Provvedimento del 25/03/2013

Comunicazione integrativa annuale all’Archivio dei rapporti finanziari

Il provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate del 25 marzo 2013 attua l’articolo 11, commi 2 e 3, del decreto-legge 6 dicembre 2011, n. 201, definendo le modalità della comunicazione integrativa annuale all’Archivio dei rapporti finanziari. La disciplina riguarda i dati contabili di sintesi dei rapporti e le relative intestazioni già presenti nell’Anagrafe dei rapporti, con trasmissione esclusivamente informatizzata tramite SID o, per file di dimensioni contenute, via PEC.

Soggetti obbligati

Sono tenuti alla comunicazione gli operatori finanziari indicati all’articolo 7, sesto comma, del DPR 29 settembre 1973, n. 605, già obbligati alla comunicazione prevista dal provvedimento del 19 gennaio 2007. La comunicazione è effettuata nei confronti dell’Anagrafe Tributaria secondo le regole tecniche del provvedimento.

Dati oggetto della comunicazione

La comunicazione annuale riguarda, per le tipologie di rapporti elencate nell’allegato 1, i dati attivi nel corso dell’anno di riferimento:

• i dati identificativi del rapporto, incluso il codice univoco del rapporto, riferito al soggetto che ne ha la disponibilità, compresi procuratori e delegati, e a tutti i cointestatari;
• i saldi del rapporto, distinti in saldo iniziale al 1° gennaio e saldo finale al 31 dicembre;
• per i rapporti accesi in corso d’anno, il saldo iniziale alla data di apertura;
• per i rapporti chiusi in corso d’anno, il saldo contabilizzato antecedente alla data di chiusura;
• gli importi totali delle movimentazioni distinti tra dare e avere, conteggiati su base annua per ciascuna tipologia di rapporto.

L’allegato 1 dettaglia le diverse tipologie di rapporto e le specifiche valorizzazioni di importi e informazioni accessorie, prevedendo in alcuni casi valori pari a zero quando i dati contabili non sono significativi.

Termini di trasmissione

La trasmissione avviene con cadenza annuale entro il 20 aprile dell’anno successivo a quello cui si riferiscono le informazioni. Sono previste scadenze transitorie specifiche:

• dati relativi all’anno 2011: entro il 31 ottobre 2013;
• dati relativi all’anno 2012: entro il 31 marzo 2014.

Sistema di trasmissione SID e canali ammessi

L’Agenzia delle Entrate ha realizzato il SID, Sistema di Interscambio Dati, infrastruttura informatica per il colloquio application-to-application tra sistemi informativi, in modalità totalmente automatizzata. La trasmissione dei flussi avviene:

• tramite piattaforma FTP opportunamente configurata;
• in alternativa, solo per file inferiori a 20 MB in formato compresso, tramite Posta Elettronica Certificata.

La piattaforma SID consente lo scambio automatico dei file e delle successive ricevute ed esiti. I nodi FTP possono essere autonomi, anche in forma consorziata, oppure certificati e già attivi. L’uso del SID richiede preventiva registrazione dell’operatore finanziario ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate (Entratel o Fisconline).

Predisposizione del file e regole tecniche generali

La predisposizione del file è a carico esclusivo del soggetto obbligato, senza possibilità di avvalersi di intermediari per attività di assistenza fiscale e trasmissione dichiarativa. Gli operatori devono adottare sin dalla raccolta dei dati meccanismi automatizzati di:

• estrazione;
• composizione nei tracciati previsti;
• compressione;
• crittografia immediata;
• firma elettronica.

Il file deve essere composto secondo le specifiche tecniche dell’allegato 2, parte A, e deve essere firmato elettronicamente dopo la sua completa predisposizione. La firma serve a garantire l’integrità del contenuto.

Struttura del file delle comunicazioni

Il file di comunicazione ha lunghezza fissa di 1.900 caratteri per record e si articola in:

• record A: dati del soggetto obbligato e della fornitura;
• record B: dati identificativi della fornitura, tipologia di invio, soggetto obbligato, tipologia della comunicazione e anno di riferimento;
• record C: dettaglio dei rapporti finanziari, con area 1 dedicata all’identificazione del rapporto e ai dati contabili e area 2 dedicata alle intestazioni già comunicate all’Anagrafe dei rapporti;
• record Z: contatori finali.

La sequenza è rigidamente vincolata: un solo record A all’inizio, un solo record B come secondo record, i record C di dettaglio, e un solo record Z finale. Ogni record termina con caratteri di controllo CR/LF.

