Circolare numero 284 del 20-11-1995

Nuove procedure per l’acquisizione di locali ad uso istituzionale

La circolare interviene per adeguare il procedimento di acquisizione dei locali alle nuove disposizioni del Regolamento di contabilità e per l’esecuzione delle opere, delle forniture e dei servizi dell’Istituto. L’obiettivo è riallineare le competenze decisionali, la programmazione della spesa e l’iter istruttorio alle regole del decentramento di budget e di responsabilità gestionale.

Nuovo assetto delle competenze e principio del decentramento

Il nuovo sistema distingue in modo netto tra funzioni di indirizzo e funzioni gestionali. Il Consiglio di Amministrazione approva, su proposta del Direttore Generale, i piani di attività e i relativi budget; i Dirigenti sono invece autonomamente responsabili della gestione e della finalizzazione del budget assegnato.

La circolare richiama espressamente il principio del decentramento delle autorizzazioni di spesa, salvo i casi in cui il Regolamento preveda l’accentramento. In tale logica, i poteri decisionali devono coincidere con la direzione dei centri di costo.

Superamento della precedente procedura per l’acquisizione dei locali

Viene chiarito che il precedente procedimento, fondato sulla sequenza SAP, Sede Regionale, uffici centrali e organi di amministrazione, è superato. In passato la ricerca delle offerte, l’istruttoria tecnico-economica, la scelta delle soluzioni e l’autorizzazione finale coinvolgevano più livelli; con il nuovo assetto, invece, la decisione sull’attuazione dei piani approvati spetta al Dirigente responsabile del centro di costo, identificato nel Direttore della Sede, salvo casi particolari di accentramento.

La circolare richiama, in particolare, gli articoli 55 e seguenti del nuovo Regolamento, attribuendo alla Direzione Generale la predisposizione del programma annuale e dei piani analitici, nonché la valutazione della coerenza degli interventi con il processo di sviluppo organizzativo dell’Ente e con gli standard tecnico-funzionali degli uffici.

Programmazione annuale, piani analitici e budget

Le Sedi Regionali devono coordinare le proposte di acquisizione dei locali ad uso strumentale segnalate dai Direttori delle SAP e trasmetterle tempestivamente agli uffici centrali competenti, utilizzando lo schema dell’Allegato n. 1.

Le proposte confluiscono nel piano annuale, nei piani analitici e nei relativi budget predisposti dalla Direzione Centrale Approvvigionamenti e Patrimonio, che gestisce i capitoli di spesa relativi all’acquisizione degli immobili ad uso strumentale. Il processo è integrato dal parere della Direzione Centrale Sistema Qualità, per gli aspetti di sviluppo organizzativo e razionalizzazione della logistica, e dal Coordinamento Generale Tecnico Edilizio, per la conformità agli standard tecnico-funzionali.

Dopo l’approvazione dei piani da parte del Consiglio di Amministrazione, il Direttore Generale assegna i budget ai singoli centri di costo, centrali e periferici, in relazione al programma degli interventi da realizzare.

Criteri preliminari per l’individuazione degli interventi

La circolare ribadisce che il ricorso a nuove locazioni per le Sedi deve rappresentare un’ipotesi eccezionale e adeguatamente motivata. Il richiamo è alle disposizioni già impartite con i messaggi n. 32599 del 5 maggio 1993 e n. 26134 del 7 marzo 1995, che sottolineano il decongestionamento delle sedi conseguente alla realizzazione dei Centri Operativi e ai pensionamenti intervenuti.

Devono essere tenute presenti anche le istruzioni del messaggio n. 14294 del 3 luglio 1995 sui rinnovi delle locazioni in essere, che devono essere attivati per tempo, previa attenta analisi dell’esigenza di mantenere la disponibilità dei locali e verifica di soluzioni alternative sul mercato.

Per i Centri Operativi già in esercizio, una diversa sistemazione logistica è ammissibile solo dopo aver accertato l’assoluta inadeguatezza dei locali occupati.

Ricerca di mercato e pubblicità dell’offerta

Per gli interventi inseriti nel piano, il Direttore della Sede avvia la ricerca di mercato, salvo che non sia già stata espletata con esito positivo. Per definire le specifiche tecnico-funzionali dei locali da ricercare, egli si avvale degli uffici tecnici regionali, previa definizione delle esigenze organizzative da parte dei Direttori.

A seconda del tipo di intervento, le esigenze riguardano:

• per le Sedi, l’individuazione degli uffici e/o archivi da sistemare diversamente;
• per le strutture decentrate, la determinazione della dotazione organica in funzione dei carichi di lavoro da decentrare, ove non sia ritenuta attendibile quella indicata nel messaggio n. 00915 del 5 maggio 1994.

La consistenza delle superfici da indicare negli avvisi è determinata dagli Uffici Tecnici Regionali:

• per i Centri Operativi e le Agenzie Urbane, sulla base delle indicazioni tecniche contenute nel messaggio n. 06177 del 27 maggio 1994;
• negli altri casi, applicando i parametri standard vigenti per uffici e archivi.

Prima di avviare la ricerca, le Sedi devono verificare con i Sindaci dei Comuni interessati la possibilità di soddisfare le esigenze dell’Istituto con immobili comunali o comunque messi a disposizione dai Comuni stessi.

La ricerca deve essere pubblicizzata con la massima diffusione, mediante inserzioni su quotidiani e/o manifesti in Sede, contatti con altri enti pubblici e con associazioni di categoria specializzate, senza intermediazioni. È fissato un termine di 30 giorni per la presentazione delle offerte.

