R.R. Toscana 31/2020

Regolamento interno sul funzionamento della Biblioteca della Toscana Pietro Leopoldo

Il regolamento disciplina l’organizzazione e il funzionamento della Biblioteca della Toscana Pietro Leopoldo, struttura della Regione Toscana dedicata alla documentazione, all’informazione bibliografica e alla valorizzazione del patrimonio librario e documentale. La disciplina vale nel territorio regionale e riguarda sia l’utenza interna istituzionale sia il pubblico esterno.

Finalità e funzioni della Biblioteca

La Biblioteca persegue una pluralità di finalità pubbliche: gestione e valorizzazione del patrimonio bibliografico cartaceo e digitale, supporto documentale alle funzioni del Consiglio regionale e della Giunta regionale, promozione della conoscenza della legislazione statale e regionale, diffusione dell’informazione giuridica e sostegno alla crescita culturale della comunità toscana. Svolge anche un ruolo di coordinamento tecnico per la rete COBIRE e favorisce il diritto all’informazione e alla conoscenza tramite accesso al patrimonio librario e documentale.

Per svolgere tali funzioni la Biblioteca opera attraverso:

• acquisizione di documenti cartacei e digitali nelle materie di competenza regionale o utili alla conoscenza del territorio;
• prestito interbibliotecario;
• indirizzamento degli utenti verso altri istituti documentari quando il materiale richiesto non sia disponibile e non sia possibile attivare il prestito.

La Biblioteca aderisce al Servizio bibliotecario nazionale e alle reti di cooperazione bibliotecaria regionali e nazionali.

Struttura patrimoniale: collezioni, sezioni e fondi

Il patrimonio della Biblioteca è articolato in collezioni generali, sezioni speciali e fondi. Tra questi rientrano:

• collezioni generali di scienze sociali, con particolare attenzione alle materie giuridiche e regionali;
• la sezione locale “Biblioteca dell’identità toscana”;
• la sezione distaccata “Biblioteca di Novoli”;
• la Biblioteca Luigi Crocetti;
• fondi costruiti in base agli interessi del Consiglio regionale o della Giunta regionale, nonché a nuove esigenze, donazioni o acquisizioni;
• i fondi librari e documentari acquisiti nell’ambito dell’unificazione delle biblioteche del Consiglio regionale e della Giunta regionale.

Organizzazione interna e poteri del dirigente

Alla Biblioteca è preposto un dirigente, affiancato dai responsabili dei procedimenti competenti per materia. Il dirigente, su proposta di tali responsabili, determina gli orari di apertura e chiusura, i periodi di chiusura per revisione inventariale e la regolamentazione di dettaglio dei servizi.

Lo stesso dirigente può inoltre:

• disporre la sospensione o l’esclusione dal prestito degli utenti che violino il regolamento;
• autorizzare l’equiparazione all’utenza interna di personale appartenente ad amministrazioni pubbliche, enti pubblici o soggetti privati a partecipazione pubblica.

Patrimonio librario e documentale: composizione, acquisizione e trattamento

La Biblioteca raccoglie, organizza e rende fruibile documentazione su vari supporti coerente con le proprie finalità. Il patrimonio comprende, tra l’altro:

• pubblicazioni ufficiali della Regione Toscana, delle altre regioni italiane, dello Stato e dell’Unione europea;
• codici e raccolte di legislazione e giurisprudenza;
• opere generali e bibliografiche;
• periodici e monografie in materia di scienze sociali e giuridiche;
• pubblicazioni degli enti locali toscani;
• materiali riferiti al territorio toscano e alle sue comunità;
• ogni altro documento utile alla conoscenza del patrimonio storico-artistico, socio-culturale e geo-ambientale della Toscana.

La Biblioteca cura inoltre la raccolta delle pubblicazioni della Regione Toscana e degli enti e agenzie regionali, nonché della cosiddetta letteratura grigia di interesse regionale o comunque attinente alle materie di competenza regionale.

La formazione del patrimonio avviene mediante:

• acquisti e abbonamenti;
• donazioni e omaggi;
• scambi;
• rinvenimenti.

