Circolare numero 1 del 4-1-2000

Disposizioni in materia di controlli sulle dichiarazioni sostitutive e rilevazione dei relativi dati

La circolare dell’INPS del 4 gennaio 2000 richiama le istruzioni già fornite in materia di controlli sulle dichiarazioni sostitutive ex DPR 20 ottobre 1998, n. 403, e ne integra l’attuazione sul piano organizzativo e statistico. L’obiettivo è garantire una rilevazione omogenea degli esiti dei controlli e assicurare che le relazioni periodiche trasmesse all’Istituto contengano informazioni complete e confrontabili.

Inquadramento normativo e finalità

La circolare si colloca nel quadro della legge 15 maggio 1997, n. 127 e del DPR n. 403/1998, che disciplinano la semplificazione della documentazione amministrativa e l’obbligo per le amministrazioni che ricevono autocertificazioni di effettuare controlli idonei, anche a campione, sulla veridicità delle dichiarazioni rese dagli utenti.

Viene evidenziata la necessità di fornire indicazioni operative alle pubbliche amministrazioni, affinché i controlli siano svolti in modo corretto e coerente con la disciplina vigente. L’attenzione è posta sia sul piano del procedimento amministrativo sia su quello della raccolta dei dati sugli esiti dei controlli.

Integrazione delle istruzioni già impartite

La circolare INPS segnala che, a completamento delle istruzioni contenute nella circolare n. 8/99 del Dipartimento della Funzione Pubblica, sono stati diffusi uno "Schema di protocollo per l’interscambio di informazioni tra amministrazioni pubbliche" e una "Tabella per la comunicazione degli esiti dell’attività di controllo delle autocertificazioni".

Tali documenti sono allegati alla circolare e devono essere utilizzati per la redazione delle relazioni trimestrali già previste dalla circolare n. 201/1999. Le relazioni devono essere accompagnate dall’esposizione dei dati relativi agli esiti dei controlli, compilati secondo la tabella ministeriale, al fine di assicurare uniformità di rilevazione nell’ambito dell’INPS e all’esterno.

Tipologie di controllo: diretto e indiretto

Il DPR n. 403/1998 prevede che le amministrazioni procedenti effettuino controlli sulle dichiarazioni sostitutive. La circolare ministeriale distingue due modalità operative:

• controlli diretti, quando l’amministrazione procedente accede direttamente alle informazioni detenute dall’amministrazione certificante, anche tramite collegamenti informatici tra banche dati;
• controlli indiretti, quando l’amministrazione procedente richiede all’amministrazione certificante di verificare la corrispondenza tra i dati autocertificati e quelli presenti nei propri archivi.

La circolare sottolinea che, nell’attuale fase di sviluppo delle interconnessioni telematiche, i controlli indiretti assumono un ruolo centrale e rappresentano il sistema privilegiato di verifica della veridicità delle dichiarazioni sostitutive.

Adempimenti delle amministrazioni procedenti

Le amministrazioni procedenti devono attivare i controlli a campione immediatamente dopo la ricezione delle autocertificazioni. Gli esiti dei controlli devono essere resi pubblici e comunicati al Dipartimento della Funzione Pubblica.

In caso di dichiarazioni mendaci, l’amministrazione procedente deve:

• dichiarare immediatamente la decadenza dal beneficio ottenuto grazie alla dichiarazione falsa;
• trasmettere gli atti all’autorità giudiziaria ai sensi dell’art. 26 della legge 4 gennaio 1968, n. 15.

Le amministrazioni devono inoltre stabilire modalità e criteri dei controlli a campione, tenendo conto delle indicazioni ministeriali. In particolare, devono dare priorità alle autocertificazioni utilizzate per ottenere benefici in ambito sanitario, assistenziale, previdenziale, del diritto allo studio, dell’edilizia agevolata e di ogni altra forma di agevolazione o sovvenzione, nonché nell’ambito delle procedure di gara.

La circolare precisa che, nella conduzione dei controlli, va privilegiata la tempestività rispetto all’estensione. La percentuale di autocertificazioni da sottoporre a verifica è rimessa all’autonomia delle singole amministrazioni, anche in relazione alla rilevanza degli effetti prodotti.

Attività di vigilanza e conseguenze per le amministrazioni inadempienti

Il Dipartimento della Funzione Pubblica, tramite l’Ufficio Ispettorato, svolge ispezioni sull’intero territorio nazionale per verificare il corretto svolgimento dei controlli. Per tale attività può avvalersi della collaborazione di difensori civici, prefetture, associazioni di tutela dei cittadini e associazioni di categoria.

È previsto un numero minimo di 100 ispezioni annue presso le amministrazioni pubbliche, anche sulla base di segnalazioni dei soggetti indicati. In caso di esito negativo delle verifiche, il Dipartimento attiva tempestivamente i provvedimenti sanzionatori previsti dalla normativa vigente.

La circolare prevede anche iniziative di valorizzazione del personale: possono essere promossi incentivi per dirigenti e funzionari che si distinguano per iniziativa, efficienza ed efficacia nell’attuazione delle norme sulla semplificazione amministrativa. Le migliori esperienze in materia di controlli sulle autocertificazioni sono destinate a essere diffuse come modelli per le altre amministrazioni.

