Circolare Inail n. 50 del 21 dicembre 2016

Chiusura della contabilità finanziaria e conto consuntivo 2016

La circolare fornisce alle strutture centrali e territoriali dell’INAIL le istruzioni operative di fine esercizio per la chiusura della contabilità finanziaria 2016 e per la predisposizione dei dati necessari alla formazione del conto consuntivo. Le indicazioni si collocano nel quadro dell’accentramento delle funzioni contabili presso le Direzioni regionali e la Direzione generale e richiedono l’utilizzo delle funzioni disponibili nella procedura di contabilità integrata per la compilazione e trasmissione telematica dei prospetti.

Quadro normativo di riferimento

La circolare richiama, quale base regolamentare, la deliberazione del Presidente-Commissario straordinario INAIL 27 febbraio 2009, n. 31, come modificata dalla determina del Presidente INAIL 16 gennaio 2013, n. 10, recante le Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile in attuazione dell’articolo 43 del Regolamento di Organizzazione, nonché la determina del Presidente 30 luglio 2015, n. 297, relativa al Regolamento di Organizzazione dell’Istituto.

Chiusura della cassa

Per le somme accreditate o addebitate sui conti correnti bancari e postali dell’Istituto, l’addetto alla funzione contabile, in raccordo con l’addetto alla funzione amministrativa competente, deve:

• acquisire, tramite la procedura flussi di cassa, le contabili di accredito e digitare gli incassi con attribuzione alle diverse aree di produzione, così da generare il MOC di Entrata di tipo "C" e la reversale di incasso;
• aggiornare i saldi per ottenere la concordanza tra saldo contabile ed estratto conto;
• emettere un mandato di pagamento di storno in contabilità integrata e il conseguente ordinativo di pagamento (ODP) nella procedura flussi di cassa per gli ODP non eseguiti dal cassiere entro il 31 dicembre 2016.

Sono inoltre richiamate le disposizioni già comunicate con la lettera della Direzione centrale programmazione bilancio e controllo del 29 novembre 2016, prot. 8794.

Contabilizzazione dei transiti e dei movimenti bancari

Alla chiusura della contabilità finanziaria occorre azzerare integralmente le somme giacenti sui VI livelli di transito individuati dal codice 99 nell’ambito dei V e dei relativi IV livelli di entrata, in quanto riferiti a partite per le quali, al momento della rilevazione, non erano disponibili elementi sufficienti per l’esatta imputazione contabile. La circolare esemplifica, tra gli altri, il conto di transito relativo alle azioni di surroga da regolarizzare.

Le strutture devono quindi svolgere una ricognizione puntuale e tempestiva delle operazioni contabili al fine di individuare gli elementi utili alla corretta imputazione, tenendo presente che tali livelli devono essere chiusi a fine esercizio. Inoltre devono essere contabilizzate tutte le operazioni bancarie con data banca entro il 31 dicembre, così da garantire la riconciliazione tra i movimenti bancari e quelli di contabilità.

Chiusura della giornata contabile e rettifiche

Eventuali operazioni fuori cassa di storno e rettifica ritenute necessarie dalle strutture devono essere digitate entro e non oltre il 27 gennaio 2017. Entro la stessa data, dopo l’esecuzione di tali operazioni, le strutture devono procedere alla chiusura della giornata contabile all’interno della procedura contabilità integrata.

Per la chiusura della giornata contabile del 31 dicembre 2016 e per la digitazione e validazione dei dati valgono le istruzioni contenute nel materiale operativo in uso, con l’avvertenza che l’inserimento e la convalida delle operazioni di rettifica devono avvenire entro il termine fissato per la conclusione di tutte le operazioni. La chiusura della cassa resta disciplinata dalle istruzioni già comunicate con la nota del 29 novembre 2016.

Prospetti per il conto consuntivo 2016

Per i dati non direttamente desumibili dalla contabilità integrata, le strutture territoriali e centrali devono compilare, anche con valorizzazione in bianco in assenza di movimentazioni, cinque prospetti predisposti nella procedura di contabilità integrata. La finalità è attestare l’avvenuto adempimento e consentire la formazione del conto consuntivo 2016.

I prospetti riguardano, in sintesi:

• titoli di Stato e/o garantiti dallo Stato versati da terzi a cauzione;
• fidejussioni e attestazioni di vincolo;
• procedure contrattuali avviate e non aggiudicate al 31 dicembre 2016;
• eliminazione dei residui attivi e passivi in essere al 31 dicembre 2015;
• situazione dei residui attivi e passivi in essere al 31 dicembre 2016.

Tutti i prospetti devono essere compilati secondo i fac-simile allegati e trasmessi esclusivamente per via telematica attraverso le apposite funzioni della procedura di contabilità integrata.

Titoli di Stato e/o garantiti dallo Stato versati da terzi a cauzione

Per determinare la consistenza dei titoli di Stato e/o garantiti dallo Stato al 31 dicembre 2016 deve essere utilizzato il prospetto n. 2, nel quale vanno indicati distintamente per ciascun depositante:

• il nominativo o la ragione sociale;
• la specificazione dei titoli con l’indicazione dei relativi valori nominali;
• la motivazione del deposito.

Il prospetto deve essere compilato e trasmesso telematicamente tramite la procedura di contabilità integrata.

