Parere del Garante n. 308 del 13/07/2023

Accesso civico a verbale e note su specifiche responsabilità e indennità nella Provincia di Matera

Il Garante si pronuncia, ai sensi dell’art. 5, comma 7, del d.lgs. 33/2013, sulla richiesta del Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza della Provincia di Matera relativa a un diniego di accesso civico generalizzato. L’istanza riguardava un verbale della Conferenza dei dirigenti e varie note di conferimento/conferma di specifiche responsabilità e dell’indennità economica collegata al personale dell’ente.

Quadro normativo di riferimento

L’Autorità richiama il regime dell’accesso civico generalizzato di cui all’art. 5, comma 2, del d.lgs. 33/2013, evidenziando che il diritto di accesso incontra il limite del pregiudizio concreto alla tutela di interessi giuridicamente rilevanti, tra cui la protezione dei dati personali, ai sensi dell’art. 5-bis, comma 2, lett. a), del medesimo decreto. Richiama inoltre il GDPR, in particolare l’art. 4, par. 1, n. 1, sulla nozione di dato personale e l’art. 5, par. 1, lett. b) e c), sui principi di limitazione della finalità e minimizzazione dei dati. Viene valorizzato anche l’art. 3, comma 1, del d.lgs. 33/2013, che attribuisce ai documenti ottenuti tramite accesso civico un regime di pubblicità particolarmente ampio.

Oggetto dell’istanza e contenuto dei documenti richiesti

Dall’istruttoria emerge che l’istanza aveva a oggetto: 1) il verbale di approvazione del riparto del budget destinato alle indennità per specifiche responsabilità; 2) le note inviate a singoli dipendenti con attribuzione delle specifiche responsabilità e indicazione dell’indennità annuale spettante, corredate dalle schede di pesatura e determinazione del compenso. I controinteressati si sono opposti all’ostensione, segnalando che i documenti contenevano elementi valutativi sull’attività svolta e che la loro diffusione avrebbe potuto esporre i dipendenti a pregiudizi, ritorsioni o turbative nello svolgimento delle funzioni.

Valutazione del verbale della Conferenza dei dirigenti

Per il verbale della Conferenza dei dirigenti il Garante non ravvisa elementi che giustifichino il diniego ex art. 5-bis, comma 2, lett. a), poiché il documento non contiene dati personali idonei a determinare un pregiudizio concreto alla protezione dei dati. L’unica criticità riguarda le firme autografe, la cui ostensione generalizzata non è ritenuta necessaria rispetto alla finalità dell’accesso civico e può quindi essere evitata mediante oscuramento, in coerenza con il principio di minimizzazione dei dati.

Valutazione delle note individuali e dei dati dei dipendenti

Le note indirizzate ai singoli dipendenti contengono, secondo il Garante, dati personali di vario tipo: nome e cognome, qualifica, categoria, area, importo dell’indennità annuale, mansioni e responsabilità assegnate, punteggi e elementi valutativi dell’attività svolta. Si tratta di personale non dirigenziale, al quale non si applica il regime di pubblicità previsto per gli incarichi dirigenziali. In questo contesto, la conoscibilità da parte di chiunque di tali informazioni, resa possibile dall’accesso civico e dal suo regime di pubblicità, determinerebbe un’interferenza ingiustificata e sproporzionata nei diritti e nelle libertà dei dipendenti, con possibili ricadute sul piano professionale, relazionale e personale. Per questa parte il Garante ritiene quindi corretto il diniego opposto dall’amministrazione.

Distinzione tra dati personali individuali e informazioni organizzative

L’Autorità opera però una distinzione importante. Per la parte delle note che riguarda l’attribuzione delle specifiche responsabilità "in aggiunta ai normali compiti di istituto" e l’importo dell’indennità annuale spettante, i dati appaiono connessi all’organizzazione e all’attività dell’ente, quindi a informazioni che presentano un interesse pubblico più marcato e che sono in parte riconducibili alle informazioni soggette a pubblicità ex art. 13 del d.lgs. 33/2013. Su tali elementi non emerge una particolare aspettativa di confidenzialità né un rischio di pregiudizio paragonabile a quello delle valutazioni individuali. Per questo il Garante invita la Provincia di Matera a rivalutare il rifiuto opposto all’istanza, limitatamente a tali informazioni.

Esito del parere e ulteriori precisazioni

Il parere è dunque articolato: favorevole al diniego quanto alle note contenenti dati personali e valutazioni sul lavoro dei dipendenti, ma non totalmente confermativo per l’intero complesso documentale, poiché suggerisce un riesame della parte più strettamente organizzativa e meno sensibile. Il Garante aggiunge infine che resta impregiudicata la possibilità di accedere agli stessi documenti tramite accesso documentale ex artt. 22 ss. della l. 241/1990, qualora l’istante dimostri un interesse diretto, concreto e attuale.