R.R. TAA 7/2006

Regolamento regionale sul trattamento dei dati sensibili e giudiziari

Il provvedimento disciplina, per la Regione Trentino-Alto Adige, i tipi di dati sensibili e giudiziari trattabili e le operazioni eseguibili nello svolgimento di funzioni istituzionali. La disciplina è costruita in modo settoriale, tramite schede che individuano i trattamenti ammessi nei diversi ambiti amministrativi regionali.

Ambito generale e criteri applicativi

Il regolamento si applica ai trattamenti effettuati dalla Regione per finalità di rilevante interesse pubblico, nei casi in cui legge o altra fonte non specifichino già in modo puntuale tipi di dati e operazioni consentite. Il trattamento deve avvenire nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali dell’interessato ed è ammesso solo quando non sia possibile perseguire le medesime finalità con dati anonimi oppure con dati personali non sensibili o giudiziari.

Tipi di trattamenti individuati

Le schede dell’allegato A disciplinano i principali trattamenti di competenza regionale:

• nomine proposte e designazioni;
• instaurazione e gestione dei rapporti di lavoro del personale regionale e di altre forme di impiego;
• tutela amministrativa e giudiziaria dell’ente;
• anagrafe patrimoniale dei titolari di cariche direttive;
• concessioni, agevolazioni, finanziamenti e altri benefici;
• verifica dei dati dei candidati alle elezioni comunali;
• tenuta dell’albo dei presidenti di seggio;
• tenuta dell’anagrafe degli amministratori comunali;
• documentazione dell’attività istituzionale della Giunta regionale.

Nomine e designazioni regionali

Per le nomine proposte e le designazioni effettuate dalla Regione sono trattati dati sensibili e giudiziari anche relativi all’origine razziale o etnica, alle adesioni a partiti, sindacati o associazioni, allo stato di salute e a dati giudiziari. I dati sono raccolti direttamente dagli interessati o acquisiti da terzi, anche tramite controlli d’ufficio e verifiche presso Procura, Tribunale e altri soggetti competenti.

Il trattamento serve alla designazione e nomina di rappresentanti in commissioni, enti, istituti, uffici e società. Sono previste comunicazioni al Consiglio regionale in alcune ipotesi di nomina di competenza della Giunta, anche per l’espressione del parere o per l’attivazione delle procedure di competenza. È prevista la diffusione dell’elenco di alcune nomine e la pubblicazione delle deliberazioni sul sito Internet regionale, con i limiti previsti dalla normativa richiamata.

Rapporti di lavoro e altre forme di impiego

La Regione può trattare dati sensibili e giudiziari per l’instaurazione e la gestione di rapporti di lavoro dipendente o autonomo, anche non retribuito o onorario, a tempo parziale o temporaneo, nonché di altre forme di impiego non subordinate. Il trattamento riguarda anche gli adempimenti in materia di igiene e sicurezza del lavoro, il collocamento obbligatorio, le assicurazioni integrative, le agevolazioni economiche e i contributi al personale.

Sono comprese le procedure concorsuali e di selezione, gli incarichi libero-professionali, le collaborazioni coordinate e continuative, gli stage, i tirocini, le borse di studio, il lavoro interinale, il servizio civile e i provvedimenti relativi ai giudici di pace. Possono emergere dati particolarmente delicati su origine etnica, convinzioni religiose o filosofiche, opinioni politiche, appartenenza sindacale, stato di salute, vita sessuale e dati giudiziari.

Il regolamento prevede trattamenti sia informatizzati sia manuali, raccolta presso l’interessato o da soggetti terzi, conservazione in forma cartacea e digitale, e comunicazioni a numerosi enti pubblici e privati coinvolti nella gestione previdenziale, sanitaria, assicurativa, fiscale, di sicurezza sul lavoro e del collocamento mirato. La diffusione non è ammessa per questo ambito.

Tutela amministrativa e giudiziaria dell’ente

La Regione può trattare dati sensibili e giudiziari per la tutela dei propri diritti in sede amministrativa e giudiziaria, per il controllo e le attività ispettive, per l’accertamento di responsabilità civile, disciplinare e contabile, per l’esame dei ricorsi amministrativi e per la partecipazione a giudizi, arbitrati e conciliazioni. Il trattamento riguarda anche l’attività dell’URP.

I dati possono provenire dagli interessati, da terzi o da controlli d’ufficio e possono essere usati lungo tutto il contenzioso, in ogni fase e grado di giudizio, o anche in procedure non formalizzate. Sono previste comunicazioni a strutture sanitarie, enti previdenziali, autorità giudiziaria e di polizia, società assicuratrici, consulenti e incaricati di indagini difensive, oltre che ad amministrazioni coinvolte nei ricorsi straordinari al Capo dello Stato. Non è prevista diffusione.

