Messaggio numero 3506 del 24-03-2014

Unificazione delle modalità di pagamento delle pensioni delle gestioni pubbliche e dello spettacolo/sportivi professionisti

Il documento illustra l’avvio, da maggio 2014, del nuovo sistema di pagamento delle pensioni delle gestioni dei lavoratori pubblici e dello spettacolo e degli sportivi professionisti, trasferite all’INPS ai sensi dell’art. 21 del D.L. 201/2011, convertito nella Legge n. 214 del 22 dicembre 2011. L’intervento allinea le modalità di pagamento a quelle già previste per le gestioni private e descrive gli adeguamenti organizzativi, informatici e operativi necessari.

Finalità e contesto dell’intervento

L’operazione nasce dall’integrazione delle gestioni previdenziali pubbliche e dello spettacolo/sportivi professionisti nei processi INPS. Il documento evidenzia anche l’impatto del Regolamento UE n. 260/2012 (SEPA), entrato in vigore il 1° febbraio 2014, che ha richiesto l’allineamento, ove possibile, dei dati anagrafici e dei codici IBAN dei pensionati con quelli presenti presso gli enti pagatori.

Tra i vantaggi dell’unificazione vengono richiamati:

• semplificazione amministrativa tramite unificazione delle procedure di gestione dei pagamenti;
• maggiore capacità di controllo e monitoraggio dei flussi contabili;
• possibilità di estendere la procedura di recupero delle rate pagate dopo il decesso del pensionato (RIA);
• supporto al processo di integrazione delle competenze e delle attività degli uffici;
• migliore pianificazione dei processi di gestione dei pagamenti.

Il cambio riguarda in questa fase solo i pagamenti delle prestazioni in Italia; per l’estero è previsto un successivo messaggio, una volta aggiornato il colloquio telematico con la banca che gestisce i pagamenti all’estero, indicata come Citibank.

Registrazione nel database pensioni e identificazione delle prestazioni

Dal punto di vista gestionale, le pensioni restano identificate nei sistemi ex INPDAP ed ex ENPALS con la numerazione tradizionale. Nel Casellario delle pensioni continuano inoltre a essere contrassegnate con categoria 801/2/3 per finalità fiscali, di rivalutazione annuale e di rilevanza reddituale.

Ai soli fini della gestione dei pagamenti secondo i protocolli delle gestioni private, le prestazioni sono state registrate nel database pensioni con nuovi dati identificativi coerenti con i parametri INPS:

• codice categoria;
• codice sede;
• nuova numerazione.

Gli allegati 1 e 2 richiamati nel documento contengono i codici categoria assegnati rispettivamente alle prestazioni delle gestioni dei lavoratori pubblici e delle gestioni dello spettacolo e degli sportivi professionisti. I codici sede sono quelli ordinari dell’Istituto, mentre la numerazione è quella già utilizzata nel Casellario Centrale delle Pensioni.

Nel database sono memorizzate soltanto alcune informazioni essenziali, distinte nei segmenti:

• GP1: decorrenza pensione, localizzazione e coordinate di pagamento, indirizzo del titolare, eventuale tutore/delegato alla riscossione, codice identificativo della prestazione nei sistemi ex INPDAP o ex ENPALS;
• GP2: dati relativi al sindacato con decorrenza e scadenza;
• GP3: dati anagrafici del titolare;
• GP8: importo netto del pagamento e importo della quota sindacale.

Per tali pensioni i dati vengono inseriti per ciascuna rata solo prima del pagamento. Le informazioni sul flusso di disposizione e sulla modalità di pagamento sono esposte nel segmento GP8MD80 con GP8CNATMOV=D per il “disposto” e, dopo la rendicontazione dell’ente pagatore, con GP8CNATMOV=P per il “pagato”. Le quote pagate a terzi creditori del pensionato sono codificate su un’ulteriore ricorrenza del GP8. I segmenti GP5/6/7 risultano al momento non valorizzati.

Strutture competenti per la gestione delle prestazioni

Le pensioni delle gestioni dei lavoratori pubblici sono state assegnate alle sedi INPS integrate secondo il piano di integrazione territoriale. Per le città metropolitane il documento indica l’allocazione delle ex sedi INPDAP alle corrispondenti sedi INPS, tra cui Torino, Milano, Napoli e Roma.

Per le prestazioni dello spettacolo e degli sportivi professionisti, la gestione è posta in carico al Polo PALS, allocato presso la Direzione Metropolitana di Roma – 7000.

