R.R. TAA 6/2006

Regolamento regionale sul trattamento dei dati sensibili e giudiziari

Il provvedimento disciplina, per la Regione Trentino-Alto Adige, il trattamento dei dati sensibili e giudiziari svolto nell’esercizio delle funzioni istituzionali. Individua le tipologie di dati, le finalità di interesse pubblico e le operazioni consentite quando la legge non specifichi già tali elementi.

Ambito e principi generali

Il regolamento richiama le definizioni del Codice in materia di protezione dei dati personali e stabilisce che il trattamento deve rispettare diritti e libertà fondamentali dell’interessato. È ammesso solo quando, per perseguire le finalità di interesse pubblico, non sia possibile utilizzare dati anonimi oppure dati personali non sensibili o non giudiziari.

Individuazione dei trattamenti consentiti

Le tipologie di dati sensibili e giudiziari, le finalità perseguite e le operazioni eseguibili sono rinviate alle schede dell’allegato A, da A1 a A9. Le schede riguardano i trattamenti di competenza regionale in materia di:

• nomine proposte e designazioni;
• gestione dei rapporti di lavoro e forme di impiego;
• tutela amministrativa e giudiziaria dell’ente;
• anagrafe patrimoniale dei titolari di cariche direttive;
• concessioni, agevolazioni, finanziamenti e benefici;
• verifica dei dati dei candidati alle elezioni comunali;
• tenuta dell’albo dei presidenti di seggio;
• anagrafe degli amministratori comunali;
• documentazione dell’attività istituzionale della Giunta regionale.

Nomine e designazioni regionali

Per le designazioni e nomine di rappresentanti in commissioni, enti, istituti, uffici e società, sono trattati dati sensibili e giudiziari anche relativi a origine etnica, appartenenza sindacale o associativa, salute dell’interessato o di familiari, e dati giudiziari. I dati provengono dall’interessato o da terzi, anche tramite controlli d’ufficio sulle dichiarazioni sostitutive.

Sono previste verifiche su cause ostative, incompatibilità e conflitti di interesse, nonché sull’assenza di condanne o carichi pendenti. Il nominato deve trasmettere la dichiarazione dei redditi e la situazione patrimoniale, con aggiornamento annuale durante il mandato. I dati possono essere comunicati al Consiglio regionale per pareri o procedure di competenza e diffusi nei limiti della normativa sulle nomine.

Gestione del personale e altre forme di impiego

Il regolamento copre l’instaurazione e la gestione di rapporti di lavoro dipendente e autonomo, anche non retribuito o onorario, a tempo parziale o temporaneo, nonché altre forme di impiego prive di rapporto subordinato. Rientrano anche gli adempimenti in materia di igiene e sicurezza sul lavoro, il collocamento obbligatorio, le assicurazioni integrative, i contributi economici e le agevolazioni al personale.

In questa area possono essere trattati dati sensibili relativi a convinzioni religiose, filosofiche, opinioni politiche, appartenenza sindacale, stato di salute dell’interessato e dei familiari, vita sessuale solo nei casi di rettificazione di sesso, e dati giudiziari. Il trattamento può riguardare concorsi, selezioni, incarichi professionali, collaborazioni, tirocini, borse di studio, lavoro interinale, servizio civile e status dei giudici di pace.

Sono previste comunicazioni a INPS/INPDAP, commissioni mediche, comitato di verifica per le cause di servizio, INAIL, strutture sanitarie, uffici per il collocamento mirato, organizzazioni sindacali, Dipartimento della funzione pubblica, Ministero dell’economia e delle finanze, autorità giudiziaria e altri enti pubblici coinvolti nei procedimenti. I dati sono trattati centralmente e presso le strutture di assegnazione; le informazioni sulla formazione possono essere comunicate a soggetti pubblici o privati incaricati dei corsi quando indispensabile.

Tutela amministrativa e giudiziaria dell’ente

La disciplina copre i trattamenti connessi al contenzioso, ai reclami, ricorsi, segnalazioni ed esposti, al recupero crediti, al patrocinio legale di amministratori e dipendenti e alle attività di controllo e ispettive. Sono compresi i procedimenti in sede amministrativa, giudiziaria, arbitrale o conciliativa, anche quando l’ente sia attore o convenuto.

Possono essere trattati tutti i principali dati sensibili e giudiziari, incluse informazioni su salute, convinzioni, appartenenze associative o sindacali, opinioni politiche e dati giudiziari. I dati possono provenire dall’interessato o da terzi e sono utilizzati per la predisposizione degli atti difensivi, per l’istruttoria dei ricorsi e per l’archiviazione dei fascicoli. La comunicazione è ammessa verso strutture sanitarie, enti previdenziali, autorità giudiziaria, forze di polizia, società assicuratrici, consulenti e soggetti coinvolti nelle indagini difensive o nel ricorso straordinario al Capo dello Stato.

Anagrafe patrimoniale dei titolari di cariche direttive

Per la pubblicità della situazione patrimoniale dei titolari di cariche direttive, la Regione tratta dati che possono far emergere anche informazioni sensibili desumibili dalla dichiarazione dei redditi, come contributi a partiti, onlus, istituzioni religiose, società di mutuo soccorso, spese per interpretariato o per assistenza a persone con handicap.

