Circolare numero 162 del 23-12-2011

Chiusura contabilità esercizio 2011 e adempimenti connessi

La circolare detta le istruzioni per la chiusura della contabilità dell’esercizio 2011, distinguendo tra operazioni di cassa, da completare entro il 23 gennaio 2012, e operazioni fuori cassa, da completare entro il 31 gennaio 2012. L’obiettivo è garantire la corretta chiusura del periodo suppletivo, la quadratura dei conti e la predisposizione dei rendiconti e delle comunicazioni necessari alla formazione del bilancio consuntivo.

Quadro temporale e principi generali

Le operazioni di chiusura dell’esercizio 2011 e l’invio dei relativi dati devono seguire il calendario indicato nella circolare. Il periodo suppletivo, riservato alle contabilizzazioni in conto precedente esercizio, termina il 31 gennaio 2012, ma per le operazioni contabili concernenti i flussi di cassa la chiusura è fissata al 23 gennaio 2012.

Dopo il 23 gennaio 2012 viene meno la possibilità di effettuare registrazioni contabili relative ai conti accesi ai conti correnti bancari e postali e alla contabilità speciale della Tesoreria provinciale dello Stato, salvo le specifiche eccezioni richiamate nel testo. Le procedure automatizzate conferenti devono essere adeguate assumendo come termine ultimo il 24 gennaio 2012 per la produzione dei dati da inserire nel sistema contabile. Anche i documenti prodotti manualmente devono essere trasmessi con congruo anticipo rispetto al 31 gennaio 2012, così da consentire le registrazioni, comprese eventuali scritture di assestamento.

Obblighi organizzativi e monitoraggio

La circolare richiama con forza i Direttori delle Sedi alla puntuale attuazione degli adempimenti di chiusura della contabilità 2011, con particolare attenzione al rispetto dei termini di invio dei rendiconti e dei prospetti di analisi. La tempestività è indicata come condizione essenziale per rispettare le disposizioni legislative e regolamentari sulla predisposizione e approvazione del bilancio consuntivo.

I Direttori regionali devono monitorare costantemente, anche tramite la procedura di controllo prevista dal messaggio n. 2365 del 24 gennaio 2006, che le Sedi di competenza eseguano gli adempimenti nei tempi richiesti e devono intervenire direttamente per risolvere eventuali problematiche operative.

Adempimenti relativi al periodo suppletivo

Partite trasferite ad altre Sedi e Direzione generale

Entro il 10 gennaio 2012 devono essere imputate al conto GPA 55/000 le partite trasferite ad altre Sedi e alla Direzione generale. I programmi elaborativi inibiscono la movimentazione del conto oltre tale data. I modelli SC/10R con allegati, emessi nel periodo suppletivo, devono essere trasmessi entro il 10 gennaio 2012; per consentire la chiusura delle partite iniziate, la trasmissione delle stesse deve avvenire comunque entro e non oltre il 13 gennaio 2012.

Dopo il 10 gennaio e fino al 31 gennaio 2012, eventuali registrazioni in conto esercizio precedente che riguardino partite da trasferire ad altre unità funzionali non possono più essere contabilizzate al GPA 55/000, ma devono essere imputate ai conti GPA 51/099 e GPA 52/099. Restano escluse da tale regola alcune specifiche fattispecie, tra cui i saldi attivi dei modelli DM 10, DM 10/RA, i contributi per domestici, prosecutori volontari e pescatori autonomi, che devono rimanere sui rispettivi conti di pertinenza.

Operazioni su conti correnti, tesoreria e flussi di cassa

Entro il 23 gennaio 2012 devono essere effettuate le imputazioni definitive sui conti correnti bancari, sulle contabilità speciali di tesoreria e sui conti correnti postali per operazioni con contabili emesse fino al 31 dicembre 2011, relativamente a entrate e uscite di qualsiasi titolo, interessi bancari e spese di tenuta conto se presenti nell’estratto conto finale 2011, definizione delle entrate da enti, pareggio dei mandati di pagamento e dei girofondi eseguiti entro il 31 dicembre 2011 e trasferimento fondi.

I flussi telematici di rendicontazione delle entrate e delle uscite del 2011 devono essere contabilizzati secondo il calendario indicato: PF1 e PF2 entro l’11 gennaio, De.U. entro il 17 gennaio e T.E.F. entro il 20 gennaio. Le Sedi devono verificare l’esistenza di flussi non contabilizzati tramite gli appositi programmi di visualizzazione.

