Messaggio numero 24153 del 20-12-2011

Gestione deleghe e accesso ai servizi INPS

Il documento conferma e integra le istruzioni già impartite con la circolare n. 28 dell’8 febbraio 2011 e con i messaggi Hermes nn. 18367 del 27/09/2011 e 20474 del 28/10/2011. L’obiettivo è regolare l’accesso ai servizi INPS da parte di soggetti abilitati, in particolare dei dipendenti muniti di delega generale, e comunicare il rilascio di nuove funzionalità dell’applicazione "Gestione Deleghe" per i gruppi aziendali.

Premesse sul sistema di identificazione dei soggetti abilitati

Viene richiamato il nuovo sistema di identificazione dei soggetti abilitati ad operare nei confronti dell’Istituto in qualità di datori di lavoro o intermediari autorizzati ai sensi dell’articolo 1, commi 1 e 4, della legge n. 12/1979. Sono inoltre richiamati i chiarimenti già forniti per:

• consulenti del lavoro;
• altri professionisti abilitati ai sensi dell’articolo 1, comma 1, della legge n. 12/1979;
• servizi o centri di assistenza fiscale istituiti dalle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese;
• procedura di rilascio del PIN per l’accesso ai servizi destinati ai datori di lavoro.

È anche precisato che, pur essendosi conclusa la fase di sperimentazione del nuovo sistema, l’Istituto avrebbe continuato fino a dicembre 2011 ad accettare i flussi Uniemens anche dagli intermediari che operavano con le vecchie modalità.

Accesso ai servizi da parte dei dipendenti con delega generale

Per i datori di lavoro che gestiscono direttamente, senza intermediari, i rapporti con l’INPS, il sistema già prevede che il titolare dell’impresa individuale o il legale rappresentante della società possano operare direttamente oppure, previa accesso all’applicazione di gestione deleghe, sub-delegare un dipendente.

Il documento evidenzia però una casistica frequente nelle organizzazioni medio-grandi, nelle quali i rapporti con l’INPS sono delegati in via generale a un dipendente, di regola per ragioni legate alla gestione del personale. In questi casi, la sede INPS può gestire l’abilitazione previa verifica della delega conferita dal titolare o dal legale rappresentante.

Per ottenere l’abilitazione, il soggetto interessato deve presentare il modulo di nuova istituzione SC72 ("Richiesta di abilitazione ad operare responsabile rapporti con l’Inps"), disponibile sul sito INPS nella sezione modulistica. Dopo la verifica e l’archiviazione della documentazione:

• la sede competente rilascia il PIN di accesso ai servizi, se il richiedente non ne è già in possesso;
• il soggetto viene abilitato ad operare per conto del datore di lavoro;
• l’abilitazione è gestita tramite la funzione "Iscrizione e Variazione Aziende" della Intranet, nella sezione dei "Soggetti Collegati".

La procedura operativa descritta prevede che l’operatore:

• selezioni la funzione di "variazione" e digiti la matricola;
• nella pagina "dati anagrafici" selezioni "soggetti collegati" e poi "inserimento";
• inserisca il codice fiscale del richiedente;
• completi la pagina con i dati anagrafici, indicando come tipo di relazione "Altro Responsabile".

Una volta censito nell’Anagrafica Azienda come "Altro Responsabile" e munito di PIN adeguato, il soggetto può utilizzare telematicamente tutte le applicazioni relative alle matricole aziendali su cui è stato inserito, con le stesse autorizzazioni riservate ai "Rappresentanti Legali".

Moduli da utilizzare e classe utente del PIN

Il documento riporta una tavola sinottica che associa categorie di soggetti, modulo da utilizzare e classe utente del PIN da rilasciare:

• Titolari di impresa individuale e legali rappresentanti di società: modulo SC65; PIN classe Azienda.
• Responsabili aziendali dei rapporti con l’Inps: modulo SC72; PIN classe Azienda.
• Consulenti del lavoro, avvocati, dottori commercialisti, ragionieri e periti commerciali: modulo SC64; PIN classe Consulente.
• Responsabili di servizi o centri di assistenza fiscale istituiti dalle associazioni datoriali di imprese artigiane o piccole imprese: modulo SC63; PIN classe Associazione di categoria.
• Dipendenti o collaboratori degli intermediari o dei datori di lavoro, che saranno sub-delegati: modulo SC62; PIN classe Operatore servizi azienda.

Funzionalità "Gestione Deleghe" per i gruppi aziendali

Viene poi descritta la nuova funzionalità dell’applicazione "Gestione Deleghe" per i gruppi di impresa. Tali gruppi, individuati ai sensi dell’articolo 2359 del codice civile e del decreto legislativo 2 aprile 2002, n. 74, possono delegare gli adempimenti verso l’INPS alla società capogruppo o a un’altra società del medesimo gruppo.

La funzionalità consente al soggetto abilitato per la società delegante di accedere a "Delega a Dipendente" e scegliere l’opzione "Delega ad azienda del gruppo". La procedura richiede:

• nella prima sezione, l’indicazione della matricola della propria società;
• nella sezione "Dati Azienda del gruppo", l’inserimento dei dati dell’azienda da delegare;
• l’uso del tasto "Verifica" per controllare l’associazione tra matricole e codici fiscali;
• l’uso del tasto "Conferma" per acquisire la delega nello stato "Da Attivare".

La delega diventa effettiva solo dopo l’accettazione da parte dell’azienda delegata.

Attivazione delle deleghe da parte dell’azienda del gruppo

Per il corretto funzionamento della procedura, la società delegata deve prima attivare la delega verso un proprio dipendente, prima di accettare le deleghe ricevute dalle aziende del gruppo. Questa operazione si effettua tramite la funzione "Delega a Dipendente", selezionando "Delega a proprio dipendente".

Nella procedura:

• nella prima sezione si inseriscono i dati anagrafici del dipendente;
• il tasto "Verifica" controlla l’associazione tra il dipendente e la matricola aziendale del titolare o rappresentante legale;
• l’attivazione può essere effettuata dal giorno successivo all’inserimento della delega.

Attraverso la sezione "Ricerca/Visualizza Dettagli Delega" compare inoltre un avviso per segnalare la presenza di eventuali "Deleghe da aziende del gruppo" da attivare. L’attivazione avviene premendo il pulsante "Attiva" in corrispondenza di ciascuna delega, pulsante disponibile solo se esistono deleghe a proprio dipendente già attivate.

Futuro rilascio per i consorzi di società cooperative

Il documento annuncia infine il prossimo rilascio della funzionalità di "Gestione Deleghe" per i consorzi di società cooperative. Anche in questo caso, in modo analogo ai gruppi di impresa, i consorzi possono svolgere gli adempimenti verso l’INPS per conto delle società consorziate oppure delegarne l’esecuzione a una società consorziata.

Per tale gestione è in corso di rilascio un’apposita funzionalità; per il suo funzionamento viene fatto rinvio a quanto già descritto per i gruppi di aziende.