Circolare numero 66 del 25-2-1994

Riorganizzazione degli orari di servizio, lavoro e apertura al pubblico

La circolare interviene sul tema dell’articolazione degli orari nelle strutture dell’Istituto con l’obiettivo di migliorare la qualità dei servizi offerti al cittadino. L’impostazione generale è coerente con gli indirizzi già espressi dagli organi di amministrazione e con la disciplina del D.lgs. 3 febbraio 1993, n. 29, come modificato dal D.lgs. 23 dicembre 1993, n. 546, in attuazione della legge-delega n. 421/1992.

Finalità della riorganizzazione

L’atto collega la revisione degli orari a tre esigenze principali: qualificare i servizi resi all’utenza, modernizzare il rapporto amministrazione-cittadino e consolidare l’immagine pubblica dell’ente. In questo quadro, la priorità è data al presidio dell’area dei rapporti con il cittadino, considerato il cliente naturale dell’Istituto.

Quadro normativo e definizioni operative

La circolare richiama l’art. 60 del D.lgs. n. 29/1993, come modificato, per evidenziare che la disciplina sugli orari ha contenuti sia programmatici sia operativi. Vengono inoltre ribadite le definizioni fornite dal Dipartimento della Funzione pubblica:

• orario di servizio: periodo giornaliero necessario per assicurare la funzionalità degli uffici e l’erogazione dei servizi all’utenza;
• orario di lavoro: periodo giornaliero in cui ciascun dipendente svolge la prestazione lavorativa nell’ambito dell’orario di servizio;
• orario di apertura al pubblico: fascia, interna all’orario di servizio, durante la quale l’utenza può accedere ai servizi.

Modello organizzativo per le strutture con orario su sei giorni

La circolare indica che, allo stato della strumentazione organizzativa, delle innovazioni tecnologiche e dell’assetto dei servizi sul territorio, le esigenze di efficienza e di servizio possono essere garantite applicando gli standard già diffusi nella maggior parte delle strutture, opportunamente adattati. Per le sedi con orario di servizio distribuito su sei giorni, il modello di riferimento è il seguente:

• servizio pieno, antimeridiano e pomeridiano, per due giornate a settimana;
• utilizzazione, se necessario, di turni, flessibilità, concentrazioni di orario e straordinario;
• previsione di servizi suppletivi nei pomeriggi non coperti dall’orario di servizio, escluso il sabato.

I servizi suppletivi possono consistere, a titolo esemplificativo, in un presidio fisico o sportello dedicato per la ricezione di documentazione e per informazioni generali. Ulteriori supporti organizzativi possono essere il numero verde e una gestione più efficace degli appuntamenti.

Articolazione su cinque giorni e garanzie minime

La cosiddetta "settimana corta" è considerata compatibile con le esigenze indicate, purché non venga meno la presenza di servizi al pubblico nella fascia pomeridiana dell’orario di servizio. La circolare precisa inoltre che:

• deve essere comunque assicurata la disponibilità di locali e risorse per l’avvocatura, anche il sabato, per la stesura, il deposito e la notifica degli atti;
• nella fascia antimeridiana del sabato deve essere garantito un presidio minimo informativo;
• per le strutture che adottano la settimana corta possono essere previsti servizi accessori per la ricezione di documentazione, segnalazioni e richieste urgenti, anche mediante segreteria telefonica, da trattare alla ripresa del lavoro ordinario.

Restano fermi gli adempimenti connessi all’apertura degli sportelli polifunzionali e all’attivazione del numero verde, che devono essere assicurati con articolazioni di orario coerenti con tali servizi.

Coinvolgimento delle organizzazioni sindacali e coordinamento territoriale

L’attuazione delle nuove articolazioni orarie richiede iniziative coordinate e responsabili da parte della dirigenza centrale e periferica, con il coinvolgimento delle organizzazioni sindacali. I dirigenti regionali devono:

• consultare e verificare le soluzioni con le OO.SS.;
• impartire indirizzi di coordinamento alle S.A.P. della circoscrizione;
• armonizzare le soluzioni nel rispetto delle esigenze territoriali e in rapporto di collaborazione con le autorità locali.

Gli interventi devono essere tempificati e graduati, tenendo conto degli accordi locali già intervenuti per il 1994 e delle linee guida dell’accordo nazionale del 15 gennaio 1988 sull’orario di lavoro, ancora richiamato come riferimento utile nel passaggio al nuovo sistema.

Compiti delle S.A.P. e delle strutture territoriali

Sulla base degli indirizzi regionali, i dirigenti delle S.A.P. devono individuare, con il coinvolgimento delle OO.SS. locali, le articolazioni di orario più adeguate alla domanda territoriale, sia per le S.A.P. sia per i Centri operativi e le Agenzie urbane, raccordandosi con i rispettivi responsabili. I Direttori regionali devono riferire alla Direzione generale sulle soluzioni adottate per le sedi regionali e per le strutture della circoscrizione.

Adeguamento degli uffici centrali

Per le strutture della Direzione generale, la Direzione Centrale Sistema Qualità e la Direzione Centrale Risorse Umane devono predisporre, previo confronto con le OO.SS., gli adeguamenti necessari degli orari di servizio e di lavoro e, se occorre, dell’orario di apertura al pubblico. Tali orari dovranno poi essere progressivamente allineati alle soluzioni adottate in periferia, in coerenza con la funzione di supporto e servizio che gli uffici centrali svolgono verso le strutture territoriali.