Circolare numero 55 del 9-3-1996

Riaccrediti di rate di pensione disposti dalle banche per via telematica

La circolare definisce in modo organico le modalità di gestione dei riaccrediti delle rate di pensione, cioè delle somme restituite dalle banche quando il pagamento non è andato a buon fine o deve essere interrotto, sospeso o variato. L’intervento completa la disciplina già dettata per i pagamenti delle pensioni e chiarisce sia la regolazione finanziaria sia la ripartizione contabile e gli adempimenti delle Sedi "Polo finanziario".

Quadro generale e finalità

La circolare richiama le precedenti istruzioni sui pagamenti di pensione e precisa che, per i riaccrediti, la rendicontazione avviene esclusivamente per via telematica. I dati trasmessi dalle banche confluiscono nel Data Base dei Pagamenti e sono utilizzati sia per la contabilizzazione del movimento finanziario sia per la successiva ripartizione contabile alle Sedi competenti. Inoltre, vengono fornite le istruzioni per la sistemazione di eventuali somme già rimesse in pagamento in base al precedente messaggio n. 18368 del 29 luglio 1995.

Ambito dei riaccrediti e cause che li determinano

Le rate di pensione in pagamento presso gli Istituti di credito possono essere riaccreditate:

• su richiesta delle competenti Sedi INPS, quando emergono fatti che comportano cessazione, sospensione o variazione del pagamento;
• su iniziativa della banca, per le medesime cause, quando la banca ne viene a conoscenza direttamente;
• per le rate già addebitate e non riscosse entro il terzo mese successivo all’erogazione, nei pagamenti allo sportello;
• per le rate non riscosse entro il triennio di validità dell’assegno circolare;
• per le rate restituite dai beneficiari.

I riaccrediti sono eseguiti con cadenza mensile a favore della Sede INPS "polo finanziario".

Rapporti con le banche e contenuto delle contabili

Le banche devono trasmettere alla Sede INPS "Polo finanziario" entro il terzo giorno lavorativo di ciascun mese un’unica contabile di accredito relativa a tutte le rate riaccreditate nel mese precedente. La circolare precisa che:

• gli importi oggetto di riaccredito devono avere valuta compensata, cioè la stessa valuta dell’addebito originario;
• la contabile unica deve avere una valuta media ponderata dei riaccrediti;
• è prevista a breve una funzione per la verifica dell’esattezza della valuta applicata dalle banche.

Ogni contabile deve indicare:

• numero identificativo;
• data di emissione;
• valuta di accredito;
• numero e mese di riferimento dei riaccrediti disposti.

Per i riaccrediti di pensioni pagate all’estero devono essere indicati anche l’importo originariamente disposto e le eventuali spese reclamate dai corrispondenti esteri.

Rendicontazione telematica, controlli e gestione dei file

La rendicontazione dei riaccrediti è integrata nel sistema T.E.F., il sistema informatico per lo scambio telematico delle informazioni. I file inviati dalle banche sono sottoposti a:

• controlli formali;
• controlli logici;
• controlli di quadratura;
• confronto con le informazioni registrate nel Data Base Centrale al momento della disposizione del pagamento.

Se il file non supera i controlli, viene scartato e su AGENDA1 sono riportati i motivi dello scarto; le banche devono quindi correggere e riproporre i flussi. Se invece i controlli sono superati, i flussi vengono archiviati sul Data Base centrale dei Pagamenti e i dati vengono trasmessi alle Sedi "Polo finanziario".

Il sistema centrale elabora i file secondo le cadenze previste e produce:

• per le Sedi "Polo finanziario", files di rendicontazione del flusso finanziario;
• per le Sedi che hanno in carico le relative pensioni, files di ripartizione contabile.

L’invio dei dati ai sottosistemi contabili periferici è gestito da TRASP. I flussi relativi ai riaccrediti sono identificati, nell’ambito della denominazione standard, con i codici:

• PF2 per i flussi finanziari pensioni riaccreditate;
• PC2 per la ripartizione contabile pensioni riaccreditate.

Attività delle Sedi "Polo finanziario"

Le Sedi "Polo finanziario" devono gestire le preacquisizioni delle contabili di accredito, la ricezione, l’archiviazione e la contabilizzazione dei file telematici di rendicontazione. Per il conto GPA 55/18 viene istituita la causale di mod. FL02 "10911 - RIACCREDITI PENS. BANCHE TELEM.".

La circolare evidenzia che, diversamente da quanto previsto per la rendicontazione dei pagamenti, i flussi non abbinati a una preacquisizione non vengono contabilizzati. In questi casi l’Ufficio di ragioneria deve, sulla base dell’apposita lista, accertare le cause del mancato abbinamento e intervenire:

• richiedendo alla banca la contabile non pervenuta;
• ricercando la contabile trasmessa ma non ancora preacquisita;
• correggendo la preacquisizione errata;
• preacquisendo la contabile erroneamente imputata ad altro conto.

Se la contabile è stata già contabilizzata manualmente su altro conto, prima della nuova preacquisizione occorre stornare la registrazione errata con articolo in P.D. tipo operazione 3.

Quando la valuta presente nel flusso telematico non coincide con quella preacquisita, la Sede deve regolarizzare la scrittura contabile con un articolo in P.D. tipo operazione 9, sulla base dei dati della contabile cartacea.