Obblighi delle amministrazioni certificanti

Le amministrazioni certificanti sono tenute a rispondere tempestivamente alle richieste di verifica formulate dalle amministrazioni procedenti. Il mancato riscontro costituisce violazione dei doveri di ufficio.

Per agevolare lo scambio di informazioni, possono essere adottati protocolli di comunicazione dedicati, anche nell’ambito della conferenza di servizi. Il flusso informativo deve essere improntato a semplicità e immediatezza, con ampio ricorso a strumenti telematici, fax e posta elettronica.

Le comunicazioni di risposta devono indicare almeno:

• l’esito del controllo;
• l’ufficio controllante;
• il responsabile del procedimento;
• la data.

Schema di protocollo per l’interscambio di informazioni

L’allegato 2 contiene uno schema di protocollo tra amministrazioni procedenti e amministrazioni certificanti. Il documento si fonda su riferimenti normativi e organizzativi già richiamati, tra cui l’art. 15 della legge n. 241/1990, l’art. 2, comma 1, lett. c, del d.lgs. n. 29/1993 e la circolare della Funzione Pubblica del 22 ottobre 1999, n. 8.

Il protocollo prevede che:

• le amministrazioni certificanti attivino almeno una linea fax dedicata alla ricezione delle richieste di controllo;
• vengano individuati uno o più responsabili dei procedimenti di controllo;
• le risposte riportino esito, responsabile del procedimento e data;
• le richieste siano evase entro un termine massimo di 15 giorni dalla ricezione.

È inoltre previsto che il protocollo riceva adeguata pubblicità presso le amministrazioni stipulanti e che venga trasmesso al Difensore civico e alla Prefettura competente per territorio.

Tabella per la comunicazione degli esiti dei controlli

L’allegato 3 introduce una tabella standard per la comunicazione degli esiti dell’attività di controllo delle autocertificazioni. La finalità è acquisire elementi conoscitivi sullo stato di attuazione delle norme di semplificazione amministrativa, con particolare riferimento ai controlli sui dati autocertificati dai cittadini.

La raccolta dei dati serve anche a:

• elaborare criteri e suggerimenti operativi utili a tutte le amministrazioni;
• integrare l’attività già avviata dal Ministero dell’Interno con la circolare M/2104-2 del 5 novembre 1999;
• favorire il confronto tra esperienze diverse nell’ambito dei Comitati Provinciali della Pubblica Amministrazione.

La tabella deve essere compilata seguendo esclusivamente le voci presenti nella legenda allegata, così da garantire la massima omogeneità dei dati raccolti.

Contenuti richiesti nella tabella

La tabella richiede informazioni su:

• amministrazione;
• ufficio;
• responsabile;
• tipo di procedimento;
• dati autocertificati;
• numero medio mensile di autocertificazioni ricevute;
• tipo di controllo effettuato;
• dimensione del campione;
• soggetto presso il quale si effettua il controllo;
• modalità di controllo;
• numero di autocertificazioni risultate formalmente irregolari;
• numero di autocertificazioni risultate sostanzialmente irregolari.

Le note di compilazione specificano che per "tipo di procedimento" vanno indicate, tra le altre, autorizzazioni, concessioni, licenze, assunzioni, iscrizioni, abilitazioni, partecipazioni a gare e concorsi, accesso a benefici, cambiamenti di stato civile e dati anagrafici, immatricolazioni o altra tipologia da specificare.

Per i "dati autocertificati" possono essere indicati, a titolo esemplificativo, dati anagrafici, titoli di studio, situazione reddituale o economica, antimafia, posizione rispetto agli obblighi militari, stato di disoccupazione, stato di invalidità, carichi pendenti, autorizzazioni possedute, assolvimento degli obblighi contributivi, dati dell’anagrafe tributaria, qualità di pensionato, qualità di casalinga o studente, qualità di legale rappresentante, qualità di vivenza a carico o altro.

Il "tipo di controllo" può essere:

• a tappeto, su tutte le autocertificazioni presentate;
• a tappeto sui beneficiari, cioè sui soli soggetti che hanno ottenuto il beneficio a seguito di graduatoria;
• a campione, sull’intero universo delle autocertificazioni.

Per i controlli a campione o a tappeto sui beneficiari, va indicata la percentuale di autocertificati sottoposti a controllo rispetto al totale.

La "modalità di controllo" può essere:

• diretto, con accesso diretto a una banca dati dell’ente certificante;
• indiretto fax;
• indiretto posta;
• indiretto e-mail;
• altro, da specificare.

Infine, la tabella distingue tra:

• irregolarità formali, cioè autocertificazioni irregolari ma potenzialmente regolarizzabili d’ufficio o a seguito di un rapido accertamento sulla veridicità sostanziale;
• irregolarità sostanziali, cioè autocertificazioni da segnalare alla Procura della Repubblica, con conseguente decadenza dal beneficio ottenuto.

Portata operativa della circolare

Nel suo complesso, la circolare mira a rafforzare la collaborazione tra amministrazioni, migliorare la tracciabilità dei controlli e uniformare la raccolta delle informazioni sugli esiti delle verifiche. Per gli operatori del diritto e per gli uffici amministrativi, il documento rileva sia per gli obblighi procedurali in materia di autocertificazioni sia per la disciplina dello scambio informativo e della reportistica periodica.