Circolare numero 176 del 21-7-1990

Procedure automatizzate per gli Uffici Sanitari

La circolare descrive l’insieme delle procedure automatizzate sviluppate per supportare l’attività degli Uffici Sanitari nella gestione delle domande di pensione di inabilità, assegno di invalidità e prestazioni connesse. Il sistema è concepito per integrare le informazioni amministrative con quelle sanitarie, registrando in modo strutturato l’iter delle pratiche, le fasi di lavorazione, i medici incaricati e gli accertamenti specialistici, fino alla decisione finale e alla restituzione dell’atto all’Ufficio amministrativo.

Finalità e contesto del progetto

L’intervento si colloca nel quadro della revisione dell’assetto organizzativo dell’area liquidazione pensioni richiamata dalla circolare n. 85 del 29 aprile 1989 e delle indicazioni emerse dalla Conferenza Nazionale sull’invalidità pensionabile del 12-13 aprile 1989. La finalità è quella di superare le precedenti modalità manuali di monitoraggio, creando un collegamento automatico tra il "mondo amministrativo" e il "mondo sanitario". L’obiettivo è duplice: da un lato rendere omogenee le valutazioni clinico-obiettive e medico-legali sul territorio nazionale; dall’altro disporre di strumenti di controllo direzionale, di analisi dei flussi, di riduzione dei tempi morti e di costruzione di statistiche sanitarie in tempo reale, anche in funzione di un osservatorio epidemiologico.

Architettura degli archivi e organizzazione del data base

Il sistema fa leva sull’archivio 74, realizzato nell’ambito del sistema IBM/8100 dell’area prestazioni di ciascuna sede. I dati sono organizzati in collezioni omogenee, distinte per funzione:

• 00: informazioni comuni e dati di riferimento;
• 01: tabelle delle specializzazioni mediche e degli accertamenti specialistici;
• 02: records sanitari delle domande EAD75 ancora in trattazione presso gli Uffici Sanitari;
• 03: records sanitari già trasmessi al data base centrale;
• 04: posizioni anagrafiche dei medici ancora da trasmettere;
• 05: posizioni anagrafiche dei medici già trasmesse;
• 06-23: precedenti sanitari della stessa domanda, spostati qui quando una pratica già definita rientra per un nuovo iter.

Il data base nazionale è collocato presso il sistema centrale ed è costantemente aggiornato dalla periferia mediante trasmissione dei dati contenuti negli archivi locali. Le collettività 02 e 03 sono denominate "records sanitari".

Programmi e funzioni operative

La procedura si articola attorno al programma 4119, che presenta il menu delle funzioni disponibili. Da esso si accede ai programmi di gestione, consultazione e stampa. Tra i principali:

• 4130: individua nell’EAD75 le domande in lavorazione presso l’Ufficio Sanitario e crea i relativi records sanitari se non presenti;
• 0027: inserisce nuovi records sanitari o aggiorna quelli già presenti;
• 4122: gestisce l’iter sanitario delle domande di inabilità/invalidità;
• 4123: gestisce l’archivio medici;
• 4121: consente il caricamento e la stampa delle tabelle di specializzazioni, accertamenti e codici nosologici;
• 4126 e 4138: stampa di cartoline e intestazioni dei modelli sanitari;
• 4560: consultazione delle domande EAD75 per numero o per dati anagrafici;
• 426: consultazione dei comuni di una provincia;
• 4975: consultazione dell’agenda sedi.

Sono inoltre richiamati programmi non ancora disponibili al momento della circolare, destinati alla trasmissione al data base centrale dei medici e dei records sanitari.

Installazione della procedura e password

Prima dell’uso operativo, l’operatore di controllo deve verificare la creazione dell’archivio 74, il caricamento delle corrette versioni dei programmi e la costruzione delle tabelle. Successivamente l’Ufficio Sanitario deve memorizzare una password, condizione necessaria per accedere alle funzioni di acquisizione, aggiornamento e consultazione con piena operatività.

La password:

• può avere lunghezza massima di 8 caratteri;
• può contenere qualunque carattere, esclusa la barra "/";
• non può essere costituita solo da blanks;
• è confermata mediante doppia digitazione;
• può essere sostituita da qualunque terminale digitando la password in uso seguita da "/" e dalla nuova password.

Se la password viene dimenticata, la circolare indica la possibilità di cancellarla e riacquisirla con intervento guidato dal programmatore, con eventuale supporto del gruppo di lavoro presso la Sede Regionale per la Toscana.