Contenuto del record di dettaglio C

Il record C contiene un’area dati articolata in porzioni fisse e variabili.

Area 1: identificazione del rapporto e dati contabili

L’area 1 comprende:

• progressivo area 1;
• tipo rapporto;
• descrizione del rapporto, obbligatoria solo per il codice 99 “Altro rapporto”;
• codice univoco di identificazione del rapporto, assegnato dall’operatore finanziario e immutabile nel tempo;
• CAB, obbligatorio per alcune tipologie di rapporto;
• importo 1, importo 2, importo 3, importo 4;
• altre informazioni;
• valuta;
• identificativo esito, da usare solo nella comunicazione risposta esito;
• carattere di terminazione “*”.

Gli importi 1 e 2 possono essere positivi o negativi; gli importi 3 e 4 solo positivi. In talune tipologie, gli importi devono essere indicati a zero.

Area 2: intestazioni già presenti in Anagrafe dei rapporti

L’area 2 contiene i riferimenti alle posizioni precedentemente comunicate all’Anagrafe dei rapporti e collegate al rapporto finanziario. Comprende:

• progressivo area 2;
• codice fiscale dell’ente che ha trasmesso l’invio ordinario;
• identificativo file dell’invio ordinario;
• progressivo record del rapporto da movimentare;
• identificativo esito;
• carattere di terminazione “*”.

La concatenazione dei tre dati identificativi costituisce la “terna”, chiave univoca e immodificabile già utilizzata nella comunicazione di apertura dei rapporti finanziari.

Regole di compilazione principali

Le specifiche tecniche impongono alcune regole di compilazione rilevanti:

• il file va compilato con caratteri maiuscoli;
• i campi alfanumerici ammettono di regola numeri, lettere maiuscole e spazi, con limitate eccezioni per alcuni dati anagrafici;
• il codice univoco del rapporto deve essere al massimo di 50 caratteri, composto da lettere maiuscole e numeri, stabile nel tempo, non riutilizzabile neppure dopo l’estinzione del rapporto;
• l’anno di riferimento non può essere inferiore al 2011;
• il campo CAB è obbligatorio per i rapporti 01, 02, 03, 12 e 13;
• per il codice 99 “Altro rapporto” la descrizione sintetica della natura del rapporto è obbligatoria, pena lo scarto del flusso;
• il codice fiscale del soggetto obbligato deve essere formalmente corretto e registrato in Anagrafe tributaria, altrimenti la comunicazione è scartata;
• ogni “Area 1” deve essere seguita da una o più “Aree 2” correlate;
• non sono ammesse due o più aree 1 contigue;
• in ogni record C devono essere utilizzati tutti i 10 elementi disponibili, salvo l’ultimo record di dettaglio.

Tipologie di invio e di comunicazione

Nel record B devono essere indicati la tipologia di invio e la tipologia di comunicazione.

Tipologia di invio

Sono previste:

• invio ordinario, per le comunicazioni relative al periodo di riferimento;
• annullamento, per annullare comunicazioni contenute in un file ordinario già trasmesso e correttamente acquisito.

L’annullamento non deve contenere record di dettaglio.

Tipologia di comunicazione

Per l’invio ordinario sono previste:

• nuove comunicazioni;
• comunicazioni sostitutive;
• comunicazioni risposta esito.

Le nuove comunicazioni devono essere trasmesse in un’unica soluzione per tutti i rapporti dell’anno oggetto della comunicazione. Ulteriori invii ordinari di nuove comunicazioni sono scartati, salvo che sia stato annullato il precedente invio. Le comunicazioni sostitutive comportano la sostituzione integrale di una famiglia di dati, identificata dal codice univoco del rapporto. Le comunicazioni risposta esito servono a sanare anomalie segnalate in un esito e devono includere l’area 1 con tutte le aree 2 associate.

Modalità di trasmissione tramite SID e PEC

Il SID rappresenta l’infrastruttura di interscambio per la trasmissione dei file e dei relativi esiti.

FTP

Attraverso la piattaforma FTP:

• il colloquio è avviato dal SID, che accede al server FTP esposto;
• i canali sono protetti con VPN site-to-site e tecnologia IPSec;
• la mutua autenticazione avviene tramite PSK;
• i file devono rispettare gli standard di nomenclatura previsti negli accordi tecnici, inclusa l’univocità;
• il momento utile ai fini del rispetto dei termini coincide con la messa a disposizione del file sul nodo FTP.

