Circolare numero 117 del 09-09-2011

Certificazione telematica di malattia e invio attestati INPS

La circolare ricostruisce il quadro normativo e operativo relativo alla certificazione di malattia in formato telematico per i lavoratori dei settori pubblico e privato, evidenziando la progressiva uniformazione delle regole e dei servizi messi a disposizione dall’INPS. Il documento disciplina gli obblighi di medici, lavoratori, datori di lavoro e intermediari, nonché le funzionalità informatiche per la consultazione e l’invio degli attestati.

Quadro normativo

Per il settore privato la circolare richiama l’art. 1, comma 149, della L. 311/2004; l’art. 1, comma 810, della L. 296/2006; il D.P.C.M. 26 marzo 2008; il decreto interministeriale 26 febbraio 2010 con il relativo disciplinare tecnico; e l’art. 25 della L. 183/2010. Per il settore pubblico il riferimento è l’art. 55-septies del D.Lgs. 165/2001, introdotto dall’art. 69 del D.Lgs. 150/2009.

Le disposizioni operative iniziano con il D.M. 26 febbraio 2010 e con la circolare n. 1 del 19 marzo 2010 del Dipartimento della funzione pubblica e del Dipartimento per la digitalizzazione della pubblica amministrazione e l’innovazione tecnologica, che rendono operativo il sistema per i due settori.

Evoluzione e uniformazione del sistema

La circolare evidenzia che, con l’entrata in vigore della L. 183/2010, la disciplina del rilascio e della trasmissione delle certificazioni di malattia viene sostanzialmente allineata tra pubblico e privato, includendo anche gli aspetti sanzionatori per i medici del SSN o convenzionati inadempienti.

Vengono richiamate le circolari INPS n. 60/2010, n. 119/2010 e n. 164/2010, con cui l’Istituto ha fornito istruzioni sul flusso telematico e sui servizi di consultazione e stampa dei certificati e degli attestati. Successivamente, la circolare n. 4 del 18 marzo 2011 ha ulteriormente disciplinato l’invio delle certificazioni e la ricezione degli attestati da parte dei datori di lavoro pubblici e privati.

Obblighi e adempimenti per i lavoratori

Per i lavoratori del settore pubblico viene ribadito l’esonero dall’obbligo di presentare l’attestazione di malattia al datore di lavoro, fermo restando l’obbligo di comunicare tempestivamente l’assenza.

Nei casi in cui non sia possibile la trasmissione telematica e il medico rilasci la documentazione in forma cartacea, il lavoratore deve:

• inviare il certificato medico all’INPS entro due giorni dal rilascio;
• trasmettere l’attestato di malattia al datore di lavoro secondo le modalità tradizionali;
• comunicare comunque l’assenza per malattia secondo le regole contrattuali vigenti.

La circolare precisa inoltre che il medico, su richiesta del lavoratore, deve rilasciare copia cartacea del certificato e dell’attestato telematici oppure inviarne copia in formato PDF alla casella di posta elettronica indicata dal lavoratore. In alternativa, qualora la stampa non sia possibile, il medico deve almeno confermare i dati anagrafici inseriti e consegnare il numero di protocollo del certificato telematico, che il lavoratore privato dovrà esibire al datore di lavoro se richiesto.

Ruolo dei medici e sanzioni

Per i medici del SSN o convenzionati sono previste specifiche sanzioni in caso di inosservanza degli obblighi di trasmissione telematica delle certificazioni di malattia. Dopo il periodo transitorio inizialmente fissato in quattro mesi e poi prorogato fino al 31 gennaio 2011, la circolare n. 1 del 23 febbraio 2011 stabilisce che, dal 1° febbraio 2011, i medici possono essere sanzionati disciplinarmente, secondo criteri di gradualità e proporzionalità, salvo giustificati motivi che impediscano l’uso delle tecnologie informatiche.

La circolare chiarisce anche che l’equiparazione tra settore pubblico e privato si estende ai soggetti abilitati al rilascio della certificazione di malattia.