Stampa dei modelli sanitari

La circolare chiarisce il meccanismo di stampa dei modelli O.28/TP, SS4/M e SS4/REV/M. La stampa può essere predisposta secondo due modalità alternative:

• nella modalità tradizionale, al momento dell’inserimento della data di invio del fascicolo all’Ufficio Sanitario nel campo 26 dell’EAD75;
• nella nuova modalità, quando l’Ufficio Sanitario dispone la visita medica e inserisce la data di invito nel pannello di gestione dei records sanitari.

La scelta tra le due opzioni può essere effettuata dopo la memorizzazione della password; è anche possibile simulare la sostituzione della password con la stessa password in uso per cambiare solo la modalità di stampa. La circolare precisa che alcuni programmi preesistenti sono stati modificati per non stampare i modelli quando è stata scelta la nuova procedura.

Archivio medici: contenuto e regole di acquisizione

Il Manuale n. 2 disciplina la gestione dell’archivio medici, necessario per l’automazione dell’iter sanitario. Ogni posizione anagrafica contiene dati quali codice medico, cognome e nome, data e luogo di nascita, residenza, codice fiscale, matricola INPS, qualifica, specializzazione, ruolo, sede di appartenenza, sede di attività, centro operativo, date di assegnazione e cessazione, settore di attività e data delle variazioni.

Il codice medico è attribuito automaticamente dal programma di acquisizione ed è progressivo. L’acquisizione richiede la compilazione di campi obbligatori e opzionali. Tra i principali campi obbligatori figurano:

• codice del centro operativo;
• sesso;
• comune o Stato estero di nascita;
• sigla della provincia di nascita;
• codice fiscale formalmente valido;
• numero progressivo del medico c/o la sede di appartenenza, quando diverso dalla sede di attività;
• codice ruolo;
• sede di appartenenza;
• data di assegnazione;
• qualifica per i medici dipendenti;
• settore di attività.

Tra i campi opzionali vi sono indirizzo, CAP, comune e provincia di residenza, matricola per i capitolati, centro operativo di appartenenza, data di cessazione e specializzazioni. Sono previste verifiche di congruità e codifica delle specializzazioni tramite tabelle predisposte in fase di installazione.

Consultazione e variazione dell’archivio medici

L’archivio medici può essere consultato sia per dati anagrafici sia per codice medico. La ricerca per cognome, cognome/nome o cognome/nome e data di nascita può restituire un solo nominativo, una lista di sinonimi oppure nessun risultato. È anche possibile visualizzare la lista di tutti i medici in servizio, eventualmente limitata a una sede o a un centro operativo. La consultazione tramite codice medico accede direttamente alla posizione anagrafica richiesta.

Le variazioni sono distinte in:

• modifiche a campi non obbligatori, che consentono la rettifica di dati come residenza, indirizzo, centro operativo, data di cessazione, settore di attività e specializzazioni;
• modifiche a campi obbligatori, che richiedono la riapertura dell’acquisizione con mantenimento del codice medico e creazione di una nuova posizione anagrafica;
• modifiche al cognome/nome, non consentite direttamente: l’errore va corretto mediante nuova acquisizione e chiusura della posizione errata.

Le posizioni anagrafiche nuove o modificate sono inserite nella collettività 04 in attesa di trasmissione al data base centrale.

Records sanitari: struttura informativa e popolamento automatico

Il Manuale n. 3 disciplina la gestione dei records sanitari della domanda EAD75. Questi records sono memorizzati nella collettività 02 e poi spostati nella 03 dopo la trasmissione. Ogni record contiene informazioni sulla domanda, tra cui:

• data di creazione e data dell’ultima variazione;
• data dell’ultima trasmissione al data base centrale;
• codice del centro operativo;
• codice tipo domanda;
• categoria;
• tipo richiesta;
• codice fase e data di inizio fase;
• data di invio al sanitario e data di restituzione;
• codici dei medici incaricati;
• data di invito a visita, ora, stato di visita;
• accertamenti specialistici richiesti, con indicazione interna/esterna;
• codici nosologici;
• decisione del medico;
• elenco delle fasi sanitarie percorse, fino a 25.

La creazione del record avviene normalmente in modo automatico quando l’Ufficio amministrativo inserisce la data di invio al sanitario nel campo 26 dell’EAD75.

