Circolare numero 290 del 21-12-1992

Decentramento delle pensioni dei Fondi speciali di previdenza

La circolare illustra il processo di decentramento degli adempimenti relativi alla liquidazione delle pensioni degli iscritti ai Fondi speciali di previdenza, nel quadro del nuovo modello organizzativo dell’Istituto e dell’operazione Pensionesubito. Lo scopo è quello di trasferire progressivamente alle strutture periferiche la gestione del ciclo di lavorazione, assicurando continuità del servizio, autonomia operativa e supporto centrale nelle fasi di transizione.

Obiettivi e logica organizzativa

Le iniziative già avviate sono state finalizzate a:

• costituire un Data Base Centrale dell’archivio assicurativo degli iscritti ai Fondi speciali, per consentire alle Sedi il prelievo automatizzato degli elementi contributivi necessari alla liquidazione delle pensioni;
• predisporre nuove procedure automatizzate di liquidazione e ricostituzione, attribuendo piena autonomia alle Sedi;
• realizzare procedure automatizzate per la definizione e il calcolo di domande di riscatto, ricongiunzione e riconoscimento;
• evitare che il trasferimento degli adempimenti alle strutture periferiche produca disfunzioni o peggioramenti del livello di servizio.

Con la cessazione dell’attività dei Servizi Fondi Speciali di Previdenza e Previdenza Marinara e Addetti Pubblici Servizi di Trasporto, il rilascio delle nuove procedure e il completamento della formazione, si considerano mature le condizioni per completare il decentramento già avviato con l’estensione dell’operazione Pensionesubito agli iscritti ai Fondi speciali.

Ruolo di Pensionesubito, SAP e Centri operativi

L’assetto organizzativo prevede che il processo venga inserito nell’assetto produttivo delle SAP e dei Centri operativi secondo le linee della circolare n. 105 del 19 aprile 1991.

Per i Centri operativi, il Comitato dei Direttori può valutare, nella primissima fase, una competenza limitata alla sola ricezione della domanda e al contatto con i clienti, attività già svolte nell’ambito di Pensionesubito. In ogni caso, entro sei mesi dall’avvio dell’operazione, tutti i Centri operativi dovranno gestire in piena autonomia l’intero ciclo di prodotto delle prime liquidazioni.

L’isola Pensionesubito è individuata come centro di responsabilità dell’operazione. Essa, già preposta al contatto e all’intervista con gli assicurati, curerà anche, per le domande presentate dal mese di dicembre 1992, le fasi di accertamento del diritto e di liquidazione della prestazione, sulla base delle istruzioni operative e del materiale formativo predisposto.

Attività che restano temporaneamente a livello centrale

La correzione e l’implementazione degli archivi automatizzati restano, per il momento, in capo alla Struttura Centrale di Progetto, in attesa del definitivo rilascio degli archivi.

Per il Fondo del personale addetto ai pubblici servizi di trasporto, continuano inoltre a essere svolti centralmente, presso la Direzione Centrale per le pensioni, gli adempimenti relativi alle determinazioni annuali previste dall’art. 16 della legge 29 ottobre 1971, n. 889, sulla pensionabilità degli elementi accessori della retribuzione. L’elenco aggiornato delle competenze accessorie per ciascuna Azienda autoferrotramviaria sarà trasmesso alle Sedi per agevolare l’istruttoria delle pensioni.

Pensioni di invalidità

Le domande di pensione di invalidità confluiscono anch’esse nell’isola Pensionesubito, dato il carattere specifico della normativa e il numero contenuto delle richieste.

La circolare precisa che, rispetto alla prassi precedente, viene eliminata la fase di trasmissione del verbale medico-legale al Dipartimento Centrale per il successivo giudizio. Nel nuovo assetto il procedimento si conclude con il solo accertamento del medico di Sede, che diventa sufficiente ai fini della trattazione della domanda.

Rilascio delle procedure e soluzione transitoria

Nel corso del mese di dicembre vengono rese disponibili alle strutture periferiche le procedure per:

• il colloquio centro/periferia;
• l’emissione dell’estratto conto sintetico;
• la liquidazione con calcolo passante delle domande di prima liquidazione.

In parallelo, fino al raggiungimento della piena autonomia operativa sugli archivi automatizzati, viene adottata una soluzione transitoria basata su un codice che attesta il grado di affidabilità di ciascuna posizione assicurativa e sulla possibilità di svolgere il colloquio in via telematica.

La soluzione si articola in tre ipotesi:

• posizioni assicurative già validate in via definitiva, su cui gli operatori delle Sedi possono operare senza problemi;
• posizioni la cui validazione richiede una sistemazione da parte della Struttura, nei casi di discordanza tra quanto dichiarato dall’interessato e quanto rilevato dalla Sede;
• assenza della posizione assicurativa, a fronte di una dichiarazione dell’interessato di aver svolto attività lavorativa, con conseguente richiesta di caricamento in archivio alla Struttura Centrale.

