R.R. Valle d'Aosta 2/2008

Disciplina del diritto di accesso ai documenti amministrativi nella Valle d’Aosta

Il regolamento disciplina, per l’Amministrazione regionale della Valle d’Aosta, le modalità di esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi e i casi di esclusione, in attuazione della legge regionale 6 agosto 2007, n. 19. La disciplina riguarda sia l’accesso da parte dei privati sia quello delle pubbliche amministrazioni, con regole su procedimento, costi e tutela della riservatezza.

Ambito di applicazione e titolarità del diritto

Il diritto di accesso spetta ai soggetti privati, compresi portatori di interessi pubblici o diffusi, purché abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente a una posizione giuridicamente tutelata collegata al documento richiesto. È ammesso anche l’accesso delle pubbliche amministrazioni quando la conoscenza dell’atto sia funzionale alle loro attribuzioni. Restano fuori dal regolamento i casi di acquisizione diretta dei documenti previsti dalla legge regionale n. 19/2007.

Accesso informale e accesso formale

L’accesso si esercita normalmente in via informale, mediante richiesta motivata anche verbale alla struttura regionale competente a formare o detenere stabilmente il documento. Il richiedente deve indicare il documento o gli elementi per individuarlo, specificare il proprio interesse e attestare identità e, se del caso, poteri rappresentativi.

L’istanza informale è esaminata immediatamente e senza formalità; se accolta, consente di ottenere l’indicazione della pubblicazione contenente il documento, l’esibizione per la visione o l’estrazione di copia. Il responsabile del procedimento redige un sintetico verbale dell’esito.

La richiesta formale è necessaria quando non sia possibile l’accoglimento immediato, in particolare per difficoltà di reperimento del documento, dubbi sull’identità o sull’interesse del richiedente, problemi di accessibilità o esigenze di tutela della riservatezza, nonché quando vi siano controinteressati. Il richiedente può comunque scegliere sempre la forma formale, anche fuori da tali casi, e la struttura deve rilasciarne ricevuta se richiesta.

Presentazione della domanda formale

La richiesta formale va indirizzata alla struttura competente; se questa non è agevolmente individuabile, la domanda può essere inviata al dirigente della struttura per le relazioni con il pubblico. Se l’istanza è presentata a ufficio diverso, questo la trasmette immediatamente alla struttura competente, informandone il richiedente.

La domanda deve contenere:

• generalità del richiedente e dell’interessato, se diversi, con eventuali recapiti;
• indicazione dei poteri rappresentativi, se la richiesta è presentata per conto di terzi;
• elementi per identificare il documento;
• indicazione espressa dell’eventuale necessità di copia in bollo;
• interesse alla base della richiesta;
• sottoscrizione.

Una sola richiesta può riguardare più documenti, purché siano identificabili. L’istanza può essere trasmessa anche per posta, telefax o mezzi telematici idonei a certificarne provenienza e ricezione, se attivati.

Controinteressati e contraddittorio

La struttura deve comunicare la richiesta agli eventuali controinteressati, identificati anche sulla base degli atti connessi al documento richiesto, usando mezzi idonei a certificare provenienza e ricezione. I controinteressati possono presentare opposizione motivata entro dieci giorni. Se l’opposizione non è accolta, la relativa motivazione deve essere riportata nell’atto di accoglimento e comunicata ai controinteressati.

Conclusione del procedimento, esito e termini

L’accoglimento avviene mediante indicazione della pubblicazione contenente il documento, oppure mediante esibizione o rilascio di copia. L’atto di accoglimento deve indicare l’ufficio presso cui rivolgersi per la visione o per il ritiro della documentazione.

L’accoglimento di una richiesta relativa a un documento comporta anche la possibilità di accedere agli altri documenti richiamati nello stesso e appartenenti al medesimo procedimento, salvo esclusioni e limitazioni previste dalla legge regionale e dal regolamento.

Il procedimento deve concludersi entro trenta giorni dalla presentazione dell’istanza alla struttura competente. Decorso inutilmente tale termine, la domanda si intende respinta. Se l’istanza è irregolare o incompleta, entro dieci giorni la struttura deve chiederne la regolarizzazione; il termine ricomincia dalla presentazione della richiesta perfezionata. Se entro venti giorni non arrivano le integrazioni, il responsabile archivia il procedimento, informandone richiedente e controinteressati.

Esame dei documenti e rilascio di copie

L’esame avviene mediante consultazione dei documenti presso la struttura competente, alla presenza di personale addetto. Il richiedente può prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti, ma non può asportarli o modificarli. L’accesso alla visione può avvenire anche con persona accompagnatrice o delegata, purché le generalità siano annotate in calce alla richiesta.

L’estrazione di copia avviene con consegna a mano o tramite posta raccomandata con avviso di ricevimento; per dati contenuti in strumenti informatici possono essere rilasciati supporti dedicati o trasmissioni telematiche idonee a certificare provenienza e ricezione. Sono ammesse copie parziali, purché comprendano prima e ultima pagina e indichino le parti omesse.

Spese, bollo e tariffe

La richiesta di accesso è esente da imposta di bollo, salvo il caso di copie autentiche. L’esame dei documenti è gratuito. Sono invece a carico del richiedente le spese di riproduzione e, per le copie autentiche, l’imposta di bollo; se la copia è su supporto informatico, sono a carico del richiedente anche le spese del supporto, se non fornito da lui.

La Giunta regionale deve determinare con propria deliberazione, entro novanta giorni dall’entrata in vigore del regolamento, le misure e le modalità di versamento per il rimborso delle spese di riproduzione e l’eventuale esonero per richieste di modesto numero di copie. Al ritiro della copia va dimostrato l’avvenuto pagamento delle somme dovute.

Differimento, rifiuto, esclusioni e tutela della riservatezza

Il rifiuto, la limitazione o il differimento dell’accesso, nei casi previsti dalla legge regionale n. 19/2007, devono essere motivati con riferimento specifico alla normativa vigente e alle circostanze di fatto. Gli atti relativi sono comunicati al richiedente e ai controinteressati. Se disposto, il differimento deve indicarne la durata; alla scadenza può essere prorogato una sola volta.

L’accesso è sempre escluso nei casi previsti dall’articolo 41 della legge regionale n. 19/2007. Sono inoltre sottratti, in particolare, i documenti contenuti nei fascicoli personali dei dipendenti regionali per le parti relative a situazioni personali e familiari, salute, situazione professionale, economico-finanziaria e sindacale; i documenti su situazioni personali, familiari, economiche, professionali e di salute di persone fisiche; quelli su condizioni economico-finanziarie o processi tecnico-produttivi di soggetti privati; la corrispondenza epistolare privata usata ai fini amministrativi; i documenti di procedimenti giudiziari, disciplinari o di dispensa dal servizio; e quelli relativi ad accertamenti ispettivi e amministrativo-contabili.

L’accesso a tali documenti deve comunque essere garantito quando la loro conoscenza sia necessaria per curare o difendere i propri diretti interessi giuridici. Se contengono dati sensibili, dati giudiziari, dati relativi allo stato di salute o alla vita sessuale, o altre informazioni qualificabili come particolarmente riservate, l’accesso è consentito solo nei casi e con i limiti previsti dalla legge regionale n. 19/2007.

Regime finale e abrogazione

Il regolamento abroga il precedente regolamento regionale 14 luglio 2000, n. 3, che disciplinava la materia. Il comma che prevedeva la pubblicazione delle deliberazioni della Giunta regionale in un’apposita sezione del sito internet regionale è stato successivamente abrogato nel 2018, con conseguente perdita di efficacia di quella specifica previsione.