Circolare INAIL n. 52 del 29 dicembre 2010

Chiusura della contabilità finanziaria e dati per il conto consuntivo 2010

La circolare disciplina le operazioni di fine esercizio necessarie per chiudere la contabilità finanziaria 2010 e per raccogliere i dati utili alla formazione del conto consuntivo. Le istruzioni riguardano in particolare la chiusura della cassa, la gestione delle partite in transito, le rettifiche di fine anno e la compilazione di specifici prospetti da trasmettere alla Direzione Centrale Ragioneria.

Ambito e finalità

Le indicazioni sono rivolte alle Strutture centrali e territoriali e si inseriscono nel processo di accentramento delle funzioni contabili presso le Direzioni regionali e la Direzione generale, in coerenza con il modello organizzativo approvato con delibera n. 500 del 24 dicembre 2007. L’obiettivo è assicurare una chiusura omogenea della contabilità e una corretta predisposizione delle informazioni non desumibili direttamente dalla contabilità finanziaria.

Chiusura della cassa e operazioni preliminari

Per le somme accreditate o addebitate sui conti correnti bancari e postali dell’Istituto, l’addetto alla funzione contabile, d’intesa con l’addetto alla funzione amministrativa competente, deve effettuare le attività necessarie a garantire la concordanza tra saldo contabile e saldo reale. Le operazioni richiamate comprendono l’utilizzo della procedura "flussi monetari", l’acquisizione delle contabili di accredito, la digitazione degli incassi con attribuzione alle diverse aree di produzione e la corretta gestione degli ordinativi di pagamento non eseguiti entro il 31 dicembre 2010.

Per gli ODP non eseguiti entro tale data, la circolare prevede il ritiro presso la locale agenzia bancaria, previo mandato di pagamento di storno in contabilità integrata e conseguente ODP nella procedura "flussi monetari". Restano confermate le istruzioni già impartite con la lettera della Direzione Centrale Ragioneria del 10 novembre 2010, prot. 7775.

Sottoconti di transito e chiusura della giornata contabile

Alla data di chiusura della contabilità finanziaria occorre azzerare le somme giacenti sui sottoconti di transito dei capitoli di bilancio, nei quali erano confluite poste non ancora imputabili con esattezza. Le Strutture devono svolgere una ricognizione tempestiva e completa delle operazioni contabili per acquisire ogni elemento utile alla corretta imputazione, poiché tali sottoconti devono risultare chiusi a fine esercizio.

Le eventuali operazioni fuori cassa di storno e rettifica devono essere digitate entro e non oltre il 26 gennaio 2011. La chiusura della giornata contabile al 31 dicembre 2010 e la convalida dei dati devono essere eseguite secondo le modalità previste dal materiale operativo in uso e compatibilmente con i termini complessivi fissati per la chiusura.

Prospetto n. 1: depositi in conto corrente bancari e postali

Il prospetto n. 1 riguarda la situazione dei depositi in conto corrente bancari e postali al 31 dicembre 2010. Per ciascun conto devono essere indicati il saldo risultante dalla funzione "SAL - data INAIL" della procedura "flussi monetari", il saldo comunicato dalla banca o dalle Poste e i dati del MOC per tipologia. Il prospetto è compilabile e trasmissibile telematicamente tramite la procedura "flussi monetari".

Inoltre, deve essere inviata via mail alla Direzione Centrale Ragioneria la verifica di cassa del IV trimestre 2010. Per i modelli 139-C relativi al periodo 1 ottobre - 31 dicembre 2010, la trasmissione avverrà telematicamente una volta autorizzati dal responsabile della Struttura. Per le Strutture che non intrattengano rapporti con Unicredit S.p.A. è invece richiesto l’invio via mail dell’hard copy dei saldi dei conti correnti e delle copie degli estratti conto del medesimo periodo, non essendo attivo il sistema di rendicontazione automatica.

Prospetti n. 2 e n. 3: titoli di Stato e garanzie

Il prospetto n. 2 riguarda i titoli di Stato e/o garantiti dallo Stato versati da terzi a cauzione in essere al 31 dicembre 2010. Per ciascun depositante devono essere riportati nominativo o ragione sociale, specificazione dei titoli, valori nominali e motivazione del deposito. Il prospetto è trasmesso telematicamente tramite la procedura di "contabilità integrata".

