Circolare numero 49 del 03-04-2014

Consolidamento della banca dati delle posizioni assicurative dei dipendenti pubblici

La circolare disciplina un progetto di consolidamento progressivo della banca dati delle posizioni assicurative dei dipendenti pubblici, volto a rendere le informazioni tempestivamente utilizzabili per la gestione delle prestazioni e a ridurre la necessità di verifiche e certificazioni concentrate a ridosso del pensionamento. Il modello organizzativo si fonda sulla sistemazione preventiva delle posizioni, sull’uso integrato dei flussi contributivi UniEmens e dell’applicativo PAssWeb, e su un maggiore coinvolgimento dell’iscritto nella verifica del proprio estratto conto.

Obiettivi del progetto e impostazione generale

Il progetto intende superare il tradizionale approccio basato sulla verifica finale della posizione assicurativa in prossimità della prestazione pensionistica. L’obiettivo è costruire una posizione individuale progressivamente completa e congrua, alimentata da due canali distinti: da un lato il flusso automatizzato delle denunce mensili UniEmens, con relativi controlli e monitoraggio degli errori; dall’altro PAssWeb, utilizzato per la sistemazione dei periodi pregressi e delle anomalie non risolvibili attraverso i flussi correnti.

In questo schema, i dati già presenti in banca dati possono essere utilizzati direttamente se risultano logicamente e formalmente congrui e privi di elementi di indeterminatezza. Il ricorso al datore di lavoro diviene residuale e viene attivato solo dopo aver esaurito l’istruttoria interna e i recuperi documentali già disponibili presso l’Istituto.

Sistemazione della posizione assicurativa

La sistemazione della posizione assicurativa si articola in due momenti:

• la "memorizzazione del fascicolo", cioè l’acquisizione definitiva in banca dati delle informazioni presenti nei fascicoli cartacei e non ancora digitalizzate;
• la "correzione della posizione assicurativa", cioè la rimozione delle anomalie, siano esse rilevate automaticamente dal sistema, individuate dagli operatori o segnalate dagli iscritti.

L’insieme delle due attività costituisce la "sistemazione della posizione assicurativa" e deve produrre un estratto conto congruo, conforme e privo di anomalie logiche e formali. La circolare specifica che la verifica deve concentrarsi anzitutto sugli elementi già in possesso dell’Istituto, anche per evitare richieste inutili all’iscritto o al datore di lavoro.

Transizione operativa e utilizzo di PAssWeb

Nel periodo di avvio della nuova impostazione, la gestione delle attività è condizionata dalla migrazione dei dati alla nuova banca dati. Le lavorazioni sulla posizione assicurativa fuori domanda di prestazione possono essere gestite con la nuova PAssWeb già da aprile 2014; quelle svolte nell’ambito di una domanda di prestazione restano temporaneamente sulla vecchia procedura fino al rilascio delle nuove funzionalità, previsto entro il 30 giugno 2014. Tra aprile e giugno 2014 la consultazione dei dati è comunque disponibile su entrambe le banche dati.

PAssWeb è indicato come canale privilegiato e bidirezionale di colloquio con il datore di lavoro. Le richieste formulate dal sistema sono rese disponibili sulla scrivania virtuale per i datori di lavoro abilitati e inoltrate via PEC a quelli non ancora abilitati. La circolare raccomanda di privilegiare PAssWeb rispetto alla PEC per contenere i carichi di lavoro delle sedi.

Il ruolo del datore di lavoro

Il datore di lavoro viene coinvolto solo per criticità residue, dopo che l’operatore abbia completato la memorizzazione del fascicolo e tutte le verifiche interne possibili. Il suo intervento, infatti, non è più concepito come passaggio finale e generalizzato, ma come momento subordinato e mirato alla soluzione di problemi non risolvibili con i dati già disponibili.

Per i periodi di servizio, la circolare distingue gli strumenti utilizzabili dal datore di lavoro in base alla decorrenza temporale:

• fino al 31 dicembre 2004: per i datori abilitati l’uso è esclusivo di PAssWeb; per i non abilitati è ammessa anche la PEC;
• dal 1° gennaio 2005 al 31 dicembre 2013 per gli iscritti CTPS e dal 1° gennaio 2005 al 30 settembre 2012 per le altre gestioni pubbliche: è possibile usare UniEmens_ListaPosPA oppure PAssWeb;
• per i periodi successivi al 31 dicembre 2013 o al 30 settembre 2012, secondo la gestione, deve essere utilizzata esclusivamente la denuncia telematica UniEmens_ListaPosPA.

