Determinazione AGID n. 174/2021 del 10/09/2020

Approvazione della trattazione e archiviazione della segnalazione n. 88/2020

La determinazione è un provvedimento amministrativo interno dell’AGID, adottato dal Direttore Generale, con cui viene approvato l’esito istruttorio relativo a una segnalazione presentata al Difensore civico per il digitale. L’atto non ha contenuto regolatorio generale, ma si limita a recepire la proposta di archiviazione e la relativa comunicazione al segnalante.

Oggetto della segnalazione

La segnalazione n. 88/2020 riguardava la presunta mancata accettazione, da parte del Polo Nazionale Rifornimenti Motorizzazione, Genio, Artiglieria e NBC, di documenti digitali trasmessi tramite PEC e firmati digitalmente. Il segnalante denunciava la richiesta di originali cartacei inviati per raccomandata e rappresentava difficoltà nella gestione digitalizzata di documenti di contabilità amministrativa.

Istruttoria e quadro normativo richiamato

Nel corso dell’istruttoria è stata valutata la possibile applicazione del Codice dell’amministrazione digitale, con richiamo alle disposizioni sulla validità del documento informatico e sui limiti di applicazione del CAD in materia di difesa e sicurezza nazionale. L’AGID ha richiesto chiarimenti all’Ufficio per la Transizione al Digitale del Ministero della Difesa e ha acquisito il riscontro dello Stato Maggiore della Difesa, che ha spiegato come alcuni procedimenti amministrativo-contabili dell’Esercito siano ancora governati da una disciplina speciale e da istruzioni tecnico-applicative ancora operative in quanto compatibili con l’ordinamento vigente.

Valutazioni emerse

Dalle informazioni acquisite è risultato che il sistema gestionale contabile in uso non consente ancora una gestione interamente informatizzata di tutti i processi, in particolare per il perfezionamento di documenti contabili che richiedono sottoscrizioni autografe successive e produzione cartacea originale. È stato inoltre rappresentato che una digitalizzazione completa, allo stato, imporrebbe passaggi intermedi giudicati non conformi o antieconomici, con possibili criticità in termini di validità contabile e conservazione documentale.

Azioni correttive rappresentate dall’Amministrazione

Lo Stato Maggiore della Difesa ha riferito di avere avviato uno studio per una soluzione tecnologica idonea a consentire la completa digitalizzazione dei processi contabili, anche mediante firme multiple e riversamento automatizzato nel sistema documentale. Nel frattempo, la Direzione di Amministrazione dell’Esercito ha adottato una circolare con disposizioni transitorie che consentono una parziale digitalizzazione dei processi e la dematerializzazione di alcuni flussi.

Esito finale

Alla luce della normativa speciale applicabile agli organismi della Difesa e delle azioni correttive già avviate, l’AGID ha ritenuto di non dare seguito ulteriore alla segnalazione e di procedere all’archiviazione. La determinazione approva quindi la trattazione n. 88/2020 e la comunicazione di archiviazione al segnalante, allegate come parte integrante del provvedimento.