Circolare numero 103 del 18-08-2009

Concentrazione delle funzioni di gestione delle risorse strumentali

La circolare disciplina il completamento del processo di accentramento delle funzioni di acquisto e gestione delle risorse strumentali dell’INPS. L’intervento si inserisce nel quadro delle misure di razionalizzazione della spesa e di riorganizzazione territoriale già avviate con le determinazioni commissariali richiamate in premessa, con l’obiettivo di concentrare gli acquisti, migliorare l’efficienza, rafforzare il controllo e liberare risorse umane per le attività istituzionali.

Quadro generale e finalità della riorganizzazione

La circolare richiama il percorso avviato con:

• Determinazione commissariale n. 24 del 22 ottobre 2008, sulla concentrazione delle funzioni di acquisto presso la Direzione centrale Risorse Strumentali;
• Determinazione commissariale n. 112 del 3 dicembre 2008, che ha individuato categorie di lavori, beni e servizi acquistabili in economia previa autorizzazione;
• Determinazione commissariale n. 140 del 29 dicembre 2008, che ha approvato il nuovo modello di organizzazione periferica.

Le finalità dichiarate sono la razionalizzazione delle funzioni di supporto, l’utilizzo degli strumenti Consip e delle procedure telematiche di acquisto, il rafforzamento del governo e del controllo, il conseguimento di risparmi di spesa e la migliore allocazione delle risorse umane.

Programmazione degli acquisti e rilevazione dei fabbisogni

Il bilancio di previsione è considerato il momento centrale della programmazione degli approvvigionamenti. Nel budget della Direzione centrale Risorse Strumentali confluiscono i fabbisogni di tutte le strutture dell’Istituto, e tale budget costituisce la base per definire le competenze tra strutture centrali e territoriali e per coordinare le politiche di acquisto attraverso standardizzazione, concentrazione degli acquisti e uso di CONSIP, CNIPA ed e-procurement.

La rilevazione dei fabbisogni deve consentire una stima corretta e tempestiva delle esigenze di lavori, beni e servizi. Le strutture sono invitate ad abbandonare la logica della "spesa storica" e a fondare la previsione su un modello di consumo più razionale, consapevole e sostenibile, attraverso un’autodiagnosi dei propri consumi.

Procedura di rilevazione per livelli organizzativi

Il processo di budgeting si sviluppa dal territorio verso il centro, attraverso il sistema SAP CO.

Agenzie

Le Agenzie svolgono le attività di erogazione del servizio all’utenza. I Direttori di Agenzia complessa e/o di Agenzia sul territorio, in raccordo con il Direttore provinciale, rilevano, analizzano e validano i fabbisogni di lavori, beni e servizi necessari al funzionamento della struttura, quindi trasmettono la richiesta annuale in termini di quantità/valore al Direttore provinciale e, nelle more dell’attuazione del nuovo modello, ai Direttori sub-provinciali.

Direzione provinciale e sub-provinciale

Le Direzioni provinciali, e quelle sub-provinciali fino alla piena attuazione della determinazione n. 140/2008, devono:

• analizzare e validare le richieste provenienti dalle Agenzie dipendenti e dai responsabili delle unità di processo;
• inserire nel sistema SAP CO le schede di pianificazione dei fabbisogni, con il supporto del controllo di gestione, per rendere le richieste disponibili al Direttore regionale;
• verificare la congruità economica delle risorse programmate e consolidare le proposte di budget economico.

Le richieste possono essere espresse in quantità per alcune voci di spesa, come gli arredi, oppure in valore per altre, come manutenzioni e lavori. Per le categorie espresse in quantità, il sistema valorizza automaticamente le risorse sulla base dei prezzi unitari impostati dalla struttura competente all’acquisto. Per gli acquisti centralizzati nazionali già rilevati, le Direzioni provinciali e sub-provinciali verificano i quantitativi assegnati e segnalano eventuali variazioni o integrazioni.

Direzione regionale

La Direzione regionale è il centro effettivo di governo delle risorse assegnate e il Direttore regionale risponde complessivamente della gestione e dei risultati. In questa fase:

• analizza e valuta i fabbisogni rilevati;
• verifica la coerenza con eventuali livelli massimi di spesa comunicati dalla Direzione centrale Risorse Strumentali;
• consolida i fabbisogni in una richiesta regionale ispirata a consumi più razionali e sostenibili;
• analizza la congruità delle risorse economiche secondo gli indicatori di economicità delle linee guida gestionali.