Istruttoria tecnica delle offerte

Per ciascuna offerta acquisita, l’Ufficio Tecnico Regionale redige una relazione contenente la valutazione di idoneità o inidoneità sotto il profilo tecnico ed economico, la rispondenza alle esigenze dell’Istituto e tutti gli elementi utili per la valutazione complessiva.

La relazione deve includere, ove pertinenti:

• progetto di utilizzazione;
• stima del canone;
• previsione di spesa per i lavori di adattamento a carico dell’INPS;
• certificazioni necessarie per l’uso dei locali come uffici pubblici;
• eventuali lavori a carico della proprietà.

La documentazione è trasmessa al Direttore della Sede entro il termine massimo di 60 giorni.

Esame del Comitato Provinciale o Regionale e individuazione della soluzione

Il Direttore della Sede sottopone la documentazione al Comitato Provinciale, ovvero al Comitato Regionale se l’offerta riguarda la Sede Regionale, nella prima seduta utile. Il parere del Comitato deve riflettere:

• l’idoneità della soluzione come punto baricentrico rispetto al comprensorio territoriale della struttura operativa;
• la coerenza della soluzione con i piani e con le prospettive del decentramento.

Sulla base degli approfondimenti tecnico-economici e del parere espresso, il Direttore della Sede individua la soluzione più rispondente alle esigenze da soddisfare.

Valutazioni centrali e Commissione di Congruità

La proposta relativa ai locali prescelti, redatta secondo lo schema dell’Allegato 2 e corredata della documentazione tecnica necessaria, viene trasmessa con urgenza:

• al Coordinamento Generale Tecnico Edilizio, per l’esame di merito dell’istruttoria tecnica e della completezza/regolarità documentale;
• alla Direzione Centrale Approvvigionamenti e Patrimonio, per l’inoltro alla Commissione di Congruità;
• alla Direzione Centrale Sistema Qualità, per il monitoraggio del programma di decentramento territoriale e della razionalizzazione logistica.

La proposta, completata con la documentazione occorrente, è trasmessa alla Segreteria della Commissione di Congruità. Il parere della Commissione viene poi inviato alla Direzione Centrale Approvvigionamenti e Patrimonio e successivamente trasmesso al Direttore della Sede interessata.

Trattativa, commissione aggiudicatrice e stipula del contratto

Ricevuto il parere della Commissione di Congruità, il Direttore della Sede adotta la determinazione di autorizzazione allo svolgimento della trattativa, entro il valore massimo congruo e definendo le condizioni essenziali della locazione. Contestualmente:

• nomina la Commissione ai sensi dell’art. 86 del Regolamento;
• individua il responsabile del procedimento ai sensi dell’art. 56 del Regolamento.

La Commissione, che deve essere presieduta dal Direttore della Sede salvo casi di forza maggiore, procede all’aggiudicazione ai sensi dell’art. 86, punto 5. Successivamente il Direttore stipula il contratto ai sensi dell’art. 91 del Regolamento, tenendo conto, per quanto compatibili, delle indicazioni della circolare n. 82 del 30 marzo 1990.

Al termine del procedimento, le altre proprietà interessate devono essere informate delle ragioni di esclusione delle rispettive offerte.

Caso particolare degli immobili a Roma e zone limitrofe

Per gli immobili da acquisire nel centro urbano di Roma o nelle zone limitrofe, la stipula del contratto è subordinata anche all’attuazione delle disposizioni della Presidenza del Consiglio dei Ministri contenute nella circolare 26 giugno 1995 n. 1, relativa alla Legge n. 396/1990 sulle richieste di assenso per acquisti di immobili o locazioni passive da parte delle pubbliche amministrazioni.

Comunicazioni agli uffici centrali e monitoraggio

Le trattative svolte, con il relativo esito, e l’avvenuta stipula del contratto devono essere comunicate agli uffici centrali competenti:

• Direzione Centrale Sistema Qualità;
• Direzione Centrale Approvvigionamenti e Patrimonio;
• Coordinamento Generale Tecnico Edilizio.

Tali comunicazioni sono necessarie per le verifiche trimestrali sull’andamento della realizzazione del piano di attività, previste dagli artt. 15 e 55 del Regolamento.

Contenuto operativo degli allegati

L’Allegato 1 fornisce lo schema per la predisposizione del piano annuale e richiede l’indicazione di:

• Regione e sede;
• centro operativo e relativo organico;
• difficoltà logistiche della sede o del centro operativo;
• esigenze funzionali da soddisfare;
• superficie occorrente;
• canone annuo presumibile;
• fase istruttoria della proposta.

L’Allegato 2 disciplina il documento da sottoporre alla Commissione di Congruità. Esso contiene:

• il quadro organizzativo del centro operativo o della sede;
• il bacino di utenza, con dati su abitanti, popolazione attiva, pensionati e aziende;
• l’attribuzione delle funzioni, il personale e i locali occorrenti;
• le variabili da adattare ai casi di nuova sistemazione, ampliamento, sede o rinnovo;
• l’elenco delle offerte acquisite e le motivazioni di esclusione di quelle non idonee o non interessanti;
• la descrizione dettagliata dell’offerta prescelta, con caratteristiche generali, parere del Comitato Provinciale, lavori di adattamento e canone annuo;
• l’indicazione dei costi e dell’eventuale ripartizione degli oneri tra proprietà e INPS;
• l’esplicitazione dell’eventuale disponibilità del proprietario a riconoscere il diritto di opzione all’acquisto, con indicazione del prezzo stimato dagli uffici tecnici.