Circolare numero 80 del 22-7-2008

Telelavoro domiciliare sperimentale: disposizioni attuative

La circolare disciplina l’attuazione dell’Accordo nazionale del 14 dicembre 2007 sul progetto sperimentale di telelavoro domiciliare. Essa definisce ambito soggettivo, attività ammissibili, procedura di accesso, organizzazione del lavoro, uso delle dotazioni, tutele in materia di salute, sicurezza e riservatezza, nonché criteri di valutazione e copertura dei costi.

Ambito di applicazione e natura della sperimentazione

Le disposizioni si applicano al personale delle Aree professionali A, B e C con rapporto di lavoro a tempo indeterminato. Sono esclusi i lavoratori a tempo determinato o in prova, i dirigenti, i professionisti, i titolari di posizioni organizzative di cui all’art. 17 del CCNL 16 febbraio 1999 e il personale destinatario dell’art. 15, comma 1, della L. n. 88/1989, salvo quanto previsto dall’art. 10, comma 3, dell’Accordo.

La sperimentazione è espressamente qualificata come volontaria e reversibile. Nella prima fase è limitata alle sedi provinciali e subprovinciali e alle Agenzie. La circolare precisa inoltre che copia del provvedimento deve essere consegnata al telelavoratore dal Dirigente responsabile al momento della sottoscrizione del contratto individuale.

Definizioni essenziali

La circolare chiarisce alcune nozioni operative:

• la prestazione di telelavoro consiste nel trattamento o elaborazione di dati svolti con strumenti di telelavoro presso il domicilio del dipendente o in altro luogo da lui indicato, esterno alle strutture dell’Istituto;
• il progetto sperimentale di telelavoro è il progetto redatto dal Direttore di struttura e inviato all’Osservatorio, con indicazione di attività telelavorabili, tipologie professionali, numero di posizioni e risorse;
• il progetto individuale di struttura definisce compiti, modalità, tempi, costi, obiettivi e verifiche ed è redatto dal dirigente responsabile della struttura territoriale;
• il contratto individuale di telelavoro disciplina contenuto, durata, luogo di svolgimento, diritti e doveri, fasce di reperibilità, rientri, compensazione delle spese e ogni altro elemento del rapporto;
• gli strumenti di telelavoro comprendono hardware, software e componenti telematiche;
• la postazione di telelavoro comprende gli strumenti, i supporti, la sedia, il piano di lavoro e, se previsti, gli accessori e le apparecchiature per videoconferenza.

Accesso al telelavoro e criteri di priorità

L’accesso avviene su domanda del dipendente. Possono presentarla i dipendenti in servizio a tempo indeterminato, sia a tempo pieno sia parziale, che abbiano necessità di conciliare il tempo di lavoro con condizioni di salute o familiari.

Per l’anno 2008 le iniziative di telelavoro potevano essere attivate dal 1° agosto. Se il numero delle domande supera le posizioni disponibili previste dal progetto sperimentale, la struttura forma graduatorie sulla base dei criteri di priorità indicati dalla circolare. I punteggi sono cumulabili e prevedono:

• disabilità psicofisica certificata da struttura pubblica competente: 6 punti;
• assistenza a parenti o affini entro il terzo grado conviventi con handicap accertato ai sensi dell’art. 4, comma 1, della L. 104/1992: 5 punti;
• figli di età 0-3 anni: 5 punti;
• figli di età 4-8 anni: 4 punti;
• figli di età 9-14 anni: 3 punti;
• genitore solo: 3 punti;
• distanza tra abitazione e sede di lavoro superiore a 10 km: 1 punto.

La domanda deve essere accompagnata da certificazioni idonee o da dichiarazioni sostitutive ai sensi del DPR n. 445/2000, oltre alle certificazioni sanitarie eventualmente necessarie.

Attività telelavorabili nella fase sperimentale

La circolare elenca le attività che, nella fase sperimentale, possono essere svolte da remoto. Tra le attività online rientrano:

• per l’Area assicurato/pensionato, tutte le attività;
• per le prestazioni a sostegno del reddito, le domande online relative ai trattamenti di disoccupazione ordinaria;
• per l’area agricoltura, l’iscrizione di aziende agricole, l’iscrizione di CD/CM, l’emissione di provvedimenti di disconoscimento dei rapporti di lavoro, l’istruttoria delle domande di rateazione, la sistemazione dei pagamenti F24 e l’aggiornamento dell’archivio ARLA;
• per il soggetto contribuente, l’attribuzione degli inquadramenti e la gestione dei ricicli e delle note di rettifica.