Gestione delle differenze e preacquisizioni

Le eventuali differenze tra il saldo del conto di mastro e quello comunicato da banche, Poste o Tesoreria, non sanate al 23 gennaio 2012, devono essere imputate ai conti GPA 00/099 e GPA 10/099 in contropartita dei rispettivi conti polo, con successiva attribuzione ai conti di pertinenza nell’esercizio 2012. Le contabili bancarie emesse nel 2012 ma recanti valuta 2011 non devono essere rilevate nel 2011, salvo le disposizioni sugli interessi.

Nel pomeriggio del 23 gennaio 2012 vengono inoltre definite o annullate centralmente diverse preacquisizioni non contabilizzate entro l’esercizio di competenza: incassi DEU, incassi tramite concessionari, flussi TEF, versamenti da Enti, pagamenti e riaccrediti di pensioni pagate telematicamente e mandati preacquisiti non eseguiti. I girofondi preacquisiti nel 2011 e non conclusi sono imputati al conto GPA 02/099 e riproposti nell’esercizio successivo. Al termine di tali operazioni viene elaborato il modello FL02 effettivo del periodo suppletivo.

Il 25 gennaio 2012 le Sedi devono stampare il modello FL02 a montante, il FL02/bis in test e il modello MF1 del periodo 13/2011, quindi verificare i saldi di fine esercizio. In caso di concordanza, si procede con la stampa effettiva del FL02/bis. Se emergono differenze, le sistemazioni potranno essere eseguite solo il 26 gennaio 2012, giorno in cui l’esercizio 2011 viene chiuso in via definitiva alle ore 18.00.

Scritture fuori cassa e imputazioni particolari

Entro il 31 gennaio 2012 devono essere registrati gli interessi maturati nel 2011 sui conti correnti bancari e postali accreditati nel 2012, con imputazione al conto GPA 00/091 e, ove le spese di tenuta conto superino gli interessi, con imputazione dell’eccedenza al conto GPA 10/099. Per le operazioni attribuite nel 2011 a tali conti, le Sedi devono effettuare nel 2012 gli articoli in partita doppia di sistemazione, con coinvolgimento del conto polo quando gli Enti collettori abbiano accreditato interessi o addebitato eccedenze nel 2011.

Le Sedi devono inoltre definire al conto GPA 55/000 tutte le partite ricevute nel 2011, stampando prima della chiusura del periodo suppletivo la lista delle partite ricevute. Le operazioni non attribuibili ai conti di definitiva imputazione devono essere provvisoriamente registrate ai conti di evidenza locale.

Sono poi richieste verifiche puntuali su numerose procedure automatizzate e registrazioni, tra cui i file DM, i contributi per lavoratori domestici, prosecutori volontari, ex mutualità pensioni, pescatori autonomi, artigiani, commercianti, agricoltura, recupero indebiti, i modelli SC 50 per i contributi fissi dei liberi professionisti, gli acconti sulle pensioni in regime internazionale e le prestazioni liquidate e non pagate dell’esercizio 2011.

Scritture di assestamento

Entro il 31 gennaio 2012 devono essere effettuate le principali scritture di assestamento. Tra queste figurano:

• le scritture rettificative previste dalla circolare n. 286 B – n. 693 Rg. del 13 novembre 1982, riguardanti trasferimenti di contributi tra gestioni e attribuzioni a seguito di rimborsi;
• lo storno agli specifici conti di definitiva imputazione degli importi accreditati ai conti FPU 52/052, FPV 52/052 e FPX 52/052;
• l’eliminazione delle partite in prescrizione dai partitari dei conti ARR 10/099, COR 10/099, GMR 10/099 e GMS 10/099;
• lo storno ai conti delle gestioni di pertinenza dei crediti per prestazioni da recuperare rilevati nel conto GPA 00/032, con successivo annullamento nel 2012.

Istruzioni varie e controlli specifici

La circolare contiene numerose precisazioni operative. In particolare:

• per le denunce mensili presentate dagli enti creditizi deve essere completata entro l’esercizio la ripartizione di tutte le denunce contributive attive e passive del 2011, con attenzione alla compilazione del tipo rendiconto 20;
• devono essere eseguiti i riscontri sugli elenchi delle aziende beneficiarie delle disposizioni dell’art. 21, comma 5, lettere a) e b), della legge n. 675/1977;
• le partite rilevate a conti di imputazione provvisoria come GPA 00/099, GPA 10/099, GPA 51/099 e GPA 52/099 devono essere specificate e allineate con i partitari;
• devono essere sistemate le partite sui conti GPA 52/092 e GPA 52/093 relative al recupero di crediti contributivi di artigiani e commercianti;
• le eventuali sistemazioni del conto GPA 52/038 devono essere concluse entro la chiusura del periodo suppletivo;
• in materia di cessione dei crediti ex legge n. 411/1989, le Sedi devono aggiornare l’archivio “cessione crediti” e verificare la concordanza tra i conti GPA 90/010 e GPA 80/010;
• devono essere svolti i controlli di pareggio dei conti e di concordanza tra saldi antitetici;
• devono essere verificati i conti relativi ai prepensionamenti e alla mobilità lunga, nonché ai crediti contributivi connessi alla mobilità.

