Regolamento (UE) 2025/1269

Regolamento delegato (UE) 2025/1269: sistema elettronico ELAN per le formalità non doganali in agricoltura

Il regolamento dà attuazione integrativa al regolamento (UE) n. 1308/2013 istituendo un quadro giuridico per ELAN, il sistema elettronico destinato a gestire le formalità non doganali connesse agli scambi con paesi terzi di prodotti agricoli. La finalità dichiarata è semplificare e rendere più sicura la cooperazione tra autorità competenti, favorendo la digitalizzazione dei documenti e l’interconnessione con EU CSW-CERTEX e con TRACES.

Ambito di applicazione

Il regolamento riguarda i documenti necessari per le formalità non doganali nel commercio estero di prodotti rientranti nei settori dell’articolo 1, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 1308/2013. In concreto, disciplina i documenti da creare o trasmettere in ELAN, i diritti di accesso al sistema, l’accessibilità dei dati, la conservazione e l’archiviazione e la finalità del trattamento dei documenti elettronici. I documenti sono resi disponibili a EU CSW-CERTEX in formato elettronico tramite interconnessione con ELAN.

Definizioni rilevanti

Ai fini del regolamento, sono definiti ELAN, EU CSW-CERTEX, TRACES, i titoli di importazione ed esportazione, le autorità emittenti nazionali, le autorità emittenti di paesi terzi e le autorità doganali. Le definizioni servono a delimitare i soggetti competenti e il perimetro operativo del sistema, in coerenza con la disciplina di settore già applicabile ai diversi documenti agricoli.

Documenti gestiti da ELAN

ELAN consente il rilascio, la trasmissione, la conservazione e l’estrazione di:

• titoli di importazione ed esportazione disciplinati dai regolamenti delegato (UE) 2016/1237 e di esecuzione (UE) 2016/1239;
• certificati di autenticità, certificati IMA 1, certificati di ammissibilità, titoli di esportazione e certificati di esportazione disciplinati dai regolamenti delegati (UE) 2020/760 e (UE) 2020/1987 e dai regolamenti di esecuzione (UE) 2020/761 e (UE) 2020/1988, con alcune esclusioni puntualmente indicate;
• certificati di origine richiesti per specifici contingenti tariffari;
• documenti rilasciati da paesi terzi di cui all’articolo 31, paragrafo 5, del regolamento di esecuzione (UE) 2020/1988;
• certificati di autenticità per il riso Basmati di cui all’articolo 9 del regolamento di esecuzione (UE) 2023/2834.

Ruolo e obblighi della Commissione

La Commissione deve garantire il funzionamento, la manutenzione, il supporto e gli aggiornamenti o sviluppi necessari di ELAN e della relativa infrastruttura informatica. Inoltre, ha accesso a tutti i documenti disponibili nel sistema nella misura necessaria a monitorare lo scambio di dati, informazioni e documenti e a individuare eventuali non conformità alla normativa dell’Unione applicabile ai documenti gestiti.

Accesso ai dati, rettifica e limiti di accesso

Le autorità emittenti nazionali, le autorità emittenti di paesi terzi e gli organismi competenti a rilasciare certificati di conformità possono accedere ai documenti da essi prodotti o trasmessi, nonché ai documenti rilasciati agli operatori economici del proprio territorio o trasferiti a questi ultimi. Possono anche annullare o rettificare i documenti solo se e nei limiti in cui la normativa UE applicabile al singolo documento lo consenta.

Le autorità emittenti nazionali possono accedere anche ai documenti rilasciati da autorità di paesi terzi che costituiscono condizione preliminare per il rilascio di un titolo di importazione, e devono modificarne lo status in ELAN quando richiesto dalla normativa applicabile. Le autorità doganali degli Stati membri hanno accesso a tutti i documenti necessari ai controlli sulle merci presentate per l’immissione in libera pratica o per lo svincolo all’esportazione.

Restano esclusi dall’accesso gli altri soggetti e organismi che non abbiano contribuito alla produzione o trasmissione dei dati o che non siano autorità doganali coinvolte nelle pertinenti operazioni di sdoganamento, salvo i casi espressamente previsti. Le autorità competenti dei paesi terzi accedono a ELAN secondo gli articoli 9 e 11 del regolamento di esecuzione (UE) 2019/1715.

Conservazione, archiviazione e contenzioso

I documenti sono conservati per un massimo di 10 anni dall’ultimo giorno di validità o, se tale data non è prevista, dalla data di rilascio. Le firme elettroniche, i sigilli elettronici, le marche temporali e gli scambi elettronici sono conservati per un massimo di 10 anni dalla fine del periodo di conservazione dei documenti, per garantire l’integrità del fascicolo elettronico. Anche i dati personali sono soggetti al medesimo limite massimo decennale.

Se nel periodo di archiviazione è stato presentato un ricorso o avviato un procedimento amministrativo o giudiziario, i documenti possono rimanere archiviati fino alla definizione della controversia o del procedimento. Gli Stati membri possono estrarre e utilizzare i documenti in formato accettato dagli organi giurisdizionali, ma, una volta divenute definitive le decisioni, devono cancellare immediatamente i documenti estratti.

Protezione dei dati e interoperabilità

Il sistema tratta dati personali relativi agli operatori economici, ai funzionari pubblici e agli utenti che interagiscono con ELAN. Il regolamento richiama espressamente l’applicazione sostanziale dei principi del regolamento (UE) 2016/679 e del regolamento (UE) 2018/1725, in particolare quanto a conservazione, accesso, trasmissione, trasferimento e sicurezza dei dati personali.

Poiché la digitalizzazione delle formalità incide sui servizi pubblici digitali transeuropei, è stata effettuata una valutazione dell’interoperabilità ai sensi del regolamento (UE) 2024/903; la relativa relazione deve essere pubblicata sul portale "Europa interoperabile".

Entrata in vigore e applicazione

Il regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e si applica dal 15 luglio 2025. La disciplina sulla conservazione e archiviazione di cui all’articolo 7 decorre invece dal 19 gennaio 2026. Il regolamento è direttamente applicabile in tutti gli Stati membri.