Gli acquisti e gli abbonamenti seguono le regole del regolamento interno di amministrazione e contabilità del Consiglio regionale. Gli utenti possono proporre nuove acquisizioni; le proposte sono valutate dai responsabili di procedimento. Se la proposta proviene da vertici istituzionali o da membri e dirigenti del Consiglio e della Giunta, è sufficiente la verifica di compatibilità con le materie di riferimento. Gli omaggi spontanei sono valutati ai fini dell’inventariazione e possono essere rifiutati se non pertinenti. Le donazioni richiedono l’istruttoria del responsabile di procedimento e gli atti di accettazione previsti dalla normativa vigente. I rinvenimenti sono formalizzati con verbale.

Inventariazione, catalogazione e scarto

I materiali acquisiti sono inventariati in formato digitale; l’inventario della Biblioteca confluisce in quello del Consiglio regionale. I fascicoli dei periodici, comprese le pubblicazioni ufficiali, vengono registrati al momento dell’arrivo.

La catalogazione descrittiva e semantica segue le norme nazionali e internazionali della biblioteconomia ed è tenuta e aggiornata con supporto informatico. Il trattamento fisico dei materiali comprende timbratura, etichettatura, collocazione, rilegatura dei materiali cartacei, spolveratura e prevenzione dei danni da umidità o agenti infestanti, secondo le indicazioni del responsabile competente.

Il materiale usurato o obsoleto può essere proposto per lo scarto secondo le regole contabili interne; una volta cancellato dai cataloghi e annotato in inventario, può essere distrutto tramite macero oppure ceduto gratuitamente a soggetti pubblici o privati. Per tutte le registrazioni effettuate solo in formato informatico deve essere conservata una copia di sicurezza.

Servizi all’utenza, accesso e prestito

La Biblioteca è aperta a tutti. L’accesso ai locali richiede la presentazione di un documento di identità valido; per alcuni servizi, tra cui prestito e accesso a internet, è necessaria l’iscrizione gratuita.

Anche i minori possono accedere, purché muniti di documento di identità valido; per usufruire dei servizi devono essere autorizzati dai genitori o da chi esercita la responsabilità genitoriale.

Gli utenti si distinguono in:

• interni: componenti degli organi regionali, anche cessati dal mandato, dipendenti del Consiglio regionale, della Giunta regionale e degli enti regionali;
• esterni: tutti gli altri utenti, salvo equiparazioni autorizzate dal dirigente.

La generalità degli utenti può usufruire di:

• consultazione dei materiali cartacei;
• consultazione di banche dati;
• accesso a internet;
• assistenza e consulenza alla ricerca;
• riproduzione dei materiali, nel rispetto del diritto d’autore e senza fini di lucro;
• prestito diretto;
• prestito interbibliotecario.

Gli utenti devono rispettare le regole della Biblioteca e comportarsi in modo da non compromettere la fruizione collettiva dei servizi, la conservazione dei beni e la destinazione dei locali.

Sono esclusi dal prestito diretto e interbibliotecario:

• pubblicazioni ufficiali;
• periodici;
• repertori;
• opere di consultazione in genere;
• materiali facilmente deteriorabili o di particolare pregio bibliografico, se così disposto dal responsabile competente.

In casi particolari può essere autorizzato il prestito breve, solo per il prestito diretto, per monografie normalmente escluse.

Durata del prestito e responsabilità dell’utente

Il prestito diretto ha durata massima di trenta giorni e ciascun utente non può avere più di dieci opere contemporaneamente, esclusi i volumi ulteriori di opere in più tomi. Il prestito interbibliotecario ha durata massima di quarantacinque giorni. Per i volumi richiesti dagli uffici del Consiglio regionale e della Giunta regionale può essere attivato un prestito lungo di sei mesi, eventualmente prorogabile.