La Direzione regionale rende poi disponibile la richiesta alla Direzione centrale Risorse Strumentali e alla Direzione centrale pianificazione e controllo di gestione per le verifiche di congruità.

Inoltre, i Direttori regionali:

• elaborano un Piano di sinergie organizzative di natura logistica in attuazione della Convenzione Quadro per i poli logistici integrati territoriali tra INPS, INAIL, INPDAP e Ministero competente;
• predispongono annualmente, con il Coordinamento Tecnico Edilizio regionale, un Piano di Interventi di manutenzioni straordinarie, trasmesso con i progetti preliminari e con l’indicazione dell’ordine di priorità.

Direzione centrale Risorse Strumentali

La Direzione centrale Risorse Strumentali svolge le funzioni di Centrale Unica Acquisti e di unità previsionale di base. Riceve tramite SAP CO le richieste validate dalle Direzioni regionali e centrali, le esamina e le valida, riconciliando i fabbisogni con il bilancio di previsione. Dopo l’approvazione del bilancio, comunica la programmazione delle attività di acquisizione e può attribuire alcune categorie merceologiche alle Direzioni regionali, derogando al procedimento ordinario, con contestuale assegnazione delle risorse finanziarie sui capitoli di spesa specifici.

Competenze della Centrale Unica Acquisti

La Direzione centrale Risorse Strumentali, in qualità di Centrale Unica Acquisti, coordina l’approvvigionamento di beni e servizi per le strutture centrali e territoriali. Le sue attività comprendono:

• definizione delle categorie merceologiche potenzialmente accentrabili a livello nazionale o regionale;
• coordinamento e indirizzo delle unità organizzative di riferimento;
• indagini di mercato per verificare l’offerta nazionale e garantire qualità negli acquisti;
• approvazione delle strategie di gara;
• redazione degli atti di gara e di aggiudicazione;
• coordinamento delle procedure di acquisto;
• sviluppo della piattaforma IT per le procedure di acquisto e per la pianificazione;
• valutazione della convenienza ad aderire alle convenzioni nazionali Consip e ai contratti stipulati dal CNIPA o da altri enti nazionali;
• monitoraggio e valutazione dei risultati.

La Direzione centrale assicura inoltre l’aggiornamento periodico delle informazioni tramite una pagina web dedicata sulla intranet aziendale.

Competenze delle Direzioni regionali negli acquisti

Nel nuovo assetto, le Direzioni regionali assumono un ruolo centrale nell’approvvigionamento per le strutture territoriali. Esse devono:

• assicurare, nei limiti delle disponibilità finanziarie, le risorse strumentali necessarie alle strutture di riferimento;
• gestire le risorse assegnate dalla Direzione centrale Risorse Strumentali;
• approvvigionarsi tramite le procedure concluse dalla Centrale Unica Acquisti;
• concentrare a livello regionale le procedure per le categorie non oggetto di gare nazionali;
• svolgere le funzioni di approvvigionamento non concentrabili a livello regionale;
• gestire i fondi a disposizione.

Per l’approvvigionamento, le Direzioni regionali devono utilizzare in sequenza:

1. contratti stipulati dalla Centrale Unica Acquisti;
2. in mancanza, convenzioni attive Consip;
3. in ulteriore mancanza, il MEPA con Richieste di Offerta ad almeno cinque fornitori, se presenti;
4. l’Albo fornitori INPS.

Solo in caso di impossibilità di usare tali strumenti, possono rivolgersi al libero mercato, anche tramite strumenti informatici di e-procurement, previa autorizzazione della Direzione centrale Risorse Strumentali. Ogni richiesta di autorizzazione deve indicare oggetto, quantità, importo presunto, modalità di approvvigionamento, motivazione, sedi interessate e capitolo di spesa.

Acquisti centralizzati a livello nazionale e collaudo

Per i contratti nazionali con consegne ripartite, come ad esempio cancelleria e carta in risme, le Direzioni regionali emettono Richieste di Consegna anche per conto delle Direzioni provinciali e sub-provinciali, entro i limiti massimi autorizzati per ciascuna Direzione regionale.

Le sedi destinatarie devono trasmettere l’esito della fornitura o della prestazione tramite collaudo informatizzato sul sistema SAP. Questo adempimento è necessario per:

• consentire alla Direzione centrale di verificare la conformità delle prestazioni e procedere al pagamento delle fatture;
• consentire la corretta allocazione dei costi in relazione al collaudo o all’entrata merci.

