Circolare numero 145 del 09-11-2011

Programmazione e budget 2012 per i Centri di responsabilità INPS

La circolare avvia il ciclo di programmazione e budget per l’anno 2012, in coerenza con la Relazione programmatica 2012-2014 approvata dal CIV, con la determinazione presidenziale sulle linee guida gestionali e con la Nota preliminare allegata al Bilancio di previsione 2012. Il documento ha la funzione di tradurre gli indirizzi strategici in piani operativi, definendo programmi obiettivo, strutture responsabili, strumenti di lavoro, tempi del processo e criteri di misurazione dei risultati.

Quadro di riferimento e finalità

La circolare richiama il percorso che ha portato alla definizione delle linee guida gestionali per il 2012 e chiarisce che la Nota preliminare costituisce il punto di raccordo tra programmazione economico-finanziaria, bilancio e ciclo della performance, in coerenza con l’art. 5 del d.lgs. 27 ottobre 2009, n. 150. In tale cornice, il processo di programmazione e budget viene avviato per i Centri di responsabilità individuati dalla Determinazione commissariale n. 36 del 23 ottobre 2008.

Struttura del Piano 2012

Per le strutture centrali, il Piano 2012 assegna il perseguimento dei programmi obiettivo e le attività di autofunzionamento; per le strutture territoriali, il piano di produzione è costruito sulla base delle risorse disponibili e del volume di produzione previsto. La circolare evidenzia che il sistema dovrà eventualmente essere integrato durante l’anno con interventi sussidiari o di riprogrammazione, soprattutto in presenza di criticità o per effetto del consolidamento della telematizzazione dei servizi. I risultati del personale dirigenziale saranno oggetto di valutazione specifica della performance organizzativa, con riferimento a efficienza, efficacia ed economicità.

Strutture centrali: programmi obiettivo, autofunzionamento e responsabilità

Il processo di programmazione riguarda Direzioni centrali, Coordinamenti generali professionali, Progetti nazionali e Uffici di supporto agli Organi. La Nota preliminare individua le linee guida gestionali, i programmi obiettivo, i centri di responsabilità coinvolti e le strutture responsabili della realizzazione. Ciascuna Direzione centrale titolare di una linea guida gestionale deve attivare il processo di programmazione coinvolgendo le strutture centrali interessate, definire indicatori e valori obiettivo e formalizzare il tutto nelle schede "Linee guida gestionali" predisposte in ambiente SAP BW.

Per le strutture centrali responsabili di programmi obiettivo, i piani di attività devono indicare:

• obiettivi operativi;
• tempi di svolgimento, con inizio e fine;
• area dirigenziale responsabile;
• indicatori e valori obiettivo;
• risorse umane ed economiche necessarie.

Il processo si conclude con una fase di negoziazione e condivisione tra tutte le strutture coinvolte, coordinata dal Centro di responsabilità responsabile della linea guida. Per i piani di autofunzionamento, ogni struttura centrale individua autonomamente aree dirigenziali responsabili, indicatori, valori obiettivo e risorse da impiegare. La Direzione centrale Pianificazione e controllo di gestione sovraintende all’intero percorso e garantisce la coerenza dei piani anche ai fini della predisposizione del Piano della Performance 2012.

Strutture regionali: standard di produttività e riequilibrio organizzativo

Per le Direzioni regionali, la Nota preliminare indica gli obiettivi assegnati e la circolare precisa che il Piano di produzione 2012 consolida le innovazioni introdotte dalla circolare n. 102/2009 in materia di riorganizzazione delle strutture di produzione e completa il piano di smaltimento arretrati. Viene introdotto uno standard unico di produttività per le aree di produzione, indipendente dal cluster di appartenenza della struttura.

Lo standard è fissato in 124 punti omogeneizzati pro capite mensili, determinato sulla base di:

• 22 giorni lavorativi medi al mese;
• 7 ore lavorabili pro capite al giorno;
• 154 ore mensili complessive;
• una presenza media pari all’81%, che conduce al valore di 124 punti.

Il parametro deve essere calcolato sulla produzione totale equivalente e sulla presenza del personale delle aree A, B e C impiegato nelle aree di produzione, al netto degli ispettori di vigilanza.

La programmazione regionale deve prevedere interventi di riequilibrio dei carichi di lavoro attraverso due leve principali:

1. Riequilibrio delle linee di servizio, finalizzato a consolidare il rapporto tra risorse impiegate e carichi di lavoro sulla base del coefficiente standard di 124 punti omogeneizzati procapite. In presenza di carichi eccedenti nel front office, è previsto il recupero di personale dalle aree di supporto se l’indicatore di impiego delle risorse nelle aree di produzione è inferiore al budget, con eventuale ulteriore spostamento di unità dal back office. Per le altre strutture, si prevede lo spostamento delle unità eccedenti nelle aree di back office.
2. Delocalizzazione regionale del carico di back office, da verificare dopo il riequilibrio del front office. Se il back office resta sovraccarico, la struttura può recuperare unità dalle aree di supporto, spostare il carico ordinario verso altre Direzioni provinciali della regione tramite progetti di sussidiarietà, e trasferire il carico straordinario, cioè gli arretrati, verso altre Direzioni regionali con progetti di sussidiarietà interregionale. Le altre strutture devono invece mettere a disposizione personale per progetti di sussidiarietà regionale o interregionale.