La finalità è la trasparenza e la pubblicità dell’attività degli organi. I dati sono raccolti direttamente dagli interessati e non risultano previste comunicazioni o diffusione ulteriori rispetto alla gestione della documentazione patrimoniale.

Concessioni, agevolazioni, finanziamenti e benefici

La Regione tratta dati sensibili e giudiziari nelle procedure di concessione, liquidazione, modifica e revoca di benefici economici, agevolazioni, titoli abilitativi, concessioni, licenze, autorizzazioni e iscrizioni. La disciplina riguarda in particolare contributi a organismi di volontariato, persone giuridiche private, ONLUS, associazioni, cooperative sociali e altri soggetti previsti dalle norme regionali richiamate.

Le domande sono presentate da enti, comitati e associazioni e contengono dati dei rappresentanti legali e descrizioni delle iniziative. I dati sono trattati per la predisposizione dei provvedimenti della Giunta regionale e per attività di controllo. Sono previsti raffronti con altri uffici regionali e con le Province autonome di Trento e Bolzano per evitare sovrapposizioni di finanziamenti. È ammessa la comunicazione e, per questa scheda, anche la diffusione nei limiti previsti.

Verifica dei dati dei candidati alle elezioni comunali

Per la verifica dei dati collegati alle candidature a sindaco e consigliere comunale, la Regione tratta dati sensibili e giudiziari finalizzati ad accertare la corrispondenza tra le dichiarazioni dei candidati e i verbali delle commissioni e sottocommissioni elettorali circondariali. L’appartenenza ai raggruppamenti politici e, nei comuni della provincia di Bolzano, ai gruppi linguistici, può essere riportata sui manifesti elettorali secondo la normativa regionale.

I dati sono acquisiti tramite dichiarazioni sostitutive e accettazione della candidatura, trasmesse alla Regione per il tramite degli organi competenti. È prevista la diffusione, ma non la comunicazione, salvo quanto necessario per l’uso elettorale disciplinato dalla normativa richiamata.

Albo dei presidenti di seggio

La tenuta dell’albo dei presidenti di seggio serve allo svolgimento delle consultazioni elettorali regionali. I dati sono forniti dagli interessati con la domanda di iscrizione e possono comprendere dati giudiziari; la scheda esclude invece dati su salute, opinioni o appartenenze associative.

L’albo viene trasmesso al presidente della Corte d’Appello di Trento per la nomina dei presidenti degli uffici elettorali di sezione. I dati sono comunicati anche agli interessati, ai sindaci e alle autorità di pubblica sicurezza competenti per la sicurezza delle operazioni elettorali.

Anagrafe degli amministratori comunali

La Regione raccoglie le schede anagrafiche di sindaci, assessori e consiglieri comunali eletti. I dati, trasmessi tramite i comuni, sono utilizzati per finalità statistiche e di studio, per rilevare composizione per genere, titolo di studio e durata del mandato, e per l’invio di comunicazioni e materiale istituzionale.

Le informazioni sono accessibili alla generalità dei cittadini e alle loro forme associative, in base alla normativa richiamata. La scheda indica che l’appartenenza al gruppo linguistico e al partito o raggruppamento politico è contenuta nelle schede anagrafiche.

Documentazione dell’attività istituzionale della Giunta regionale

Il regolamento disciplina anche la documentazione dell’attività istituzionale della Giunta regionale. Processi verbali, deliberazioni e altri atti della Giunta possono contenere dati sensibili e giudiziari, così come le risposte a interrogazioni e interpellanze dei consiglieri.

Le sedute della Giunta non sono pubbliche e i processi verbali non sono diffusi, ma sono conservati e trasmessi ai componenti della Giunta. La diffusione degli atti è ammessa solo nei casi previsti dalla normativa sulla pubblicazione nel Bollettino Ufficiale o da specifiche disposizioni di settore, con obbligo di tutela dei dati sensibili, soprattutto di quelli relativi alla salute. Le deliberazioni pubblicate sul sito istituzionale devono essere oscurate con tecniche idonee.

Modalità di trattamento, operazioni e flussi informativi

In tutte le schede il trattamento avviene sia con strumenti automatizzati sia manualmente. Le operazioni ordinarie includono raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, utilizzo, blocco, cancellazione e distruzione.

Le interconnessioni o i raffronti con altri archivi sono esclusi o limitati secondo la singola scheda. Le comunicazioni e diffusione sono ammesse solo nei casi specificamente indicati e in coerenza con le finalità istituzionali. I flussi informativi derivano prevalentemente da interessati, altri uffici pubblici, organi giudiziari, amministrazioni esterne e soggetti incaricati di controlli o prestazioni correlate.

Decorrenza e pubblicazione

Il regolamento è pubblicato sul Bollettino Ufficiale della Regione Trentino-Alto Adige e sul sito internet istituzionale. Entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione sul Bollettino Ufficiale.

Attualità dell’atto

Il provvedimento è oggi sostanzialmente superato dal successivo e più generale quadro normativo in materia di protezione dei dati personali, ma il testo conserva valore ricostruttivo per comprendere l’impostazione dei trattamenti regionali previsti nel 2006.