Assenze per visite, terapie ed esami diagnostici

L’art. 16, comma 9, del D.L. 98/2011, convertito dalla L. 111/2011, introduce il comma 5-ter dell’art. 55-septies del D.Lgs. 165/2001. La nuova disposizione prevede che, nei casi di assenza per malattia dovuta a visite, terapie, prestazioni specialistiche o esami diagnostici, l’assenza sia giustificata mediante attestazione rilasciata dal medico o dalla struttura, anche privati, che hanno effettuato la prestazione.

La circolare precisa che si tratta di un regime speciale rispetto a quello ordinario e che, fino all’adeguamento del sistema di trasmissione telematica, la documentazione può essere prodotta in forma cartacea.

Certificazione per il settore privato e casi di utilizzo di medici privati

Per il settore privato la circolare ribadisce che, nei casi di assenza per malattia superiori a dieci giorni o per eventi successivi al secondo nel corso dell’anno solare, il lavoratore deve produrre certificazione rilasciata unicamente dal medico del SSN o convenzionato. Fanno eccezione le assenze dovute a visite, terapie, prestazioni specialistiche o diagnostiche, per le quali l’attestazione giustificativa può essere rilasciata anche da medico o struttura privata.

Per gli eventi di malattia di durata pari o inferiore a dieci giorni e per le assenze fino al secondo evento nell’anno solare, il lavoratore può invece rivolgersi anche a un medico non appartenente al SSN o non convenzionato.

Servizi per datori di lavoro e intermediari

La circolare attribuisce a datori di lavoro e intermediari ex L. 12/1979, nonché agli intermediari dei datori di lavoro agricoli individuati nel documento, la possibilità di consultare gli attestati di malattia tramite ricerca per codice fiscale e numero di protocollo, utilizzando la funzione disponibile nel menu di consultazione online o il Contact Center INPS (803.164).

Sono inoltre previste due modalità di ricezione degli attestati:

• sistema di invio con PEC, mediante richiesta alla PEC della Struttura territoriale INPS competente e utilizzando il medesimo indirizzo PEC destinatario degli attestati;
• sistema di accesso con PIN, attraverso il portale INPS e previa autorizzazione.

Il servizio viene esteso agli intermediari delegati in via generale dal datore di lavoro per gli adempimenti in materia di lavoro, previdenza e assistenza sociale, nonché agli intermediari delle aziende agricole autorizzati agli adempimenti contributivi.

La circolare dispone inoltre che i soggetti abilitati devono richiedere tempestivamente la revoca dell’autorizzazione in caso di cessazione, sospensione o trasferimento dell’attività dell’intestatario del PIN o dell’abilitazione PEC.

Servizi per il lavoratore

L’INPS rende operativo un servizio che consente al lavoratore di richiedere l’invio del certificato e dell’attestato di malattia alla propria casella PEC. La richiesta deve essere effettuata esclusivamente tramite una casella di posta certificata rilasciata secondo le regole del D.P.C.M. 6 maggio 2009 e indirizzata alla PEC della Struttura territoriale INPS competente, con indicazione dei dati anagrafici completi e del codice fiscale.

Per i cittadini privi di PEC ma in possesso di PIN valido per la consultazione dei certificati di malattia, la circolare prevede un ulteriore servizio che consente di ricevere copia degli attestati presso un indirizzo email indicato dal lavoratore.

Istruzioni procedurali per le sedi INPS

Per la gestione delle richieste di invio tramite PEC è stata aggiornata la procedura disponibile su Intranet, nell’area "Processi – prestazioni a sostegno del reddito", con la funzione "Gestione P.E.C. per invio attestati di malattia Telematici".

La funzione consente:

• la gestione delle richieste degli intermediari abilitati;
• la registrazione delle richieste di invio tramite PEC da parte del cittadino.

Per le richieste degli intermediari si applicano le indicazioni della circolare n. 119/2010; per quelle del cittadino deve essere selezionata la voce "Cittadino". L’abilitazione degli operatori di sede avviene esclusivamente tramite il sistema Identity Management (IDM) da parte degli amministratori con ruolo di "Gestore profili web intranet". L’applicazione prevede un unico profilo autorizzativo, denominato "Invio Attestati di Malattia con PEC".

Aggiornamento delle specifiche tecniche

In allegato alla circolare sono trasmesse le nuove specifiche tecniche del formato XML, che sostituiscono quelle precedentemente inviate con la circolare n. 119 del 7 settembre 2010.