Circolare numero 143 del 2-8-2002

Organizzazione della funzione Formazione

La circolare definisce in modo organico l’assetto della funzione Formazione dell’INPS, collocandola come presidio strategico per lo sviluppo delle competenze, la riorganizzazione dei processi e la valorizzazione del personale. L’obiettivo complessivo è quello di garantire omogeneità di indirizzo, pari opportunità formative e utilizzo trasparente delle risorse dedicate.

Premessa e quadro strategico

La formazione viene descritta come leva essenziale della gestione delle risorse umane e come componente stabile del lavoro. Nel contesto di modernizzazione dell’Istituto e della Pubblica Amministrazione, essa è chiamata a sostenere il cambiamento organizzativo, la crescita culturale e la riqualificazione continua del personale.

La circolare ricorda che la funzione è stata istituzionalizzata sin dal 1977 e successivamente rafforzata fino alla configurazione attuale di Direzione centrale Formazione e Sviluppo Competenze. Tale evoluzione risponde all’esigenza di integrare politiche del personale, organizzazione e sistemi operativi.

Linee di sviluppo della formazione

Le linee strategiche indicate dalla circolare puntano a:

• diffondere la consapevolezza del cambiamento e sviluppare capacità adeguate ai nuovi ruoli;
• limitare la formazione d’aula ai progetti centrali di investimento, agli aggiornamenti normativi e alle iniziative specialistiche;
• potenziare la formazione sul posto di lavoro, contestualizzata alla realtà operativa;
• estendere l’autoapprendimento e l’e-learning, anche tramite reti telematiche e scambio di informazioni in rete.

La co-progettazione con i fornitori esterni e l’adattamento dei contenuti alla realtà dell’Istituto sono indicati come elementi rilevanti per garantire coerenza tra modelli teorici e identità professionale dell’Ente.

Sviluppo delle competenze e riorganizzazione

La formazione è strettamente collegata alla riprogettazione organizzativa, finalizzata a superare la frammentazione degli adempimenti e ad ampliare le competenze del personale su processi più integrati. La formazione on the job è descritta come modalità prevalente, perché consente di apprendere nell’ambiente di lavoro, con i colleghi abituali, e di contestualizzare l’apprendimento alle procedure operative quotidiane.

La circolare sottolinea la necessità di pianificazione, verifica e controllo direzionale delle attività formative sul territorio, mediante una procedura standardizzata che prevede:

• definizione centrale di percorsi formativi tipo;
• elaborazione locale dei piani di formazione e sviluppo organizzativo;
• monitoraggio dell’accrescimento professionale e delle modifiche organizzative effettivamente realizzate;
• coinvolgimento delle organizzazioni sindacali e delle persone interessate attraverso autoanalisi e autovalutazione.

Sviluppo delle persone e contrattazione collettiva

La funzione formativa è collegata al CCNI 1998-2001 e ai successivi accordi, che attribuiscono alla formazione un ruolo centrale nello sviluppo professionale. La circolare evidenzia che i percorsi di professionalizzazione sono definiti annualmente nei Piani di formazione e si fondano su regole contrattate con le organizzazioni sindacali.

La formazione è anche strumento di certificazione degli accrescimenti professionali, ma non ogni attestato di frequenza equivale a riconoscimento automatico di competenze. La valutazione deve verificare l’effettiva capacità di applicare quanto appreso nel lavoro e il contributo apportato al gruppo.

Certificazione delle competenze e criteri di valutazione

L’art. 26 del CCNL del comparto Enti pubblici non economici prevede che le attività formative si concludano con l’accertamento dell’avvenuto accrescimento professionale, certificato da attestato. Tuttavia, tale attestato ha valore documentale e non coincide con una certificazione automatica di competenze.

La circolare richiama la disciplina contrattuale sulle progressioni interne e precisa che la valutazione dell’accrescimento professionale si basa su criteri che considerano:

• conoscenza specialistica acquisita;
• applicazione efficace delle conoscenze nel lavoro quotidiano;
• integrazione nel gruppo di lavoro;
• capacità di trasferire conoscenze attraverso affiancamento, formazione sul posto di lavoro e docenza interna.

La valutazione tiene conto sia del percorso formativo sia delle competenze effettivamente agite, mettendo a confronto autovalutazione e giudizio del dirigente e delle altre interfacce organizzative rilevanti.

