Circolare numero 120 del 14-09-2011

Responsabile dell’Unità organizzativa Gestione attività contabili

La circolare definisce le competenze e il perimetro operativo della nuova posizione organizzativa di Responsabile dell’Unità organizzativa Gestione attività contabili, introdotta negli organigrammi delle strutture territoriali dell’Istituto. Il testo si colloca nel quadro delle precedenti disposizioni sulle posizioni organizzative e chiarisce le funzioni di presidio contabile, il posizionamento gerarchico e il trattamento provvisorio dell’incarico.

Quadro di riferimento e istituzione della posizione

La disciplina si innesta sulla procedura di selezione avviata con la circolare n. 48 del 2011 e con il messaggio n. 8653 del 12/04/2011, relativi all’attribuzione degli incarichi di posizione organizzativa nei nuovi organigrammi delle strutture di produzione. La circolare n. 113 del 30 agosto 2011 ha successivamente implementato gli organigrammi di tutte le Direzioni metropolitane e provinciali, Filiali e Agenzie complesse, prevedendo la nuova posizione di Responsabile dell’Unità organizzativa Gestione attività contabili, di cui vengono specificate le competenze.

Funzioni di presidio della regolarità contabile

Il Responsabile è tenuto a presidiare in modo organico e stabile la legittimità e la correttezza degli atti amministrativi che comportano movimenti finanziari in entrata e in uscita. Rientrano inoltre nella sua sfera la gestione delle anomalie e degli adempimenti fiscali e tributari, nonché tutte le attività di controllo della regolarità contabile previste dalla normativa vigente.

Attività contabili da presidiare nel corso dell’anno e nelle chiusure

L’Unità organizzativa deve assicurare il presidio delle attività contabili durante l’anno e in occasione delle chiusure mensili e annuali, con riferimento ai diversi prodotti gestiti dall’Istituto. L’obiettivo è garantire una corretta e trasparente rappresentazione dei dati di bilancio e un controllo costante della coerenza contabile.

Tra le attività affidate, a titolo non esaustivo, figurano:

• controllo della regolarità contabile dei provvedimenti di spesa;
• monitoraggio dei flussi di riscossione e pagamento della sede;
• controllo e monitoraggio dei dati dei partitari contabili;
• verifica e coordinamento delle sistemazioni contabili delle partite anomale;
• gestione dell’IRPEF e degli altri dati fiscali e tributari per la rendicontazione mensile e le concordanze di fine anno verso la Direzione centrale bilanci e servizi fiscali;
• emissione fatture, quadratura e chiusura IVA;
• controllo periodico della congruità e correttezza dei saldi, con sistemazione di anomalie ed errori;
• gestione dei rapporti con Banche, Poste e Tesoreria;
• rendiconti trimestrali e annuali dei conti correnti bancari, postali e di tesoreria provinciale;
• gestione e contabilizzazione dei valori ricevuti quotidianamente dalla sede;
• monitoraggio degli incassi e dei pagamenti nelle situazioni mensili dei flussi di cassa;
• abbandono dei crediti definiti "vari" e sistemazioni contabili incidenti sull’irrecuperabilità dei crediti;
• acquisizione dei biglietti contabili fuori cassa su SAP e contabilizzazione dei modelli SC10 ricevuti da altre sedi;
• pagamento dei rimborsi non compensati;
• gestione delle somme non riscosse dai beneficiari;
• pagamenti vari per tutte le procedure;
• ripartizione e gestione delle somme da rimborsare o reintroitare;
• pagamenti urgenti tramite mandato cartaceo;
• erogazione di acconti di pensioni e di prestazioni a sostegno del reddito;
• pagamenti di pensioni mediante "cassa sede";
• pagamenti ai liberi professionisti, ai medici specialisti e delle visite mediche di controllo disposte per conto dei datori di lavoro;
• recuperi di pensioni fuori competenza;
• produzione di reportistiche contabili analitiche su tutti i prodotti dell’Istituto;
• estrazione SC7/24 per tutte le procedure;
• gestione contabile delle quote associative e delle trattenute sindacali sulle prestazioni temporanee, con rendicontazione annuale alle rispettive organizzazioni;
• gestione delle partite concernenti le retribuzioni;
• attività connesse alla chiusura dell’esercizio e predisposizione dei relativi rendiconti;
• analisi e definizione dei residui attivi e passivi;
• contabilizzazione degli incassi da ufficio legale;
• quantificazione e analisi degli incassi da riversare alla società di cartolarizzazione dei crediti;
• contabilizzazione degli incassi da bollettino postale.

La circolare segnala inoltre che le ultime due attività, contrassegnate da asterisco, sono in corso di eliminazione o automazione.

Rapporti gerarchici, requisiti professionali e incompatibilità

Il funzionario titolare dell’incarico risponde al Direttore o Responsabile della struttura. Nel procedimento di individuazione del responsabile deve essere considerato il carattere altamente tecnico delle attività contabili, che richiede competenze professionali specifiche, maturate tramite studi dedicati oppure acquisite con l’esperienza.

La circolare precisa anche che la posizione non può essere accorpata a quella di Responsabile del Controllo di gestione, poiché tale cumulo è incompatibile ai sensi del d.lgs. 30 luglio 1999, n. 286.

Trattamento indennitario provvisorio

In attesa della sottoscrizione del CCNI 2011, al Responsabile della Gestione delle attività contabili viene riconosciuto provvisoriamente il medesimo sistema indennitario previsto per la figura di Responsabile di Unità Organizzativa.