Il prospetto n. 3 concerne le fidejussioni e le attestazioni di vincolo in essere al 31 dicembre 2010. Le Strutture devono darne analitica evidenza, ma non devono includere le garanzie costituite da libretti di deposito vincolato prestati dai conduttori di locali di proprietà dell’Istituto. Anche questo prospetto va compilato e inviato telematicamente tramite "contabilità integrata".

Prospetto n. 4: procedure contrattuali avviate e non aggiudicate

Le prenotazioni di impegni di spesa relative a procedure contrattuali non concluse prima della fine dell’esercizio 2010 confluiscono nella parte vincolata dell’avanzo di amministrazione, in modo da garantire la copertura finanziaria al momento dell’aggiudicazione, ai sensi dell’art. 54 delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile. A tal fine le Direzioni centrali, le Direzioni regionali, le Direzioni provinciali di Trento e Bolzano e la Sede regionale di Aosta devono compilare il prospetto n. 4, indicando importo prenotato e validato, capitolo di bilancio, tipologia e oggetto della gara.

La circolare precisa che l’utilizzo dell’avanzo vincolato deve essere limitato rigorosamente alle procedure contrattuali ad evidenza pubblica di rilevante entità finanziaria. Anche questo prospetto deve essere trasmesso telematicamente tramite la procedura di "contabilità integrata".

Prospetto n. 5: riaccertamento dei residui al 31 dicembre 2009

Il prospetto n. 5 riguarda l’eliminazione dei residui attivi e passivi esistenti al 31 dicembre 2009, operazione qualificata come particolarmente delicata e ricondotta all’art. 43 delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile. Le Strutture devono utilizzare l’apposita funzione della procedura di "contabilità finanziaria" per compilare e trasmettere il prospetto, riepilogando le poste da cancellare dalla massa residuale.

Per ciascuna posta devono essere indicati il debitore o creditore, la causale del debito o credito e la motivazione della cancellazione. La circolare richiede di specificare in modo puntuale e non generico le ragioni del riaccertamento, anche in considerazione delle reiterate richieste del Collegio dei Sindaci. Le poste da indicare riguardano i residui relativi al 2009 e agli esercizi precedenti. La trasmissione telematica alla Direzione Centrale Ragioneria deve avvenire entro l’11 febbraio 2011; entro la stessa data le Direzioni centrali devono anche registrare in contabilità finanziaria le rispettive variazioni.

Crediti inesigibili

La circolare distingue il riaccertamento dei residui dall’abbandono dei crediti inesigibili. Il riaccertamento riguarda i residui privi di valido titolo giuridico di credito o di debito, mentre i crediti inesigibili conservano il titolo giuridico e non devono quindi essere inseriti nel prospetto n. 5.

Ai sensi dell’art. 79, comma 1, delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile, la dichiarazione di inesigibilità del credito deve essere proposta dal Dirigente responsabile, dopo aver esperito tutti gli atti per il recupero, salvo che il costo delle procedure coattive sia superiore all’importo da recuperare. L’atto è adottato con determinazione del Direttore regionale competente per territorio o del Direttore centrale competente per materia, secondo le rispettive competenze.

Prospetto n. 6: residui attivi e passivi al 31 dicembre 2010

Il prospetto n. 6 serve a dare evidenza dei titoli giuridici alla base dei residui attivi e passivi in essere al 31 dicembre 2010, anche se maturati in esercizi precedenti, e a consentire il riscontro del Collegio dei Sindaci. Le Direzioni centrali e regionali devono compilare il prospetto indicando in modo analitico il debitore o creditore e la causale del titolo giuridico, nonché la motivazione dell’esistenza delle poste. La trasmissione telematica alla Direzione Centrale Ragioneria deve avvenire entro l’11 febbraio 2011.

Esclusione delle partite gestite dalla procedura G.R.A.

Per i capitoli interessati dalla procedura informatica G.R.A. (Gestione Rapporti Assicurativi), le Strutture non devono effettuare operazioni di riaccertamento né rilevare i residui in essere. Di conseguenza, non devono compilare i prospetti n. 5 e n. 6. La ragione è che la procedura G.R.A. riversa automaticamente i propri dati in contabilità finanziaria e movimenta in modo automatico la massa dei residui.

Termine finale e modalità di invio

Tutti i prospetti richiamati dalla circolare devono essere inoltrati esclusivamente per via telematica, debitamente compilati, alla Direzione Centrale Ragioneria mediante le procedure informatiche indicate. Il termine inderogabile per la trasmissione è fissato all’11 febbraio 2011.