Rendicontazioni di competenza e controlli tematici

La circolare disciplina anche numerosi controlli e rendiconti di merito su specifiche gestioni. Tra gli altri:

• controllo sulla corretta contabilizzazione dei file generati dalle procedure DM, LD, ex mutualità pensioni, pescatori autonomi, riscatti e ricongiunzioni, artigiani, commercianti, settore agricolo e recupero indebiti;
• verifica della corretta rilevazione delle pensioni non meccanizzate e dei relativi ratei;
• controlli sugli oneri GIAS, compresi quelli che devono avere saldo zero salvo casi eccezionali;
• verifica del movimento dei conti GAT 30/… relativi agli assegni per il nucleo familiare connessi con trattamenti di integrazione salariale;
• adempimenti per l’eliminazione dei crediti dichiarati inesigibili, con richiamo ai messaggi del 2011 e alle modalità di invio degli elenchi manuali e delle dichiarazioni tramite PEC o PEI;
• verifiche sugli interessi passivi imputati a conti non corretti, sulle scritture del personale, sui conti fiscali e sull’assistenza fiscale, nonché sulla concordanza tra SAP e procedura IRPEF.

La circolare prevede inoltre che, dal 1° gennaio 2012, per i pagamenti disposti entro il 12 gennaio relativi al mese di dicembre precedente, la ritenuta corrispondente debba essere segnalata in procedura IRPEF nel rigo appositamente creato; per gli anni successivi, le compensazioni di IRPEF e addizionali regionali saranno effettuate centralmente dalla Direzione centrale bilanci e servizi fiscali, mentre quelle dell’addizionale comunale dalla Direzione centrale sistemi informativi e tecnologici.

Rendiconti e comunicazioni da trasmettere alla Direzione generale

La parte IV elenca i rendiconti e le comunicazioni da trasmettere, con scadenze differenziate:

• entro il 13 gennaio 2012: elenchi manuali e riassuntivi delle partite da eliminare e degli importi contabilizzati ai conti GPA 00/069, GPA 00/062, GPA 00/063, GPA 00/072, GMR 00/065 e GMR 00/067;
• entro il 1° febbraio 2012: prospetti relativi ai crediti per prestazioni da recuperare irrecuperabili, dichiarazioni sulla gestione rimborsi e dichiarazioni sulla corretta eliminazione dei crediti inesigibili, oltre ai dati delle pensioni non meccanizzate da trasmettere alla D.C. sistemi informativi e tecnologici;
• entro il 3 febbraio 2012: diversi prospetti e comunicazioni afferenti a risorse strumentali e risorse umane, inclusi mutui, prestiti, rivalutazioni, indennità di funzione e compensi incentivanti;
• entro il 10 febbraio 2012: elenco delle partite evidenziate al conto GPA 00/023;
• entro il 15 febbraio 2012: dati sulle domande di prestazioni a carico del Fondo di garanzia, sui trattamenti agricoli ordinari e sui beneficiari di trattamento speciale di disoccupazione per frontalieri italiani in Svizzera.

Per molti rendiconti è richiesto l’invio attraverso la procedura automatizzata RENDI; per altri permane l’obbligo di compilazione su modelli cartacei. Le dichiarazioni degli allegati 2 e 3 devono essere trasmesse via e-mail alla Direzione centrale bilanci e servizi fiscali, con conservazione agli atti dell’originale sottoscritto.

Ripresa in carico dei saldi nell’esercizio 2012

Le operazioni di ripresa in carico dei saldi dei conti all’inizio dell’esercizio 2012 saranno effettuate con procedura automatizzata e centralizzata entro il mese di febbraio 2012, secondo lo schema riportato nell’allegato n. 1. Se dopo la chiusura del periodo suppletivo si rendessero necessarie scritture aggiuntive, saranno effettuate in automatico le conseguenti rettifiche e integrazioni della ripresa in carico dei saldi.

In sintesi, la circolare fornisce un quadro organico e molto dettagliato delle attività necessarie per chiudere correttamente l’esercizio 2011, assicurare la quadratura contabile, trasmettere i rendiconti alla Direzione generale e avviare senza disallineamenti la contabilità del 2012.