Circolare numero 177 del 31-7-1998

Procedura su PC per l’emissione dell’estratto conto certificativo ex art. 54 legge n. 88/1989

La circolare illustra l’avvio di una procedura su personal computer destinata all’emissione dell’estratto conto certificativo della posizione assicurativa, in attesa della più ampia realizzazione di una procedura centrale. L’iniziativa risponde all’esigenza di fornire agli assicurati, soprattutto quelli prossimi alla pensione, uno strumento affidabile di consulenza e certificazione della consistenza contributiva, con criteri di valutazione uniformi su tutto il territorio nazionale.

Finalità e quadro generale

La soluzione è stata sviluppata a partire da uno studio di fattibilità realizzato con il contributo di personale periferico e integrato dalla Direzione regionale Piemonte. L’obiettivo è duplice: da un lato consentire l’emissione immediata dell’estratto certificativo da parte di operatori abilitati; dall’altro allineare la valutazione della contribuzione utilizzata per l’estratto con quella impiegata in sede di liquidazione pensionistica, così da garantire coerenza tra i due momenti procedurali.

La circolare evidenzia che la procedura generalizzata dovrà supportare diverse finalità istituzionali:

• emissione a richiesta dell’assicurato dell’estratto conto certificativo ex art. 54 della legge n. 88/1989 in relazione a una prestazione pensionistica;
• emissione dell’estratto conto per la liquidazione delle pensioni;
• emissione di estratti o fornitura di informazioni per prestazioni temporanee, quali disoccupazione, disoccupazione requisiti ridotti, TBC e mobilità;
• estratti utili per il calcolo di riscatti e ricongiunzioni;
• prelievo delle registrazioni contributive per il trasferimento della posizione assicurativa ad altri enti, con segnalazione dell’indisponibilità della contribuzione trasferita.

Soluzione informatica e tempi di rilascio

In attesa del rilascio della procedura centrale, viene utilizzato il software sviluppato dal S.I.R. del Piemonte per il progetto pensioni, integrato al fine di garantire uniformità di valutazione della contribuzione sia nella fase di emissione dell’estratto sia in quella di calcolo della pensione. La procedura sarà rilasciata a tutte le strutture periferiche nel mese di settembre 1998 e installata presso tutte le Agenzie di produzione e presso lo sportello dedicato agli estratti conto dell’area GPA; una versione sperimentale sarà inizialmente distribuita ad alcune SAP che già utilizzano la procedura pensioni su PC.

Risorse informatiche e accesso alla procedura

Dal punto di vista tecnico, la procedura:

• utilizza la base anagrafica GPA.92 per la gestione delle domande e l’avvio del prelievo dei conti assicurativi;
• impiega un nuovo archivio del sistema AS400 per memorizzare le registrazioni contributive prelevate online dagli archivi centrali;
• usa applicazioni su PC in ambiente OS/2 per elaborare la contribuzione, emettere l’estratto e trasferire su AS400 i dati certificati.

Le applicazioni sono richiamabili dal desktop della stazione di lavoro tramite il bottone "Servizi di sportello", che rende disponibile anche la funzione di emissione dell’estratto conto certificativo.

Funzionamento della procedura e documenti prodotti

La procedura determina le anzianità maturate ai fini del diritto e della misura della pensione, omogeneizzando tutta la contribuzione a settimane. In presenza di contribuzione mista, richiede all’operatore di indicare la gestione pensionistica di riferimento; successivamente rende disponibile la contribuzione distinta per gestione e ne chiede la conferma prima dell’elaborazione finale.

L’emissione si conclude con la memorizzazione dei dati elaborati e con la produzione, in duplice copia, di:

• lettera di trasmissione all’interessato;
• estratto conto sintetico delle anzianità, distinte per tipo di contribuzione, utili per diritto e misura della pensione;
• estratto analitico dei periodi registrati negli archivi.

Potenzialità, controlli e limiti operativi

La procedura è in grado di trattare automaticamente sovrapposizioni contributive compatibili. Nei casi di registrazioni incompatibili segnala la situazione per consentire gli interventi necessari in relazione alla tipologia della contribuzione. Per la concomitanza tra contribuzione obbligatoria e volontaria viene considerata soltanto la contribuzione obbligatoria; per la contribuzione autonoma coincidente con contribuzione da lavoro dipendente, la procedura segnala la circostanza e consente la validazione dell’operatore, con memorizzazione consultabile tramite ARCA.

La procedura non consente invece l’emissione dell’estratto certificativo in presenza di incongruenze che richiedono interventi sugli archivi contributivi, ad esempio:

• numero di mesi su O1/M non congruo rispetto alla data di cessazione dal lavoro;
• contributi agricoli presenti in ARPA non coerenti con le norme vigenti nel tempo nella provincia di lavoro;
• numero di settimane eccedente i mesi lavorati.

Non sono ancora trattati i conti assicurativi degli iscritti ai fondi speciali di previdenza e degli iscritti alla gestione separata del 10%.

Certificazioni sostitutive e provvisorietà di alcuni accrediti

La circolare precisa che la procedura non può modificare o inserire registrazioni contributive: ogni intervento va eseguito esclusivamente sugli archivi di gestione competenti, con successivo nuovo prelievo dei dati e nuova elaborazione dell’estratto.

Viene inoltre richiamato l’aggiornamento della procedura di acquisizione delle certificazioni sostitutive, finora limitata agli O1/M sostitutivi, per includere anche la contribuzione versata con bollettini di conto corrente (ART, COM, CDCM, L.D., VV) quando non risulti memorizzata negli archivi ma sia documentata da prova di parte. In tali casi i periodi saranno memorizzati e utilizzati, ma all’interessato dovrà essere comunicato che il computo ha natura provvisoria e che l’accredito resta "salvo buon fine" dei versamenti effettuati tramite i canali ordinari.