Volumi di produzione e coefficienti di omogeneizzazione

L’obiettivo di produzione lorda è quello già indicato nella Nota preliminare 2012 e tiene conto sia della domanda di servizio prevista per l’anno sia della riduzione degli arretrati entro limiti fisiologici. I prodotti del piano di produzione sono quelli del Piano Budget 2012, predisposto dalla Direzione centrale Pianificazione e Controllo di Gestione secondo le priorità del Direttore Generale.

La circolare evidenzia inoltre che, a seguito della revisione del catalogo prodotti, è stato introdotto un nuovo coefficiente di omogeneizzazione che supera il tradizionale riferimento al prodotto standard e misura il volume di attività eseguibile in un’unità di tempo. L’unità di tempo è fissata in 60 minuti di attività, equivalenti a 1 punto di produzione omogeneizzata.

Articolazione dei budget e contenuti dei piani

Il documento distingue l’articolazione del budget per strutture centrali e per strutture regionali.

Per le strutture centrali, il processo di programmazione si traduce in uno o più dei seguenti piani:

• piano delle attività per ciascun programma obiettivo;
• piano delle attività di funzionamento;
• piano di impiego delle risorse umane ed economiche, con riferimento a straordinario, missioni e time sheet;
• piano settoriale per gli investimenti (informatica, formazione, comunicazione, ecc.).

Per le strutture regionali, la programmazione comprende:

• piano delle attività di funzionamento;
• piano di produzione;
• piano di impiego delle risorse umane;
• piano degli obiettivi di qualità;
• piano di recupero delle criticità regionali;
• budget economico, costruito aggregando i fabbisogni rilevati dalle strutture operative con il coordinamento della Direzione regionale.

I piani devono contenere obiettivi, assegnazioni a livello di area dirigenziale, valori attesi, indicatori di misurazione e allocazione delle risorse umane ed economiche. Le proposte di impiego delle risorse sono sottoposte a verifiche di congruità rispetto agli obiettivi economici indicati nella Nota preliminare da parte delle Direzioni centrali responsabili dei budget di spesa, nonché della Direzione centrale Pianificazione e controllo di gestione.

Fasi del processo di programmazione e budget

La circolare scandisce il processo in quattro fasi:

• Fase 1 – Proposte di budget: dal 2 novembre all’11 novembre 2011.
• Fase 2 – Valutazione della congruità delle proposte: dal 14 novembre al 18 novembre 2011.
• Fase 3 – Negoziazione: dal 21 novembre al 30 novembre 2011.
• Fase 4 – Consolidamento delle proposte di budget: 30 novembre 2011.

Le strutture centrali con programmi obiettivo, quelle prive di programmi obiettivo e le Direzioni regionali presentano i rispettivi piani tramite le procedure indicate. Le Direzioni centrali competenti valutano la congruità rispetto agli obiettivi e all’impiego delle risorse, effettuano le necessarie osservazioni, e le strutture rimodulano i piani. Dopo la negoziazione, la proposta consolidata è trasmessa al Direttore Generale entro il 30 novembre. Quest’ultimo approva la proposta, definisce i programmi prioritari, la inserisce nel Piano della Performance e, successivamente, assegna il budget ai centri di responsabilità centrali e regionali; questi, a loro volta, lo assegnano ai dirigenti responsabili delle strutture e delle aree di competenza.

Trimestralizzazione, controlli periodici e riprogrammazione

Per favorire la corretta valutazione dei flussi produttivi, dell’andamento delle attività e dell’impiego delle risorse, la circolare introduce una articolazione trimestrale del budget, tenendo conto della stagionalità. Le verifiche trimestrali di budget rappresentano momenti di analisi e controllo dei risultati della produzione e dell’andamento dei costi e sono effettuate dalla Direzione centrale Pianificazione e controllo di gestione con il supporto delle Direzioni di prodotto.

Le scadenze indicate sono:

• 30 aprile, per il periodo gennaio-marzo;
• 31 luglio, per il periodo aprile-giugno;
• 31 ottobre, per il periodo luglio-settembre.

Contestualmente alle verifiche è possibile attivare attività di riprogrammazione di obiettivi e risorse, qualora intervengano fattori esogeni o variazioni rilevanti durante l’esercizio. Per le linee guida gestionali, il Direttore Generale formula la variazione su proposta del responsabile della struttura interessata; per i programmi obiettivo, la riprogrammazione avviene previa determinazione del Direttore Generale su proposta della struttura competente, con i relativi piani correttivi di attività e di impiego delle risorse.