Operazione "Estratto Conto Informativo"

La prima grande iniziativa nazionale descritta è l’"Operazione Estratto Conto Informativo". Essa prevede il consolidamento massivo delle posizioni assicurative tramite la selezione centralizzata di lotti, l’invio agli assicurati di una comunicazione personale e la successiva gestione delle richieste di variazione presentate dagli utenti attraverso i canali disponibili.

L’estratto conto informativo rappresenta i dati assicurativi del soggetto per ciascun periodo di servizio, con indicazione della gestione pensionistica, del tipo di contribuzione, delle eventuali maggiorazioni, delle retribuzioni utili ai fini pensionistici, del datore di lavoro e dei periodi riconosciuti o coperti da contribuzione figurativa. L’estratto può includere note generali e note specifiche sul singolo periodo, utili a segnalare sia avvertenze di carattere generale sia anomalie da segnalare all’Istituto.

Calendario dei lotti e platea interessata

Le lavorazioni preventive interessano l’intera platea degli iscritti alle Gestioni pubbliche, pari a circa 3,4 milioni di posizioni, secondo estrazioni progressive di lotti da 500.000 unità, tranne l’ultima da 400.000. La selezione parte dagli enti locali, prosegue con il personale dello Stato e si estende al comparto scuola e difesa. I nominativi sono selezionati in base all’età anagrafica, partendo dalle classi più giovani e con esclusione dei soggetti prossimi al pensionamento.

La tabella della circolare prevede, in sintesi:

• aprile 2014: prima emissione, test nazionale per enti locali, 500.000 posizioni, comunicazioni entro il 30 settembre 2014;
• settembre 2014: seconda emissione, enti locali, 500.000 posizioni, comunicazioni entro il 28 febbraio 2015;
• febbraio 2015: terza emissione, completamento enti locali e test Stato, 500.000 posizioni, comunicazioni entro il 30 giugno 2015;
• giugno 2015 e novembre 2015: ulteriori emissioni per lo Stato;
• aprile 2016: sesta emissione per Stato, CPS, CPUG, CPI, Difesa e Scuola;
• ottobre 2016: settima emissione per Scuola, 400.000 posizioni, comunicazioni entro il 31 gennaio 2017.

Richieste di variazione della posizione assicurativa (RVPA)

In risposta alla comunicazione personale, l’iscritto che rilevi carenze o inesattezze nel proprio estratto conto può presentare una RVPA tramite la funzione online dedicata. La richiesta può essere compilata anche con il supporto del Contact Center Multicanale o del patronato. Il Contact Center può fornire informazioni sull’estratto conto, inviare copia all’indirizzo e-mail o a quello di residenza e acquisire richieste di correzione o consulenza.

La RVPA può essere corredata da documenti digitali. La circolare precisa che l’elenco allegato è meramente esemplificativo e che qualsiasi informazione o documento, anche non certificativo, può essere valutato in istruttoria. In caso di invio tramite Contact Center, la documentazione può essere trasmessa via fax al numero 800 105 002 con copia di un documento di identità firmato. Non sono accettabili documenti emessi dopo il 1° gennaio 2012 con la dicitura di non producibilità alla Pubblica Amministrazione, in applicazione dell’art. 15 della legge n. 183/2011.

Condizioni di ammissibilità delle RVPA

La circolare specifica che le RVPA devono riferirsi a situazioni effettivamente consolidabili sulla base di atti già perfezionati. In particolare:

• per i periodi riconosciuti, la richiesta è ammissibile solo se esiste già il provvedimento di riconoscimento;
• non devono essere considerate le segnalazioni relative a pratiche non ancora definite, come ad esempio un riscatto di laurea ancora in corso di istruttoria;
• per i periodi da accreditare figurativamente, la richiesta è possibile se il periodo o la retribuzione figurativa risultano mancanti o incongruenti;
• per gli accrediti figurativi di cariche elettive o sindacali, la segnalazione è presa in considerazione solo per periodi antecedenti di almeno due anni.

La procedura richiede inoltre l’indicazione o conferma dei recapiti dell’utente, come e-mail e cellulare, e restituisce una ricevuta in formato PDF con il numero di protocollo.

Procedimento RVPA ed esito dell’istruttoria

Il procedimento deve concludersi entro 90 giorni dalla ricezione della richiesta. La presentazione telematica comporta la protocollazione automatica e l’inserimento nell’archivio di gestione. Dopo la consultazione dell’estratto conto, l’iscritto può inoltrare la richiesta di variazione indicando i dati di dettaglio relativi ai periodi di servizio, alla contribuzione, alle maggiorazioni, alle retribuzioni e agli altri elementi utili alla posizione.