Tra le attività offline sono incluse studi, relazioni ed elaborazione di progetti professionali. La circolare ammette l’individuazione di ulteriori attività telelavorabili in base alle esigenze delle strutture, ma ribadisce che deve essere evitato il movimento della documentazione cartacea, che deve restare nella sede di appartenenza per esigenze di riservatezza e di conservazione amministrativa.

È inoltre previsto che, se necessario per il perseguimento delle esigenze funzionali del progetto, il dipendente possa essere assegnato a mansioni equivalenti a quelle ordinarie, anche se diverse.

Progetto sperimentale di struttura e progetto individuale

Il progetto sperimentale di telelavoro domiciliare è elaborato dalle strutture territoriali e deve indicare attività telelavorabili, profili professionali, numero di posizioni disponibili e risorse da destinare alla sperimentazione. Il numero delle posizioni è determinato da ciascuna Direzione in modo da assicurare la funzionalità delle strutture, con un minimo di una unità lavorativa per struttura e un massimo del 5% del personale in forza, come stabilito dall’art. 1, comma 2, dell’Accordo.

I progetti elaborati dalle strutture territoriali sono trasmessi alle Direzioni regionali per il coordinamento e il monitoraggio sul territorio e all’Osservatorio sul telelavoro. La realizzazione operativa avviene tramite il progetto individuale di struttura, di responsabilità del Direttore della struttura territoriale, coadiuvato dal Direttore di Agenzia o dal Responsabile dell’unità di processo. Tale progetto individua compiti, modalità di svolgimento, tempi, costi e obiettivi ed è trasmesso per informazione alle RSU e alle OO.SS. territorialmente competenti.

Strumenti di telelavoro, postazione e costi

L’Istituto fornisce gli strumenti di telelavoro, che devono essere restituiti alla scadenza del contratto. La postazione include attrezzature informatiche, supporti, sedia e piano di lavoro, oltre agli eventuali accessori per videoconferenza.

Prima dell’installazione viene verificata la situazione logistico-ergonomica del locale ai sensi dell’art. 21 dell’Accordo nazionale. L’Istituto si fa carico dell’installazione della linea telefonica dedicata e della relativa presa, nonché dei costi connessi. Il costo dell’energia elettrica viene rimborsato in via forfetaria.

Il lavoratore assume gli obblighi del comodatario e può utilizzare gli strumenti solo per la prestazione di telelavoro; nessun altro può utilizzare le attrezzature affidate.

Modalità di svolgimento dell’attività, orario e reperibilità

La disciplina della prestazione è concordata nel contratto individuale di telelavoro. Il telelavoratore può auto-organizzare tempi e modi di esecuzione entro il limite massimo di 36 ore settimanali, o entro il limite inferiore previsto dal rapporto a tempo parziale.

Il dipendente deve dichiarare settimanalmente l’orario di lavoro effettivamente svolto mediante la modulistica telematica predisposta dall’Istituto e trasmessa alla segreteria della struttura tramite funzione paperLess.

Il contratto prevede due fasce giornaliere di reperibilità di un’ora ciascuna, durante le quali devono poter essere ricevute comunicazioni telefoniche o telematiche dall’Amministrazione; una delle due fasce deve collocarsi all’interno dell’orario ordinario di lavoro definito nell’accordo decentrato della sede. Il telelavoratore comunica giornalmente per via telematica al responsabile della struttura l’attestazione della presenza o il motivo dell’assenza. Se non può garantire la reperibilità nei periodi concordati, deve darne preventiva comunicazione e indicare un periodo alternativo.

Nell’ambito delle fasce di reperibilità il telelavoratore deve prelevare la posta elettronica personale in attesa e provvedere a evaderla immediatamente e comunque non oltre ventiquattro ore. Gli è garantito l’accesso alla rete Intranet e al sistema di messaggistica interna Hermes, anche per assicurare la continuità delle relazioni sociali e funzionali e l’esercizio dei diritti sindacali.