Scadenze e modalità di pagamento

L’introduzione del nuovo sistema non modifica le date di pagamento delle pensioni:

• giorno 10 di ciascun mese per le gestioni dello spettacolo e degli sportivi professionisti;
• giorno 16 di ciascun mese per le gestioni dei lavoratori pubblici.

Non sono previste, al momento, date dedicate alle pensioni di nuova liquidazione. Se la data cade in un giorno festivo o non bancabile, il pagamento è anticipato al primo giorno bancabile utile.

Le modalità di pagamento previste sono:

• accredito su conto corrente intestato o cointestato al beneficiario;
• accredito su libretto intestato o cointestato al beneficiario;
• accredito su carta ricaricabile con IBAN, per le sole pensioni INPDAP;
• pagamento in contanti allo sportello per importi netti inferiori a 1.000 euro;
• circolarità postale, per le sole pensioni INPDAP.

Il documento ribadisce che la pensione deve essere accreditata esclusivamente su un conto corrente, libretto o carta prepagata munita di IBAN intestata o cointestata al titolare della prestazione. In presenza di tutore, amministratore di sostegno o rappresentante legale, l’accredito deve avvenire su un conto o libretto intestato al titolare, sul quale il soggetto che lo rappresenta abbia facoltà di prelievo.

Disposizioni di pagamento e codifiche di rendicontazione

Il nuovo flusso operativo si articola in quattro passaggi:

• le cedole continuano a essere estratte dai sistemi ex INPDAP ed ex ENPALS;
• confluiscono nel database pensioni INPS nelle apposite categorie;
• vengono canalizzate nei flussi di disposizione dei pagamenti;
• i flussi sono inviati agli enti pagatori con 5 giorni bancabili di anticipo rispetto alla data di pagamento.

Dal primo flusso inviato con le nuove modalità, le informazioni di pagamento sono memorizzate mensilmente nella procedura AGENDA con le codifiche ordinarie:

• d = disposto;
• p = pagato;
• r = riaccredito;
• n = non pagato;
• RR = richiesta riaccredito a fronte di decesso;
• NM = non pagato con precedente stato RR.

Localizzazione in “cassa sede” e gestione manuale

Vengono localizzate in cassa sede le pensioni con:

• coordinate di pagamento errate;
• titolare deceduto;
• tutore/amministratore/rappresentante legale deceduto;
• titolare del pagamento a terzi deceduto;
• coordinate di pagamento del pagamento a terzi errate.

La localizzazione in cassa sede implica che il pagamento sia gestito manualmente dalla sede e che, finché permane tale stato, le rate non confluiscano nei flussi inviati alle banche.

Per le pensioni ex INPDAP ed ex ENPALS in cassa sede, le sedi devono:

• verificare le coordinate bancarie e i dati anagrafici presenti su ARCA e sulle anagrafiche ex INPDAP/ex ENPALS, apportando le rettifiche necessarie;
• effettuare gli ulteriori controlli eventualmente necessari;
• pagare le cedole esclusivamente tramite la procedura “pagamenti vari”.

Per gli aspetti contabili e di inserimento dell’esito si rinvia alla Circolare n. 68 del 27 marzo 2000. Il documento richiama inoltre che la mancata o errata rendicontazione impedisce l’afflusso delle informazioni nel database dei pagamenti consultabile tramite AGENDA1 e AGENDA 2.0.

L’elenco delle pensioni localizzate in cassa sede può essere scaricato da AGENDA 2.0 tramite intranet, sezione Assicurato Pensionato > Servizi al Pensionato.

Attività propedeutiche svolte a livello centrale

A livello centrale sono state svolte verifiche di congruità delle informazioni per agevolare l’allineamento delle modalità gestionali e garantire il buon esito dei pagamenti anche in relazione alla SEPA.

Dalla seconda metà dell’anno precedente sono stati effettuati, in collaborazione con enti pagatori, banche e Poste Italiane, controlli sulla compatibilità tra le modalità di pagamento in uso per le gestioni interessate e quelle previste dai contratti INPS per il pagamento in Italia. L’attività ha consentito, per la maggior parte delle posizioni, di normalizzare sia i dati anagrafici sia le coordinate di pagamento e di verificare l’intestazione o cointestazione dei conti correnti e dei libretti su cui vengono accreditate le prestazioni.