Contabilizzazione automatica e ripartizione contabile

I riaccrediti sono registrati sul Data Base del Pagato con i riferimenti della Sede di pagamento, del periodo contabile, dell’identificativo banca e del numero della contabile. Per ciascuna SAP vengono prodotti due flussi:

• un flusso per la ripartizione contabile;
• un flusso informativo per la Sede che ha in carico le pensioni.

La Sede destinataria del flusso di ripartizione contabile deve attivare la funzione dedicata per la contabilizzazione e l’archiviazione. La contabilizzazione produce articoli in P.D. con:

• tipo operazione 0;
• codice operatore 97;
• identificativo articolo "P";
• codice documento 61.

Con tali articoli si procede a:

• attribuire ai conti di gestione, in AVERE, gli importi dei riaccrediti per decesso, eliminazione della pensione o assegni non riscossi entro il triennio, relativi ai codici 1, 4, 2 e 5;
• attribuire in AVERE al conto GPA 10/31 gli importi per mancata riscossione entro il termine di validità dell’ordine di pagamento o per altri motivi, secondo i codici 6, 3 e 7;
• attribuire in DARE al conto GPA 55/18 gli importi complessivamente riaccreditati.

La procedura sarà poi integrata per consentire la contabilizzazione locale degli storni delle ritenute a suo tempo operate sui pagamenti delle rate di pensione.

Causali di riaccredito e flusso informativo alle Sedi

Le partite riaccreditate sono suddivise tra quelle imputate ai conti di gestione e quelle imputate al conto GPA 10/31. Il flusso informativo consente alle Sedi di conoscere i riaccrediti relativi alle pensioni in carico e genera una lista ristampabile che riporta gli estremi e i motivi dei singoli riaccrediti.

Le causali previste sono:

• codice 1: riaccredito d’iniziativa INPS per decesso;
• codice 2: riaccredito d’iniziativa INPS per eliminazione;
• codice 3: riaccredito d’iniziativa INPS per altri motivi;
• codice 4: riaccredito d’iniziativa banca per decesso;
• codice 5: riaccredito d’iniziativa banca per assegni non riscossi entro il triennio;
• codice 6: riaccredito d’iniziativa banca per termine di validità;
• codice 7: riaccredito d’iniziativa banca per altri motivi.

La lista è utilizzata per accertamenti, controlli, eventuale riemissione dell’ordine di pagamento e altri adempimenti amministrativi connessi alle cause del riaccredito.

Verifiche periodiche e gestione delle anomalie

Periodicamente l’Ufficio ragioneria deve esaminare e definire i casi di:

• contabili preacquisite e non contabilizzate;
• flussi archiviati e non abbinati.

Gli operatori di controllo devono inoltre verificare l’eventuale presenza di flussi telematici non elaborati da TRASP. Le verifiche devono essere effettuate:

• almeno una volta alla settimana, in occasione della trasmissione settimanale al C.El. dei dati della procedura "Flussi di cassa";
• prima della chiusura della contabilità generale;
• prima dell’avvio delle operazioni di chiusura mensile dei "Flussi di cassa".

Liste e funzioni di utilità

Per agevolare le attività delle Sedi sono previste diverse funzioni di consultazione e stampa:

• REP220: visualizzazione delle preacquisizioni non ancora contabilizzate, ordinate per codice ABI;
• REP140: stampa delle contabili preacquisite, contabilizzate o non contabilizzate, per conto polo e periodo;
• REP280: stampa dei flussi finanziari archiviati e non contabilizzati, per codice ABI.

Inoltre, la funzione di archiviazione finanziaria produce una lista dettagliata, trasmissibile all’Ufficio Ragioneria, contenente i dati di ciascuna contabile ricevuta e le segnalazioni d’errore. Tale lista può essere stampata una sola volta.

Sistematizzazione delle somme già rimesse in pagamento

A scioglimento della riserva contenuta nel messaggio n. 18368 del 29 luglio 1995, viene fornita la disciplina per le somme già rimesse in pagamento e imputate provvisoriamente al conto GPA 53/90. Le Sedi devono verificare se tra le somme riaccreditate mediante il flusso telematico di ripartizione contabile vi siano importi già rimessi in pagamento; in tal caso occorre procedere come segue:

• se le somme riaccreditate sono state imputate al conto GPA 10/31, va effettuato lo storno con l’articolo in P.D. "GPA 10/31 a GPA 53/90";
• se le somme riaccreditate sono state imputate ai conti di gestione delle Gestioni interessate, va applicata la procedura dei pagamenti "fuori competenza" (mod. SC 20, codice 7) e le somme vanno reintroitare con registrazione in P.D. da "... 10/40 a GPA 53/90".

La documentazione contabile relativa deve essere inserita nel fascicolo di pensione. Con l’entrata a regime della nuova modalità di rendicontazione e ripartizione contabile dei riaccrediti, le riemissioni in pagamento devono avvenire secondo la normativa vigente e il conto GPA 53/90 non deve più essere interessato; dopo le sistemazioni contabili deve presentare saldo zero.

Collegamento con il messaggio n. 18368 del 29 luglio 1995

Il messaggio richiamato chiarisce il regime transitorio per le somme riemesse in pagamento, già ricondotte al conto GPA 53/90 come addebiti provvisori. La circolare attuale completa quella disciplina, precisando che, per le nuove operazioni di riaccredito telematico, il conto GPA 53/90 resta solo come conto di sistemazione per le partite pregresse e non deve più essere utilizzato per le riemissioni future.