La distribuzione flessibile del tempo di lavoro esclude il riconoscimento di:

• prestazioni eccedenti l’orario settimanale con riposi compensativi;
• lavoro straordinario;
• lavoro notturno, festivo o feriale non lavorativo con maggiorazioni retributive;
• brevi permessi o altri istituti che riducano l’orario giornaliero.

Per le giornate svolte in telelavoro non spetta il buono pasto. Restano ferme le regole ordinarie su ferie, malattia, maternità e paternità e permessi giornalieri previsti dalla contrattazione e dalla legge.

Rientri periodici e organizzazione delle presenze

Ai sensi dell’art. 13 dell’Accordo nazionale, il telelavoratore deve assicurare un rientro settimanale, che va stabilito preventivamente nel contratto individuale. Se l’Amministrazione richiede ulteriori rientri per esigenze di servizio, deve comunicarli con almeno ventiquattro ore di preavviso.

Riservatezza e protezione dei dati personali

Il telelavoratore è designato incaricato del trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 30 del d.lgs. n. 196/2003 ed è richiamato al massimo rispetto della riservatezza, anche tramite la circolare n. 50 del 6 marzo 2007 e le istruzioni allegate. Deve evitare distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati e impedire l’accesso a persone non autorizzate o trattamenti non consentiti.

Nel progetto sperimentale e in quello individuale sono indicati l’ambito del trattamento consentito e le modalità di esecuzione dei compiti. L’Istituto, quale titolare del trattamento, si riserva di effettuare i controlli ordinari e di adottare le misure più idonee per garantire la sicurezza dei trattamenti anche presso le postazioni di telelavoro.

Valutazione della prestazione

Poiché gli obiettivi di qualità sono riferiti al servizio reso all’utenza, la differenziazione dell’apporto individuale è effettuata con riferimento all’indicatore globale di produttività dei processi primari. Il parametro considerato è quello del processo di riferimento del lavoratore, ad esempio il processo pensionato/assicurato per il personale dell’area pensioni.

La valutazione è effettuata sul valore consuntivato nell’anno precedente nella sede di appartenenza, ridotto del 5%, ed è svolta dal Direttore della Sede di riferimento.

Sicurezza, prevenzione e requisiti dell’ambiente domestico

La circolare contiene una parte ampia dedicata alla sicurezza e alla prevenzione. Il telelavoratore deve attenersi alle norme vigenti e prestare attenzione a evitare situazioni pericolose o infortuni. L’Amministrazione può accedere alla postazione di telelavoro, anche tramite RSPP, addetti al servizio di prevenzione e protezione, medico competente e preposti, nonché tramite i RLS, per verificare la corretta applicazione delle norme di sicurezza. Gli accessi avvengono previa richiesta al telelavoratore.

Il lavoratore deve utilizzare la postazione con diligenza, non manomettere gli impianti e non consentire ad altri l’uso delle attrezzature. Ai sensi dell’art. 20 del D. Lgs. n. 81/2008 deve prendersi cura della propria salute e di quella delle persone presenti nello spazio di lavoro, in conformità alla formazione ricevuta e alle istruzioni sui mezzi utilizzati. Il datore di lavoro è sollevato da responsabilità se il lavoratore non rispetta tali disposizioni.

Chi svolge telelavoro domiciliare deve disporre di un ambiente con requisiti di abitabilità, locale adeguato per superficie e volume, impianti elettrici, di riscaldamento o condizionamento a norma, certificazione degli impianti e condizioni ambientali idonee per illuminamento, microclima, rumore ed esposizione ad agenti chimici, fisici e biologici. Lo spazio lavorativo deve essere distinto da quello domestico e familiare. È vietato collocare computer, fax, stampanti e altre apparecchiature elettriche in locali non idonei per destinazione d’uso o caratteristiche strutturali e impiantistiche.

La circolare fornisce inoltre indicazioni puntuali su illuminazione, temperatura, ergonomia della postazione, caratteristiche di tavolo e sedia, posizionamento dello schermo e della tastiera, uso di tende e schermature, adeguamento dell’impianto elettrico e prevenzione del rischio elettrico. Viene raccomandato anche l’uso corretto delle prolunghe e delle prese multiple e il fissaggio dei cavi per evitare inciampi o deterioramenti.