PEC

La PEC è utilizzabile solo per file inferiori a 20 MB in formato compresso. In tale ipotesi:

• l’alimentazione della casella deve essere completamente automatica;
• devono restare inalterate le caratteristiche dei flussi e i controlli previsti;
• sono validi solo i messaggi per i quali risultano disponibili le tre ricevute PEC: accettazione, presa in carico e avvenuta consegna;
• la casella deve restare attiva per 60 giorni anche dopo la richiesta di chiusura;
• l’invio richiede il rispetto dei requisiti previsti dal provvedimento del 22 dicembre 2005 e successive modifiche.

Ricevute, diagnostici ed esiti

L’Agenzia delle Entrate rilascia o comunica tre tipi di esiti documentali:

• diagnostico del controllo formale;
• ricevuta di accettazione o scarto;
• esito di congruenza rispetto all’Anagrafe dei rapporti.

Ricevute e scarti

La ricevuta di avvenuta presentazione indica l’identificativo del file e il protocollo attribuito. La ricevuta di scarto segnala la non accettazione per:

• non adeguatezza alle regole di trasporto;
• anomalie nella nomenclatura del file;
• irregolarità nella struttura dei dati;
• incongruenze tra i dati comunicati.

Se l’esito è positivo, la ricevuta deve essere resa disponibile entro cinque giorni lavorativi dalla protocollazione del file, salvo cause di forza maggiore.

Esiti di incongruenza

L’Agenzia comunica eventuali incongruenze tra i dati trasmessi e quelli presenti nella banca dati dell’Archivio dei rapporti. L’utente deve valutare le correzioni da effettuare; se è necessaria una nuova trasmissione, questa deve avvenire entro due mesi dalla ricezione dell’esito negativo.

Trattamento, conservazione e utilizzi dei dati

I dati trasmessi all’Anagrafe Tributaria sono raccolti e ordinati su scala nazionale per la valutazione della capacità contributiva, nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali dei contribuenti. Le informazioni sono archiviate nella sezione denominata “Archivio dei rapporti finanziari”. L’Agenzia delle Entrate elabora i dati con procedure centralizzate per:

• formare liste selettive di contribuenti a maggior rischio di evasione;
• utilizzare le informazioni anche per la semplificazione degli adempimenti dei cittadini nella compilazione della dichiarazione sostitutiva unica di cui all’articolo 4 del decreto legislativo 31 marzo 1998, n. 109, nonché per il controllo della veridicità dei dati dichiarati.

I dati sono conservati fino al 31 dicembre del sesto anno successivo a quello cui si riferisce la comunicazione e poi cancellati automaticamente.

Consultazione del Garante e raccomandazioni

Il Garante per la protezione dei dati personali è stato sentito ai sensi dell’articolo 11, comma 3, del decreto-legge n. 201 del 2011 e si è espresso con i provvedimenti del 17 aprile 2012, 15 novembre 2012 e 31 gennaio 2013. Le raccomandazioni dell’allegato 4 impongono agli operatori finanziari di adottare misure organizzative e tecniche idonee, tra cui:

• selezione di soggetti affidabili e competenti per l’estrazione e l’invio;
• cifratura e sicurezza dei file durante il trattamento interno;
• accesso limitato ai soli incaricati strettamente necessari;
• aggiornamento costante dei sistemi informatici quando si usa la PEC non automatizzata;
• trasmissione già cifrata ai soggetti esterni eventualmente incaricati;
• cancellazione tempestiva dei file dai nodi di interscambio e dai server di posta dopo l’invio o la ricezione;
• gestione sicura delle credenziali FTP e loro aggiornamento periodico;
• separazione degli spazi FTP dedicati ai diversi operatori;
• designazione a responsabile del trattamento del gestore del nodo che trasmette per conto terzi, con adeguate istruzioni e segregazione dei flussi;
• garanzia di misure di sicurezza analoghe anche per l’uso di nodi esterni già certificati o consorziati.

Riferimenti normativi e pubblicazione

Il provvedimento richiama, tra gli altri, il decreto-legge 6 dicembre 2011 n. 201, il DPR 29 settembre 1973 n. 605, il DPR 29 settembre 1973 n. 600, il DPR 26 ottobre 1972 n. 633, il decreto legislativo 30 luglio 1999 n. 300, nonché i precedenti provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate del 22 dicembre 2005, 19 gennaio 2007 e 29 febbraio 2008. È inoltre precisato che la pubblicazione sul sito internet dell’Agenzia delle Entrate tiene luogo della pubblicazione in Gazzetta Ufficiale ai sensi dell’articolo 1, comma 361, della legge 24 dicembre 2007, n. 244.