Provvedimento del 21/12/2018

Modifiche alle regole tecniche e alle deleghe per la fatturazione elettronica

Il provvedimento interviene sui precedenti provvedimenti del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 30 aprile 2018 e del 5 novembre 2018 in materia di fatturazione elettronica. La finalità è adeguare la disciplina del Sistema di Interscambio, del servizio di consultazione delle fatture e delle deleghe, anche in relazione ai profili di protezione dei dati personali.

Ambito dell’intervento

Il documento modifica il provvedimento del 30 aprile 2018 sulle regole tecniche per:

• emissione e ricezione delle fatture elettroniche tra soggetti residenti, stabiliti o identificati in Italia;
• variazioni delle fatture elettroniche;
• trasmissione telematica dei dati delle operazioni transfrontaliere;
• attuazione delle disposizioni dell’articolo 1, commi 6, 6-bis e 6-ter, del d.lgs. 5 agosto 2015, n. 127.

Modifica inoltre il provvedimento del 5 novembre 2018 relativo alle modalità di conferimento e revoca delle deleghe per l’utilizzo dei servizi di fatturazione elettronica.

Definizione di “dati fattura” e canali di trasmissione

Viene precisato che, ai fini del provvedimento, per “dati fattura” si intendono:

• i dati fiscalmente rilevanti di cui all’articolo 21 del d.P.R. n. 633 del 1972;
• con esclusione dei dati di cui al comma 2, lettera g), e delle altre disposizioni tributarie;
• i dati necessari a garantire il processo di fatturazione elettronica attraverso il SdI, riportati nell’allegato B;
• incluso il codice hash di cui al punto 4.8.

Inoltre, viene sostituito il riferimento al sistema di trasmissione dati tra terminali remoti con protocollo SFTP sia nel punto 2.2, lettera d), sia nel punto 3.1, lettera c).

Servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche

Il servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici è qualificato come servizio offerto dall’Agenzia delle entrate, che opera quale responsabile del trattamento dei dati personali.

L’accesso al servizio è consentito, previa adesione effettuata secondo le modalità del nuovo punto 8-bis, anche agli intermediari di cui all’articolo 3, comma 3, del d.P.R. 22 luglio 1998, n. 322, se appositamente delegati dal cedente/prestatore o dal cessionario/committente.

L’intermediario delegato è abilitato anche:

• alla consultazione dei dati delle fatture transfrontaliere di cui al punto 9;
• alla consultazione dei dati rilevanti ai fini IVA relativi alle operazioni effettuate a partire dal 1° gennaio 2017, trasmessi ai sensi della normativa vigente.

Registrazione del canale e indirizzo telematico

Anche il servizio di registrazione del canale e dell’indirizzo telematico prescelto per la ricezione dei file, previsto al punto 8.1, può essere utilizzato tramite gli intermediari di cui all’articolo 3, comma 3, del d.P.R. n. 322 del 1998, purché appositamente delegati dal cessionario/committente e secondo le modalità stabilite dal provvedimento del 5 novembre 2018.

Disponibilità dei file e periodo di conservazione

Per il servizio di consultazione e acquisizione, viene stabilito che i file delle fatture elettroniche correttamente trasmesse al SdI siano disponibili nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione da parte del SdI.

Il sistema prevede che:

• la memorizzazione integrale dei file avvenga solo in caso di adesione al servizio da parte di almeno una delle parti;
• i file memorizzati siano cancellati entro 30 giorni dalla fine del periodo di consultazione;
• in assenza di adesione, dopo l’avvenuto recapito della fattura, siano cancellati i file XML e siano conservati soltanto i dati fattura di cui al punto 1.2;
• per il soggetto che non ha aderito, i soli dati fattura restino consultabili fino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento.

Nel caso del cessionario/committente consumatore finale, in assenza della sua adesione, non è reso disponibile alcun dato relativo alle fatture elettroniche ricevute.

Adesione, recesso e periodo transitorio

Il nuovo punto 8-bis disciplina l’adesione al servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici.

L’adesione:

• avviene mediante apposita funzionalità resa disponibile nell’area riservata del sito dell’Agenzia delle entrate;
• è disponibile a decorrere dal 3 maggio 2019;
• può essere effettuata dagli operatori IVA anche tramite intermediari delegati.

Se almeno una delle parti del rapporto economico aderisce al servizio, l’Agenzia memorizza i dati dei file delle fatture elettroniche e li rende consultabili solo al soggetto aderente.

Il recesso:

• si effettua con la stessa funzionalità dell’area riservata;
• per gli operatori IVA può essere effettuato anche tramite intermediari delegati;
• è immediatamente efficace;
• comporta l’interruzione del servizio di consultazione di tutte le fatture emesse e ricevute.

È inoltre disciplinato un periodo transitorio fino al 3 maggio 2019 e per i sessanta giorni successivi, durante il quale l’Agenzia procede alla temporanea memorizzazione dei file XML per consentire a chi intenda aderire di consultare la totalità delle fatture emesse e ricevute. In tale fase, su richiesta, i file sono resi disponibili al cedente/prestatore, al cessionario/committente e agli intermediari delegati; per il consumatore finale, al termine del periodo transitorio, sono rese disponibili le fatture elettroniche ricevute.

