Messaggio numero 3884 del 25-10-2019

Accertamento dell’esistenza in vita per i pensionati all’estero 2019/2020

Il documento disciplina la campagna di verifica generalizzata dell’esistenza in vita dei pensionati residenti all’estero per il biennio 2019/2020, svolta da Citibank per conto dell’INPS. La procedura è organizzata per aree geografiche e prevede diverse modalità di attestazione, con conseguenze specifiche in caso di mancato riscontro nei termini.

Premessa e impostazione della verifica

Dal 2017 l’accertamento dell’esistenza in vita è gestito come servizio aggiuntivo rispetto al pagamento delle pensioni all’estero. Ciò consente di individuare la platea dei soggetti da verificare con criteri specifici.

Per il 2019/2020, in accordo con Citibank, la verifica è stata suddivisa per aree geografiche di residenza, con l’obiettivo di:

• agevolare la gestione operativa da parte della banca;
• limitare gli oneri per le strutture territoriali INPS;
• ridurre i disagi per i pensionati legati alle condizioni locali.

Tempi e articolazione in due fasi

L’accertamento si svolge in due fasi distinte in base al Paese di residenza risultante negli archivi della banca.

Prima fase

La prima fase è avviata a ottobre 2019 e termina a marzo 2020. Riguarda i pensionati residenti in:

• Africa;
• Australia/Oceania;
• Europa, con esclusione di Paesi Scandinavi, Paesi dell’Est Europa e Stati limitrofi.

Le comunicazioni sono inviate nel mese di ottobre 2019 e le attestazioni devono pervenire entro il 13 febbraio 2020. In mancanza dell’attestazione:

• ove possibile, la rata di marzo 2020 è pagata in contanti presso Western Union nel Paese di residenza;
• se manca la riscossione personale o la produzione dell’attestazione entro il 19 marzo 2020, la pensione è sospesa dalla rata di aprile 2020.

Seconda fase

La seconda fase si svolge da febbraio 2020 a luglio 2020 e riguarda i pensionati residenti in:

• Sud America;
• Centro America;
• Nord America;
• Asia;
• Estremo Oriente;
• Paesi Scandinavi;
• Stati dell’Est Europa e Paesi limitrofi.

Le comunicazioni sono inviate nel mese di febbraio 2020 e le attestazioni devono pervenire entro i primi giorni di giugno 2020. In mancanza dell’attestazione:

• ove possibile, la rata di luglio 2020 è pagata in contanti presso Western Union nel Paese di residenza;
• se manca la riscossione personale o la produzione dell’attestazione entro il 19 luglio 2020, la pensione è sospesa dalla rata di agosto 2020.

Criteri di esclusione dalla verifica generalizzata

Per semplificare l’operazione, non viene inviata la richiesta di attestazione ad alcuni gruppi di pensionati, che quindi non devono restituire alcun modulo. Sono esclusi:

• i titolari di pensioni oggetto di scambi mensili di informazioni con le istituzioni previdenziali tedesche, svizzere e polacche, ma solo se titolari anche di prestazioni a carico di tali istituzioni e se coinvolti nello scambio informativo;
• i pensionati che hanno riscosso personalmente almeno una rata presso Western Union a partire dal 1° luglio 2019;
• i beneficiari i cui pagamenti sono già stati sospesi da Citibank per precedenti campagne di verifica non completate o per tre riaccrediti consecutivi di rate;
• i pensionati che percepiscono pensioni con importo mensile inferiore a 10 euro, per i quali la verifica è biennale.

Invio delle attestazioni per la prima fase

Per i pensionati coinvolti nella prima fase, Citibank ha avviato l’invio della lettera esplicativa e del modulo standard di attestazione. Le lettere spedite sono circa 121.000 e la modulistica è predisposta in italiano e, secondo il Paese di destinazione, anche in inglese, francese, tedesco, spagnolo o portoghese; per la Svizzera, l’invio avviene in tre lingue.

La lettera indica che il modulo deve essere restituito entro il 13 febbraio 2020 e contiene:

• istruzioni per la compilazione;
• richiesta di copia di un documento di identità valido con fotografia;
• recapiti del servizio di assistenza Citibank.

Il modulo è personalizzato per ciascun pensionato e deve essere quello ricevuto da Citibank; non sono utilizzabili moduli in bianco. Se il modulo non arriva o viene smarrito, il pensionato deve contattare il servizio di assistenza della banca per ottenere un nuovo modulo personalizzato.