Cooperazione con altre amministrazioni

La formazione è anche strumento di cooperazione istituzionale. La circolare valorizza le esperienze di collaborazione con altre pubbliche amministrazioni, scuole, università e istituti, finalizzate alla diffusione di esperienze, prassi gestionali e sistemi innovativi.

Sono richiamate, tra le altre, collaborazioni con:

• Scuola Superiore della Pubblica Amministrazione;
• scuole medie superiori e istituti tecnici;
• Ministero della Difesa, Polizia di Stato e Prefetture;
• ENPALS;
• INPDAP, ACI e Università di Castellanza.

Queste iniziative sono collocate nel quadro delle sinergie e del benchmarking tra amministrazioni, anche in coerenza con gli indirizzi del Consiglio di Indirizzo e Vigilanza.

Organizzazione territoriale della rete della formazione

Con l’attuazione del modello organizzativo per processi, la formazione si configura come rete articolata su tre livelli funzionali integrati:

• livello centrale;
• livello regionale;
• livello provinciale e sub-provinciale.

Il livello centrale definisce criteri, sistemi di offerta, metodologie di analisi dei fabbisogni, piani pluriennali e annuali, controllo direzionale, budget, rapporti con altri enti e sistemi di certificazione. Il livello regionale governa e coordina la funzione sul territorio, predispone il piano annuale, gestisce il budget, controlla i risultati formativi e promuove processi innovativi. Il livello provinciale e sub-provinciale programma e realizza le iniziative formative locali, assicurando il recepimento dei bisogni del personale e l’efficacia delle attività.

Ruoli professionali della rete formativa

La circolare individua figure professionali specifiche che supportano la gestione della formazione.

Responsabili di team di sviluppo professionale

Sono collocati presso la Direzione centrale e le sedi regionali e assicurano apporto specialistico e metodologico per progettazione, organizzazione, coordinamento e controllo delle attività formative. Tra i compiti principali:

• analizzare i fabbisogni e definire i percorsi formativi;
• collaborare alla strutturazione di itinerari inseribili in rete;
• fornire consulenza per i piani di formazione e la progettazione degli interventi;
• coordinare risorse e gruppi di esperti;
• presidiare il sistema qualità e la valutazione dei risultati;
• predisporre report, archivi e budget;
• curare rapporti con centri di formazione esterni;
• assicurare monitoraggio della formazione in autoapprendimento.

Formatori in addestramento

Sono risorse specialistiche di base in fase di selezione e formazione. Dopo un periodo semestrale di formazione teorico-pratica e il superamento di una prova finale, operano in affiancamento ai Responsabili di team. Il passaggio alla posizione C4 e l’eventuale conferimento dell’incarico avvengono non prima di 24 mesi dall’avvio del corso, previa valutazione positiva degli accrescimenti professionali.

Referenti dei processi formativi locali

Operano nella formazione continua sul posto di lavoro e curano gli aspetti operativi e gestionali del servizio formativo. Collaborano all’analisi dei bisogni, alla realizzazione dei piani locali, al coordinamento organizzativo, alla gestione dei dati e degli archivi e al supporto tecnico-amministrativo.

Formazione a docenza esterna

I corsi a docenza esterna sono realizzati con il contributo di società, università, scuole e altri organismi pubblici o privati di comprovata competenza, quando sia necessario acquisire know how specialistico non disponibile internamente o affrontare temi altamente tecnici.

Questa modalità ha una duplice finalità:

• sviluppare capacità di ruolo legate alla posizione ricoperta;
• aggiornare il personale su innovazioni normative, disciplinari o su materie trasversali.

La circolare richiama le disposizioni del messaggio n. 415 del 18 ottobre 2000 sulla competenza della sede regionale nella gestione della partecipazione ai corsi promossi dalla Direzione generale. Le richieste devono essere indirizzate alla sede regionale competente e non alla Direzione centrale da parte di singole strutture o interessati.

Il cambio di sede corsuale è ammesso solo in via eccezionale, se vi sono posti disponibili e se lo spostamento è giustificato da esigenze di servizio documentate o non comporta maggiori oneri.

Per il 2002 viene inoltre avviato un progressivo decentramento alle regioni del budget per iniziative formative a docenza esterna di interesse locale, pur mantenendo al centro le attività innovative o di aggiornamento normativo rivolte a vaste categorie di personale o a profili specialistici.