Coordinamento con la liquidazione pensionistica e aggiornamento archivi

Uno dei punti centrali della circolare è il perfetto allineamento tra le risultanze dell’estratto certificativo e l’esito della futura domanda di pensione. Per questo motivo:

• tutte le SAP e le agenzie di produzione, nella fase di liquidazione delle pensioni, devono utilizzare la procedura automatizzata di calcolo della prestazione, la stessa che condivide i programmi di calcolo della contribuzione con la procedura di estratto;
• le valutazioni effettuate in sede di rilascio dell’estratto sono impegnative anche in sede di liquidazione, salvo sopravvenuti elementi modificativi.

L’estratto sintetico riporta un avvertimento secondo cui il totale delle settimane utili per il diritto può ridursi se i valori dichiarati o i versamenti effettivi risultassero inferiori a quelli accertati o dovuti, oppure se emergessero periodi che impongano una revisione dell’intera posizione assicurativa.

La qualità dell’estratto dipende dal continuo aggiornamento degli archivi; pertanto i responsabili dell’area conti assicurativi devono presidiare tutte le fonti di alimentazione, sia contabili sia informative, con particolare attenzione ai flussi LD, VV, ART, COM, CDCM, riscatti, alle denunce O1/M e O3/M, al confronto dei monti retributivi DM e alle denunce trimestrali dei committenti per la gestione separata.

Modulistica, archiviazione e sportello dedicato

Per la richiesta dell’estratto è stato predisposto un modulo specifico, denominato ECOCERT, allegato alla circolare. Il modulo deve essere riprodotto localmente, in base al fabbisogno, su carta formato A3, in modo da fungere da cartellina per la conservazione della documentazione, inclusa la copia dell’estratto emesso. Separatamente deve essere predisposta la ricevuta di presentazione della richiesta.

Le richieste evase vanno archiviate in ordine di data di rilascio; sulle caselle riservate all’INPS nella testata della prima pagina del modulo devono essere indicati il numero dell’estratto e la data di rilascio.

Lo sportello abilitato al rilascio deve essere chiaramente identificato con un cartello recante la dicitura: "Estratti conto certificativi per assicurati prossimi alla pensione". Tale indicazione serve a limitare il ricorso generalizzato allo strumento, riservandolo ai casi in cui la certificazione sia effettivamente necessaria. Le postazioni devono essere dotate di PC con processore Pentium 133 o superiore, sistema operativo OS/2 Warp 4, collegamento alla rete token-ring e stampante laser.

Firma, timbro e responsabilità documentale

L’estratto di sintesi e la lettera di trasmissione devono essere firmati in modo leggibile dal Funzionario responsabile o dal Direttore dell’Agenzia. L’estratto analitico, invece, deve essere sottoscritto dall’impiegato addetto all’emissione. Sull’estratto sintetico, alla sinistra della firma del Funzionario responsabile, deve essere apposto il timbro indelebile dello sportello abilitato.

Rapporti con gli Enti di Patronato

Entro il 15 settembre 1998 tutte le sedi devono perfezionare o adeguare le intese con gli Enti di Patronato per disciplinare le tipologie di assicurati per i quali è opportuno avanzare richieste di estratto. L’obiettivo è concentrare il servizio sui casi in cui la conoscenza della consistenza del conto assicurativo è realmente indispensabile, come nelle decisioni sul pensionamento di anzianità.

Le intese devono prevedere, per i patronati, l’impegno a limitare le richieste ai soggetti che:

• abbiano iniziato a contribuire da oltre 34 anni e maturino il requisito di età per il pensionamento di anzianità nell’anno successivo, secondo le tabelle della legge n. 449/1997;
• abbiano iniziato a contribuire da oltre 35 anni nei casi in cui la legge preveda il pensionamento di anzianità con il solo requisito minimo dei 36 anni, prescindendo dall’età;
• debbano assumere decisioni per le quali la conoscenza della consistenza effettiva del conto assicurativo, espressa in settimane, sia necessaria, ad esempio per l’avvio, la prosecuzione o l’interruzione dei versamenti volontari o per l’esercizio del riscatto.

Per le strutture INPS, tali intese devono tradursi nell’impegno a rilasciare l’estratto alle categorie indicate con la massima tempestività e comunque entro 90 giorni dalla richiesta.

Formazione del personale

Nel corso della prima decade di settembre sono previsti corsi di formazione di due giorni riservati a due unità per regione:

• una persona dell’area GPA con competenza in materia di contribuzioni individuali e conoscenza dei relativi archivi;
• una persona dell’area Pensioni con elevata conoscenza della materia pensionistica e della procedura "Pensioni su P.C.", considerata la vicinanza operativa con la procedura di estratto certificativo.

Le Direzioni regionali devono inoltre organizzare, nella seconda decade di settembre, ulteriori corsi di due giorni per illustrare la procedura al personale che sarà effettivamente adibito al rilascio dell’estratto nelle strutture territoriali.

Statistiche di produzione e sicurezza

Ai fini delle rilevazioni statistiche, l’emissione degli estratti certificativi ai sensi dell’art. 54 alimenterà automaticamente gli archivi della procedura ONDA per la rilevazione dei dati di produzione.

Quanto alla sicurezza, l’elaborazione delle richieste è consentita soltanto agli operatori espressamente autorizzati a gestire tali pratiche.

Indicazioni operative finali

La circolare anticipa l’invio successivo delle istruzioni operative e dei programmi applicativi per il PC e per il sistema AS/400. In chiusura vengono fornite anche indicazioni tecniche per la stampa del file della circolare mediante esecuzione di CIR177.EXE e stampa del file CIR177.PRN su stampante laser.