Comunicazioni ai pensionati per integrazione o correzione dei dati

Per alcune posizioni gli enti pagatori hanno rilevato discordanze tra i dati trasmessi dall’INPS e quelli in loro possesso. Per ragioni di privacy non è stato possibile trasmettere all’Istituto il dettaglio delle singole posizioni discordanti.

Per garantire la continuità dei pagamenti, sono state inviate comunicazioni dedicate, distinte per gestione e tipologia:

• allegato 4: titolari di prestazione delle gestioni pubbliche;
• allegato 5: tutori o rappresentanti legali di titolari di prestazione delle gestioni pubbliche;
• allegato 6: titolari di prestazione delle gestioni dello spettacolo e degli sportivi professionisti;
• allegato 7: tutori o rappresentanti legali di titolari di prestazione delle gestioni dello spettacolo e degli sportivi professionisti.

Gli interessati sono stati invitati a verificare:

• nome e cognome del pensionato e, se presente, del tutore/rappresentante legale;
• codice fiscale;
• data di nascita;
• coordinate di pagamento.

Se i dati risultano inesatti o imprecisi, il soggetto deve comunicarne immediatamente i corretti dati a qualsiasi sede INPS. Per i pensionati della gestione pubblica è possibile anche l’accesso telematico con PIN dispositivo ai servizi online nella sezione ex INPDAP, “Pensione: domanda di variazione delle modalità di riscossione”. Per i pensionati della gestione sport e spettacolo è prevista analoga possibilità tramite i servizi online INPS. Le variazioni anagrafiche possono essere richieste anche tramite Contact Center multicanale; è inoltre possibile rivolgersi a un Patronato.

In caso di variazione delle modalità di accredito, va allegato il mod. AP03/AP04, scaricabile dal sito INPS e validato dall’istituto di credito o da Poste Italiane. Se invece i dati riportati nella comunicazione sono corretti, l’interessato deve rivolgersi tempestivamente all’ufficio pagatore presso il quale avviene il pagamento.

Attività demandate alle sedi territoriali

Le attività operative possono essere svolte da qualunque struttura territoriale, indipendentemente dalla residenza del pensionato, dalla gestione di appartenenza e dalla sede in carico alla prestazione. Il documento raccomanda di attribuire a tali attività la massima priorità per assicurare la continuità dei pagamenti.

Le sedi devono organizzarsi per garantire assistenza e consulenza adeguate agli interessati, anche predisponendo punti di accesso dedicati, e adottare misure formative e organizzative per consentire agli operatori di operare su sistemi informatici diversi e con procedure anche differenti da quelle abituali.

Variazione dei dati di pagamento

Le procedure di variazione degli uffici pagatori nei sistemi ex INPDAP, ex ENPALS e INPS sono state modificate per far sì che le variazioni effettuate tramite una qualsiasi delle procedure abbiano effetto su tutti gli archivi gestionali. Tuttavia, il documento consiglia di utilizzare la procedura “Variazione Ufficio Pagatore”, già in uso per le gestioni private, perché assicura l’immediato aggiornamento dei dati su tutti i sistemi e per tutte le pensioni del soggetto.

Le procedure delle gestioni pubbliche e dello sport/spettacolo aggiornano invece i dati in modo asincrono. I responsabili devono quindi assicurare le necessarie abilitazioni e la formazione del personale.

In base alle disposizioni vigenti sull’unificazione dei pagamenti per titolari di più prestazioni, le nuove coordinate vengono utilizzate per tutte le prestazioni riferite allo stesso soggetto e in tutte le gestioni di appartenenza.

Accesso e funzioni della procedura “Variazione Ufficio Pagatore”

L’accesso avviene tramite UTPEN in ambiente intranet, nel percorso PROCESSI > ASSICURATO PENSIONATO > SERVIZI AL PENSIONATO > Accesso alle procedure di gestione delle pensioni.

Le abilitazioni e i livelli di autorizzazione sono gestiti dal Direttore di sede o da funzionari delegati tramite Identity Management/profilazione UTPEN. Il codice sede è precompilato, ma può essere modificato dagli operatori autorizzati su più sedi.

La procedura offre quattro funzioni:

• richiesta per chiave di pensione, inserendo la nuova chiave articolata in categoria, sede e certificato;
• richiesta per dati anagrafici, tramite codice fiscale e/o dati anagrafici, indicata come opzione consigliata;
• trasferimento a cassa sede, per localizzare manualmente la pensione; la cedola successiva all’ultima estratta al momento del cambio di stato non sarà inviata all’ufficio pagatore;
• trasferimento da cassa sede, per indicare l’ufficio pagatore a cui inviare il pagamento dalla prima cedola utile successiva; prima di questa operazione devono essere sistemate le coordinate bancarie ed eventualmente riemesse le cedole non pagate tramite “pagamenti vari”.