Budget economico e rilevazione dei fabbisogni

Il budget economico è costruito aggregando le rilevazioni dei fabbisogni di lavoro, beni e servizi effettuate dalle Direzioni provinciali con il coordinamento della Direzione regionale, in riferimento ai macro obiettivi economici indicati nella Nota preliminare. Il percorso parte dalle Agenzie, passa per le Direzioni provinciali e regionali e arriva alla Direzione centrale Risorse Strumentali, responsabile del budget dell’Istituto per le spese di funzionamento.

Le rilevazioni avvengono con strumenti diversi:

• per le Agenzie, tramite schede nella procedura p@perless;
• per Direzioni provinciali e regionali, tramite schede di pianificazione in SAP CO.

Le Direzioni regionali svolgono un ruolo di coordinamento, standardizzazione e omogeneizzazione dei fabbisogni. Nelle schede SAP CO esse devono indicare, per le categorie acquistate con gare nazionali, la ripartizione dei volumi assegnati a ciascuna Direzione provinciale; per le altre categorie merceologiche, devono indicare i prezzi unitari necessari a valorizzare in modo omogeneo i fabbisogni dell’intera regione. Gli importi riportati nelle schede hanno valore presuntivo e non costituiscono formale attribuzione di risorse finanziarie.

Sistema degli indicatori

La circolare dedica una parte ampia al sistema degli indicatori, che deve accompagnare tutti i piani del budget delle strutture centrali e regionali. Gli indicatori hanno la funzione di misurare il grado di raggiungimento degli obiettivi, la qualità delle prestazioni, l’efficienza nell’uso delle risorse e l’economicità della gestione.

Indicatori di efficienza e innovazione

Per l’efficienza, il riferimento è il rapporto tra input e output, con particolare attenzione all’impiego delle risorse umane e alla produttività. Sono richiamati anche gli indicatori relativi all’impiego di risorse straordinarie rispetto a quelle ordinarie e al rapporto tra presenza al netto della formazione e forza equivalente (FTE). Per le strutture centrali sono rilevanti, tra l’altro, l’impiego delle risorse umane nei programmi obiettivo, l’impiego di risorse economiche su tali programmi e la variazione dell’autofunzionamento rispetto all’anno precedente. Per le strutture regionali assumono rilievo la produttività globale di sede, la produttività di processo, l’impiego delle risorse nei processi primari e di supporto, il costo per unità di prodotto, il costo procapite, i metri quadrati procapite e lo scostamento dei costi discrezionali rispetto al budget e all’anno precedente.

Indicatori di efficacia e qualità

Gli indicatori di efficacia misurano la capacità della struttura di raggiungere gli obiettivi prefissati attraverso la qualità dell’output. Per le strutture centrali gli indicatori di riferimento sono quelli previsti nei programmi obiettivo; per le strutture regionali gli indicatori riguardano la qualità del servizio e, per i piani di recupero delle criticità regionali, possono essere scelti gli indicatori più rappresentativi degli obiettivi da conseguire.

Indicatori di output

Gli indicatori di output misurano il prodotto generato dalla struttura, in termini quantitativi. Sono utilizzati soprattutto per la produzione delle strutture regionali, ma anche per prodotti immateriali o per obiettivi quantitativamente definibili delle strutture centrali, come verifiche straordinarie, circolari o convenzioni. Per le strutture regionali, oltre ai volumi di produzione in pezzi omogeneizzati, sono previsti indicatori di natura finanziaria, indici di giacenza e rapporti tra produzione e carico di lavoro.

Indicatori di economicità

L’indicatore di economicità è collegato alla capacità di perseguire le finalità istituzionali con minori risorse o di assorbire nuovi adempimenti a risorse invariate. Esso mette in relazione il grado di raggiungimento degli obiettivi con l’andamento dei costi di gestione, misurato rispetto al budget economico. La contabilità analitica per centro di costo consente di rilevare il conto economico per Centro di responsabilità, che costituisce il riferimento principale per valutare l’ottimizzazione delle risorse. Il documento precisa che, se l’indicatore è maggiore di 1, il beneficio atteso è superiore alle risorse impiegate; se è uguale a 1, il beneficio è in linea con il consumo di risorse; se è minore di 1, il criterio di economicità non risulta soddisfatto.

Supporto operativo

La Direzione centrale Pianificazione e controllo di gestione fornisce supporto a tutte le fasi del processo di programmazione e budget, anche attraverso i seguenti indirizzi di posta elettronica:

• gestione.budget@inps.it per le schede BWSEM e Piano Budget;
• contabilitaAnalitica@inps.it per le schede SAP CO.

La circolare si chiude con la sottoscrizione del Direttore Generale.