La circolare precisa che, per gli acquisti conclusi dalla Centrale Unica Acquisti, la Direzione centrale non rilascia budget finanziario per singola Direzione, ma gestisce il contratto e liquida le fatture solo dopo il collaudo positivo. Il ritardo nel collaudo, se non imputabile al fornitore, comporta il ritardo nella liquidazione delle fatture e nella corretta imputazione del costo.

Anche nei casi di contratti a consegna unica o di adesione a convenzioni Consip, le sedi devono comunque trasmettere l’esito della prestazione mediante la procedura di collaudo SAP.

Gestione delle urgenze e fondi per spese imprevedibili

La circolare ribadisce che la procedura di previsione deve assorbire tutte le esigenze oggettivamente prevedibili, così da ridurre acquisti episodici, disservizi e diseconomie. Il ricorso alla procedura d’urgenza è ammesso solo in presenza di eventi eccezionali e non prevedibili che, se non gestiti tempestivamente, possano causare pericoli o danni patrimoniali.

Per tali casi sono previsti fondi reintegrabili:

• 2.500 euro per le Direzioni regionali;
• 1.000 euro per le Direzioni provinciali/sub-provinciali.

Le autorizzazioni all’utilizzo dei fondi devono essere emesse sotto la responsabilità del Direttore provinciale/sub-provinciale e trasmesse alla Direzione regionale competente, insieme ai giustificativi di spesa, entro la fine del mese successivo al pagamento.

Impiego delle risorse umane e dimensionamento delle strutture

L’attuazione della circolare richiede la riorganizzazione della funzione di gestione delle risorse strumentali, collocata nell’area dirigenziale "Risorse e attività di staff" per le Direzioni regionali dei gruppi A e B, o nell’ambito della Direzione regionale per quelle del gruppo C.

La circolare definisce parametri di dimensionamento e di produttività basati sul carico di lavoro pro-capite e sul rapporto tra approvvigionamenti e gestione patrimonio. In particolare:

• per le Direzioni provinciali, l’indicatore di produttività è fissato in 130 impegni pro-capite;
• per la funzione regionale, il fabbisogno di FTE per sede di produzione gestita è pari a 0,6 per il gruppo A, 0,9 per il gruppo B e 1,1 per il gruppo C.

I Direttori regionali devono predisporre il piano di riorganizzazione nel rispetto del sistema di relazioni sindacali e considerando tali parametri come massimi. In particolare devono:

1. utilizzare integralmente il personale già impiegato nella funzione in sede regionale, riallocando eventuali eccedenze sulle funzioni istituzionali;
2. in caso di carenza, utilizzare il personale delle aree di staff rese disponibili dalla circolare n. 37/2009;
3. se la carenza persiste, impiegare personale dell’area gestione risorse strumentali delle sedi ubicate nel capoluogo di regione;
4. in via eccezionale e previa validazione della Direzione centrale, individuare poli regionali specializzati per singole attività, come gestione utenze o facility management, da collocare presso Direzioni provinciali o sub-provinciali.

Riallocazione del personale sulle attività istituzionali

Il personale non più destinato alla gestione delle risorse strumentali deve essere assegnato ai processi primari della sede. Le priorità indicate dalla circolare sono:

• prestazioni a sostegno del reddito, in particolare ammortizzatori sociali;
• invalidità civile, con riferimento al piano straordinario di verifica dei requisiti per il 2009 e alla gestione del contenzioso;
• criticità locali, con riferimento ai livelli di servizio delle prestazioni e all’area del soggetto contribuente.

La circolare prevede inoltre una fase di riprogrammazione del Piano di produzione 2009, che dovrà evidenziare gli effetti delle modifiche organizzative su volumi, indicatori di gestione e impiego delle risorse. La Direzione centrale pianificazione e controllo di gestione predisporrà gli strumenti e il calendario della fase di riprogrammazione.

Decorrenza e fase transitoria

Per agevolare il passaggio al nuovo modello operativo è prevista una fase transitoria. Le Direzioni regionali devono elaborare, d’intesa con le strutture dipendenti e previa informativa alle organizzazioni sindacali, un programma di progressivo allineamento al nuovo flusso procedurale.

La piena entrata a regime delle nuove disposizioni è fissata al 2 novembre 2009.

Monitoraggio e supporto

Presso la Direzione generale è istituita una struttura di supporto composta da dirigenti e funzionari, con il compito di monitorare l’andamento dell’accentramento, verificarne i risultati e assistere le Direzioni regionali e sub-regionali nella gestione delle criticità. Le strutture territoriali possono inviare segnalazioni e quesiti all’indirizzo di posta elettronica dedicato: accentramento.risorsestrumentali@inps.it.