Il prestito può essere prorogato di trenta giorni se l’opera non è stata nel frattempo prenotata da altri. L’iscrizione abilita al servizio di prestito e l’utente, con la sottoscrizione della scheda, ne assume la piena responsabilità. In caso di ritardo, smarrimento o deterioramento, la Biblioteca sollecita la restituzione e può sospendere temporaneamente l’utente; in caso di perdita o danno, l’utente deve sostituire l’opera a proprie spese.

Gli utenti del prestito sono registrati in un’anagrafica digitale con generalità e recapiti, nel rispetto della disciplina sulla privacy. Chi non rispetta il regolamento può essere sospeso o escluso dal prestito.

Limiti di affluenza e regole organizzative dei servizi

Il dirigente può stabilire per alcuni servizi modalità, limiti ed eventuali tariffe, che devono essere rese pubbliche. Quanto all’accesso fisico alle sedi, l’affluenza massima consentita è di:

• 100 persone per la sede centrale;
• 50 persone per la sede decentrata di Novoli.

Tali limiti vanno rispettati nel quadro della normativa su sicurezza e salute nei luoghi di lavoro.

Informazione bibliografica, attività editoriali e promozione culturale

La Biblioteca promuove attività di informazione bibliografica e può realizzare iniziative editoriali su qualsiasi supporto, autonomamente o in collaborazione con case editrici e con altre strutture del Consiglio regionale e della Giunta regionale.

Produce inoltre contenuti informativi e documentari online, come:

• proposte di lettura;
• segnalazioni dal web;
• bibliografie;
• novità editoriali.

Su richiesta degli uffici regionali, fornisce ricerche bibliografiche, legislative e giurisprudenziali nelle materie di competenza regionale, predisponendo percorsi di ricerca e bibliografie tematiche. Può anche valorizzare singole collezioni o argomenti con strumenti informativi ed eventi, e organizza attività culturali e informative per la crescita della comunità di riferimento.

La Biblioteca collabora all’attività editoriale del Consiglio regionale e della Giunta regionale, fornendo consulenza e redigendo la catalogazione nella pubblicazione (CIP). È inoltre punto di distribuzione gratuita dei volumi dell’Edizioni dell’Assemblea, fino a esaurimento della tiratura.

Cooperazione interbibliotecaria e reti documentarie

La cooperazione interbibliotecaria è un principio cardine dell’attività della Biblioteca. Essa si realizza mediante:

• coordinamento della rete COBIRE;
• collaborazione con università, istituti ed enti di ricerca e con il sistema delle autonomie;
• adesione alle iniziative di coordinamento tra biblioteche dei consigli regionali e collaborazione con il polo bibliotecario parlamentare;
• adesione al servizio regionale di prestito interbibliotecario “Libri in rete”;
• partecipazione all’indice SBN;
• partecipazione all’ACNP;
• collaborazione al portale DFP.

L’adesione a sistemi di prestito interbibliotecario implica l’accettazione del relativo regolamento di sistema, purché in condizioni di reciproca gratuità. Il dirigente predispone gli atti necessari per tali forme di cooperazione e la Biblioteca partecipa agli organismi tecnici o interistituzionali che ne governano il funzionamento.

Formazione del personale

Su indicazione del dirigente, la Biblioteca favorisce la partecipazione del personale assegnato a iniziative formative organizzate dalla Regione o da altri soggetti, in raccordo con gli uffici competenti del Consiglio regionale. Inoltre mette a disposizione le proprie professionalità per collaborare o gestire iniziative formative e informative rivolte ai colleghi, alle strutture regionali e alla rete COBIRE.

Osservanza del regolamento e misure in caso di violazione

Il regolamento deve essere osservato da tutti gli utenti ed è reso disponibile nella sala di consultazione e sul sito web della Biblioteca. In caso di trasgressione, il dirigente, su proposta dei responsabili dei procedimenti, può escludere l’utente dai servizi bibliotecari o sospenderlo per un periodo determinato.

Abrogazione del precedente regolamento

Il regolamento abroga quello interno del Consiglio regionale del 7 ottobre 2014, n. 26, relativo al funzionamento della precedente Biblioteca del Consiglio regionale della Toscana.