Fasi di lavorazione dell’iter sanitario

La gestione operativa dell’iter sanitario si fonda sulla tracciatura sequenziale delle fasi. La procedura acquisisce e chiude automaticamente le fasi in base alle operazioni effettuate. Le principali fasi sono:

• EI: preesame del personale paramedico, che classifica la pratica e verifica la completezza formale;
• EM: preesame del medico responsabile;
• IV: invito a visita medica;
• SP: accertamenti specialistici o richiesta di documentazione sanitaria;
• DM: fase di decisione del medico;
• RI: registrazione statistica dell’esito;
• AA: restituzione della pratica all’Ufficio di provenienza senza decisione finale;
• IA: invio finale all’Ufficio amministrativo dopo la decisione del medico.

La procedura consente la reiterazione di alcune fasi, ad esempio nuovi inviti a visita o ulteriori accertamenti, e impedisce sequenze anomale tramite controlli automatici.

Aggiornamento dei records sanitari

I records sanitari vengono aggiornati sia automaticamente, tramite il programma 27 richiamato dai programmi di gestione EAD75, sia manualmente dall’Ufficio Sanitario tramite il programma 4122. I casi gestiti automaticamente sono tre:

• record non presente: se la domanda rientra nella procedura, il record viene creato;
• record presente ma chiuso: il record chiuso viene spostato nelle collettività dei precedenti (06-23) e ne viene creato uno nuovo;
• record presente e aperto: il record viene allineato alle eventuali variazioni intervenute sulla domanda amministrativa.

Le modifiche registrabili manualmente riguardano l’avvio delle fasi, la data e l’ora di visita, l’esito, gli accertamenti specialistici, la decisione del medico e la restituzione della pratica. La conferma dei dati richiede un doppio passaggio: primo controllo con validazione formale, secondo invio per la memorizzazione definitiva.

Consultazione senza password

Gli utenti non autorizzati o privi di password possono comunque consultare i records sanitari, ma senza possibilità di modifica e con esclusione di alcune informazioni riservate. In questo caso il programma visualizza solo il pannello relativo al record sanitario, senza accesso al pannello per le funzioni riservate. È possibile cercare la domanda per numero EAD75 e consultare l’iter già registrato.

Precedenti sanitari

Per una stessa domanda possono esistere uno o più precedenti sanitari, cioè records relativi a trattazioni concluse in passato con decisione del medico. I precedenti sono consultabili con l’apposita funzione, che mostra un elenco se i precedenti sono più di uno. L’accesso ai dettagli dipende dalla presenza o meno della password: con password è possibile vedere pannelli più completi; senza password si accede a una consultazione limitata.

Controlli di coerenza e segnalazione errori

La circolare elenca numerosi controlli sui dati acquisiti, sia nel pannello 1 sia nel pannello 2. Tra i principali:

• la data di invito a visita deve essere formalmente valida e non anteriore alla data del giorno, se presente;
• l’ora di invito deve essere formalmente corretta e coerente con la data;
• il codice visitato/non visitato deve essere coerente con la data di visita;
• la decisione del medico richiede almeno due codici medico, salvo casi eccezionali;
• i codici nosologici devono essere presenti quando richiesto l’accoglimento;
• gli accertamenti specialistici devono essere accompagnati dal codice interno/esterno corretto e da un codice presente in tabella;
• il codice medico deve corrispondere a una posizione presente e non cessata, quando richiesto.

Gli errori sono segnalati con messaggi codificati e spesso con un asterisco sul campo errato. Il tasto F1/FP1 consente di visualizzare la descrizione in chiaro degli errori, mentre i messaggi di errore di I/O richiedono la sospensione delle operazioni e l’intervento dell’operatore di controllo.

Utilità di consultazione e tabelle

La procedura include funzioni di utilità per la consultazione e la stampa delle tabelle impiegate:

• specializzazioni mediche;
• codici degli accertamenti specialistici;
• codici nosologici.

Le tabelle possono essere consultate o stampate tramite l’opzione dedicata del programma 4119. Sono inoltre richiamati programmi di utilità per la ricerca dei comuni di una provincia e per la consultazione dell’agenda sedi, utili ai fini della corretta codifica dei dati anagrafici.

Indicazioni operative per l’avvio

Prima di iniziare l’uso ordinario, occorre completare l’installazione, caricare le tabelle e memorizzare la password. In seguito, il primo passo operativo è l’acquisizione delle posizioni anagrafiche dei medici della sede; solo dopo tale passaggio può essere avviata la gestione dei records sanitari delle domande. La circolare rinvia ai manuali operativi aggiornati per le istruzioni puntuali di utilizzo delle singole funzioni.