La mancata adesione nel periodo transitorio comporta la cancellazione dei file memorizzati entro 30 giorni dalla scadenza del termine per aderire.

Utilizzo dei dati per controlli e attività istituzionali

Il punto 10.3 viene sostituito per chiarire che, in caso di adesione al servizio di consultazione con memorizzazione dei file XML, l’Agenzia delle entrate e la Guardia di Finanza possono utilizzare i dati dei file per le attività di controllo previste dagli articoli 51 del d.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, e 32 del d.P.R. 29 settembre 1973, n. 600.

Tale utilizzo avviene secondo le modalità stabilite dal decreto ministeriale previsto dall’articolo 1, comma 5, del d.lgs. n. 127 del 2015, sentita l’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, con l’obiettivo di arrecare la minore turbativa possibile allo svolgimento delle attività e alle relazioni commerciali o professionali del contribuente, in conformità all’articolo 12 dello Statuto del Contribuente.

Banca dati dedicata, trattamenti e conservazione

Il nuovo punto 10.4 stabilisce che:

• tutti i dati contenuti nelle fatture elettroniche, nelle note di variazione, negli eventuali allegati e nelle comunicazioni dei dati delle operazioni transfrontaliere sono raccolti in una banca dati dedicata;
• tali dati sono trattati dall’Agenzia delle entrate, quale responsabile del trattamento, al solo fine di consentire agli operatori economici o ai loro delegati l’invio e la ricezione tramite SdI;
• gli operatori economici o gli intermediari delegati possono consultarli o scaricarli dalla propria area riservata, alle condizioni previste dalla funzionalità di adesione;
• anche il consumatore finale può consultare tali dati, se aderisce al servizio alle condizioni previste.

In caso di mancata adesione da parte degli operatori economici o del consumatore finale, l’Agenzia procede alla cancellazione dei dati, conservando esclusivamente i dati fattura di cui al punto 1.2.

I dati trasmessi tramite app, procedura web, PEC, canale telematico SFTP o web service, nonché i dati delle operazioni transfrontaliere:

• sono raccolti e archiviati in una banca dati dedicata;
• sono trattati per attività di assistenza, controllo finalizzato ai rimborsi, analisi del rischio, controllo automatizzato e puntuale;
• possono essere analizzati anche congiuntamente alle banche dati dell’Agenzia delle entrate;
• sono trattati nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679.

La conservazione è prevista fino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento ovvero fino alla definizione di eventuali giudizi.

Modifiche al provvedimento sulle deleghe

Al provvedimento del 5 novembre 2018 viene modificata la lettera j) del punto 1.1, precisando che la delega consente di gestire il servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici, comprensivo di:

• adesione al servizio;
• recesso;
• ricerca;
• consultazione;
• acquisizione di tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso il SdI.

I file delle fatture elettroniche restano disponibili fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione da parte del SdI, salvo recesso.

Aggiornamento del modulo e approvazione degli allegati

Il provvedimento dispone inoltre:

• l’aggiornamento del modulo per il conferimento/revoca delle deleghe per l’utilizzo dei servizi di fatturazione elettronica, pubblicato sul sito dell’Agenzia delle entrate come allegato A;
• l’approvazione dell’allegato B, contenente la lista dei dati fattura che l’Agenzia memorizzerà per lo svolgimento delle attività istituzionali;
• l’approvazione dell’avviso informativo agli utenti sulla temporanea memorizzazione dei file XML delle fatture interessate, come allegato C.

Consultazione del Garante privacy

Il Garante per la protezione dei dati personali è stato consultato ai sensi dell’articolo 2-quinquiesdecies del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196. Il Garante si è espresso con il provvedimento n. 511 del 20 dicembre 2018.

Motivazioni e contesto normativo

Il provvedimento si inserisce nel quadro dell’obbligo di fatturazione elettronica introdotto dall’articolo 1, comma 909, della legge 27 dicembre 2017, n. 205.

Le modifiche sono motivate dall’esigenza di recepire le osservazioni del Garante privacy e di introdurre misure di sicurezza ulteriori rispetto a quelle già previste nel provvedimento del 30 aprile 2018. In particolare, viene chiarito che la memorizzazione dell’intero file XML avviene solo in presenza di adesione espressa al servizio di consultazione, mentre in assenza di adesione restano conservati solo i dati fiscalmente rilevanti necessari per il processo di fatturazione elettronica.

Il documento richiama inoltre i riferimenti normativi e di prassi su cui si fonda, tra cui:

• d.lgs. 30 luglio 1999, n. 300;
• Statuto dell’Agenzia delle entrate;
• Regolamento di amministrazione dell’Agenzia;
• d.lgs. 5 agosto 2015, n. 127;
• Regolamento (UE) 2016/679;
• provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018;
• provvedimento n. 291241 del 5 novembre 2018.

La pubblicazione sul sito internet dell’Agenzia delle entrate sostituisce la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale ai sensi dell’articolo 1, comma 361, della legge 24 dicembre 2007, n. 244.