Fidejussioni e attestazioni di vincolo

Il prospetto n. 3 serve a rappresentare la consistenza a fine esercizio delle garanzie prestate tramite fidejussioni e attestazioni di vincolo. La compilazione deve essere analitica e non deve includere le garanzie rappresentate da libretti di deposito vincolato prestati dai conduttori di locali di proprietà dell’Istituto.

Anche questo prospetto va trasmesso telematicamente attraverso la procedura di contabilità integrata.

Procedure contrattuali avviate e non aggiudicate

Le prenotazioni di impegni di spesa relative a procedure contrattuali non concluse entro la fine dell’esercizio 2016 confluiscono nella parte vincolata dell’avanzo di amministrazione, per assicurare la copertura finanziaria al momento dell’aggiudicazione, in conformità all’art. 54 delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile.

Nel prospetto n. 4 devono essere indicati:

• l’importo prenotato e validato;
• la voce di IV livello di bilancio, cioè il capitolo;
• la tipologia della gara;
• l’oggetto della gara indetta.

La circolare precisa che l’utilizzo dell’avanzo vincolato deve essere rigorosamente limitato alle procedure contrattuali a evidenza pubblica di rilevante entità finanziaria. Il prospetto va trasmesso telematicamente tramite la procedura di contabilità integrata.

Riaccertamento dei residui attivi e passivi al 31 dicembre 2015

Il prospetto n. 5 riguarda l’eliminazione dei residui attivi e passivi in essere alla data del 31 dicembre 2015. Si tratta di un’operazione contabile particolarmente sensibile, prevista dall’art. 43 delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile, che richiede una ricognizione accurata delle partite creditorie e debitorie per verificarne il supporto in validi titoli giuridici.

Se il titolo giuridico non sussiste, le strutture devono proporre amministrativamente il riaccertamento negativo. Nel prospetto devono essere indicati con precisione:

• le singole poste creditorie e debitorie da cancellare, riferite al 2015 e agli esercizi precedenti;
• la causale del debito o del credito;
• l’identificazione del debitore o del creditore;
• la motivazione specifica dell’eliminazione della partita.

La circolare raccomanda di evitare motivazioni generiche e di riportare puntualmente, nella colonna 8 del prospetto, le ragioni del riaccertamento. La trasmissione telematica alla Direzione centrale programmazione bilancio e controllo deve avvenire entro il 17 febbraio 2017, una volta superate le eventuali anomalie rilevate in fase di controllo.

Distinzione tra riaccertamento e crediti inesigibili

La circolare chiarisce che il riaccertamento riguarda l’eliminazione di residui privi di valido titolo giuridico di credito o di debito e va quindi tenuto distinto dai crediti dichiarati inesigibili, per i quali il titolo giuridico sussiste. I crediti inesigibili non devono essere indicati nel prospetto n. 5.

Viene richiamato l’art. 79, comma 1, delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile, secondo cui la dichiarazione di inesigibilità del credito è proposta dal dirigente responsabile sulla base dei criteri stabiliti dal Consiglio di Amministrazione, dopo aver esperito tutti gli atti per ottenere la riscossione, salvo che il costo delle procedure coattive superi l’importo da recuperare, ed è adottata con determinazione del Direttore regionale competente per territorio o del Direttore centrale competente per materia, secondo le rispettive competenze gestionali.

Residui attivi e passivi al 31 dicembre 2016

Il prospetto n. 6 riguarda la situazione dei residui attivi e passivi in essere al 31 dicembre 2016. La loro ricognizione richiede particolare attenzione, sia per l’attività di coltivazione dei crediti volta a favorirne l’incasso, sia per la verifica della reale esistenza dei residui passivi, con riferimento anche alle scritture di remota iscrizione e nel quadro delle disposizioni in materia di pagamento dei debiti delle pubbliche amministrazioni di cui al decreto legislativo 9 ottobre 2002, n. 231.

Il prospetto deve consentire di dare evidenza dei titoli giuridici posti a base delle partite residuali attive e passive, anche se maturate in esercizi precedenti, e di fornire corrispondenza analitica al Collegio dei sindaci. Devono quindi essere indicati con precisione:

• gli estremi del debitore o del creditore;
• la causale del titolo giuridico;
• la motivazione dell’esistenza della posta residuale.

Il prospetto va trasmesso telematicamente alla Direzione centrale programmazione bilancio e controllo entro il 17 febbraio 2017.

Esclusione delle posizioni gestite dalla procedura G.R.A.

Per le voci di bilancio interessate dalla procedura informatica G.R.A. (Gestione Rapporti Assicurativi), le strutture non devono effettuare alcuna operazione contabile di riaccertamento né di rilevazione dei residui in essere e non devono compilare i prospetti n. 5 e n. 6. Ciò dipende dal fatto che la procedura G.R.A. riversa automaticamente i propri dati in contabilità finanziaria, movimentando conseguentemente anche la massa dei residui.

Termini di invio e assistenza

Tutti i prospetti richiamati dalla circolare devono essere inoltrati esclusivamente in via telematica, debitamente compilati, entro e non oltre il 17 febbraio 2017. La Direzione centrale programmazione, bilancio e controllo segnala infine la propria disponibilità per eventuali esigenze applicative legate alle novità del nuovo Piano dei conti, da indirizzare esclusivamente alla casella di posta elettronica DC-Ragioneria-Polo Contabile@inail.it.