Formazione a docenza interna

La formazione a docenza interna resta la modalità principale per il trasferimento delle conoscenze istituzionali. Il CCNI del 22 luglio 1999 aveva abolito dal 1° gennaio 2000 i compensi per la docenza interna e collegato il trasferimento delle conoscenze alla valutazione per i passaggi interni.

La circolare riconosce le criticità generate dalla mancata remunerazione della docenza e indica che, con il Piano analitico 2002, il Consiglio di Amministrazione ha autorizzato il finanziamento di un progetto specifico e l’utilizzo dei budget regionali per iniziative di particolare rilevanza. In data 24 luglio 2002 è stato inoltre sottoscritto un accordo con le OO.SS. nazionali che prevede, in fase sperimentale, un compenso di € 31,00 orari, fino a un massimo di 4 ore giornaliere pro-capite.

Resta fermo il limite massimo di 40 ore annue per gli incarichi retribuiti, con possibilità eccezionale di arrivare a 80 ore solo nei casi previsti e previo confronto con le OO.SS. regionali.

Piani regionali e utilizzo del budget

I budget attribuiti alle Direzioni regionali possono essere usati per:

• iniziative formative a docenza esterna;
• compensi ai docenti interni per attività di particolare spessore professionale;
• acquisto di materiali e supporti didattici non inventariabili.

Per la docenza esterna le regioni possono promuovere corsi brevi, seminari e affidamenti a società qualificate per progetti di rilevanza locale. Tuttavia, le iniziative regionali non possono riguardare professionisti, dirigenti medici e personale dei profili specialistici, per i quali vale il preventivo parere dei coordinamenti professionali o delle direzioni centrali competenti.

Per la docenza interna il budget regionale può essere utilizzato per:

• approfondimenti normativi;
• sistematizzazione di conoscenze informatiche e tecnico-gestionali;
• approfondimenti per personale neo-assunto o in mobilità inter-enti.

Sono escluse le forme di coaching e training on the job, che rientrano nelle ordinarie funzioni di affiancamento e assistenza.

Le Direzioni regionali devono:

• predisporre trimestralmente report di avanzamento e consuntivi di spesa;
• trasmettere i report, con elenco dei funzionari impiegati nei progetti di docenza interna retribuita, entro il decimo giorno del mese successivo;
• formulare eventuali richieste di integrazione del budget entro ottobre.

Formazione del personale della Direzione generale

Il personale della Direzione generale partecipa sia ai progetti comuni sia a quelli specifici connessi alle funzioni centrali. L’iscrizione a corsi interaziendali o seminari esterni è eccezionale e deve essere motivata, con richiesta presentata almeno 15 giorni prima alla Direzione centrale Formazione e Sviluppo Competenze, corredata del parere favorevole del Direttore centrale o del Coordinatore generale competente.

La circolare precisa che non saranno prese in considerazione richieste fuori termine o non conformi allo schema allegato.

Per la formazione operativa della Direzione generale è prevista la redazione annuale di piani di sviluppo organizzativo e di formazione sul posto di lavoro, da trasmettere entro il 15 febbraio di ciascun anno. La Direzione centrale elabora poi un piano complessivo, comprensivo dei progetti di interesse comune e delle eventuali iniziative con docenza interna finanziate con il budget sperimentale.

Criteri per la docenza interna

La scelta dei docenti interni è demandata alla responsabilità del Direttore centrale, per le iniziative nazionali, e dei Direttori regionali, per quelle regionali. Per la formazione sul posto di lavoro l’individuazione dei docenti avviene di norma tra i componenti del team, su proposta dei responsabili di processo o di agenzia.

I criteri di selezione richiedono:

• esperienza professionale;
• competenza tecnica e procedurale;
• curriculum coerente con la materia trattata;
• capacità didattica di trasferire e patrimonializzare le conoscenze.

Per gli ulteriori incarichi di docenza si considerano anche le valutazioni espresse dai partecipanti in precedenti edizioni. La valutazione positiva richiede che la maggioranza dei partecipanti attribuisca punteggio non inferiore a 3 su una scala da 1 a 5 per ciascuna voce.

Valutazione delle attività formative e delle prestazioni dei docenti

La circolare distingue varie modalità formative e ne regola la valutazione:

Affiancamento e training on the job

L’affiancamento è assistenza a colleghi meno esperti e non richiede incarichi specifici. Il training on the job è invece un intervento strutturato nei piani locali, orientato all’integrazione delle competenze nei processi. Deve essere rivolto a gruppi di operatori, non a singole unità, e prevede verifica finale dell’apprendimento. Al termine, ciascun partecipante compila una scheda di giudizio sul docente.

