorna la scadenza in caso di accoglimento o elimina l'assegno in caso di rigetto.

Infine, le detrazioni d'imposta possono essere acquisite o variate direttamente dal Centro tramite l'apposita funzione del Pgm 720.

Priorità strategica: decentramento del prodotto "Ricostituzioni"

La terza parte evidenzia che, dai dati di produzione elaborati con la procedura DAPRO, molti Centri Operativi risultano ancora poco attivi nella gestione pensionistica, o limitati ad adempimenti marginali. Questa situazione è ritenuta non coerente con gli obiettivi della circ. 43/90, che aveva già fissato scadenze per l'avvio del decentramento delle varie fasi produttive.

La circolare sottolinea che l'area delle ricostituzioni è quella in cui il ritardo appare più evidente e, al contempo, quella che richiede con maggiore urgenza un intervento mirato per aumentare l'efficacia operativa. Per questo motivo si indica come prioritaria la trattazione decentrata del prodotto "Ricostituzioni" in tutte le sue articolazioni.

Nei Centri Operativi che dispongono di margini operativi non ancora utilizzati e nelle SAP con risorse trasferibili, la circolare consente che la trattazione decentrata delle domande di ricostituzione avvenga anche in deroga alle disposizioni del punto 2.1.1 della circ. 43/90, purché il numero delle domande trasferite sia proporzionato alla capacità effettiva della struttura decentrata.

Adempimenti organizzativi e termine di comunicazione

SAP e Sedi Regionali interessate devono adottare tutte le iniziative utili per accelerare le fasi propedeutiche al decentramento, tra cui:

• reperimento delle risorse umane;
• interventi di formazione;
• organizzazione operativa necessaria all'avvio del ciclo completo di trattazione decentrata.

Entro il 10 febbraio 1991 deve essere comunicata alla Sede Centrale, Direzione Centrale per la Politica Organizzativa, la data di avvio della trattazione decentrata, per ciclo completo, delle domande di ricostituzione.