Circolare numero 161 del 22-12-2011

Passaggio dai formulari cartacei E ai Paper SED nel quadro dei nuovi regolamenti comunitari

La circolare fornisce istruzioni operative sul graduale superamento dei formulari cartacei della serie E nelle materie di sicurezza sociale interessate dal nuovo coordinamento comunitario. L’obiettivo è accompagnare la transizione verso lo scambio telematico tramite EESSI, garantendo al tempo stesso continuità nelle lavorazioni e tutela degli interessati.

Quadro normativo di riferimento

Il documento richiama l’entrata in vigore, dal 1° maggio 2010, dei nuovi regolamenti comunitari in materia di sicurezza sociale, pubblicati sulla GUUE L 284 del 30 ottobre 2009. In particolare, sono menzionati:

• il regolamento (CE) n. 987/2009, recante le modalità di applicazione del regolamento (CE) n. 883/2004;
• il regolamento (CE) n. 988/2009, che modifica il regolamento (CE) n. 883/2004.

Sono altresì richiamate le precedenti circolari e messaggi INPS emanati nel 2010 e nel 2011 in materia di disposizioni generali, recupero di prestazioni indebitamente erogate e contributi, disoccupazione, prestazioni familiari, malattia e maternità, regolamento (UE) n. 1231/2010 e chiarimenti su lavoratori frontalieri e disoccupati residenti in uno Stato membro diverso da quello competente.

Evoluzione delle modalità di scambio tra istituzioni

La circolare ribadisce che gli scambi di informazioni tra istituzioni di sicurezza sociale non avverranno più, in prospettiva, mediante formulari cartacei, ma attraverso il sistema europeo EESSI (Electronic exchange social security information), con compilazione e trasmissione dei SED (Structured Electronic Documents) tramite la rete protetta sTESTA.

Per rendere possibile un passaggio graduale, è stato previsto un periodo transitorio inizialmente fissato dal 1° maggio 2010 al 30 aprile 2012 e poi prorogato al 30 aprile 2014 dalla Decisione della Commissione amministrativa n. E3 del 19 ottobre 2011.

Paper SED e documentazione di supporto

Nel periodo transitorio, i formulari cartacei della serie E vengono sostituiti dai cosiddetti Paper SED, cioè versioni cartacee temporanee dei futuri documenti elettronici strutturati. La circolare pubblica, in formato compilabile, i Paper SED:

• della serie S, per malattia e maternità;
• della serie U, per disoccupazione;
• della serie F, per prestazioni familiari;
• della serie H, comuni a tutti i settori della sicurezza sociale.

I modelli sono resi disponibili nella CARTELLA UE del sito FTP dell’Istituto, accessibile agli operatori all’indirizzo indicato nel testo.

A supporto dell’utilizzo dei modelli, la circolare segnala inoltre:

• le tabelle di correlazione contenute negli allegati 1-8, in italiano e in inglese, con indicazione della funzione, della norma di riferimento e dell’eventuale corrispondenza con i formulari della serie E;
• le guide pratiche contenute negli allegati 9-12, al momento disponibili solo in inglese.

Regole operative nel periodo transitorio

Poiché alcuni Paper SED risultano complessi da compilare, su indicazione del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali viene consentito alle Sedi, durante il periodo transitorio, di continuare a utilizzare gli attuali formulari della serie E laddove possibile e nel rispetto delle disposizioni richiamate in premessa, così da non ritardare la trattazione delle pratiche.

La circolare precisa inoltre che, poiché le istituzioni possono ancora avvalersi delle procedure automatizzate nazionali, le Sedi possono ricevere:

• formulari della serie E100, E300 ed E400 emessi da tali procedure, se esistenti;
• oppure i Paper SED sostitutivi delle serie S, U e F.

Principi di collaborazione e flessibilità

Richiamando la Decisione della Commissione amministrativa n. E1 del 12 giugno 2009, il documento sottolinea che nel periodo transitorio devono guidare l’azione delle istituzioni i principi di collaborazione, pragmatismo e flessibilità. Viene raccomandato di accettare qualsiasi documento utile, anche se di formato, contenuto o struttura obsoleti.

In caso di dubbi sui diritti di un cittadino, le istituzioni devono confrontarsi nel rispetto del principio di reciproca collaborazione e della buona amministrazione, evitando che la transizione normativa penalizzi gli aventi diritto.

Modifiche già intervenute sui Paper SED

La circolare segnala che la Commissione Amministrativa di Bruxelles ha già proceduto a eliminare, ridenominare o aggiungere alcuni Paper SED e che una ulteriore revisione è prevista nel corso del 2012, con aggiornamento anche delle tabelle di correlazione e delle guide pratiche. In coerenza con ciò, viene anticipato che la circolare stessa sarà aggiornata.

Le variazioni già apportate sono le seguenti:

• Disoccupazione: il Paper SED U002 è stato ridenominato "Periodo di assicurazione"; il Paper SED U029 è stato eliminato perché superfluo.
• Prestazioni familiari: i Paper SED F010 e F011 sono stati eliminati; il Paper SED F020 è stato ridenominato "Informazioni sulla priorità".
• Malattia e maternità: i Paper SED S040 e S041 sono stati ridenominati rispettivamente "Richiesta periodi – Tipo di rischio assicurato: malattia e maternità" e "Risposta a richiesta periodi - Tipo di rischio assicurato: malattia e maternità"; i Paper SED S071 e S072 sono stati ridenominati rispettivamente "Richiesta documento attestante il diritto alla prestazione - residenza" e "Documento attestante il diritto alla prestazione - residenza"; i Paper SED S020 e S024 sono stati sostituiti dal Paper SED H020 "Richiesta di rimborso - controlli amministrativi/esame medico", la cui risposta deve essere resa con il Paper SED H021, che incorpora anche i dati dei Paper SED S022, S023 e S025, poi eliminati.

Rapporti con Paesi non ancora allineati ai nuovi regolamenti

La circolare precisa infine che i formulari della serie E100, E300 ed E400 continueranno a essere utilizzati nei rapporti con i Paesi ai quali non si applicano i regolamenti n. 883/2004, n. 987/2009 e n. 988/2009 e che continuano ad applicare la normativa comunitaria precedente. In tali casi, quindi, il vecchio sistema documentale resta operativo.