Formazione d’aula a docenza interna

È utilizzata per trasferire conoscenze comuni o per aggiornare su norme e procedure. Il responsabile del progetto formativo valuta il docente sulla base dei questionari dei partecipanti e del proprio giudizio. La Direzione regionale può adottare misure correttive fino all’esclusione del docente in caso di valutazioni ricorrenti insufficienti.

Autoapprendimento online

L’e-learning, avviato sperimentalmente nel 1999, è destinato a divenire fondamentale per la crescita professionale, in quanto consente accesso autonomo alle informazioni, trasparenza e pari opportunità. La circolare prevede la definizione di criteri per monitoraggio, assistenza e verifica della formazione a distanza.

Videoconferenza interattiva

La formazione a distanza comprende anche aule regionali collegate in videoconferenza con uno staff centrale di docenti interni ed esterni. Questa modalità, introdotta con il Piano 2002, mira a superare problemi di omogeneità, tempi e costi di missione, garantendo la presenza di esperti centrali anche su vasta scala.

Gestione del budget missioni

La circolare disciplina il capitolo di spesa 10205, articolato nelle voci:

• 04: indennità e rimborso spese connesse alla formazione e all’addestramento del personale di iniziativa centrale;
• 09: indennità e rimborso spese connesse alla formazione e all’addestramento del personale di iniziativa regionale.

Le missioni devono riguardare attività formative autorizzate dalla struttura competente. Le spese non collegate alla formazione o non riconducibili alle iniziative autorizzate devono essere imputate ad altre voci del capitolo 10205.

Le Direzioni regionali sono competenti su tutte le questioni relative ai trattamenti di missione, nel rispetto delle norme generali della Direzione centrale Sviluppo e Gestione Risorse Umane.

Per il capitolo 10205.04:

• l’assegnazione dei fondi avviene trimestralmente sulla base della programmazione dei partecipanti ai corsi centrali;
• se il budget non è sufficiente, la richiesta di integrazione va presentata entro ottobre;
• i report di utilizzo vanno trasmessi trimestralmente entro il giorno 15 del mese successivo;
• le missioni per formazione devono essere chiuse entro il mese successivo all’invio fuori sede.

Per il capitolo 10205.09:

• il budget riguarda missioni per attività regionali, docenza interna o esterna e corsi/seminari esterni in altra regione autorizzati dalla Direzione regionale;
• eventuali integrazioni seguono la stessa tempistica di ottobre;
• anche qui è richiesta rendicontazione trimestrale entro il giorno 15 del mese successivo.

La circolare richiama inoltre la necessità di immettere immediatamente nella procedura "Spese di Funzionamento" i dati delle singole spese e degli impegni.

Procedura automatizzata di gestione della formazione

Dal 10 luglio 2001 è stata rilasciata una procedura informatica nazionale per la gestione amministrativa dei dati della formazione, con finalità di:

• creare un database centrale delle attività formative;
• automatizzare la predisposizione dei piani annuali, dei calendari, delle aule, dei fogli firma e degli attestati;
• supportare il monitoraggio e il controllo direzionale.

La procedura è in fase di reingegnerizzazione per migliorarne la funzionalità. Il database conterrà dati su piani annuali, corsi realizzati, partecipanti con fascicolo formativo individuale e costi sostenuti. Le strutture competenti devono alimentarlo con aggiornamento mensile, salvo diverse indicazioni.

Sul territorio opera una rete di referenti coordinati dai Responsabili dei team di sviluppo professionale, incaricati dell’inserimento dei dati, della raccolta delle informazioni su corsi, partecipanti e docenti, della predisposizione di statistiche e della comunicazione alla Direzione regionale del personale individuato per i corsi centrali.

Allegato: scheda di richiesta di iscrizione

La circolare contiene un allegato con il modello di richiesta di iscrizione ad aggiornamento professionale, da utilizzare per corsi, convegni, seminari e conferenze. Il modulo prevede l’indicazione di titolo, soggetto organizzatore, modalità di svolgimento, costi, partecipanti proposti, motivazioni della richiesta e, nei casi previsti, il parere del competente coordinamento generale.