Le informazioni sulla campagna sono inoltre rese disponibili sul sito www.inps.citi.com.

Modalità di prova dell’esistenza in vita

Citibank mette a disposizione tre principali modalità di attestazione.

Modalità cartacea ordinaria

Il pensionato deve inviare il modulo correttamente compilato, datato, firmato e accompagnato dalla documentazione di supporto alla casella postale:

• PO Box 4873, Worthing BN99 3BG, United Kingdom.

Il modulo deve essere controfirmato da un “testimone accettabile”, ossia:

• un rappresentante di Ambasciata o Consolato italiano;
• un’autorità locale abilitata ad avallare la sottoscrizione.

Se il pensionato non ha ricevuto il modulo, può richiederne un nuovo invio anche via e-mail al servizio di supporto. I Patronati abilitati al portale Citibank possono anche produrre e stampare autonomamente il pacchetto per la prova di esistenza in vita.

Casi particolari nella modalità cartacea

Se i pubblici funzionari di alcuni Paesi rifiutano di sottoscrivere il modulo Citibank, la banca accetta certificazioni di esistenza in vita rilasciate da enti pubblici locali, purché siano attestazioni valide dell’esistenza in vita. Non sono sufficienti certificati emessi per altre finalità, come quelli di residenza.

In questi casi:

• il certificato locale deve essere inviato a Citibank insieme al modulo standard compilato dal pensionato;
• resta preferibile, ove possibile, l’uso del modulo standard Citibank, che consente una verifica automatica più rapida;
• se il certificato non è idoneo, la prova dovrà essere ripetuta con altre modalità.

Se il funzionario locale firma e timbra il modulo ma non riporta i dati identificativi propri o dell’istituzione, il pensionato può completare l’attestazione indicando istituzione e nome e cognome del funzionario che ha verificato l’identità, purché sia possibile identificarlo.

Per le pensionate che non hanno indicato il cognome da coniugata, resta possibile aggiungerlo o sostituirlo al cognome da nubile, sottoscrivendo il modulo con il cognome esatto; anche in questo caso è necessaria l’attestazione del testimone accettabile.

Procedure alternative per soggetti impossibilitati

Per pensionati in stato di infermità fisica o mentale, ricoverati in istituti di riposo o sanitari, affetti da patologie che impediscono gli spostamenti, incapaci o reclusi in istituti di detenzione, il Servizio di supporto Citibank rende disponibile un modulo alternativo di certificazione.

Il modulo alternativo può essere richiesto via e-mail in formato PDF o ottenuto dai Patronati abilitati al portale. Deve essere compilato e sottoscritto da uno dei seguenti soggetti, con documentazione aggiuntiva:

• funzionario dell’ente pubblico o privato presso cui risiede il pensionato, con dichiarazione recente su carta intestata che confermi la residenza nell’istituzione e lo stato in vita;
• medico responsabile delle cure, con dichiarazione recente su carta intestata che confermi lo stato in vita e l’impossibilità a seguire la procedura standard;
• procuratore o tutore legale, con copia autenticata dell’atto di conferimento della tutela o procura recente e debitamente timbrata, oppure sentenza di nomina del tribunale.

Citibank verifica la presenza:

• della firma del soggetto attestante;
• del timbro del soggetto attestante o dell’ente rappresentato;
• del timbro dell’istituzione/ente/persona che ha conferito la procura o tutela, se il soggetto attestante è un procuratore o tutore.

Attestazione telematica tramite portale Citibank

Per i pensionati residenti in Australia, Canada, Regno Unito e Stati Uniti, dal 2015 l’INPS ha fornito a Citibank l’elenco di operatori di Patronati con qualifiche rientranti tra quelle dei “testimoni accettabili”. Dopo verifica della qualifica, tali operatori possono attestare telematicamente l’esistenza in vita tramite il portale Citibank.

La funzionalità è stata resa disponibile anche ai funzionari delle Rappresentanze diplomatiche indicati dal Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale.

Citibank consente inoltre ad altri operatori di Patronati all’estero di caricare direttamente sul sistema le copie elettroniche dei moduli o certificati di esistenza in vita e dei documenti di supporto, evitando l’invio postale.

Il modulo standard o alternativo può essere generato da tutti gli utenti abilitati.

Per problemi di accesso al “Portale Agenti”, operatori di Patronati e funzionari diplomatici/consolari possono scrivere a portale@citi.com.