La procedura non è disponibile nei momenti di estrazione della cedola. In caso di più pensioni, la variazione delle coordinate opera su tutte le prestazioni intestate allo stesso soggetto, mentre la localizzazione in cassa sede riguarda il singolo trattamento. Se il soggetto ha pensioni di gestioni differenti, la variazione effettuata tra l’estrazione di una categoria e quella di un’altra produce effetto immediato sulla pensione estratta successivamente e, per quelle già estratte, dal mese successivo.

Variazione dei dati anagrafici

Le modifiche anagrafiche devono essere effettuate sia su ARCA sia sulle anagrafiche proprietarie delle gestioni dei lavoratori pubblici e dello spettacolo e degli sportivi professionisti, per garantire il completo allineamento dei dati.

Anche per queste attività i responsabili delle strutture devono attivare le necessarie abilitazioni e iniziative formative per consentire agli operatori di effettuare correttamente le variazioni.

Riemissione dei pagamenti

Le rate rendicontate dagli enti pagatori come non pagate o riaccreditate, contrassegnate da “N” o “R” in AGENDA1/AGENDA2.0, a partire dalla prima rata trattata con le nuove modalità possono essere riemesse solo tramite la procedura “pagamenti vari”, secondo le istruzioni del messaggio n. 423 del 27 settembre 2000.

Con la stessa procedura devono essere gestiti i pagamenti delle rate localizzate a cassa sede.

Per evitare doppi pagamenti, gli operatori non devono più utilizzare le procedure GPPWEB e SIN (ex INPDAP) o SIA (ex ENPALS) per la riemissione delle rate di pensione da pagare in Italia emesse da maggio 2014 con le nuove modalità. La riemissione può essere effettuata esclusivamente dalla struttura che ha in carico la prestazione e alla quale è attribuita la gestione contabile.

Se la segnalazione perviene a una struttura diversa, essa deve essere trasmessa immediatamente alla sede competente, che provvede secondo le modalità in uso per le pensioni delle gestioni private.

Accesso alla procedura “Pagamenti Vari” e gestione delle rendicontazioni

L’accesso alla procedura “Pagamenti Vari” richiede l’autorizzazione sia alla procedura stessa sia all’aggiornamento anagrafico sull’archivio ARCA. L’accesso avviene da INTRANET > Servizi > Accesso alle applicazioni EAP (ex AS/400).

Per aggiornare il database dei pagamenti e consentire la ripartizione contabile, la sede deve acquisire, tramite la procedura “Gestione Rendicontazioni”, l’informazione relativa all’avvenuto pagamento per ciascuna rata localizzata per quel mese presso un ufficio pagatore di sede. Le informazioni trasmesse consentono l’aggiornamento centralizzato del database dei pagamenti, degli archivi AGENDA 2.0, della ripartizione dei pagamenti e dell’emissione del relativo flusso contabile.

Anche la procedura “Gestione rendicontazioni” è accessibile da INTRANET > Servizi > Accesso alle applicazioni EAP (ex AS/400).

Attività del Contact Center Multicanale

Per diffondere le informazioni e fornire assistenza, il Contact Center Multicanale contatterà i titolari delle posizioni interessate dai disallineamenti, così da chiarire il contenuto della lettera e indicare le azioni da compiere.

Gli interessati potranno comunque rivolgersi direttamente al Contact Center per assistenza nelle operazioni di verifica e aggiornamento dei dati. È prevista un’apposita opzione “Campagna unificazione pagamenti”, accessibile nelle sezioni dedicate alla gestione dei dipendenti pubblici e dei lavoratori dello spettacolo.

I numeri indicati sono:

• 803 164 da rete fissa;
• 06 164164 da telefono cellulare, con tariffazione stabilita dal proprio gestore.

Gli operatori sono disponibili dal lunedì al venerdì dalle 8:00 alle 20:00 e il sabato dalle 8:00 alle 14:00.

Il Contact Center può verificare, su richiesta dell’interessato, i dati anagrafici e guidare l’utente nell’uso della procedura telematica di variazione dell’ufficio pagatore oppure indirizzarlo alle strutture competenti, inclusi sedi e Patronati.