Parere del Garante n. 575 del 19/09/2024

Parere su istanza di accesso civico relativa a valutazioni e progressioni di carriera dei dirigenti ANAC

Il Garante si pronuncia, ai sensi dell’art. 5, comma 7, del d.lgs. 33/2013, su una richiesta di parere formulata da ANAC nell’ambito di un riesame di accesso civico generalizzato. L’istanza riguardava documenti interni relativi alle proposte di valutazione dei dirigenti, alle progressioni economiche e all’indennità di responsabilità, nonché alcuni estratti di verbali del Consiglio dell’Autorità.

Quadro normativo di riferimento

Il parere richiama il Regolamento (UE) 2016/679, in particolare gli artt. 4, 5, par. 2, e 24, nonché l’art. 154, comma 1, lett. g), del Codice privacy e l’art. 5 del d.lgs. 33/2013. Sono inoltre ricordate le Linee guida ANAC in materia di accesso civico, adottate con determinazione n. 1309 del 28 dicembre 2016 d’intesa con il Garante, e il provvedimento del Garante n. 521 del 15 dicembre 2016.

Il Garante richiama anche l’art. 5, comma 7, del d.lgs. 33/2013, che impone di rendere il parere entro dieci giorni, e la disciplina interna che consente al Presidente di adottare provvedimenti in caso di particolare urgenza e indifferibilità.

Oggetto dell’istanza e documenti coinvolti

L’istanza di accesso civico era stata presentata da un’organizzazione sindacale e chiedeva copie, debitamente oscurate dei dati personali, di atti relativi a:

• proposte di valutazione per la progressione in carriera del personale dirigenziale per l’anno 2024, basate sulla valutazione 2023;
• proposte di valutazione per l’attribuzione dell’indennità di responsabilità per l’anno 2024;
• verbali del Consiglio ANAC con le deliberazioni sulle progressioni e sulle indennità.

Dall’istruttoria è emerso che i documenti effettivamente coinvolti contenevano schede e tabelle nominative con punteggi, giudizi di merito, obiettivi individuali, descrizioni delle capacità, valutazioni sui comportamenti organizzativi e indicazioni su scatti di avanzamento. Alcuni atti riguardavano specificamente la posizione del Segretario generale e un appunto dell’esperto delle performance relativo all’applicabilità delle progressioni di carriera al suo ruolo.

Valutazione sulla natura dei dati e sull’anonimizzazione

Il Garante ribadisce che il dato personale, ai sensi dell’art. 4, par. 1, n. 1, GDPR, è qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile. Richiama poi il considerando 26, secondo cui sono anonime le informazioni che non si riferiscono più a una persona identificata o identificabile, e la giurisprudenza/prassi europea in tema di anonimizzazione, sottolineando che la mera soppressione del nome non basta se permangono elementi che consentono l’identificazione indiretta.

L’Autorità evidenzia che un processo di anonimizzazione è efficace solo se impedisce l’isolamento del singolo interessato in un gruppo, il collegamento con altri dati e la deduzione di nuove informazioni. Nel caso esaminato, la documentazione includeva valutazioni individuali molto dettagliate; anche in forma priva di nominativo, tali informazioni permettevano di individuare il singolo dirigente, specie in un contesto con numero limitato di interessati e con possibilità di incrocio con altre informazioni disponibili.

Valutazioni del Garante sul caso concreto

ANAC aveva trasmesso documenti anonimizzati e oscurati di ogni riferimento a nomi o dati idonei a identificare persone o situazioni, limitandosi a inviare tabelle con le sole intestazioni e senza i dati individuali più sensibili dal punto di vista identificativo. Non erano stati inoltre trasmessi alcuni verbali e l’allegato parere dell’esperto riferiti alla posizione del Segretario generale.

Il Garante osserva che, per come era formulata l’istanza, l’ente ha sostanzialmente risposto alla richiesta nei limiti consentiti dalla tutela dei dati personali. In particolare, i documenti richiesti ai punti 1-3 dell’istruttoria contenevano dati individuali non aggregati che, anche senza nominativo, non potevano considerarsi adeguatamente anonimizzati. Lo stesso vale per i documenti relativi al Segretario generale, nei quali il contesto e gli elementi di dettaglio rendevano comunque possibile la re-identificazione.

Alla luce del regime di pubblicità dell’accesso civico e del principio di responsabilizzazione, il Garante ritiene che la valutazione concreta del rischio di re-identificazione spetti al titolare del trattamento. Nel caso di specie non vi sono elementi per discostarsi dal riscontro fornito da ANAC.

Distinzione tra accesso civico e accesso documentale

Il parere sottolinea che l’accesso civico generalizzato, riconosciuto a chiunque, è distinto dall’accesso documentale disciplinato dagli artt. 22 ss. della l. 241/1990. Le eventuali prerogative sindacali e la sussistenza di un interesse diretto, concreto e attuale devono essere valutate autonomamente dall’amministrazione nell’ambito del diverso istituto dell’accesso documentale.

Il Garante precisa quindi che i documenti e i dati personali non ostensibili tramite accesso civico potrebbero essere accessibili solo se sussistono i presupposti dell’accesso documentale o altre specifiche prerogative riconosciute dall’ordinamento.

Conclusione

Il parere è sostanzialmente favorevole alla posizione assunta da ANAC: l’Autorità non ravvisa elementi per contestare l’oscuramento integrale dei dati personali operato dall’ente, né per imporre l’ostensione di documenti individuali che, anche se anonimizzati solo nominalmente, resterebbero re-identificabili. Il Garante conferma dunque la necessità di una tutela particolarmente rigorosa dei dati contenuti nelle valutazioni dei dirigenti, specie quando l’accesso civico coinvolga documenti nominativi e altamente descrittivi.