All’esito dell’istruttoria, il sistema supporta la predisposizione della risposta formale all’iscritto, contenente l’esito della richiesta e l’invito a verificare gli eventuali aggiornamenti online. In caso di mancato accoglimento, la comunicazione deve indicare le motivazioni e i termini e le modalità di eventuali ricorsi, ove ne ricorrano i presupposti.

Supporto operativo, formazione e governance del progetto

La circolare prevede la diffusione di messaggi operativi, manuali tecnici, note operative e l’istituzione di un forum dedicato per garantire uniformità di comportamento e favorire lo scambio di informazioni. Tutto il materiale di supporto sarà aggiornato e pubblicato sulla Intranet aziendale.

Sul piano organizzativo, la Struttura di Progetto per il consolidamento della posizione assicurativa svolge funzioni di coordinamento, indirizzo e supporto, mentre a livello territoriale l’operazione è articolata su base regionale con declinazione provinciale. Ogni Direzione regionale deve costituire un gruppo di lavoro, nominare un referente dirigente e promuovere l’operazione verso enti, amministrazioni, patronati e organizzazioni sindacali. Le Direzioni provinciali devono gestire le fasi operative, sviluppare il rapporto con i datori di lavoro, curare l’assetto organizzativo e rilevare i fabbisogni formativi.

Domande di riscatto e ricongiunzione giacenti

Tra gli interventi strutturali è attribuita priorità allo smaltimento delle domande di riscatto e ricongiunzione giacenti al 30 giugno 2013. Le liste di lavorazione saranno rese disponibili con specifico messaggio entro aprile, con indicazione di tempi e modalità di lavorazione. L’intero processo sarà oggetto di monitoraggio quali-quantitativo, finalizzato a valutare carichi di lavoro, efficienza e qualità del servizio. La circolare anticipa inoltre analoghi progetti per le pratiche ante subentro giacenti presso MIUR e Ministero della Difesa.

Convalida della posizione a ridosso del pensionamento e dati di "ultimo miglio"

Per gli assicurati che accedono al pensionamento prima dell’intervento preventivo o prima dell’invio della comunicazione personale, la sistemazione della posizione continua ad avvenire nell’ambito del processo di liquidazione della prestazione. In questi casi, oltre alla correzione delle anomalie, occorre svolgere ulteriori controlli specifici sulla singola prestazione e acquisire i cosiddetti dati di "ultimo miglio".

Tali dati devono essere comunicati dal datore di lavoro esclusivamente tramite PAssWeb nella fase di predisposizione della posizione per la prestazione e hanno natura obbligatoria, poiché il procedimento resta sospeso fino al loro ricevimento. Essi servono a integrare o dettagliare informazioni non presenti o non sufficientemente analitiche nei flussi UniEmens.

Presidio dei flussi contributivi e strumenti di controllo

La circolare ricorda che, con il flusso UniEmens, l’alimentazione delle posizioni assicurative è vincolata in modo differenziato in base alla tipologia di datore di lavoro. Per i dipendenti di aziende, enti locali e amministrazioni pubbliche diverse dalle amministrazioni centrali statali, dal 1° ottobre 2012 la fonte unica è costituita dalle denunce contributive; per le amministrazioni statali centrali il vincolo decorre dal 1° gennaio 2014.

I controlli sugli esiti delle denunce sono consultabili tramite l’applicazione "Visualizzazioni DMA" nei servizi GDP (SIN). Le anomalie di anagrafica sono state implementate nel sistema e, per i periodi dal 1° gennaio 2005 in poi, gli errori possono essere corretti con flusso Emens rettificativo, previa compilazione del quadro V1, oppure con PAssWeb; per i periodi anteriori al 2005 la correzione resta esclusivamente affidata a PAssWeb.

Monitoraggio e misurazione delle attività

La complessità delle operazioni di consolidamento richiede strumenti di monitoraggio specifici per seguire lo stato delle lavorazioni preventive, il rientro della corrispondenza non recapitata, la gestione delle RVPA e le ulteriori attività collegate. Il complesso delle iniziative sarà anche oggetto di rilevazione statistica per misurare produzione, qualità del servizio ed efficienza nell’uso delle risorse.

Successivi messaggi definiranno i prodotti sottoposti a misurazione diretta, i coefficienti di omogeneizzazione e gli indicatori di qualità applicati nel cruscotto gestionale.