Parere del Garante n. 461 del 29/09/2023

Parere su istanza di accesso civico a decreto universitario su pesature e indennità 2022

Il Garante si pronuncia, ai sensi dell’art. 5, comma 7, del d.lgs. 33/2013, su richiesta del RPCT dell’Università degli Studi dell’Insubria relativa a un provvedimento di diniego parziale su un’istanza di accesso civico generalizzato. Il quesito concerne la possibilità di ostendere integralmente un decreto e i relativi allegati contenenti la pesatura delle funzioni specialistiche e delle posizioni organizzative del personale tecnico-amministrativo, con indicazione degli importi delle indennità riconosciute.

Contesto dell’istanza e trattamento effettuato dall’Università

L’istanza di accesso aveva ad oggetto la copia del "decreto delle pesature per l'anno 2022 con i dovuti criteri di ripartizione delle indennità". L’amministrazione ha accolto l’istanza solo parzialmente, trasmettendo copia anonimizzata di due decreti direttoriali e oscurando i dati riconducibili ai singoli responsabili, in particolare gli importi delle indennità. Successivamente, l’istante ha chiesto che gli importi fossero resi leggibili, sostenendo la necessità di utilizzare i documenti anche per ragioni giudiziali e ha chiesto, in sede di riesame, se tali importi costituissero un dato protetto da privacy.

Quadro normativo di riferimento

Il Garante richiama la disciplina dell’accesso civico generalizzato di cui all’art. 5, comma 2, del d.lgs. 33/2013, che consente l’accesso ai dati e documenti ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione, nel rispetto dei limiti dell’art. 5-bis. In particolare, l’accesso può essere rifiutato se necessario per evitare un pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali, ai sensi dell’art. 5-bis, comma 2, lett. a). Vengono richiamati anche l’art. 3, comma 1, del d.lgs. 33/2013, che attribuisce ai documenti ottenuti tramite FOIA un regime di pubblicità molto ampio, e i principi del GDPR di limitazione della finalità e minimizzazione dei dati di cui all’art. 5, par. 1, lett. b) e c). Sono inoltre richiamate le Linee guida ANAC sull’accesso civico e la relativa intesa con il Garante.

Valutazione sulla natura dei dati contenuti nel decreto

L’Autorità osserva che l’allegato al decreto riporta, per ciascun dipendente, nome, cognome, ufficio o dipartimento di appartenenza, titolarità di posizione organizzativa e/o funzione specialistica, categoria di appartenenza, valore della pesatura e importo lordo spettante. Si tratta di dati personali ai sensi dell’art. 4, par. 1, n. 1, GDPR. Pur non essendo dati appartenenti a categorie particolari ex art. 9 GDPR, essi restano soggetti alla disciplina di protezione dei dati personali e alla verifica del possibile pregiudizio concreto derivante dalla loro diffusione tramite accesso civico.

Bilanciamento tra trasparenza e riservatezza

Il Garante ricorda che la trasparenza piena e la conoscibilità diffusa dei dati ottenuti con accesso civico hanno effetti più ampi rispetto all’accesso documentale ordinario: i documenti acquisiti divengono pubblici e liberamente riutilizzabili. Per questo, la valutazione del pregiudizio per la privacy deve essere particolarmente rigorosa. In linea generale, l’inquadramento, la collocazione organizzativa e le remunerazioni dei dipendenti pubblici non sono dati pubblici in via generalizzata, salvo le ipotesi per cui il legislatore ha previsto specifici obblighi di pubblicazione, come nel caso di titolari di incarichi dirigenziali, di determinate posizioni organizzative con deleghe o funzioni dirigenziali e di incarichi di collaborazione o consulenza.

Condizione preliminare: verifica dell’eventuale applicazione dell’art. 14, comma 1-quinquies

Il punto decisivo è che dagli atti non risulta se i dipendenti interessati siano titolari di deleghe da parte di dirigenti o svolgano funzioni dirigenziali. Il Garante afferma che l’amministrazione deve verificare in via preliminare se a tutti o ad alcuni dei dipendenti si applichi il regime di trasparenza speciale previsto dall’art. 14, comma 1-quinquies, del d.lgs. 33/2013. Se ciò accade, non potrebbe invocarsi una riservatezza sugli importi delle indennità, in quanto il legislatore ha già operato il bilanciamento tra trasparenza e privacy.

Valutazione sul diniego parziale e sull’oscuramento degli importi

Se invece tale regime speciale non si applica, il Garante ritiene che la soluzione adottata dall’Università, consistente nel rilasciare il documento ma oscurare l’importo delle indennità attribuite ai singoli dipendenti, sia conforme alla disciplina di protezione dei dati personali. L’eventuale accesso integrale potrebbe infatti determinare ripercussioni negative sul piano professionale, relazionale e personale, anche nel contesto lavorativo, oltre a esporre gli interessati a possibili pregiudizi da parte di terzi. Tali effetti integrano quel pregiudizio concreto alla tutela dei dati personali richiesto dall’art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d.lgs. 33/2013.

Aspettative di confidenzialità e minimizzazione

L’Autorità evidenzia inoltre che i dipendenti non dirigenziali, se non rientranti nel regime speciale sopra richiamato, possono nutrire ragionevoli aspettative di confidenzialità rispetto ai propri dati retributivi e alle informazioni di dettaglio sull’attività lavorativa. La conoscibilità generalizzata degli importi, specie in un contesto di accesso civico, sarebbe inoltre non prevedibile al momento della raccolta dei dati e contraria al principio di minimizzazione, perché eccede quanto necessario rispetto alle finalità di trasparenza perseguite dall’istituto.

Rapporto con l’accesso ai documenti amministrativi

Il Garante precisa, infine, che resta ferma la possibilità di valutare l’accesso ai documenti amministrativi ai sensi degli artt. 22 e seguenti della l. 241/1990, qualora il richiedente dimostri un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento richiesto. Tale verifica appartiene però a una disciplina diversa da quella dell’accesso civico generalizzato.

Conclusione

Il parere è sostanzialmente favorevole alla scelta dell’amministrazione di rilasciare il decreto in forma parzialmente oscurata, purché sia esclusa l’applicabilità del regime di trasparenza speciale di cui all’art. 14, comma 1-quinquies, del d.lgs. 33/2013 ai dipendenti interessati. In caso contrario, gli importi sarebbero conoscibili in base alla disciplina di trasparenza applicabile.