Circolare n. 43 del 25 agosto 2009

Comunicazione nominativo Rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza

La circolare fornisce le istruzioni operative per l’adempimento, da parte di datori di lavoro e dirigenti, della comunicazione telematica all’INAIL dei nominativi dei Rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza (RLS), alla luce delle modifiche introdotte dal D.Lgs. 106/2009 all’art. 18, comma 1, lettera aa), del D.Lgs. 81/2008. Il documento chiarisce anche i casi di prima applicazione, i soggetti obbligati ed esclusi, le modalità di invio tramite la procedura "Dichiarazione RLS" e il regime sanzionatorio.

Quadro normativo e finalità della circolare

La circolare si colloca nel nuovo quadro normativo derivante dal D.Lgs. 5 agosto 2009, n. 106, che ha integrato e corretto il D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81. In particolare, l’art. 13 del D.Lgs. 106/2009 ha modificato l’art. 18, comma 1, lettera aa), del testo unico sulla sicurezza, mentre restano rilevanti l’art. 47, relativo all’elezione e designazione degli RLS, e l’art. 55, relativo alle sanzioni per datore di lavoro e dirigente.

L’obiettivo della circolare è fornire indicazioni su come adempiere all’obbligo di comunicazione dei nominativi degli RLS all’INAIL, specificando che per la comunicazione degli RLST l’Istituto rinvia a successive istruzioni operative, in attesa delle indicazioni interpretative ministeriali.

Ambito soggettivo dell’obbligo

L’obbligo di comunicazione riguarda i datori di lavoro e, quando il relativo compito rientri nelle competenze loro attribuite dall’organizzazione aziendale, i dirigenti di qualsiasi settore, pubblico e privato, ai sensi dell’art. 3, comma 1, del D.Lgs. 81/2008.

Restano escluse le Amministrazioni, gli Istituti e le Organizzazioni di cui all’art. 3, commi 2 e 3-bis, per le quali la circolare rinvia a ulteriori indicazioni, anche in considerazione del rinvio ai decreti attuativi contenuto nelle norme citate.

La circolare sottolinea inoltre che l’elezione o designazione degli RLS non costituisce un obbligo per il datore di lavoro, ma una facoltà dei lavoratori. Il datore di lavoro non ha alcun potere decisionale in materia e non deve ingerirsi nel processo, per non violare la libertà sindacale tutelata dalla legge n. 300/1970.

Evoluzione dell’obbligo: da comunicazione annuale a comunicazione per variazione

La principale novità introdotta dal D.Lgs. 106/2009 consiste nel superamento della comunicazione annuale prevista dalla disciplina precedente. La comunicazione non deve più essere effettuata con cadenza annuale, ma soltanto in occasione di nuova nomina o designazione dell’RLS.

In prima applicazione, l’obbligo riguarda anche i nominativi dei rappresentanti già eletti o designati. La circolare distingue quindi tre situazioni:

• soggetti che avevano già comunicato i nominativi con riferimento alla situazione al 31 dicembre 2008: non devono ripetere l’adempimento, salvo variazioni intervenute dal 1° gennaio 2009 alla data della circolare;
• soggetti che non avevano effettuato alcuna comunicazione: devono inviare la segnalazione per la prima volta seguendo le istruzioni operative fornite;
• soggetti non rientranti nei casi precedenti: l’obbligo sorge alla prima elezione o designazione dell’RLS.

Le comunicazioni successive sono richieste solo se il rappresentante cambia rispetto a quello già segnalato; in assenza di variazioni, la situazione comunicata si considera invariata.

Modalità di trasmissione tramite Punto Cliente

L’INAIL ha adeguato la procedura online accessibile dal sito istituzionale attraverso "Punto Cliente". La procedura consente di effettuare la prima comunicazione e gli aggiornamenti conseguenti a nuove nomine o designazioni.

La comunicazione deve essere resa per singola azienda oppure per ciascuna unità produttiva della stessa, in relazione alla quale operano i rappresentanti. La procedura conserva i dati storicizzati e rilascia una ricevuta della comunicazione, utilizzabile anche in caso di verifica da parte degli organi di vigilanza competenti in materia di sicurezza sul lavoro.

Aziende e pubbliche amministrazioni assicurate INAIL

Per i soggetti assicurati INAIL già registrati, è sufficiente accedere ai servizi di Punto Cliente per visualizzare la procedura "Dichiarazione RLS".

