Risposta n. 22 del 4/10/2018

Spese di trasporto in trasferta documentate con estratto conto cartaceo

L’interpello riguarda la corretta documentazione delle spese di trasporto sostenute per trasferte fuori del territorio comunale dei dipendenti, quando il pagamento è effettuato direttamente dal datore di lavoro tramite carta di pagamento virtuale e i titoli di viaggio sono emessi in formato elettronico. La questione è rilevante ai fini della non imponibilità nel reddito di lavoro dipendente e della conseguente applicazione o meno della ritenuta d’acconto.

Fattispecie rappresentata dalla società istante

La società istante descrive una procedura centralizzata, utilizzata anche dalle altre società del gruppo, per la gestione delle trasferte. Il dipendente, prima della trasferta, inserisce a sistema la richiesta di autorizzazione indicando:

• scopo del viaggio;
• tipo di trasferta;
• attività da svolgere;
• data di inizio e di fine;
• luogo di destinazione;
• richiesta di prenotazione dei servizi.

Una volta ottenuta l’approvazione, il dipendente prenota i servizi di trasporto e alloggio in autonomia tramite il sistema informatico, oppure, nei casi più complessi o per il trasporto ferroviario, si avvale dell’agenzia viaggi di fiducia della società.

L’acquisto dei servizi di trasporto aereo, ferroviario o marittimo viene normalmente effettuato direttamente dal datore di lavoro tramite l’agenzia viaggi. Il pagamento avviene con una carta di pagamento virtuale con addebito centralizzato su conto corrente della società. La società emittente la carta, iscritta all’Albo degli Istituti di Pagamento, mette a disposizione un estratto conto digitale mensile in formato PDF.

L’estratto conto riporta, per ogni transazione, dati analitici quali:

• data d’acquisto;
• nome del passeggero;
• centro di costo;
• codice identificativo del dipendente;
• codice identificativo del viaggio;
• prestatore d’opera e descrizione della prestazione;
• valuta e importo pagato.

Le spese vengono poi attribuite automaticamente alle note spese della specifica trasferta e il dipendente, al rientro, conferma l’effettiva fruizione dei servizi prepagati, validandoli nella nota spese. La società precisa inoltre che, per i biglietti elettronici e le carte d’imbarco, attualmente stampa i documenti su carta e li conserva insieme alla nota spese, ma tale soluzione comporta un aggravio di attività e costi.

Quesito posto all’Agenzia delle Entrate

La società, in qualità di sostituto d’imposta, chiede se le spese di trasporto pagate direttamente per i dipendenti in trasferta, nei casi in cui non sia prevista l’emissione di biglietti cartacei, possano essere considerate idoneamente documentate mediante il solo estratto conto stampato su supporto cartaceo, senza allegare alla nota spese la copia cartacea dei biglietti elettronici e delle carte d’imbarco. Chiede inoltre se, in tal caso, l’estratto conto sia sufficiente per applicare il regime di non imponibilità di cui all’art. 51, comma 5, TUIR e per evitare la ritenuta ex art. 23, comma 2, lett. a), d.P.R. 600/1973.

Soluzione interpretativa proposta dal contribuente

La società ritiene che il requisito documentale previsto dall’art. 51, comma 5, del TUIR sia soddisfatto anche senza l’allegazione alla nota spese della stampa dei biglietti elettronici e delle carte d’imbarco. Secondo la sua impostazione, l’estratto conto delle spese di trasporto sostenute direttamente dalla società costituirebbe documentazione idonea a dimostrare il sostenimento dell’onere, rendendo così applicabile la non imponibilità e facendo venir meno l’obbligo di operare la ritenuta d’acconto IRPEF e le addizionali locali.

Normativa richiamata

L’Agenzia richiama il principio di onnicomprensività del reddito di lavoro dipendente, secondo cui costituiscono reddito tutte le somme e i valori percepiti in relazione al rapporto di lavoro ai sensi dell’art. 51, comma 1, TUIR. Richiama inoltre il comma 5 del medesimo articolo, che disciplina il regime agevolativo per le trasferte fuori del territorio comunale, prevedendo la non imponibilità, tra l’altro, delle spese di trasporto sostenute dal datore di lavoro per consentire lo svolgimento dell’attività lavorativa fuori sede.

Viene altresì richiamata la prassi già espressa dall’Amministrazione finanziaria in materia di rimborsi spese di trasporto, in base alla quale è necessario che i rimborsi siano supportati da idonea documentazione, ma non è indispensabile che tale documentazione sia intestata al dipendente, essendo sufficiente che le spese risultino sostenute nei luoghi e nel tempo della trasferta e siano attestate dal dipendente mediante nota riepilogativa.

Parere dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia osserva che il regime di favore dell’art. 51, comma 5, TUIR consente di non imputare al lavoratore le spese di trasporto sostenute dal datore di lavoro per trasferte fuori del territorio comunale. In relazione alla prova dell’effettività dell’onere, l’Agenzia ritiene rilevante la documentazione prodotta dalla società.

Dall’esame dell’estratto conto emesso dalla società che ha rilasciato la carta di pagamento, l’Agenzia rileva che esso contiene informazioni analitiche idonee a ricondurre ciascuna transazione alla specifica trasferta e al dipendente interessato, tra cui:

• data di acquisto del biglietto;
• nome del passeggero e codice identificativo del dipendente;
• centro di costo;
• codice identificativo del viaggio;
• prestatore d’opera con descrizione della prestazione;
• per i biglietti aerei, anche ragione sociale della compagnia, numero del biglietto elettronico, classe di prenotazione, data di partenza/check-in e itinerario;
• valuta e importo pagato.

Tali dati, ulteriormente confermati dalla validazione della nota spese da parte del dipendente al rientro dalla trasferta, sono ritenuti idonei ad attestare l’effettivo spostamento della sede di lavoro e l’utilizzo del servizio di trasporto, anche se i documenti elettronici del vettore non vengono stampati e allegati alla nota spese. L’Agenzia precisa però che i documenti di trasporto elettronici devono essere conservati in formato elettronico per eventuali verifiche.

Conclusioni operative

Sulla base di queste considerazioni, l’Agenzia conclude che le spese di trasporto sostenute dal datore di lavoro in occasione di trasferte fuori del territorio comunale, se documentate nei modi descritti, possono rientrare nella previsione di non imponibilità dell’art. 51, comma 5, TUIR. Di conseguenza, tali spese non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente e non sussiste l’obbligo di ritenuta nei termini prospettati, purché resti assicurata la conservazione elettronica dei titoli di viaggio originari per eventuali controlli.