Adempimenti delle Sedi e dei Centri operativi

Le strutture periferiche continuano a gestire la fase di contatto e di intervista non solo per gli assicurati i cui dati anagrafici sono già presenti nell’archivio locale Pensionesubito, ma anche per tutti coloro che si presentino spontaneamente a presentare domanda, anche se non estratti a livello centrale. I loro dati anagrafici devono essere immessi negli archivi locali per proseguire l’istruttoria come per i lavoratori già censiti.

Poiché le pensioni di anzianità risultano sospese per tutto il 1993, le Sedi devono astenersi dallo spedire questionari ai pensionandi iscritti ai Fondi speciali i cui nominativi siano stati caricati negli archivi nell’ambito di Pensionesubito e che non perfezionino l’età nel 1993, per evitare di generare aspettative non coerenti con il quadro normativo.

Quando l’interessato si presenta in Sede, l’operatore:

• attiva le transazioni per l’emissione dell’estratto contributivo;
• esamina l’estratto con l’assicurato;
• segnala alla Struttura Centrale le discordanze o anomalie riscontrate, oppure richiede il caricamento della posizione assicurativa tramite la procedura di colloquio centro/periferia.

La Struttura Centrale provvede a integrare o correggere i dati e restituisce, in tempi brevi, un ok di validazione. Anche quando non emergano discordanze evidenti, fino al rilascio definitivo degli archivi e per tutte le posizioni non ancora confermate, l’isola deve comunque acquisire la validazione della Struttura Centrale prima di procedere alla liquidazione.

Ricevuta la validazione dei dati e acquisita la dichiarazione aziendale di cessazione dell’attività lavorativa, insieme alla documentazione prevista, l’operatore procede all’accertamento del diritto e alla liquidazione mediante la nuova procedura di calcolo passante. La circolare raccomanda inoltre di cadenzare calcolo e stampa degli elaborati con la stessa periodicità prevista per le altre pensioni.

Formazione, supporto e coordinamento

Per accompagnare il trasferimento delle competenze, il piano di formazione in corso prevede un follow-up dedicato a integrare i corsi già svolti, soprattutto sui profili tecnici relativi a:

• gestione degli archivi automatizzati;
• colloquio centro/periferia;
• emissione dell’estratto conto sintetico.

Considerata la complessità della normativa dei Fondi speciali e la distribuzione territoriale non omogenea degli assicurati, viene inoltre reso disponibile alle Sedi regionali un pacchetto didattico in autoistruzione (CBT), destinato a fungere da supporto per conoscenza, approfondimento, documentazione e autoverifica.

La Struttura Centrale di Progetto continua a mantenere i collegamenti con le strutture periferiche e a garantire una transizione graduale, anche dopo l’avvio del decentramento, sia per definire il lavoro residuo sia per offrire consulenza agli operatori periferici, anche tramite l’intervento di personale esperto presso le unita periferiche.

Le strutture istituzionali di coordinamento e verifica devono monitorare attentamente l’attuazione delle varie fasi del decentramento e rilevare ulteriori esigenze formative. Le SAP, dal canto loro, devono sostenere le attività dei Centri operativi nella fase iniziale. Le professionalità regionali formate nella prima fase possono essere impiegate a supporto del processo e costituiscono anche un riferimento per la Sede Centrale nella verifica della qualità del servizio, che deve restare omogenea rispetto a quella resa per le altre pensioni di competenza.

Nelle aree metropolitane, il Comitato dei Direttori è chiamato a svolgere un ruolo di coordinamento tra le diverse strutture.

Ricostituzioni

Il decentramento alle unità periferiche delle attività di istruttoria e liquidazione delle domande di ricostituzione è previsto nei primi mesi del 1993. La misura sarà attuata dopo il completamento della formazione specifica e con l’imminente rilascio delle procedure automatizzate dedicate.

Riscatti, ricongiunzioni e riconoscimenti

Il completamento del decentramento di tutte le attività relative a riscatti, ricongiunzioni e riconoscimenti è previsto per il primo semestre del 1993, in coincidenza con il rilascio delle procedure automatizzate da parte del Centro di Programmazione Regionale per le Marche.

In particolare, per il Fondo telefonici, il rilascio delle procedure di unificazione delle posizioni assicurative ai sensi dell’art. 5 della legge n. 58/92 è previsto per febbraio 1993.

In attesa del rilascio delle procedure, la Struttura di Progetto continua a definire le domande di riscatto, ricongiunzione e riconoscimento, dando priorità a quelle collegate a pratiche di pensione.

Una volta completato l’aggiornamento dei conti e rese disponibili le procedure automatizzate per la definizione decentrata delle domande dei Fondi speciali, le Sedi regionali, d’intesa con i Direttori delle SAP, dei Centri operativi e delle Agenzie Urbane, dovranno valutare l’avvio del completamento del ciclo operativo presso le microstrutture territoriali, in funzione dello stato di avanzamento del decentramento e dell’entità dei flussi gestiti.

Chiusura operativa

Per offrire un quadro completo delle discipline applicabili ai singoli Fondi speciali di previdenza, sono in corso di emanazione circolari riepilogative delle disposizioni di ciascun Fondo. Eventuali problemi di carattere generale emersi nella liquidazione delle pensioni devono essere sottoposti alla Direzione Centrale per le pensioni.