Determinazione AGID n. 407/2020 del 09/09/2020

Adozione delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

La determinazione ha natura normativo-regolatoria e dispone l'adozione delle nuove Linee guida AGID in materia di documenti informatici. Il provvedimento aggiorna e coordina la disciplina tecnica del CAD su formazione, protocollazione, gestione e conservazione, sostituendo un insieme di precedenti regole tecniche e indicazioni operative.

Oggetto e finalità

Le Linee guida hanno lo scopo di unificare e aggiornare la disciplina tecnica applicabile ai documenti informatici, con riferimento sia alla loro formazione sia alla loro gestione e conservazione. Il perimetro copre anche gli aspetti di protocollo informatico, trasmissione e comunicazione tra pubbliche amministrazioni.

Presupposti normativi e procedurali

L'adozione si fonda sulle competenze di AGID in materia di emanazione di linee guida, regole, standard e guide tecniche previste dal CAD. Il provvedimento richiama inoltre:

• la procedura di adozione/aggiornamento delle linee guida prevista dall'art. 71 del CAD;
• il regolamento AGID adottato con determinazione n. 160/2018;
• l'espletamento della procedura di informazione prevista dalla direttiva (UE) 2015/1535;
• la consultazione pubblica svolta tra il 17 ottobre e il 16 novembre 2019;
• il coinvolgimento dell'Autorità garante per la protezione dei dati personali e del Ministero competente;
• il parere della Conferenza Unificata sullo schema di linee guida.

Contenuto delle Linee guida

Le Linee guida si riferiscono alle principali disposizioni del Codice dell'amministrazione digitale in materia di validità ed efficacia probatoria dei documenti informatici, firme elettroniche, copie e duplicati, documenti amministrativi informatici, formazione del documento informatico, protocollo, fascicolo e procedimento informatico, conservazione, trasmissione, sicurezza e accesso telematico ai servizi. In sostanza, costituiscono il quadro tecnico unitario per la gestione del ciclo di vita del documento informatico nella pubblica amministrazione.

Struttura documentale

Il corpus adottato è articolato in un documento principale e in sei allegati, che ne formano parte integrante:

• allegato 1: glossario dei termini e degli acronimi;
• allegato 2: formati di file e riversamento;
• allegato 3: certificazione di processo;
• allegato 4: standard e specifiche tecniche;
• allegato 5: metadati;
• allegato 6: comunicazione tra AOO di documenti amministrativi protocollati.

Abrogazioni e regime transitorio

Con l'applicazione delle nuove Linee guida cessano di applicarsi diversi atti previgenti. In particolare:

• è abrogato il DPCM 13 novembre 2014 sulle regole tecniche per formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici;
• è abrogato il DPCM 3 dicembre 2013 sulle regole tecniche di conservazione, salvo l'art. 13, che resta efficace fino all'adozione delle linee guida previste dall'art. 29 del CAD;
• per il DPCM 3 dicembre 2013 sul protocollo informatico sono abrogate tutte le disposizioni, salvo alcune norme espressamente mantenute in vigore;
• è abrogata la circolare AGID n. 60/2013 sui messaggi scambiati tra pubbliche amministrazioni, sostituita dall'allegato 6 delle nuove Linee guida.

Decorrenza

Le Linee guida entrano in vigore il giorno successivo alla pubblicazione sul sito istituzionale di AGID, con comunicazione nella Gazzetta Ufficiale. La loro applicazione operativa decorre dal duecentosettantesimo giorno successivo all'entrata in vigore, consentendo così un periodo di adeguamento per amministrazioni e operatori.