Le funzionalità sono accessibili anche agli operatori INPS abilitati all’“Agent Portal” di Citibank, che possono attestare direttamente prove valide pervenute alle strutture.

A seguito della riprogettazione del portale, è possibile inserire o modificare direttamente:

• residenza fisica del pensionato, inclusi indirizzo, città, Stato, CAP/ZIP code, e, se noto, e-mail;
• coordinate bancarie BIC e IBAN per pagamenti nei Paesi SEPA oppure SWIFT e numero di conto per accrediti diretti fuori dall’area SEPA.

Tali variazioni producono effetti solo nei database della banca; per evitare disagi nei pagamenti è necessario aggiornare anche gli archivi istituzionali “ARCANET” e “Archivio pensioni” secondo le procedure ordinarie.

Il portale consente anche la consultazione dei dati di pagamento delle singole rate erogate all’estero, con visualizzazione di:

• data di pagamento;
• importo della rata;
• numero della transazione;
• valuta;
• metodo di pagamento;
• stato del pagamento.

Per il dettaglio completo delle nuove funzioni si rinvia al manuale operativo disponibile nel portale. Resta comunque attiva per le strutture territoriali l’applicazione “Comunicazioni Certificate Citibank”, secondo quanto descritto nel messaggio n. 3926/2012.

Riscossione personale presso Western Union

Per i pensionati che hanno ricevuto il modulo cartaceo, la riscossione personale di almeno una rata presso Western Union entro il termine di restituzione dell’attestazione vale come prova di esistenza in vita e solleva dall’invio del modulo cartaceo.

Per le rate di marzo 2020 e luglio 2020, nei casi di mancata prova nei termini, il pagamento viene localizzato presso Western Union. Per evitare la sospensione e ottenere il ripristino automatico dei pagamenti ordinari da aprile o agosto 2020, la riscossione personale deve avvenire entro il giorno 19 dei mesi di marzo e luglio 2020.

Il mandato mantiene validità di tre mesi, quindi la riscossione può avvenire anche successivamente; tuttavia, in tal caso il ripristino delle modalità ordinarie decorre dalla prima rata utile.

La riscossione in contanti presso Western Union non vale come prova di esistenza in vita se le rate sono pagate a legali rappresentanti o procuratori.

La modalità non è prevista nei seguenti casi:

• residenza in Italia;
• assenza di agenzie Western Union nel Paese;
• importo della pensione mensile superiore a 6.300,00 euro o a 7.300,00 dollari statunitensi.

In tali casi, se la prova non è prodotta entro i termini, i pagamenti di marzo 2020 o luglio 2020 sono sospesi.

Per il pagamento allo sportello, il pensionato deve esibire un documento d’identità con foto coerente con i dati anagrafici usati dall’INPS e comunicare:

• il codice Money Transfert Code Number (MTCN);
• l’importo della rata;
• il nominativo dell’ordinante del pagamento, ossia l’INPS.

Riemissione delle rate non pagate

La riemissione delle rate non corrisposte nel periodo di sospensione deve essere richiesta alla struttura territoriale INPS che gestisce la pensione, allegando copia di un documento di identità e indicando le informazioni necessarie alla corretta canalizzazione del pagamento.

Prima di procedere, la struttura territoriale deve:

• verificare che le rate siano state rendicontate come non pagate;
• valutare, soprattutto nei casi di pensione localizzata all’Ufficio Pagatore di Sede per reiterate mancate riscossioni, se sia opportuno richiedere una nuova prova di esistenza in vita.

Servizio di supporto Citibank

È attivo il servizio di assistenza della banca per pensionati, operatori consolari, delegati e procuratori che necessitino di supporto nella procedura.

I pensionati possono contattarlo:

• tramite il sito www.inps.citi.com;
• via e-mail all’indirizzo inps.pensionati@citi.com;
• telefonando ai numeri indicati nella lettera esplicativa.

Per Patronati e strutture territoriali INPS restano invariati i canali ordinari di comunicazione.

Il servizio è attivo dal lunedì al venerdì, dalle 8:00 alle 20:00 ora italiana, in italiano, inglese, spagnolo, francese, tedesco e portoghese.

È inoltre disponibile un servizio automatico interattivo, attivo 24 ore su 24 e 365 giorni l’anno, per verificare la fase di validazione di una o più attestazioni. Per usarlo è necessario il numero identificativo di 12 cifre riportato in alto a destra nelle comunicazioni Citibank.