Per i soggetti assicurati ma non ancora registrati, la circolare descrive il seguente percorso:

• collegarsi al sito www.inail.it;
• selezionare "Registrazione";
• accedere alla sezione "Registrazione ditta";
• inserire Codice Utente e PIN1;
• attendere l’invio postale del PIN2 da parte dell’INAIL;
• usare PIN1 e PIN2 per ottenere la password provvisoria di primo accesso;
• dopo il primo accesso ai servizi di Punto Cliente, inserire i dati del responsabile dei servizi telematici e personalizzare la password;
• accedere quindi all’applicazione "Dichiarazione RLS".

Aziende e pubbliche amministrazioni non assicurate INAIL

Per i soggetti non presenti nella banca dati INAIL perché non assicurati, la registrazione deve essere effettuata come "utente generico":

• collegarsi al sito www.inail.it;
• selezionare "Registrazione";
• accedere alla sezione "Registrazione utente generico";
• compilare la maschera indicando i dati del titolare o del delegato e specificando che si tratta di azienda o amministrazione non soggetta ad assicurazione INAIL;
• salvare i dati;
• ricevere via e-mail la password;
• entrare in Punto Cliente con codice fiscale e password;
• selezionare "Ditte non INAIL" e poi "Anagrafica" (Nuova ditta);
• compilare l’anagrafica completa della ditta;
• ottenere Codice Cliente e PIN di 4 cifre.

Se il titolare o il delegato incontra difficoltà, può rivolgersi a una Sede INAIL, che può eseguire l’intero procedimento. In tal caso, l’operatore della sede utilizza il proprio indirizzo e-mail nella schermata di registrazione dell’utente generico.

La circolare precisa anche che il datore di lavoro può affidare l’inserimento dei dati a un delegato, ad esempio un consulente del lavoro o un’associazione di categoria. Se il delegato è già autorizzato all’accesso a Punto Cliente, può procedere direttamente all’inserimento degli RLS per i clienti in delega; se invece la ditta non è ancora inserita nelle deleghe, perché non soggetta a INAIL, il delegato può svolgere anche le operazioni di registrazione. Una volta registrata la ditta, il datore di lavoro può fornire al consulente del lavoro il Codice Cliente e il PIN per gli adempimenti successivi.

Dati da comunicare nella dichiarazione

Una volta ottenuto il Codice Cliente, l’utente può selezionare l’applicazione "DICHIARAZIONE RLS" e inserire i dati richiesti. La procedura richiede, per l’unità produttiva:

• progressivo unità produttiva;
• denominazione;
• indirizzo;
• comune;
• provincia;
• CAP.

Per ciascun rappresentante per la sicurezza vanno indicati:

• codice fiscale;
• cognome;
• nome;
• data di inizio incarico, utilizzata ai fini del monitoraggio della cadenza temporale delle nomine.

Se l’azienda dispone di più unità produttive, la procedura consente di attivare più maschere, riportando i dati dell’RLS nell’unità nella quale opera.

Comunicazioni successive e gestione delle modifiche

Le comunicazioni successive devono essere effettuate in occasione di nuove nomine o designazioni. In tal caso, il soggetto interessato, già in possesso del Codice Cliente, può aprire la lista inviata in precedenza, visualizzare l’unità produttiva e modificare codice fiscale, cognome, nome e data di inizio incarico, quindi inoltrare la nuova comunicazione.

Qualora si debbano correggere dati già inviati, è disponibile l’apposita funzione di modifica. Il sistema impone che la modifica venga completata entro 5 giorni dall’apertura; decorso tale termine, la richiesta si chiude automaticamente e resta valida la comunicazione precedente. Per avere effetto, la modifica deve essere riproposta.

Delega e subdelega nell’utilizzo della procedura

L’accesso ai servizi di Punto Cliente è riservato alle aziende e ai loro delegati. In presenza di subdeleghe, i subdelegati possono inserire tutti i dati relativi a una o più unità produttive, ma l’avvio iniziale e l’inoltro finale della dichiarazione restano riservati all’utenza principale.

Regime sanzionatorio e invio alternativo in caso di problemi tecnici

La violazione dell’obbligo di comunicazione previsto dall’art. 18, comma 1, lettera aa), come modificato, comporta l’applicazione della sanzione amministrativa pecuniaria da 50,00 a 300,00 euro, ai sensi dell’art. 55 del D.Lgs. 81/2008, così come modificato dal D.Lgs. 106/2009.

In caso di problemi tecnici che impediscano l’invio online, la circolare ammette in via eccezionale la trasmissione della segnalazione via fax al numero 800 657 657, utilizzando il modello predisposto, disponibile presso le sedi INAIL o scaricabile dal sito dell’Istituto.