Videoterminali, lavoro notturno e riposi

Per le prestazioni al videoterminale è prevista una visita medica preventiva e un esame degli occhi e della vista, oltre a visite periodiche di controllo ai sensi dell’art. 176 del D. Lgs. n. 81/2008. Sono previsti anche accertamenti periodici sullo stato psico-fisico del lavoratore ai sensi dell’art. 41 del medesimo decreto. Il telelavoratore deve formalmente impegnarsi a usare correttamente le attrezzature e a rispettare la quantità oraria globale massima di lavoro al videoterminale e le relative pause.

La circolare richiama altresì la disciplina del lavoro notturno del D. Lgs. n. 66/2003, evidenziando che i lavoratori notturni devono essere informati dei rischi e sottoposti a controlli sanitari preventivi e periodici. In ragione dell’autonomia organizzativa tipica del telelavoro, il dipendente deve rispettare il riposo di undici ore consecutive ogni ventiquattro, comprendendo la fascia tra mezzanotte e le cinque del mattino.

Diritti sindacali, formazione e copertura assicurativa

Al personale addetto al telelavoro sono riconosciuti i diritti sindacali vigenti. È espressamente garantita la partecipazione all’assemblea, e l’Amministrazione agevola l’informazione sindacale mediante l’utilizzo dell’indirizzo di posta elettronica, accessibile alle rappresentanze sindacali previo consenso dell’interessato.

Il telelavoratore ha diritto a partecipare alla formazione prevista per l’intero personale, alla formazione in materia di sicurezza e, qualora il progetto comporti mansioni diverse da quelle ordinarie, a una formazione specifica.

La struttura di appartenenza deve garantire la copertura assicurativa INAIL per il periodo di svolgimento del telelavoro. L’Istituto integra il relativo capitolo di bilancio per adeguarlo alle esigenze derivanti dall’Accordo.

Iter procedurale, termini e risorse

Il responsabile di struttura che intende attivare il telelavoro deve predisporre un progetto sperimentale annuale, conforme all’Accordo nazionale e alle disposizioni attuative, e trasmetterne copia all’Osservatorio e alla Sede regionale per il coordinamento e il monitoraggio.

Le domande degli aspiranti devono essere presentate entro il 31 dicembre di ciascun anno. Per il 2008 le domande presentate dalla data di stipula dell’Accordo restano valide. Se il numero delle domande supera il limite del 5% previsto dall’art. 1 dell’Accordo, si forma una graduatoria secondo i criteri di priorità già indicati; se il limite non è superato, possono essere accolte anche le domande presentate nel corso dell’anno solare, purché siano rispettate tutte le condizioni previste.

L’idoneità tecnica del locale e il rispetto delle misure di prevenzione e protezione sono valutati congiuntamente da un incaricato del servizio Sicurezza regionale, dal medico competente e da un tecnico informatico, previa esibizione della documentazione di legge da parte del dipendente interessato.

Le strutture regionali, concluse le verifiche, stabiliscono il fabbisogno di postazioni di telelavoro e inoltrano le richieste alla Direzione centrale sistemi informativi e telecomunicazioni. Il dirigente di struttura, individuati i dipendenti ammessi, redige il progetto individuale e richiede alla Sede regionale la fornitura degli strumenti e delle attrezzature. Dopo l’istruttoria completa, viene predisposto e sottoscritto il contratto individuale di telelavoro secondo lo schema allegato.

Le spese per strumenti informatici, postazioni, linea telefonica dedicata, relativa presa e rimborsi elettrici gravano sui budget delle UPB competenti. La quantificazione definitiva delle risorse e l’assunzione dei relativi impegni avvengono dopo la conclusione della fase progettuale.

Verifica finale e durata delle disposizioni

Al termine della sperimentazione l’Istituto effettuerà una verifica, anche di tipo economico, sui risultati ottenuti per valutare il rinnovo dell’Accordo con le eventuali modifiche rese necessarie dall’esperienza applicativa. Le disposizioni restano in vigore fino a quando non siano sostituite o modificate da innovazioni legislative o contrattuali.