Anagrafe patrimoniale dei titolari di cariche direttive

Per i titolari di cariche direttive la Regione gestisce la documentazione relativa alla situazione patrimoniale e ai redditi. Il trattamento può far emergere dati sensibili contenuti nelle dichiarazioni dei redditi, come contributi a partiti, ONLUS, istituzioni religiose, società di mutuo soccorso o spese per interpretariato e assistenza a persone con disabilità.

La finalità è la pubblicità della situazione patrimoniale e la trasparenza degli organi. I dati sono raccolti direttamente dall’interessato, trattati manualmente e informaticamente, senza comunicazione o diffusione ulteriori oltre quanto previsto dal regime di pubblicità richiamato nella scheda.

Concessione di benefici, agevolazioni e finanziamenti

Per contributi, agevolazioni e altri benefici concessi dalla Regione a persone fisiche, persone giuridiche e organizzazioni sociali, il trattamento riguarda anche dati sensibili e giudiziari. Le richieste possono provenire da enti, comitati e associazioni e contengono sia i dati dei rappresentanti legali sia la descrizione delle iniziative finanziate.

Il trattamento serve alla predisposizione dei provvedimenti di concessione della Giunta regionale e ai controlli connessi. Sono previsti raffronti con altri uffici regionali e con le Province autonome di Trento e Bolzano per verificare eventuali domande presentate anche ad altre amministrazioni, così da coordinare i finanziamenti ed evitare sovrapposizioni. Sono consentite comunicazione e diffusione, secondo la disciplina richiamata.

Verifica dei candidati alle elezioni comunali

La Regione tratta i dati delle candidature a sindaco e consigliere comunale per verificare la corrispondenza tra le dichiarazioni presentate e i verbali delle commissioni e sottocommissioni elettorali circondariali. I dati possono includere opinioni politiche, appartenenza a partiti o gruppi, gruppo linguistico e dati giudiziari.

Le dichiarazioni sostitutive e di accettazione della candidatura vengono trasmesse alla Regione tramite l’organo competente. In questa scheda è prevista la diffusione dei dati, in particolare dell’appartenenza ai raggruppamenti politici e, per i comuni della provincia di Bolzano, ai gruppi linguistici, sui manifesti elettorali. Non sono previsti specifici raffronti con altri titolari.

Albo dei presidenti di seggio

L’albo dei presidenti di seggio è gestito per garantire lo svolgimento delle consultazioni elettorali regionali. I dati sono forniti dagli interessati con domanda di iscrizione e possono comprendere dati giudiziari, mentre non risultano tipicamente trattati altri dati sensibili.

Gli elenchi sono trasmessi agli uffici regionali tramite i comuni e il contenuto dell’albo è inviato al presidente della Corte d’Appello di Trento per la nomina dei presidenti degli uffici elettorali di sezione. I dati sono comunicati anche ai sindaci e alle autorità di pubblica sicurezza competenti. È prevista la diffusione.

Anagrafe degli amministratori comunali

La Regione raccoglie le schede anagrafiche degli amministratori comunali e dei consiglieri eletti, ai fini statistici, di studio e di comunicazione istituzionale. Le schede possono contenere l’appartenenza al gruppo linguistico e al partito o raggruppamento politico.

I dati sono forniti dagli interessati e trasmessi alla Regione tramite il comune. Il trattamento serve a rilevare composizione per genere, titolo di studio e durata del mandato, nonché a inviare comunicazioni e materiale istituzionale. I dati sono accessibili ai cittadini e alle loro forme associative secondo la disciplina richiamata; è prevista la diffusione.

Documentazione dell’attività istituzionale della Giunta regionale

Il trattamento riguarda i verbali, le deliberazioni e gli altri atti della Giunta regionale, che possono contenere dati sensibili e giudiziari. La finalità è la documentazione dell’attività istituzionale e l’applicazione della disciplina sulla pubblicità degli organi.

I verbali delle sedute, non pubbliche, non sono diffusi ma sono conservati e trasmessi ai componenti della Giunta. Le deliberazioni possono essere pubblicate sul Bollettino Ufficiale o sul sito Internet regionale, purché siano rispettate le garanzie previste per evitare la diffusione indebita di dati sensibili, in particolare di quelli relativi allo stato di salute. Le deliberazioni pubblicate online devono essere oscurate in modo idoneo. È prevista anche la comunicazione al Consiglio regionale in risposta a interrogazioni e interpellanze.

Modalità di trattamento e operazioni consentite

Il regolamento ammette, a seconda della scheda, trattamenti sia automatizzati sia manuali. Le operazioni standard comprendono raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, utilizzo, blocco, cancellazione e distruzione.

Le operazioni particolari, come interconnessione e raffronto con altri archivi, sono consentite solo nei casi espressamente previsti dalle singole schede. La comunicazione è frequente nei procedimenti di personale, contenzioso, benefici e attività elettorali; la diffusione è invece limitata ai casi previsti, con obbligo di rispettare le cautele sulla protezione dei dati sensibili.

Pubblicazione ed entrata in vigore

Il regolamento è pubblicato sul Bollettino Ufficiale della Regione Trentino-Alto Adige e sul relativo sito Internet. Entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione.